工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新的思路探討

劉夏璐

（山西五建集團有限公司，山西 太原 030013）

0 引言

工程建設(shè)環(huán)節(jié)存在的重要管理工作之一就是檔案資料管理，該方面管理工作存在的顯著特征為復雜化、煩瑣性，需要管理者以標準化、系統(tǒng)化要求為參照依據(jù)，收集并分類工程有關(guān)文件，加之各種數(shù)據(jù)、工程技術(shù)、工程所獲進展等信息的記錄，為借助圖像、照片等形式系統(tǒng)化呈現(xiàn)整個工程情況提供便利作用。然而，從當下工程檔案資料管理情況來看，仍然有顯著的不足存在，不僅難以實現(xiàn)良好管理效果，同時傳統(tǒng)檔案資料管理模式及方式方法已經(jīng)無法滿足社會現(xiàn)代化、信息化發(fā)展需求，所以本文關(guān)于工程檔案資料管理現(xiàn)代化創(chuàng)新路徑的探討十分必要。

1 工程檔案資料管理的重要性

工程施工建設(shè)環(huán)節(jié)中，具有重要意義的就是工程檔案，工程檔案主要借助文字、圖表、圖像等形式對前期工作、開工、投產(chǎn)、運行、驗收等多方面的重要數(shù)據(jù)進行詳細記錄，能夠以可靠依據(jù)輔助后續(xù)工程改擴建、維護、改造等工作的順利開展[1]。在新發(fā)展時期，工程檔案資料管理應與時俱進，從創(chuàng)新意識的樹立出發(fā)，將舊模式束縛積極突破，努力探尋管理中存在的不足，進而基于新管理模式、方式方法的搜尋，促進項目建設(shè)信息化水平的全面提升，進而推動工程檔案管理能力、水平的大幅度提高。

在工程施工建設(shè)中，基于科學有效檔案管理方法的高效應用，利于企業(yè)內(nèi)部質(zhì)控體系管理水平的充分體現(xiàn)，同時也意味著企業(yè)管理者高度重視內(nèi)部檔案管理。除此之外，國家在工程管理方面的要求十分明確，即住建部明確強調(diào)：工程施工建設(shè)環(huán)節(jié)，必須要在工程檔案資料方面加強嚴格管控力度，在檔案資料管理與要求不符的情況下，可認為工程質(zhì)量不達標、不合格，由此可見，工程中較為重要的一項工作就是檔案資料管理。此外，住建部嚴格強調(diào)：工程項目建設(shè)單位要在檔案資料管理方面提高重視程度，為工程項目建設(shè)中高度認可工程檔案資料管理的重要性及緊迫性提供保障。

2 工程檔案資料管理現(xiàn)狀

2.1 重工程建設(shè)輕檔案資料管理

工程建設(shè)存在的顯著特征就是尤為緊迫，同時在工程施工建設(shè)中，任一細微誤差都可能會導致嚴重后果由此產(chǎn)生，所以工程施工建設(shè)重，工程自身受到的重視程度較高，且各參建單位也會將大量人力、物力、財力等投入工程建設(shè)上，借此為工程質(zhì)量提供保障。與工程建設(shè)相比，因社會各方難以直觀了解工程檔案資料作用，所以該方面管理不易得到關(guān)注和重視的現(xiàn)象十分普遍，甚至一些人會主觀認為工程建設(shè)中最重要的就是施工質(zhì)量及工期，而毫無作用的就是檔案資料的形成與管理[2]。除此之外，作為參建方之一的監(jiān)理單位，一般也是以工程質(zhì)量、工期及成本控制為注重點，導致檔案資料在三大目標實現(xiàn)中的重要作用被忽視。

2.2 檔案資料管理不規(guī)范不理想

工程施工建設(shè)中需要在檔案資料管理方面投入一定人力物力，能為工程建設(shè)和檔案資料管理的同步進步提供保障。但從實際情況來看，部分施工單位通常是在完工的情況下，才組織人員對檔案資料進行收集整理，此時檔案資料整理不僅存在較大的難度，同時對于某些時間跨度較大的工程而言，會普遍出現(xiàn)各檔案資料殘缺不全的現(xiàn)象。一旦未結(jié)合工程建設(shè)開展檔案資料編碼歸檔工作，此時檔案資料的收集僅僅能與質(zhì)量、規(guī)范要求相符，且在經(jīng)過簽認后被施工單位收回，而監(jiān)理工程師將不會再過問檔案資料具體情況[3]。與此同時，在施工單位收回檔案資料的情況下，也通常是以整理、歸檔為主要內(nèi)容，導致檔案資料管理效果、檔案資料價值難以充分發(fā)揮，因此說現(xiàn)階段工程檔案資料管理普遍存在不規(guī)范、不理想的問題。

