醫(yī)院青年文明號檔案管理實踐

文/浙江省立同德醫(yī)院 周仲煒

醫(yī)院青年文明號是指以青年為主體，在醫(yī)院的生產、經營、管理和服務等環(huán)節(jié)，體現(xiàn)高度職業(yè)文明，創(chuàng)造一流工作業(yè)績的優(yōu)秀青年集體、青年崗位和青年工程。醫(yī)院青年文明號檔案是青年文明號集體成長過程的體現(xiàn)，是展示創(chuàng)建成果、創(chuàng)建經驗的寶貴資料。創(chuàng)建青年文明號，有助于引導青年人樹立正確的職業(yè)理念，提升青年的團隊精神。做好醫(yī)院青年文明號檔案管理工作，能推動青年文明號集體的整體發(fā)展，促進青年成長成才。

根據(jù)青年文明號創(chuàng)建要求，創(chuàng)建集體應建立創(chuàng)建檔案，結合工作實際，明確專人負責，內容真實規(guī)范，保證各項工作有序進行，使創(chuàng)建檔案能夠真實反映青年文明號的創(chuàng)建活動情況，使得活動更加規(guī)范。青年文明號集體的配備包括創(chuàng)建主題、創(chuàng)建目標、創(chuàng)建內容、創(chuàng)建口號、創(chuàng)建承諾、具體分工和組織體系的創(chuàng)建標識及創(chuàng)建制度、總結、考核、命名等基本情況都要建立檔案，條件具備的應建立圖片、音像檔案。并要求對創(chuàng)建活動情況有詳細的記錄備查。

一、醫(yī)院青年文明號檔案管理現(xiàn)狀

院團委在醫(yī)院黨委的領導和支持下，圍繞醫(yī)院的中心工作，將創(chuàng)建工作與業(yè)務工作緊密結合，在全院范圍內開展創(chuàng)建活動。通過院“號、手”活動領導小組及工作小組實施創(chuàng)建活動，形成黨團“齊抓共管”的管理體系。全院現(xiàn)有國家級、省級、院級青年文明號16家。全院各級青年文明號集體積極發(fā)揮青年的先鋒模范作用，服務患者、服務社會，向社會展示醫(yī)務青年良好的精神面貌和職業(yè)素養(yǎng)。

（一）檔案的管理。根據(jù)青年文明號創(chuàng)建文件精神，要求各創(chuàng)建集體建立青年文明號管理檔案，逐步建立和完善申報、自查、推薦、檢查、驗收、命名、表彰、獎勵等檔案資料，實現(xiàn)青年文明號檔案的科學化、規(guī)范化管理。青年文明號檔案的管理，包含檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用等。原始記錄是檔案的本質屬性，我院建立起青年文明號創(chuàng)建活動紙質檔案與電子臺賬相結合的模式，由創(chuàng)建集體號長負責記錄和保管，客觀真實地記載創(chuàng)建活動相關資料。檢查驗收的評選將采取實地查訪、臺賬檢查和現(xiàn)場匯報的形式，分別占總成績的20%、30%和50%。要求對創(chuàng)建活動進行統(tǒng)一管理，將臺賬資料作為檢查、評比、考核各級青年文明號的重要依據(jù)，促進創(chuàng)建工作的規(guī)范化和制度化。青年文明號檔案管理貫穿于創(chuàng)建集體申報、考核、評選、表彰、監(jiān)督的各個環(huán)節(jié)，內容涵蓋綜合管理、崗位文明、崗位技能、崗位效益及附加材料五個方面。（見圖1）

（二）檔案的收集整理。檔案管理人員需要針對檔案的各種因素進行分類放置，方便檔案的查找。根據(jù)青年文明號考核評分表的內容設置，我院推行檔案標準化整理模式。在檔案的收集過程中參照考核內容、考核項目及評分標準分類整理，并按照時間順序進行排列。按照考核要求，青年文明號的檔案收集一般包含一級類目5個，二級類目13個。其中一級類目包含：綜合管理、崗位文明、崗位技能、崗位效益及附加材料五個方面內容。二級類目包含：加強領導、基礎工作、團建工作、優(yōu)質服務、規(guī)范管理、文化建設、人才培養(yǎng)、取得成果、業(yè)務效益、社會效益、人才效益、品牌效應及榮譽獎勵等內容。（詳見表1）。

