衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理創(chuàng)新研究

張麗 王少飛 李明曉 趙燁

（1.河北省衡水市桃城區(qū)人力資源和社會保障局；2.衡水市人才交流服務(wù)中心；3.衡水市桃城區(qū)人才交流中心；4.衡水市人力資源和社會保障局）

目前組織部門大都是主要依靠手工，以紙質(zhì)檔案的形式進行管理，這就帶來了一些弊端。紙質(zhì)檔案的整理歸檔需要大量人力，檔案儲存于專門設(shè)立的檔案室，導(dǎo)致查閱不方便，在進行檔案轉(zhuǎn)遞時需要通過機要部門，也就是說紙質(zhì)檔案從整理、使用到轉(zhuǎn)遞，都受人力、時間和地域的限制，管理效率較低，檔案單一的紙質(zhì)化管理已經(jīng)無法滿足越來越高的政府工作效率要求。與此同時，我國的干部人事檔案信息化建設(shè)一直滯后于國家綜合檔案的發(fā)展進程。由于干部人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)參差不齊、缺乏統(tǒng)一的總體規(guī)劃和統(tǒng)一的標準規(guī)范、相關(guān)電子文件法律證據(jù)地位的未確立以及人事檔案管理人員信息技術(shù)和意識的缺乏等等因素，導(dǎo)致我國目前的干部人事檔案信息化建設(shè)與國家信息化戰(zhàn)略要求不相適應(yīng)，不能滿足全面深化干部人事制度改革的實踐需要，無法跟上我國綜合檔案信息化以及電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展步伐。

自進入衡水市事業(yè)單位工作后，便開始接觸本單位的干部人事檔案管理工作。期間經(jīng)歷了多次上級單位的干部人事檔案驗收工作以及信息采集系統(tǒng)信息錄入和上報工作，組織部干部人事信息專項審核工作。這幾項工作都需要花費大量的人力、精力、物力，對單位的干部人事檔案進行整理、查閱、登記、錄入、確認等工作。這一過程是對檔案管理工作學(xué)習(xí)的過程，也是一個思考的過程。在單調(diào)但極需嚴謹?shù)墓ぷ髦校瑢Ω刹咳耸聶n案及其管理工作有了一定的認識，對檔案管理工作目前存在的問題和未來的發(fā)展也做了一些思考。通過本次課題研究重點解決以下四方面問題：（1）主要概念界定。本課題對事業(yè)單位干部人事電子檔案的定義、原則和特點進行闡述和分析;同時，闡述了新公共服務(wù)理論的主要概念以及相關(guān)公共理論基礎(chǔ)。（2）事業(yè)單位干部人事電子檔案服務(wù)的發(fā)展與現(xiàn)狀。文章簡略敘述干部人事檔案發(fā)展的歷程并，分析了干部人事電子檔案發(fā)展，并結(jié)合工作實踐，運用問卷調(diào)查法、訪談法等對衡水市干部人事電子檔案進行分析。（3）分析衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理中存在的問題。本文從檔案機構(gòu)職能情況、檔案管理人員的管理及服務(wù)情況、檔案內(nèi)容與社會需求情況、檔案管理服務(wù)質(zhì)量情況四個方面概括目前衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案服務(wù)的現(xiàn)狀，并指出了在檔案服務(wù)中存在的問題。以新公共服務(wù)視角從四個方面進行成因剖析，包括干部人事電子檔案管理相關(guān)規(guī)定過時、管理理念較為陳舊，管理模式過于封閉固化導(dǎo)致管理目標與社會需求逐步脫鉤，面向公共服務(wù)的檔案服務(wù)信息化體系還需改進和完善。（4）基于新公共服務(wù)理論的衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案創(chuàng)新路徑。根據(jù)衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理目前存在的問題以及分析的原因，結(jié)合國外人事電子檔案管理的經(jīng)驗，提出改進和完善衡水市事業(yè)單位干部檔案管理水平創(chuàng)新路徑。

