地方院校檔案管理體制機(jī)構(gòu)改革創(chuàng)新探析

成東南，寸常興，楊 薈

1.普洱學(xué)院，云南 普洱 665000；2.保山學(xué)院，云南 保山 678000

地方院校檔案管理工作是反映每個(gè)地州院校發(fā)展歷史、辦學(xué)水平的基礎(chǔ)工作，是衡量每個(gè)地州院校管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。地方院校的檔案管理體制機(jī)構(gòu)是指院校檔案管理體制機(jī)構(gòu)（行政管理、事業(yè)管理）的設(shè)置、隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍等組織制度。檔案管理體制機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理科學(xué)，將直接影響地方高等院校檔案管理工作的創(chuàng)新和資源整合以及信息開發(fā)等。

1 地方高校檔案管理體制機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，面對(duì)種類繁多數(shù)量龐大的各類載體文件材料，作為地方院?；A(chǔ)管理中組成部分之一的檔案管理工作，也因此迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1.1 依附于黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、黨政辦公室的檔案科室

建校至升本以來，有的地方院校檔案管理工作，一直沒什么變化。所設(shè)檔案室是黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、黨政辦公室的一個(gè)附屬科室，有的地方院校配備專職檔案員1 人；有的地方院校配備專職檔案員2 人，并將文書處理機(jī)要員劃入到檔案管理工作行列；還有的地方院校檔案管理工作只是黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、黨政辦公室其他崗位的工作人員兼任；還有的地方院校專職檔案員1 人身兼多職，既要管理學(xué)校辦公室各類公章，還要做文書處理工作，有時(shí)也會(huì)被安排幫忙校對(duì)、審核文件等其他工作。由于實(shí)行的是傳統(tǒng)檔案管理模式（由檔案室統(tǒng)一立卷歸檔制度），常常是自己的檔案工作沒有時(shí)間去做，只能利用晚上時(shí)間加班加點(diǎn)整理檔案，每年檔案管理經(jīng)費(fèi)靠臨時(shí)撥付，有時(shí)不撥付。檔案管理工作中歸檔最多的是文書、教學(xué)、財(cái)會(huì)這三大類檔案，但還存有一些各職能部門的各類檔案等。許多高校的檔案管理業(yè)務(wù)工作一直沒有行政行使權(quán)，常常處于信息不靈和被動(dòng)狀況。

1.2 隸屬學(xué)校黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、黨政辦公室檔案管理體制機(jī)構(gòu)

建校至升本以來，有的地方院校檔案管理體制機(jī)構(gòu)做了適當(dāng)調(diào)整，但調(diào)整不到位。雖然設(shè)置檔案館、綜合檔案室、檔案科，但還是將檔案管理體制機(jī)構(gòu)隸屬學(xué)校黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、黨政辦公室，檔案管理體制機(jī)構(gòu)設(shè)置雖然屬于行政管理單位，但一般都是學(xué)校黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、黨政辦公室副職兼任；有的地方院校檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)型，實(shí)行各部門立卷歸檔制度；有的地方院校檔案管理模式一直延續(xù)實(shí)行傳統(tǒng)檔案管理模式（由檔案部門統(tǒng)一立卷歸檔制度）。實(shí)行各部門立卷歸檔制度的現(xiàn)有情況是：要求各職能部門歸檔時(shí)常常受到影響，有的職能部門找借口拖延歸檔時(shí)間，還有各職能歸檔部門兼職檔案員調(diào)換很平凡，有的剛剛學(xué)會(huì)做檔案工作，就換崗，故收集、整理和歸檔工作因此受到影響。實(shí)行傳統(tǒng)檔案管理模式現(xiàn)有情況是：在收集中，有的地方院校的職能部門不按照歸檔范圍規(guī)定的要求，將屬于該收集文件材料和不需要收集文件材料一塊交進(jìn)來，增加專職檔案員的鑒定工作量；還有的地方院校的職能部門找借口拖延收集移交時(shí)間，造成檔案文件收集不齊全、不完整，直接影響文件資料整理工作，造成檔案上架排列一再拖延的現(xiàn)象。