2.3 缺乏健全的檔案資料管理制度

從當下部分工程項目實際情況來看，一些參建方已經(jīng)認識到工程施工建設(shè)環(huán)節(jié)檔案資料管理的重要意義、作用所在，與此同時，也將檔案資料管理上升到了相對較高、較重要的位置。但值得注意的是，因健全檔案資料管理制度缺失，加之缺少明確檔案資料編制要求等，所以檔案資料管理中仍然有不足存在。一旦缺少切實可行、行之有效的流程標準、管理規(guī)范為依托開展檔案資料管理工作，自然不利于施工單位工程檔案資料的收集，致使工程檔案資料難以順利整編的同時，最終無法貫徹落實保障答案資料質(zhì)量的措施[4]。除此之外，一些參建方并未在領(lǐng)導職責中納入檔案資料管理，所以檔案資料管理的系統(tǒng)化目標難以實現(xiàn)，相關(guān)制度完善的動力、決心不夠。

2.4 檔案資源管理信息化程度低

從當下一些建筑施工單位實際情況來看，在開展工程檔案資料管理工作時，已經(jīng)開始引進信息化管理手段，但值得注意的是，從檔案資料管理實際情況來看，并未完全實現(xiàn)信息化管理手段的有效應用和全面信息化管理目標，導致整體上的信息化管理程度較低。目前，部分工程施工建設(shè)中，一些重要的檔案資料仍然是以紙質(zhì)管理模式為主，而受天氣等自然因素影響，會導致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)嚴重損壞現(xiàn)象，如環(huán)境潮濕時，紙質(zhì)檔案易腐爛問題會十分嚴峻，致使不可挽回的損失由此產(chǎn)生，也會導致重要檔案資料存在缺失、不全面等現(xiàn)象[5]。除此之外，再保存紙質(zhì)檔案的過程中，普遍存在的問題之一就是需要使用時的快速查找目標很難實現(xiàn)，致使工程檔案管理人員工作效率隨之降低，也不利于檔案資源的高效利用及其價值作用的充分發(fā)揮。

3 工程檔案資料管理信息化管創(chuàng)新路徑

3.1 高度重視檔案資料管理

要想從根本上做好工程單資料管理工作，必須要高度重視該項管理工作。對于企業(yè)管理人員來說，要注重自身管理意識的增強，與檔案管理人員建立密切聯(lián)系，并以相應情況為參照依據(jù)，將對應管理部門積極組建出來，之后通過專門管理人員的配備，對應檔案資料管理機制的制定，為工程檔案資料管理貫徹落實提供保障。具體開展檔案管理單資料管理工作時，要整合現(xiàn)場數(shù)據(jù)及審批管理、數(shù)據(jù)填報，在統(tǒng)一管理流程中納入上述內(nèi)容。在信息化時代背景下，部分工程檔案資料管理人員開展該項管理工作時，仍然是以傳統(tǒng)的管理模式為主，管理意識并未更新、信息化管理服務意識并未樹立，致使檔案資料管理的信息化水平較低。要想增強信息化服務意識，一方面需要自覺、主動學習，基于視野的開闊，使管理觀念有效更新；另一方面，也要從外部開展針對性實踐[6]。對此，需要施工單位注重各種檔案培訓活動的積極組織，使檔案管理人員信息化服務意識逐步增強，基于信息化知識、技能的講解，為工程檔案資料管理基于科學高效為前提，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新和進步提供保障。工程檔案資料信息化管理環(huán)節(jié)，要基于信息化模式為前提，引進計算機網(wǎng)絡技術(shù)等信息化手段，使原有管理模式弊端切實消除。

3.2 加強檔案資源分類管理

要想促進工程檔案資料管理水平有效提高，前提保障就是要規(guī)范、有序開展工程檔案資料管理工作，也能確保工程檔案資料后期的充分利用，使其價值最大化發(fā)揮。在社會飛速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)開始呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展態(tài)勢，而在檔案資料管理工作中貫徹落實現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，能為工程檔案資料的分類管理提供促進作用，進而為檔案有序、便捷查詢提供保障[7]。所以，在開展工程檔案資料管理工作時，相關(guān)管理人員要注重信息化手段的主動應用，基于各種電子設(shè)備的配備，加之各種檢索工具的完善，使檔案目錄得以有效編制，確保工程檔案資料的數(shù)字化、信息化建設(shè)水平有效提高，在此基礎(chǔ)上基于檔案資料科學管理工作的認真、高效開展，將工程檔案資料整理工作切實做好，使相應檔案信息得到及時補充和完善，為后續(xù)類似工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。

