試析普通高校成人教育檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

賈煥彬

河北工程大學(xué)，河北 邯鄲 056038

成人教育是指有別于普通全日制教學(xué)形式，針對(duì)社會(huì)從業(yè)人員等不分年齡、性別開(kāi)展的教育，讓社會(huì)工作人員和勞動(dòng)者的綜合素質(zhì)得到有效提升，從而更好地提升自身的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。全國(guó)各高等院校是開(kāi)展成人教育的主要承辦單位，高校成人教育檔案，即是指學(xué)校在開(kāi)展成人教育招生、培訓(xùn)活動(dòng)中形成的所有信息資料，這些資料記錄來(lái)接受成人教育的學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的全部情況[1]。普通高校成人教育為社會(huì)人士提供了接受高等教育的機(jī)會(huì)與平臺(tái)，而檔案管理工作的開(kāi)展也為普通高校成人教育提供了基礎(chǔ)信息保障。普通高校成教檔案管理工作的開(kāi)展情況，直接影響到國(guó)家成人教育整體培養(yǎng)過(guò)程有跡可循，能夠開(kāi)展有效的查證和追溯，對(duì)于杜絕學(xué)歷弄虛作假，不斷提高成人教育的科學(xué)規(guī)范性等工作具有重要意義。

一、新時(shí)代背景下加強(qiáng)普通高校成人教育檔案管理的意義

（一）有利于促進(jìn)征信管理

成教檔案在普通高校成人教育工作中具有重要的應(yīng)用價(jià)值。成教學(xué)籍檔案資料包含學(xué)習(xí)者的所有基本資料，如姓名、性別、年齡、戶籍所在地、家庭關(guān)系、婚姻情況、個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、個(gè)人評(píng)定、表彰論文以及擅長(zhǎng)的語(yǔ)言及特長(zhǎng)等。畢業(yè)生學(xué)籍檔案登記表都是由個(gè)人填寫(xiě)，并不可修改、涂抹。現(xiàn)實(shí)中的成人教育，往往會(huì)存在畢業(yè)生登記表，由其他人代寫(xiě)或者替考等情況，甚至有些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在宣傳推廣過(guò)程中，還會(huì)打出“無(wú)需考試，直接出證”等廣告語(yǔ)。這些現(xiàn)象無(wú)疑嚴(yán)重影響到成人教育檔案資料的完整性和真實(shí)性。檔案資料都是由當(dāng)事人的各種行為所構(gòu)成的，若行為過(guò)程并不真實(shí)，則就會(huì)影響檔案資料的真實(shí)性，更談不上對(duì)檔案的利用了。很多學(xué)生結(jié)束成人教育畢業(yè)后，并不清楚自己的學(xué)籍檔案究竟放在何處，學(xué)籍檔案中的資料信息與工作檔案資料嚴(yán)重不符，學(xué)習(xí)經(jīng)歷、就業(yè)經(jīng)歷，甚至出生日期都會(huì)存在填寫(xiě)錯(cuò)誤的情況，可見(jiàn)成人教育檔案管理缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。而這些直接關(guān)乎個(gè)人的誠(chéng)信問(wèn)題。當(dāng)前社會(huì)，誠(chéng)信問(wèn)題已然成為約束人們行為的一種有效方式。檔案管理工作更多的是對(duì)于相關(guān)信息、資料收集、整理、歸檔的過(guò)程管理，只有實(shí)施真實(shí)、準(zhǔn)確的過(guò)程管理，檔案管理才會(huì)更有價(jià)值和意義[2]。

（二）有利于人才的選拔

2016年7月27日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》，積極推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的信息化戰(zhàn)略，提高檔案管理工作的信息化程度。因此，成人教育檔案亦需加快數(shù)字信息化進(jìn)程，通過(guò)各種新型載體來(lái)不斷優(yōu)化檔案信息服務(wù)。檔案資源要想得以充分利用，就必須要與大數(shù)據(jù)對(duì)接。各地政府部門(mén)相繼出臺(tái)各種促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的實(shí)施方案，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案館、文化館、博物館等公益設(shè)施建設(shè)，搭建現(xiàn)代化信息化的綜合性文化服務(wù)平臺(tái)、不同階段符合入學(xué)條件的人員基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、電子學(xué)籍檔案信息服務(wù)平臺(tái)等。電子學(xué)籍檔案建立起來(lái)后，可以根據(jù)電子檔案信息來(lái)選拔符合各種條件的優(yōu)秀人才，從而可以讓社會(huì)人力資源得到更加合理的優(yōu)化配置。