1.3 隸屬圖書館的檔案管理體制機(jī)構(gòu)

建校至升本以來，有的地方院校檔案管理體制機(jī)構(gòu)隸屬圖書館，屬于圖書館下的一個(gè)科、館。檔案管理體制機(jī)構(gòu)采用管理模式有兩種: 一種是傳統(tǒng)檔案管理模式（由檔案科、檔案館統(tǒng)一立卷歸檔制度）；另一種是檔案管理模式實(shí)行各職能部門立卷歸檔制度。但由于各地方院校圖書館都是教輔單位，檔案科、檔案館沒有行政管理權(quán)，在開展各種檔案事務(wù)和業(yè)務(wù)工作中常常是阻礙重重。

在經(jīng)費(fèi)劃撥上，檔案管理體制機(jī)構(gòu)處于相當(dāng)尷尬地位。教育部2004 年2 月明文規(guī)定高等學(xué)校圖書館館藏量是作為普通高等學(xué)校辦學(xué)基本條件之一[1]，全國各高等院校為保證辦學(xué)質(zhì)量，每年都為圖書館設(shè)有專門專項(xiàng)管理經(jīng)費(fèi)，地方院校圖書館也這樣。但作為反映每個(gè)地州院校發(fā)展歷史，辦學(xué)水平的基礎(chǔ)性、支撐性的檔案管理工作，就沒有這么好機(jī)遇。每年各地方院校只有在保證圖書館圖書經(jīng)費(fèi)夠用的情況下，剩余經(jīng)費(fèi)才給檔案管理體制機(jī)構(gòu)（檔案科、檔案館），檔案管理工作常處于邊緣化和被遺忘角落。

2 解決地方高校檔案管理體制機(jī)構(gòu)的建議

各地方院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案工作發(fā)展需要，分析新情況，解決新問題，準(zhǔn)確把握新時(shí)代賦予檔案工作新使命，不斷推動(dòng)地方院校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.1 采取的具體措施方法

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十二五” 規(guī)劃》《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十三五” 規(guī)劃》等內(nèi)容[2-6]，結(jié)合地方院校辦學(xué)發(fā)展規(guī)模的實(shí)際情況，抓緊時(shí)間，摸清檔案管理的家底，搞好調(diào)研工作，專門設(shè)置地方院校檔案館，主要負(fù)責(zé)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、永久保存、提供利用和檔案信息開發(fā)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時(shí)，專門成立檔案工作委員會(huì)和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)，充分發(fā)揮檔案工作委員會(huì)和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)的牽頭抓的作用。配備一定比例的專兼職檔案員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，完善地方院校檔案規(guī)章制度和檔案管理工作應(yīng)用手冊(cè)。在檔案管理工作中，以制度建設(shè)為保障，嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，嚴(yán)格執(zhí)行 “三納入” “四同步” “四參加” 的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行行政處罰辦法，實(shí)行以績(jī)效掛鉤形式，將地方院校檔案管理工作融入到各職能部門工作職責(zé)范圍；地方院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該按照 “一崗雙責(zé)” 和 “誰主管，誰負(fù)責(zé)” 的要求，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理工作責(zé)任制，努力構(gòu)建權(quán)責(zé)明晰，逐級(jí)負(fù)責(zé)、層層落實(shí)的檔案管理工作責(zé)任體系。確立把 “檔案管理工作責(zé)任制” 作為抓手，構(gòu)建檔案管理的工作思路和工作目標(biāo)。每年年底，由各地方院校領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，深入到院校屬各單位，以聽匯報(bào)、檢查檔案整理為主，總結(jié)評(píng)議等方式，對(duì)簽訂責(zé)任書的院?；鶎痈鲉挝贿M(jìn)行了檔案檢查考核，成績(jī)較好部門給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。各高校只有深化管理體制改革，積極主動(dòng)接受上級(jí)主管的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，才能順利保證檔案工作的正常有序的開展。