表1 醫(yī)院青年文明號檔案管理分類目錄

（三）檔案的開發(fā)利用。一是用于各級青年文明號集體創(chuàng)建資料的查閱考核。收集保存創(chuàng)建過程中的有關文件、圖片、影音、實物、原始記錄等資料，建立臺賬。通過創(chuàng)建口號、主題、標識等，營造創(chuàng)建氛圍。滿足申報、復審的檢查、評審、監(jiān)督要求及階段性的考核需求，為查閱者提供檔案材料。二是青年文明號創(chuàng)建的檔案資料是科室發(fā)展的動力引擎。如在醒目位置張貼青年文明號的服務承諾和信用公約，通過內外網、公眾號等媒體向社會公開服務承諾等，進一步規(guī)范服務行為。三是促進青年文明號集體的交流學習。為各級青年文明號集體提供經驗總結、借鑒分享的素材，充分發(fā)揮青年醫(yī)務工作者的先鋒模范作用，倡導職業(yè)文明，推進青年文明號創(chuàng)建活動深入開展。

二、存在的問題及不足

（一）對檔案管理不夠重視。近年來，在醫(yī)院自查中發(fā)現(xiàn)，個別創(chuàng)建集體對創(chuàng)建的基礎性工作不夠重視，有的檔案未設置專人管理，有的為應對臺賬檢查，存在臨時突擊收集整理材料的情況。在創(chuàng)建之初沒有結合青年文明號集體的實際情況制定具體的檔案管理規(guī)劃和措施，一些集體在人員變動時，未能做好工作交接，導致資料缺失。部分青年文明號集體檔案管理工作缺乏連續(xù)性，創(chuàng)建期內高度重視，創(chuàng)建成功后不再關注青年文明號檔案的管理工作。個別院級號集體缺乏檔案管理經驗，對于青年文明號檔案的科學化、規(guī)范化、制度化管理研究不夠深入。

（二）檔案內容單一，收集形式化。青年文明號活動檔案內容不齊全，分類不夠科學。個別青年文明號集體資料管理不夠完善，日常不注重資料的收集、整理及積累，收集材料內容不夠全面。部分集體為應對檢查考評，對標突擊補做資料，有損于檔案的真實性。部分青年文明號集體僅限于文書檔案的收集，缺乏圖片、視頻等聲像資料的整理，或者收集的資料缺少文字描述，不能及時完善青年文明號電子臺賬。同時，青年文明號集體仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，形式單一，電子信息化投入較少，檔案數(shù)字化程度有待進一步提高。

（三）檔案開發(fā)利用不足。隨著社會經濟的不斷發(fā)展和醫(yī)療水平的不斷進步，青年文明號檔案資源載體形式更加豐富、資源價值更加多元。然而部分院級青年文明號集體在檔案收集過程中僅為了收集而收集，缺乏創(chuàng)意產品的設計開發(fā)。青年文明號集體成員對于檔案的開發(fā)利用參與程度不高，有待于進一步挖掘，從而有效激發(fā)青年的創(chuàng)造力。檔案信息資源的開發(fā)利用需要與時俱進，以需求為向導，服務社會，實現(xiàn)良性循環(huán)，這也是新形勢下青年文明號創(chuàng)建活動的新生長點。

三、建議及對策

（一）多途徑加強青年文明號檔案管理工作。堅持青年文明號檔案工作的科學管理，建立完善的運行機制，引導檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展。一是提高認識，加強宣傳培訓。提高各級青年文明號集體對檔案管理工作的重要性認知，認真貫徹落實《檔案法》。明確創(chuàng)建的意義，創(chuàng)建青年文明號不是簡單的評審工作，旨在通過創(chuàng)號評審來促進醫(yī)院的發(fā)展，提高醫(yī)院內部的醫(yī)療質量管理、醫(yī)療水平提升，提高青年醫(yī)護群體的綜合素質。青年文明號檔案的整理需認識到位、組織到位、工作落實到位，保障工作有效開展。二是明確青年文明號檔案管理制度，把握重點，指定專人管理。堅持定時、及時、完整準確收集相結合，及時記錄、更新內容。青年文明號創(chuàng)建檔案有一定的連續(xù)性，相對集中地存放便于管理和利用。三是加強檔案結構化管理，在數(shù)字化改革背景下，以爭創(chuàng)青年文明號活動為契機，加強對集體檔案的規(guī)范管理，明確分工職責及目標任務。對檔案內容進行分類，能有效提高服務職能，促進檔案管理各項工作的規(guī)范化、制度化。