（三）有助于高校校園文化的建設(shè)

新時(shí)代背景下，一流大學(xué)的建設(shè)需要加強(qiáng)校園文化品牌的打造，通過(guò)文字、圖像、視頻等各種形式將富有特色的校園文化保存下來(lái)。針對(duì)學(xué)校現(xiàn)存檔案資料進(jìn)行深入挖掘和進(jìn)一步的整理加工，不僅能夠讓校園文化得以傳承，還可以清晰梳理出學(xué)校文化的發(fā)展脈絡(luò)。在高校檔案管理工作中，成人教育檔案是其中的重要組成部分，并且在成教學(xué)生思想品德和價(jià)值觀建設(shè)方面發(fā)揮著非常重要的作用。當(dāng)前高校的校園文化，需要以學(xué)生樂(lè)于接受的方式和正能量的教育內(nèi)容，傳播積極正確的人生觀、價(jià)值觀，其中很多內(nèi)容都是來(lái)自高校檔案。一些學(xué)校利用檔案資料豐富的素材，積極構(gòu)建校史館，其中如“校友風(fēng)采”等板塊中就涵蓋了成教學(xué)生的各種成功案例。這些以檔案資料為基礎(chǔ)開(kāi)展的校園文化建設(shè)活動(dòng)，充分體現(xiàn)出了檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也為高等院校開(kāi)展校情校史等宣傳教育活動(dòng)提供了極大的助力。

二、普通高校成人教育檔案管理當(dāng)前所面臨的新需求

（一）管理內(nèi)容更加復(fù)雜多樣

普通高校成人教育檔案管理工作正處于新的轉(zhuǎn)型時(shí)期，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，并且衍生出一些新的工作內(nèi)容，檔案管理工作也面臨更多的挑戰(zhàn)和更高的要求。普通高校成教檔案管理的工作內(nèi)容，除了包括傳統(tǒng)的考務(wù)檔案管理和學(xué)籍檔案管理以外，還涵蓋日常課堂教學(xué)檔案管理、實(shí)驗(yàn)室相關(guān)建設(shè)檔案管理等，檔案信息內(nèi)容不僅包括成人教育學(xué)生的學(xué)籍信息，還包括課堂學(xué)習(xí)、考試以及學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等相關(guān)檔案信息。

（二）檔案管理信息來(lái)源更加多元化

隨著各地普通高校成人教育模式的不斷創(chuàng)新，成人教育檔案信息資料的來(lái)源也變得愈發(fā)豐富[3]。檔案信息一方面來(lái)自紙質(zhì)檔案資料，來(lái)源有接受成人教育學(xué)生的學(xué)籍資料、畢業(yè)生檔案、教材、教學(xué)教務(wù)計(jì)劃，普通高校成人教育的各種規(guī)章制度，教育主管部門(mén)的政策法規(guī)等；另一方面來(lái)自電子檔案資料，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。

（三）檔案管理需要優(yōu)化的難點(diǎn)增多

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，普通高校成教檔案管理的信息化程度也正在逐步提升，工作質(zhì)量和效率都大幅提升，但從整體情況來(lái)看，要想進(jìn)一步提高檔案管理的工作水平，尚還有很多難題有待解決。這些難點(diǎn)問(wèn)題限制了普高成教檔案管理工作效率有效提升，導(dǎo)致無(wú)法滿足當(dāng)前不斷增加的檔案管理實(shí)際需求，因此，必須要引起高度重視，采取各種有效措施，讓這些問(wèn)題盡快得以改善和解決。

三、當(dāng)前普通高校成人教育檔案管理工作現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）成教檔案重視度不足

