計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

陳 蔚

（濟寧市兗州區(qū)人民醫(yī)院，山東 濟寧 272000）

在醫(yī)院發(fā)展過程中醫(yī)院檔案是一種極其重要的資料，記錄了醫(yī)院各項醫(yī)療活動的開展情況，包括科研、教學(xué)以及管理工作所產(chǎn)生的信息，展示了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院不可缺少的重要財富和資源。隨著我國醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，醫(yī)院每日所需要接收的患者數(shù)量持續(xù)增加，所產(chǎn)生的檔案信息規(guī)模也有所擴大，增加了檔案管理工作的壓力。通過信息化的檔案管理手段能夠?qū)⒕€下管理工作轉(zhuǎn)移到線上，優(yōu)化檔案管理流程，擴大檔案信息的存儲容量能夠保證檔案數(shù)據(jù)的完整性以及真實性，后續(xù)檔案信息的應(yīng)用有著重要的影響。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對計算機技術(shù)進(jìn)行合理開發(fā)，在檔案管理系統(tǒng)中融入不同類型的計算機技術(shù)，不斷優(yōu)化管理工作。

一、計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用意義

1．加快資料數(shù)據(jù)的查閱速度

在利用計算機技術(shù)后可以更加快速地查找到電子化檔案資源，提升數(shù)據(jù)的查找速度，避免出現(xiàn)檔案資料查找時間過長的現(xiàn)象，對于檔案信息服務(wù)效率的提高有著重要的促進(jìn)作用。以往紙質(zhì)檔案雖然對其進(jìn)行了分類，但是由于所涉及的檔案資料信息過多，在查找過程中需要進(jìn)行長時間的人工查找，這會影響檔案應(yīng)用效果。特別是現(xiàn)階段對于檔案管理工作效率的要求有所提升，各個部門對于檔案信息的需求量增加，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足檔案應(yīng)用需求。利用計算機技術(shù)可以針對檔案信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，相關(guān)人員只需要進(jìn)入檔案系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞即可查找到自己所需要的信息內(nèi)容[1]。不同部門對于檔案信息均有一定的使用需求，計算機技術(shù)可以改變以往由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一查找的問題，其他科室人員均可在獲得系統(tǒng)權(quán)限后完成信息的查找。通過該種模式可以方便醫(yī)院內(nèi)部不同科室部門的信息傳遞，有利于提升醫(yī)療服務(wù)效果和質(zhì)量，加強檔案信息管理效果。

2．保證檔案信息完整性

紙質(zhì)檔案在管理過程中會對其管理環(huán)境進(jìn)行控制，如定期通風(fēng)、清掃，保持存儲環(huán)境的干燥性。但是紙質(zhì)檔案資料的保存時間仍然有一定限制，會出現(xiàn)受潮或者紙張老化的現(xiàn)象，這會給檔案信息的完整性造成影響，容易出現(xiàn)信息損失的問題。在醫(yī)院內(nèi)部包含較多珍貴的檔案資料，對于醫(yī)療研究活動的開展有重要意義和影響，必須要確保檔案信息的完整性，才能夠為各項活動提供基礎(chǔ)保障。通過計算機技術(shù)的使用能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將其以電子的形式轉(zhuǎn)移到云計算平臺上，可以有效避免電子信息在存儲過程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

3．提高檔案管理效率

計算機技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)化了檔案管理手段，提升了管理效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力。在進(jìn)行信息傳遞和共享時不需要檔案管理人員將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)交給其他人員，可以選擇硬盤、光盤、云盤或者線上平臺等方式進(jìn)行信息共享，并且提高了信息共享速度，可以讓其他人員在第一時間獲取檔案資料。醫(yī)院檔案資料涉及到的類型較多，如患者診療資料、醫(yī)院科研資料等，在檔案信息收集過程中難免會出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象，可以利用線上填寫的方式對檔案信息進(jìn)行修改和補充，保證后續(xù)檔案管理活動的有序推進(jìn)，提高了管理效率[2]。