（二）建立健全青年文明號檔案管理考評機制。按照“以評促建、以評促改、評建結合、重在建設”的指導思想，由院團委負責組織各級青年文明號集體進行創(chuàng)建檔案的考評工作。根據(jù)青年文明號創(chuàng)建文件精神，結合實際調研情況，制定合理的檔案管理制度，對青年文明號檔案的全周期管理進行指導。實行青年文明號創(chuàng)建檔案自查互查相結合的模式，各級青年文明號集體每季度對標對表自檢、定期考評與年度考核相結合，從而有計劃、扎實地推進檔案管理工作的開展。

（三）搭建平臺整合檔案資源。一是積極借鑒優(yōu)秀單位的青年文明號檔案管理方法，邀請資深專家進行檔案整理工作的講座培訓，圍繞青年文明號檔案管理的基本內容、形式途徑進行講解、交流技巧。二是開展青年文明號集體創(chuàng)建互助活動，指定更高級別的青年文明號集體與爭創(chuàng)集體進行結對，相互學習、相互促進，實現(xiàn)共同創(chuàng)建。三是加強青年文明號檔案管理人員與黨支部、團支部、工會臺賬管理人員的溝通交流，促進檔案材料資源整合。四是加強青年文明號數(shù)字化平臺的應用。統(tǒng)一檔案模板，對于考核評分表中通用的共性材料，由青年文明號創(chuàng)建負責人進行統(tǒng)一整理，固化備用。收集的文字資料和圖片資料能反映創(chuàng)建的經過及效果，照片檔案必要時可打印，并備注文字說明。

（四）做好青年文明號創(chuàng)建檔案的開發(fā)和利用工作。一是充分發(fā)揮檔案的作用，整理匯編材料，借助新聞媒體、院內網、公眾號等對創(chuàng)建集體進行宣傳報道，塑造醫(yī)院文化軟實體。二是借助青年文明號開放周等主題活動，按照“亮身份、亮形象、亮承諾”的要求，對青年文明號集體進行展示，鼓勵集體的創(chuàng)建熱情，不斷提升青年文明號在社會公眾中的存在感和認可度。三是充分發(fā)揮青年醫(yī)務工作者的創(chuàng)新意識和青年文明號的品牌效應，積極開發(fā)創(chuàng)意產品，實現(xiàn)經濟效用。在檔案展現(xiàn)形式方面，借助先進設備，如電子屏幕、投影儀、顯示器等電子設備，實現(xiàn)交流互動。

四、結語

醫(yī)院青年文明號創(chuàng)建檔案全面真實地記錄了創(chuàng)建集體的發(fā)展和青年的成長過程，有重要的參考和評價作用。檔案管理的最終目的是為社會實踐提供服務。隨著創(chuàng)建工作的不斷深入，醫(yī)院青年文明號檔案管理的不足日益凸顯，一定程度上阻礙了創(chuàng)建工作的有序開展。本文探討通過加強宣傳培訓、規(guī)范管理、整合資源、開發(fā)利用等措施，進一步做實醫(yī)院青年文明號檔案管理工作，有效推進青年文明號檔案管理做細、做優(yōu)、做精。希望對于構建科學合理的檔案管理工作體系，統(tǒng)一醫(yī)院青年文明號創(chuàng)建標準、規(guī)范創(chuàng)建機制、激發(fā)創(chuàng)建熱情，發(fā)揮醫(yī)院青年文明號的示范引領作用，促進醫(yī)院青年文明號的發(fā)展起到積極的作用。