高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從上至下，對(duì)于成人教育檔案都缺乏應(yīng)有的重視。很多高校在實(shí)際工作過(guò)程中，都有分管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)成教檔案管理，但往往存在管而不嚴(yán)或分而不管等現(xiàn)象；并且隨著成人教育辦學(xué)模式與教學(xué)形式的多元化發(fā)展，普通高校分管成教檔案的大部分工作人員都為兼職，大部分的時(shí)間和精力都投入到教學(xué)管理工作當(dāng)中，根本無(wú)暇收集和整理檔案資料，上至領(lǐng)導(dǎo)，下及工作人員，都對(duì)檔案管理工作的重要性有所忽視。再加上大部分成人教育管理人員都屬于外聘人員，沒(méi)有編制保障，薪資待遇偏低，工作積極性和主動(dòng)性不高，工作因此也會(huì)受到某種的影響。

（二）成教檔案缺乏規(guī)范化、制度化建設(shè)

普通高校的成人教育檔案管理大多是依據(jù)國(guó)家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)校現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制為工作依據(jù)，并沒(méi)有專門(mén)制定成人教育檔案管理機(jī)制，因此導(dǎo)致普通高校的成人教育檔案管理工作存在各種問(wèn)題和漏洞，檔案資料丟失，管理沒(méi)有成效。另外，高校成人教育檔案管理在信息化建設(shè)方面嚴(yán)重滯后，其管理方法和手段都較為陳舊，無(wú)法滿足現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。例如學(xué)籍檔案的管理工作，大多是由教學(xué)部門(mén)打印出學(xué)生的學(xué)科成績(jī)，自留一份，另一份上交教務(wù)部門(mén)再通過(guò)手動(dòng)輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存檔，從而導(dǎo)致人力資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（三）成教檔案歸檔率不足

當(dāng)前，由于成人教育的辦學(xué)模式和教學(xué)形式呈現(xiàn)出靈活多樣性的特點(diǎn)，致使一些檔案資料的收繳難度增加，檔案歸檔率偏低，尤其對(duì)于全國(guó)各地分散的教學(xué)站點(diǎn)來(lái)說(shuō)，因?yàn)?，路途遙遠(yuǎn)，管理力量相對(duì)薄弱，業(yè)務(wù)部門(mén)很難及時(shí)對(duì)站點(diǎn)的檔案收集、整理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，而站點(diǎn)管理人員不重視檔案管理工作，就會(huì)導(dǎo)致檔案資料的遺漏或丟失。

（四）成教檔案利用率不高

近些年，普通高校成人教育檔案資料的查閱利用率日漸增長(zhǎng)，隨著升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)、考研、異地落戶等各種需求的持續(xù)增加，成教檔案利用率呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，以往對(duì)成人教育檔案中的學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片以及畢業(yè)生登記表等資料的利用較少，現(xiàn)在對(duì)上述檔案資料的利用率有了明顯提升，但與之相對(duì)應(yīng)的檔案管理工作還較為薄弱，技術(shù)手段和管理模式落后，不能滿足當(dāng)前持續(xù)增長(zhǎng)的檔案利用者的實(shí)際需求。究其原因主要有以下兩點(diǎn)：

一是管理者長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于成人教育檔案的重視度不足，檔案管理工作也不夠規(guī)范；

二是從管理手段方面來(lái)說(shuō)，大部分普通高校成教檔案仍然是沿用傳統(tǒng)方式，即手工整理和編制紙質(zhì)的檔案資料，在利用檔案時(shí)還是以人工檢索方式為主，并未建立電子文檔，查閱起來(lái)程序較為繁瑣，數(shù)據(jù)信息也不能得到有效整合，這就嚴(yán)重限制了檔案資料的查閱效率和檔案利用率，給這類檔案利用者帶來(lái)嚴(yán)重影響。

四、普通高校成人教育檔案管理服務(wù)提升的對(duì)策

（一）提高成教檔案管理的重視度

學(xué)校管理層對(duì)高校成教檔案管理工作重視度不足，是導(dǎo)致目前檔案管理出現(xiàn)困境的主要原因之一。只有切實(shí)提高對(duì)普通高校成人教育檔案管理工作的重視程度，才是解決問(wèn)題、改善現(xiàn)狀的前提基礎(chǔ)。首先，普通高校應(yīng)不斷提高對(duì)成人教育檔案管理工作的重視程度，從思想意識(shí)上正確看待成教檔案管理工作，從行動(dòng)上針對(duì)成教檔案管理工作制定與之對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，從管理模式上積極探索，不斷創(chuàng)新突破；其次，增加對(duì)成教檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入力度，及時(shí)更新設(shè)備，開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，積極引進(jìn)專業(yè)人才、在管理制度上不斷創(chuàng)新。教育局對(duì)此應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為專家團(tuán)隊(duì)的系統(tǒng)研究工作提供資金支持，從而對(duì)普通高校成人教育檔案管理工作水平和工作能力的提高起到有效的保障作用[4]。