二、計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用問題

1．檔案管理隊伍素質(zhì)有待提高

在進(jìn)行檔案管理過程中醫(yī)院內(nèi)部的管理人員存在素質(zhì)有待提升的問題。以往在醫(yī)療改革過程中更加重視對醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，強化醫(yī)療隊伍的綜合能力，忽略了對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，管理人員綜合能力、職業(yè)素養(yǎng)均有待提高。一些管理人員普遍缺少計算機技術(shù)應(yīng)用意識以及應(yīng)用能力，無法對計算機技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，影響了檔案管理系統(tǒng)的改革進(jìn)程。目前，部分管理人員只是會將檔案信息在電腦上進(jìn)行登記，沒有重視對檔案信息的內(nèi)部價值進(jìn)行挖掘和開發(fā)，難以充分發(fā)揮檔案信息的價值。作為檔案管理人員也沒有形成良好的服務(wù)意識，只是認(rèn)為自身的工作是對檔案信息進(jìn)行存儲和分類，未認(rèn)識到自身的工作價值，會影響到檔案管理工作的服務(wù)效果。

2．檔案管理系統(tǒng)功能不完善

醫(yī)院已經(jīng)開始針對檔案管理工作開始建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，然而現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中存在著一些問題，缺少完善的功能體系，無法滿足具體的工作需求。在管理系統(tǒng)中只是重視設(shè)置存儲系統(tǒng)，并且不同科室之間的檔案管理系統(tǒng)沒有得到有序整合，在信息化管理過程中仍然存在著信息孤島的問題。醫(yī)院沒有重視對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化和調(diào)整，在使用過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)卡頓或者信息上傳速度慢的現(xiàn)象，影響了系統(tǒng)的應(yīng)用效率[3]。

3．信息化管理存在安全隱患

醫(yī)院電子檔案需要存儲在云端空間上，雖然能夠保證檔案的完整性以及存儲時間，但是極其容易受到外界風(fēng)險因素的影響而出現(xiàn)安全問題，一旦檔案信息泄露很有可能會威脅到患者的隱私安全。網(wǎng)絡(luò)有眾多的木馬或者病毒，會通過各種不同的方式給大家信息系統(tǒng)造成威脅，頻繁的攻擊很有可能會出現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致信息受到破壞。除此之外，個別人沒有形成正確的工作意識，在工作過程中會將自己所接觸到的檔案信息散布出去，從而造成隱私泄露的現(xiàn)象。

三、計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

1．加強檔案管理隊伍綜合能力

檔案管理人員的自身素質(zhì)對于醫(yī)院檔案管理活動而言有著重要的影響，應(yīng)當(dāng)重點針對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。第一，對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。在培訓(xùn)時應(yīng)針對檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，讓管理人員能夠了解計算機技術(shù)的應(yīng)用方式，可以對檔案管理系統(tǒng)中的各項功能以及相關(guān)技術(shù)進(jìn)行有序使用，保證管理人員的專業(yè)技能符合未來醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展趨勢。電子檔案在應(yīng)用過程中還存在一定的法律風(fēng)險，因此應(yīng)當(dāng)將法律知識作為重點的培訓(xùn)內(nèi)容，保證管理人員可以依照法律要求對電子檔案進(jìn)行合理使用。第二，強化管理人員服務(wù)意識[4]。電子檔案是為醫(yī)療活動提供服務(wù)的重要手段，因此應(yīng)當(dāng)讓管理人員形成良好的服務(wù)認(rèn)知，認(rèn)識到自身所承擔(dān)的責(zé)任，能夠在工作中主動做好服務(wù)，形成愛崗敬業(yè)的精神理念。醫(yī)院可以組織榜樣宣傳活動，挑選優(yōu)秀的檔案管理職工作為學(xué)習(xí)模范，利用榜樣的作用帶動其他職工不斷提高自身的工作能力，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的工作風(fēng)氣。第三，不斷吸引新的工作人員參與到檔案管理隊伍中，為檔案管理工作提供源源不斷的人力支持。新型人才具備新的理念和新的技術(shù)應(yīng)用能力，能夠和經(jīng)驗豐富的檔案管理人員形成合作機制，不斷提高管理隊伍的工作能力。