一、突破的難點

本課題在對干部人事電子檔案以及相關(guān)概念進行界定的基礎(chǔ)上，以新公共服務(wù)理論作為理論基礎(chǔ)，采用問卷調(diào)查、訪談等研究方法，獲取相關(guān)學(xué)者的觀點以及相關(guān)前沿資料，對衡水市事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀進行了研究?？偨Y(jié)出衡水市干部人事檔案管理中目前存在的主要問題是機構(gòu)功能重疊、檔案內(nèi)容與社會實際不符、檔案管理與公民權(quán)相悖、信息化建設(shè)緩慢等問題，并分析了造成這些問題的主要原因，即檔案管理相關(guān)規(guī)定過時、管理理念落后、管理模式及手段陳舊、檔案信息化落后。借鑒國內(nèi)外先進的干部人事檔案管理經(jīng)驗，提出了建立面向公共服務(wù)的干部人事管理體系的新方向，即面向公共服務(wù)干部人事檔案的管理理念、加強法制化建設(shè)、建立管理模式的創(chuàng)新機制、建立電子信息數(shù)據(jù)庫、開發(fā)更高層次信息服務(wù)平臺。本課題將衡水市事業(yè)單位作為立足點，通過分析其干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀，折射出我國黨政機關(guān)干部人事檔案管理方面的普遍問題；本文能結(jié)合實際工作的經(jīng)驗，從制度、技術(shù)和人力這三個方面進行全方位的研究，找出綜合性的解決途徑。

將按照“相關(guān)概念——理論基礎(chǔ)——發(fā)展歷程——提出問題——分析原因——解決對策”的方式進行論述，以新公共服務(wù)理論為視角，圍繞衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理的過程中存在的問題，認真分析產(chǎn)生問題的深層次原因，借鑒國外先進經(jīng)驗，研究提出改進和完善衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理思路和方法，提高公共服務(wù)水平。

二、研究方法

（1）文獻分析法：通過搜集查閱相關(guān)文獻，了解新公共服務(wù)理論、人事檔案管理理論等相關(guān)理論，熟悉目前國內(nèi)關(guān)于檔案管理及基于檔案管理的公共服務(wù)現(xiàn)狀的相關(guān)情況以及相關(guān)研究，了解衡水市事業(yè)單位現(xiàn)有干部人事電子檔案管理基本情況，為本課題提供理論支持和實證資料。

（2）問卷調(diào)查法：本論文通過發(fā)放問卷了解目前衡水市干部人事檔案管理總體情況。針對管理機構(gòu)、機構(gòu)工作人員和服務(wù)對象發(fā)放問卷。從多方面了解衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理主體情況和檔案管理公共服務(wù)的相關(guān)情況，以及被服務(wù)對象對檔案管理公共服務(wù)的需求情況。

（3）訪談法：通過與工作人員和服務(wù)對象的個別訪談來彌補問卷調(diào)查的不足，發(fā)現(xiàn)更多地在問卷調(diào)查中可能難以發(fā)現(xiàn)的問題，作為對書面調(diào)查的補充，獲得更為詳實的一手資料。

首先，從理論意義方面來看，本課題研究國內(nèi)外政府為提高公共服務(wù)效能，將電子政務(wù)作為提高履職能力工具的背景下，在提高檔案資源使用效率方面取得的成效。結(jié)合國內(nèi)外相關(guān)研究成果和我國干部人事檔案管理的發(fā)展需求，提出通過信息化手段來提高管理水平，針對現(xiàn)在國內(nèi)檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，分析信息化管理手段的可行性，提出可行性建議，深化干部人事檔案信息化管理研究，促進干部人事檔案現(xiàn)代化管理理論的發(fā)展。從現(xiàn)實意義角度來看，干部人事檔案管理是政府部門組織人事工作的重要組成部分。干部人事檔案忠實記錄著干部在德、能、勤、績、廉等各方面的情況，為組織部門了解、選拔、任用干部和挑選使用人才提供依據(jù)。干部人事檔案管理關(guān)乎個人的政治前途，更影響黨和國家的發(fā)展與前途命運。對干部人事檔案進行信息化管理，能彌補紙質(zhì)檔案的缺點和不足，減輕檔案管理人員的工作壓力。利用先進的信息技術(shù)、先進的管理理念，完善干部人事檔案管理工作，使干部人事檔案能更好地滿足組織人事工作需求，提高政府選人用人能力，提升公務(wù)人員綜合素質(zhì)，增強政府履職能力，滿足社會對公共服務(wù)的要求。