（二）結(jié)合實(shí)際需求，不斷完善規(guī)范檔案管理制度

近些年，雖然普通高校成人教育的辦學(xué)形式變得愈發(fā)靈活多樣，大大豐富了成人教育的檔案內(nèi)容。但據(jù)相關(guān)調(diào)查研究結(jié)果顯示，不少高校并沒(méi)對(duì)成人教育的檔案管理工作規(guī)范及時(shí)制定或修訂，采用的依然是全日制教學(xué)的檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，而成人教育與全日制教育各有不同，由此而形成的檔案也存在相應(yīng)的差異。因此，在制定和完善檔案管理制度時(shí)，必須要深入開(kāi)展科學(xué)調(diào)研，充分結(jié)合本校成教工作及其檔案特性來(lái)制定科學(xué)合理的檢索和管理機(jī)制，組建適用于本校成教檔案管理的檔案室，采購(gòu)開(kāi)展檔案管理工作所需的各種辦公用品，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展檔案信息的收集、整理、存貯等工作，并積極開(kāi)展檔案信息化管理，讓檔案資料的查詢由以往的手動(dòng)檢索逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化信息檢索，盡早實(shí)現(xiàn)對(duì)成人教育檔案的現(xiàn)代化信息管理。

（三）加速提高信息化、規(guī)范化程度

地方高校要求進(jìn)一步提高成人教育檔案管理工作的信息化、規(guī)范化程度，就必須要從相應(yīng)的規(guī)章管理制度入手加以規(guī)范，一方面，針對(duì)成人教育檔案管理工作的特殊性，國(guó)家相關(guān)部門(mén)制定相應(yīng)的法律法規(guī)，為普通高校成教檔案管理工作的順利開(kāi)展提供法律依據(jù)支持；另一方面，各地普通高校應(yīng)結(jié)合本校的實(shí)際情況，開(kāi)展特色成人教育，將成人教育檔案管理機(jī)制納入學(xué)校的規(guī)章制度當(dāng)中。

（四）不斷提高相關(guān)管理人員的工作水平

提升檔案管理人員工作水平主要應(yīng)從以下方面入手：首先，應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)人才，通過(guò)具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的薪資福利待遇來(lái)吸引更多優(yōu)秀專業(yè)人才來(lái)校工作，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)；其次，針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，必須要由專職人員負(fù)責(zé)成教檔案管理工作，避免兼職人員的參與。學(xué)校應(yīng)定期組織檔案管理人員開(kāi)展交流學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)各種有效措施不斷提升相關(guān)人員的工作水平，促使他們努力學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，掌握各種關(guān)鍵技能，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，并制定科學(xué)完善的激勵(lì)機(jī)制，充分激發(fā)員工的工作主動(dòng)性和積極性，為自己所從事的工作感到自豪，增強(qiáng)員工的責(zé)任感，從而為普通高校成教檔案管理工作的長(zhǎng)期創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

綜上所述，普通高校成教檔案是社會(huì)大眾接受高等教育的重要信息依據(jù)，在評(píng)價(jià)人才教育水平和教育資質(zhì)方面具有重要意義。成教檔案管理機(jī)制的優(yōu)化完善對(duì)于人才的發(fā)展以及國(guó)家人才儲(chǔ)備都具有重要意義。普通高校改善和提高成教檔案的管理水平，不僅可以有效提高檔案資料的利用率，而且還有利于培養(yǎng)校內(nèi)人員的檔案利用服務(wù)觀念，提高對(duì)檔案資料的正確認(rèn)知。同時(shí)，普通高校檔案管理人員也應(yīng)積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能和新的管理制度，在實(shí)際工作中，有效結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)施高效管理，不斷提高檔案管理工作水平，為國(guó)家和社會(huì)的人才儲(chǔ)備，提供真實(shí)準(zhǔn)確的資料佐證和信息保障。