3.3 完善檔案資源管理制度

為保障工程檔案資料管理有據(jù)可依且順利開展，就需要政府部門將科學有效的管理制度、管理法規(guī)積極建立起來，而在這些制度、法規(guī)建立的過程中，應與工程檔案資料管理要求、現(xiàn)狀相符，只有檔案資料管理的制度及法律具備可行性特征，才能從根本上促進工程檔案資料管理水平的有效提高。與此同時，企業(yè)也要以自身情況為參照依據(jù)，將健全檔案管理制度積極建立起來，進一步規(guī)范工程檔案資料管理工作的同時，確保該項管理工作能夠貫徹落實[8]。工程檔案資料管理工作具體開展時，相關(guān)管理人員要在施工現(xiàn)場深入，通過實地調(diào)查工作的積極開展，對現(xiàn)場施工情況進行了解，在此基礎(chǔ)上以現(xiàn)場施工要求為參照依據(jù)，制定科學合理的檔案資料管理方法。項目完工后，檔案管理人員要在檔案資料收集、整理方面提高注重程度，基于項目施工建設(shè)中各方面信息的整合，開展歸納、分析、處理等工作，進而將歸檔工作切實做好。

3.4 優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)施和設(shè)備

工程檔案資料管理環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員要在資料信息的收集、整理方面提高注重程度，大難管理人員要本著終身學習的理念，跟隨檔案業(yè)務的指導，對項目各種檔案資料信息進行及時、準確整理，使檔案資料管理效率、質(zhì)量有效提高。在新時代背景下，快速發(fā)展和不斷普及的信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)，為各行業(yè)、各領(lǐng)域管理工作的開展提供了極大便利。與此同時，工程檔案資料管理也應與時俱進，注重信息化技術(shù)的積極引進，基于信息化技術(shù)優(yōu)勢作用的充分發(fā)揮，確保檔案資料管理效率、質(zhì)量進一步提升，比如說檔案資料存儲和利用的過程中可引進相關(guān)信息軟件；也可將檔案信息管理平臺積極建立起來，有效連接檔案管理系統(tǒng)和項目管理信息系統(tǒng)，或者是在項目管理系統(tǒng)中有效集成文件及檔案管理，切實整合項目管理系統(tǒng)與檔案管理模塊，此時即便新項目開展，也能借助檔案信息管理平臺同步把握檔案資料收集歸檔及新項目建設(shè)進度，為更高準確度提供保障的同時，促進檔案資料管理有效性的大幅度提升[9]。檔案信息管理平臺的構(gòu)建，使傳統(tǒng)檔案心理整理形式開全面改善，此時檔案管理人員在面對來自各部門的檔案信息時，能夠同步開展整理和電子輸入工作，使統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式有效建立起來，從紙質(zhì)式、數(shù)字式出發(fā)雙向開展資源歸檔工作，在確保工作人員壓力有效減輕的同時也利于檔案管理數(shù)據(jù)的高效錄入，使重復勞動現(xiàn)象切實規(guī)避。

3.5 提高管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員與工程檔案資料管理質(zhì)量、效果密切相關(guān)，也是檔案資料管理中的重要影響因素之一，一旦檔案管理人員技能、素養(yǎng)水平較低，必然會給該項工作的順利、高效開展帶來直接影響，阻礙檔案資料的充分利用，也不利于其價值作用的發(fā)揮，所以必須要在當納管理人員素養(yǎng)水平提升方面提高重視程度。近年來，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，建筑行業(yè)獲取的進步之勢十分顯著，與此同時，對于工程檔案資料的管理來說，也進一步提高了對相關(guān)管理人員的要求。面對此種情況，必須要注重管理人員綜合素養(yǎng)、技能水平的全面提高。從信息化操作技能、內(nèi)容、注意事項等的講解出發(fā)，輔助檔案管理人員信息化管理水平有效提高。這一過程需要施工單位定期組織檔案管理人員參與培訓，通過相應手冊的發(fā)放開展教育工作，加之專家的積極聘請，進而開展專題講座活動，使檔案管理人員素養(yǎng)水平、業(yè)務能力有效提高。與此同時，也要引導檔案管理人員樹立信息化的檔案管理創(chuàng)新理念，立足技術(shù)層面開展檔案資料管理工作，并結(jié)合以往檔案管理對新管理模式進行積極探索，尤其是要貫徹落實大數(shù)據(jù)、信息化等技術(shù)，從技術(shù)角度保障工程檔案資料管理工作的高效、高質(zhì)量開展。

4 結(jié)語

新時代，工程管理工作開展時，不容忽視的一項重要工作內(nèi)容就是工程檔案資料管理，要易工程施工建設(shè)特殊性、行業(yè)發(fā)展具體現(xiàn)狀為參照依據(jù)，明確管理重的不足所在，之后從全新檔案管理模式、方式方法的探索出發(fā)，提高重視程度并強化信息化、現(xiàn)代化管理理念，積極構(gòu)建必要的管理制度體系，加快信息化建設(shè)力度，基于信息技術(shù)優(yōu)勢作用的充分發(fā)揮，促進檔案資料管理實效性的不斷提升，確保不斷優(yōu)化、完善檔案資料管理工作。