其次，從研究的有利條件來看，課題組部分成員擔任單位檔案管理員，有條件隨時調(diào)查翻閱干部人事檔案及其相關(guān)管理簿冊，以獲得相關(guān)信息數(shù)據(jù)；懂得相關(guān)業(yè)務(wù)知識，可以保證研究過程不影響檔案信息安全性和機密性；在幾年的工作中，積累了一定的經(jīng)驗，對檔案管理工作形成了較為全面的認識和獨立的見解。

從數(shù)據(jù)查詢角度來看，本課題以人事檔案管理為關(guān)鍵詞，在知網(wǎng)等論文數(shù)據(jù)庫進行關(guān)鍵詞檢索，共計得到9558條結(jié)果。由此可見，我國對于人事檔案管理相關(guān)研究正逐步完善。但是目前我國人事檔案管理信息化建設(shè)理論卻明顯存在不足，檢索“人事檔案管理”“數(shù)字化”“信息化”關(guān)鍵字共檢索到1326條結(jié)果，其中檢索輸入“公共服務(wù)+人事檔案”僅有6篇文獻，涉及“事業(yè)單位人事檔案管理”方面，僅檢索到5篇文獻，可見，在人事檔案信息化管理研究方面很少有能夠結(jié)合新公共服務(wù)理論進行全面或深入分析的文獻研究，本文運用新公共服務(wù)理論研究和探索事業(yè)單位人事檔案信息化管理，充分挖掘和發(fā)揮其信息利用價值，使地方事業(yè)單位干部人事檔案管理更規(guī)范、更高效、更便民，更好地為公共利益服務(wù)，進而引導(dǎo)地方事業(yè)單位人事檔案信息化管理跟上干部人事管理和大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的步伐，為推進事業(yè)單位體制改革提供堅實的后備力量。

最后，從研究現(xiàn)狀角度來看，鄧紹興在《干部人事檔案學(xué)》，是一部理論性和實踐性都十分強的干部人事檔案學(xué)方面的著作，他在收集、鑒別、管理、信息化等干部人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)都進行了詳細的論述，是實踐管理各個環(huán)節(jié)都具有很強的指導(dǎo)作用。朱玉媛在《現(xiàn)代干部人事檔案管理》一書中指出，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代干部人事檔案管理呈現(xiàn)出干部人事檔案內(nèi)容更加豐富、國家公務(wù)員檔案逐漸成為干部人事檔案主體的趨勢，需要檔案管理者創(chuàng)新檔案管理思路，提高檔案管理者素質(zhì)，運用信息化技術(shù)改進和完善檔案管理體系。該書詳細介紹了現(xiàn)代人事管理改革的對策和思路，使干部人事檔案管理的理論研究更加豐富。鄧紹興在《干部人事檔案教程》，對現(xiàn)代干部人事檔案管理工作進行了全面系統(tǒng)的闡述，在著作中他指出現(xiàn)階段我國干部人事檔案還存在著檔案內(nèi)容單調(diào)空洞、檔案管理方式落后、信息化技術(shù)運用不足的問題，需要進一步改善。近些年，研究人事檔案管理工作方面理論著作不斷增多。關(guān)于人事檔案管理工作存在問題及研究對策方面，隨著我國對于干部人事檔案工作的重視，關(guān)于檔案工作方面的理論研究也大量涌現(xiàn)。從檔案管理的角度尤為突出，譬如，王英瑋、周艷在《我國干部人事檔案管理若干問題的思考》中對我國干部人事檔案管理在所有權(quán)、相對于人的權(quán)利保障、管理權(quán)方面存在的問題以及原因進行了分析，并且提出了改善我國干部人事檔案管理的四種管理模式，此外還有很多學(xué)者從檔案學(xué)方面以不同的角度進行了研究。從公共服務(wù)方面的研究較少，陳潭在《公共政策創(chuàng)新的理論邏輯——以中國檔案制度為研究對象》中認為，干部人事檔案制度作為一項政策工具，在中國一直以來都在強化身份管理和單位管理的作用，而干部人事檔案制度真正應(yīng)該突出的是公共服務(wù)和社會管理功能，因此干部人事檔案制度的改革勢在必行。王紹俠、吳永在《流動人員干部人事檔案管理問題與對策分析》中認為政府人社部門屬于人才服務(wù)機構(gòu)，要明確政府對于公共就業(yè)和人才服務(wù)的公益屬性，加強人才檔案管理，推動人才合理流動，也是政府作為人才保障機構(gòu)的應(yīng)盡之舉。