2.2 創(chuàng)新教育方式

結(jié)合各地方院校檔案工作實(shí)際情況，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，要求專兼職檔案員必須具有較高的政治思想素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)將專兼職檔案員的教育列入重要的議事日程，制訂周密的學(xué)習(xí)計(jì)劃，編寫地方院校檔案基礎(chǔ)知識(shí)講座的培訓(xùn)課件、地方檔案管理工作指南講座的培訓(xùn)課件、地方檔案管理軟件操作指南的培訓(xùn)課件，組織對(duì)地方院校專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。列舉并現(xiàn)場(chǎng)操作需要?dú)w檔文件材料的裝訂方法，掃描方法、錄入檔案管理系統(tǒng)著錄方法等內(nèi)容，加深專兼職檔案員從理性認(rèn)識(shí)到感性認(rèn)識(shí)的程度[7]。盡可能創(chuàng)造一些機(jī)會(huì)，給予專兼職檔案員多參加不同類型和不同層次的學(xué)習(xí)班、研討班，多提供參與參觀、交流的機(jī)會(huì)，要求檔案管理人員增強(qiáng)自身政治學(xué)習(xí)和國家檔案法律法規(guī)及業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)面，提高自身業(yè)務(wù)能力。地方院校還應(yīng)該運(yùn)用各種傳播媒體、各種會(huì)議、各類展覽、校史館等廣泛開展檔案宣傳教育活動(dòng)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職工及學(xué)生充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)國家、單位、個(gè)人的重要性，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生的檔案意識(shí)。

2.3 完善管理手段

2.3.1 加大檔案經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理設(shè)備設(shè)施

合理選擇檔案庫址，做到檔案管理辦公地點(diǎn)的辦公室、查閱室、庫房三分開；逐年增加經(jīng)費(fèi)投入，每年由檔案館列出做好檔案管理工作急需檔案管理經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，詳細(xì)說明需要購買的檔案管理專用設(shè)備設(shè)施、檔案用品和其它管理費(fèi)用，請(qǐng)示分管校領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)討論決定，審核批復(fù)后并納入財(cái)務(wù)預(yù)算。配置檔案管理設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、密集架、防磁柜、溫濕計(jì)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備；配置防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等必要設(shè)施。

結(jié)合各地方院校發(fā)展規(guī)模的實(shí)際情況，選購適合的檔案管理系統(tǒng)軟件。通過使用該軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地方院校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)檔案管理工作自動(dòng)化。

2.3.2 重視專兼職檔案員的待遇

對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的專兼職檔案員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施，防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并按照有關(guān)規(guī)定予補(bǔ)助。同時(shí)，還應(yīng)積極做好專兼檔案員職務(wù)職稱的評(píng)聘工作，為他們提供良好的工作氛圍和條件，提高他們對(duì)檔案工作積極性。

2.3.3 加強(qiáng)檔案工作的信息化管理

建立資源數(shù)據(jù)庫管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，應(yīng)優(yōu)化各地方院校檔案庫房館藏，將各地方院校各類館藏重要檔案，按照年代、紙質(zhì)載體、檔案破損情況等從近至遠(yuǎn)進(jìn)行修補(bǔ)，應(yīng)用復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、錄音設(shè)備等方法進(jìn)行復(fù)印、拍照、掃描、錄音；應(yīng)用檔案管理軟件系統(tǒng)錄入（著錄）電子條目，上傳電子文件，建立各類檔案數(shù)據(jù)庫。其次，通過接收各職能部門歸檔電子文件和電子檔案，將其轉(zhuǎn)化PDF、JPG 等格式，上傳轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)庫。再次，結(jié)合和利用校園數(shù)字化平臺(tái)開展檔案信息化建設(shè)。依托校園網(wǎng)將檔案管理系統(tǒng)與各職能部門系統(tǒng)（如OA 系統(tǒng)、財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等）進(jìn)行無縫連接，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，不斷開發(fā)整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的。

3 結(jié)語

總之，各地方院校應(yīng)該借此東風(fēng)，對(duì)檔案管理體制機(jī)構(gòu)提出合理化的改進(jìn)措施，加快完成檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，傳承學(xué)校建設(shè)、發(fā)展、辦學(xué)過程的歷史，為檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。