2．對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化

2.1 對各項檔案系統(tǒng)進(jìn)行整合

在醫(yī)院內(nèi)部擁有各類不同的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)重視對檔案系統(tǒng)實施整合處理，這樣才能夠?qū)Ω黝悪n案信息進(jìn)行連接，將信息進(jìn)行綜合，形成互聯(lián)互通的管理模式，有利于對檔案信息進(jìn)行收集和應(yīng)用[5]。例如文書檔案、人事檔案、病歷檔案以及電子健康檔案等，其中很多檔案信息都有著緊密的聯(lián)系，如在人事檔案中某個醫(yī)師的個人工作情況和患者病歷檔案之間有著一定的關(guān)系。通過對系統(tǒng)進(jìn)行整合后能夠?qū)⒂嘘P(guān)某個醫(yī)師的所有檔案信息全部搜索出來，從而進(jìn)一步對醫(yī)師的工作能力進(jìn)行評估，有利于為人事績效考核工作開展提供有效數(shù)據(jù)參考。作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重點針對檔案系統(tǒng)的功能進(jìn)行挖掘和整合，進(jìn)一步提升檔案信息的應(yīng)用價值，不斷推進(jìn)醫(yī)療改革活動的進(jìn)程。

2.2 合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)

第一，大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)可以在短時間內(nèi)對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，提取出數(shù)據(jù)背后的價值和規(guī)律，可以將檔案數(shù)據(jù)的分析結(jié)果以更加直觀的方式展示給管理人員，以此來結(jié)合檔案結(jié)果對醫(yī)療服務(wù)模式進(jìn)行調(diào)整。例如，醫(yī)院可以針對患者的檔案數(shù)據(jù)實施集中分析，特別是針對慢性病患者，應(yīng)根據(jù)治療檔案數(shù)據(jù)分析慢性病的發(fā)展趨勢和發(fā)展規(guī)律，針對不同類型的患者制定管理計劃，為患者個人身體健康提供重要保障。第二，自動整理和歸納檔案數(shù)據(jù)類型。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行集成處理，電子檔案內(nèi)所包括的數(shù)據(jù)包括就診記錄、治療數(shù)據(jù)、藥物數(shù)據(jù)、病理檢查、科研資料等各類數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)會對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和評估，自動完成數(shù)據(jù)整理。通過該種方式能夠減輕數(shù)據(jù)整理的難度，同時也能夠為之后檔案信息的檢索和查找提供幫助。最后，形成統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺，可以由各個醫(yī)院進(jìn)行聯(lián)合構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺，針對患者的電子檔案信息進(jìn)行整合，落實健康中國戰(zhàn)略，可以對患者在不同醫(yī)院接受診療活動的數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)中，不需要患者在不同醫(yī)院反復(fù)建立健康檔案，提升了電子健康檔案的便利性。醫(yī)務(wù)人員需要提取健康檔案時登錄系統(tǒng)即可查找到，了解患者的過往病史和治療經(jīng)歷，從而為患者提供更加合適、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

2.3 定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護

電子化檔案管理系統(tǒng)正在各個醫(yī)院內(nèi)進(jìn)行建設(shè)和完善，但是仍然有較多系統(tǒng)處于不成熟的階段，容易出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰的問題，影響檔案管理活動以及其他醫(yī)療活動的開展[6]。面對這種問題應(yīng)當(dāng)定期針對檔案管理系統(tǒng)實施維護，由專業(yè)的技術(shù)人員分析檔案管理系統(tǒng)中是否存在安全問題，及時查找都存在的Bug或者安全隱患，做好處理措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的有序運行。定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，結(jié)合檔案管理工作需求對功能進(jìn)行拓展，滿足不同科室對于檔案信息的使用需求，優(yōu)化信息化檔案管理流程和管理模式。