由于不同的政治文化、歷史背景、管理原因等因素影響，各個國家對于干部人事檔案管理方法不盡相同，但是干部人事檔案內(nèi)容卻大同小異，主要包括錄用、晉升、學(xué)歷、工資、福利、專業(yè)、績效等，對于檔案管理理念和模式也有很多值得我們借鑒之處。Ream在其研究成果中認為，干部人事檔案的內(nèi)容應(yīng)該被豐富和擴充，增加更多的資料信息，比如醫(yī)療史、出勤率、教育資歷、業(yè)績表現(xiàn)、培訓(xùn)評價等等。Piers Cain在其研究成果中認為，與其他檔案性質(zhì)不同，干部人事檔案的性質(zhì)更加容易獲得社會公眾的注意，主要原因在于:首先，人事檔案內(nèi)容具有一定的保密性；其次，檔案材料形成有一定的周期；再次，檔案內(nèi)容包括個人發(fā)展的全方面；最后，檔案信息與個人生活各方面息息相關(guān)。Gina Maroon C 在其研究論文中認為，公民對于本人的檔案信息有知情權(quán)，檔案管理機構(gòu)或者組織應(yīng)當按照職工的要求允許其對個人檔案進行查詢，但是查詢內(nèi)容有一定的限制，僅包括任免和工資等。檔案機構(gòu)除非在特殊情況下，否則不得拒絕向職工提供檔案信息，所謂特殊情況具體包括刑事審查等。珍妮特·登哈特提出，公務(wù)員的職責應(yīng)當向保障公民權(quán)利，支持公民參與社會管理方面傾斜，公務(wù)員不應(yīng)當僅僅關(guān)注市場，他們也應(yīng)該關(guān)注法律和公民權(quán)利。事實上，許多西方國家對于人事檔案的關(guān)注點相比于管理，更加注重于服務(wù)。他們更加重視對于公民對檔案信息知情權(quán)的保障。他們的法律也對于檔案信息獲取的權(quán)利進行了法律規(guī)范。這就與我國的檔案管理模式有較大程度的不同。我國對于人事檔案管理更加注重于保密，有查閱使用干部人事檔案權(quán)力的機構(gòu)僅限于組織人事部門以及相關(guān)的其他部門。而國外干部人事檔案管理與中國檔案制度比較起來具有比較明顯的開放性，比如美國則對于檔案利用者進行了一定的限制，規(guī)定只有公民本人或者公民授權(quán)人才享有查詢與自身相關(guān)的干部人事檔案信息權(quán)利。所以在檔案利用方式方面，國外的干部人事檔案管理方式既注重公民隱私權(quán)的維護，也保障公民享有一定的知情權(quán)。

綜合現(xiàn)有的國內(nèi)外文獻研究，對于干部人事檔案管理，國內(nèi)外大部分學(xué)者都是從檔案學(xué)、信息化建設(shè)、隊伍管理、法規(guī)完善等方面進行研究，尤其在我國大量學(xué)者根據(jù)以往所取得的成果和干部人事檔案管理所取得實踐經(jīng)驗，不斷為我國現(xiàn)代干部人事檔案管理注入新的力量。從檔案學(xué)的角度進行研究，對于我國干部人事檔案管理的作用不言而喻，從中華人民共和國成立到改革開放，以身份管理和單位管理為主體，以保密性為原則的干部人事檔案管理制度保障著我國干部制度平穩(wěn)健康發(fā)展。但是隨著我國政府職能逐步進行轉(zhuǎn)變，人員流動的加快，“以人為本”的目標提出，干部人事檔案管理不應(yīng)該再作為獨立的組織活動看待?，F(xiàn)代社會中，檔案內(nèi)容的形成不再僅限于組織人事活動，而是各方面參與社會活動中形成的，檔案材料也是對于檔案相對人各方面情況的綜合反應(yīng)，同時也影響各方面的社會環(huán)境，所以從檔案管理內(nèi)部研究的角度出發(fā)，固然沒有問題，但是把干部人事檔案管理作為一項公共服務(wù)產(chǎn)品，從公共服務(wù)的角度去探討，認為其具有一定分析價值。