3．對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實施安全保護

針對網(wǎng)絡(luò)外部存在的眾多安全隱患風(fēng)險必須要重視采取有效的安全防護措施，避免電子檔案的信息受損，防止信息化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰的問題。首先，使用入侵檢測技術(shù)。入侵檢測技術(shù)是較為常見的安全防護手段之一，其中有各種不同的功能。第一，威懾功能。針對發(fā)現(xiàn)的行為會提出警示的信息，使其能夠主動退出計算機系統(tǒng)。第二，檢測功能。檢測不良行為的具體出現(xiàn)原因以及嚴(yán)重程度，為后續(xù)不良行為處理措施的制定提供數(shù)據(jù)支持。第三，響應(yīng)功能。檢測到非法行為后會及時進(jìn)行預(yù)警和響應(yīng)，使后臺能夠了解到入侵行為的基本信息，能夠及時采取措施進(jìn)行防范和處理。第四，損失評估功能。如果沒有及時對入侵的行為進(jìn)行處理出現(xiàn)了損失現(xiàn)象，則該技術(shù)也可以針對損失情況進(jìn)行評估。其次，規(guī)定不同人員的使用權(quán)限。根據(jù)不同工作崗位對于檔案使用的需求設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，利用身份認(rèn)證技術(shù)避免其他外界人員對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和修改。常見的認(rèn)證技術(shù)包括指紋認(rèn)證以及密碼認(rèn)證，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的條件選擇合適的認(rèn)證方式。

4．制定合理的信息化檔案管理制度

在實施信息化檔案管理時應(yīng)當(dāng)明確合適的管理制度，這樣能夠為管理活動的開展提供有效的引導(dǎo)，保證檔案管理活動的有序推進(jìn)。首先，針對檔案信息化建設(shè)工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)、流程和重點進(jìn)行分析和明確，完善制度內(nèi)容，引導(dǎo)信息化管理體系的有序建設(shè)。通過全面化的管理制度內(nèi)容能夠為管理人員工作活動的開展提供指導(dǎo)，避免檔案管理模式突然轉(zhuǎn)化而引發(fā)工作問題。其次，確定不同管理人員所承擔(dān)的責(zé)任。在管理制度中應(yīng)明確不同人員的所需要承擔(dān)的職責(zé)，如果在檔案管理過程中出現(xiàn)信息泄露、信息丟失或者數(shù)據(jù)存儲不及時的問題，應(yīng)及時進(jìn)行責(zé)任追究。通過該種方式能夠有效強化管理人員的責(zé)任意識，主動落實管理要求，確保信息化管理要求能夠得到落實。最后，制定激勵機制，針對提出創(chuàng)新性電子檔案應(yīng)用的管理人員提供適當(dāng)?shù)莫剟?，能夠調(diào)動管理人員的創(chuàng)新意識，可以主動對系統(tǒng)的應(yīng)用功能進(jìn)行拓展和豐富。

結(jié)語

計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中具有較強的應(yīng)用意義，可以加快資料數(shù)據(jù)的查閱速度，保證檔案信息完整性，提高檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案信息的價值，為醫(yī)院醫(yī)療改革活動的開展提供重要的保障。但是在應(yīng)用過程中檔案管理隊伍素質(zhì)有待提高，沒有認(rèn)識到數(shù)字化管理的意義，也難以對各類計算機技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，也未針對檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，信息化管理存在安全隱患，影響了信息化管理工作的持續(xù)推進(jìn)。為此，醫(yī)院應(yīng)加強檔案管理隊伍綜合能力，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化，對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實施安全保護，充分發(fā)揮信息化檔案系統(tǒng)的功能和作用。