農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理問題與對策

文/濰坊市農(nóng)業(yè)科學院 初文紅

檔案數(shù)字化是現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，也是信息時代發(fā)展的必然結(jié)果，數(shù)字化處理后的檔案信息，其價值更易被深度挖掘和充分利用。農(nóng)業(yè)科技信息、檔案資料通過數(shù)字化處理，使檔案管理精細化、人工智能化，從而進一步提升檔案管理效率。

一、農(nóng)業(yè)科研院所數(shù)字檔案發(fā)展現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)科研院所一直沿用傳統(tǒng)的檔案整理模式，無法實現(xiàn)全文查詢、檢索，不能滿足檔案工作日益增長的數(shù)據(jù)要求，也無法滿足日益增長的服務(wù)需求。各種條件的限制，在一定程度上使檔案信息化整體水平緩慢滯后。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研院所發(fā)展的實際情況，農(nóng)業(yè)科研院所在開展檔案信息化建設(shè)工作的過程中，不斷摸索探求檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與研發(fā)，使用符合工作要求的檔案管理系統(tǒng)，初步實現(xiàn)了數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔與整理 工作。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化的優(yōu)點

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管周期較短、成本較高，受環(huán)境和時間影響較大，易出現(xiàn)折損和老化，且存在查詢不便捷、存儲空間大等問題。相對于傳統(tǒng)檔案管理，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化有以下幾方面優(yōu)勢：

（一）數(shù)字化檔案管理更安全便捷。數(shù)字化處理的農(nóng)業(yè)科技檔案查詢方便，留痕可查、不易損壞，可極大延長檔案保管期限，最大限度保證科技檔案資源的完整性、真實性和原始性。

（二）提升農(nóng)業(yè)科研檔案利用效率。“檔案管理系統(tǒng)”對農(nóng)業(yè)科技資料進行信息化處理，簡化檔案收集、整理、利用各個流程，打造一體化的檔案管理模式，可提高農(nóng)業(yè)科研檔案利用效率。

（三）存儲空間小和節(jié)省人工成本。農(nóng)業(yè)科研信息資料多而雜，“檔案管理系統(tǒng)”是為檔案數(shù)字化量身定制的工具，可將海量農(nóng)業(yè)科研信息資料數(shù)字化處理，存儲空間小、省去多人次手動管理，節(jié)約了人力成本和 空間。

（四）促進農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化。將農(nóng)業(yè)科研成果數(shù)字化歸檔處理，可以滿足多個端口查檔需求，便于發(fā)布成果信息和轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理存在的問題

農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化有以上多個優(yōu)點，但在實際工作中，數(shù)字化檔案管理還存在投入少、人才匱乏、安全利用等諸多不足，具體如下：

（一）農(nóng)業(yè)科技檔案管理經(jīng)費不足。建設(shè)資金不充足，造成硬件與軟件設(shè)施不完善，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案一站式處理，如單位檔案管理系統(tǒng)功能單一，僅可簡單存儲，無法對格式進行轉(zhuǎn)化，每增加一項功能還需要再購買，此后還需要大量的資金對電子檔案設(shè)備進行維護升級等。

（二）高精專業(yè)人員缺乏。檔案管理系統(tǒng)軟件公司水平參差不齊，頻繁更換工作人員，售后服務(wù)滯后，出現(xiàn)問題不能及時解決。農(nóng)業(yè)科技檔案資料連年不斷增加，而檔案管理人員配置少，缺乏專人負責農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化工作，單位現(xiàn)有的人力資源難以滿足農(nóng)業(yè)科技檔案管理需求。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)緩慢，效率不高。農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，軟硬件設(shè)施資金投入不足，配套軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善。缺乏單獨的機房和專職管理人員。由于檔案數(shù)量多，大量科研檔案資源無法及時同步，造成檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型速度緩慢。

（四）檔案數(shù)字化利用安全問題。檔案信息技術(shù)在提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理效能的同時，信息更容易泄露，部分單位農(nóng)業(yè)科技檔案的訪問權(quán)限不明確，未全面提升安全措施，未建立農(nóng)業(yè)科技檔案查閱、調(diào)閱臺賬，存在安全管理漏洞。

四、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理對策

（一）農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)規(guī)范化。1.農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)原則。按照檔案管理要求，保證農(nóng)業(yè)科研檔案的原始性，確保歸檔文件材料形成的真實性、完整性、有效性。遵照普適性、實用性、創(chuàng)新性原則，完善農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)范化建設(shè)。2.完善檔案管理制度是順利開展檔案工作的基礎(chǔ)保障。制定檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作的各項流程，如將農(nóng)業(yè)科技信息資料及時錄入檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一劃分檔案各類別，明確歸檔范圍和期限，檔案需專人定崗統(tǒng)一管理等。3.檔案歸檔管理規(guī)范化。各類文件嚴格按規(guī)定及時歸檔，對文件材料實行電子、紙質(zhì)“雙軌制”歸檔管理，將生成的紙質(zhì)與電子文件隨時存入文件夾，及時錄入檔案管理系統(tǒng)，同步移交，實施在線控制。

（二）完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)，推進檔案數(shù)字化建設(shè)。按照農(nóng)業(yè)科技檔案特點，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中，檔案管理系統(tǒng)將產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)設(shè)置路徑以年度、內(nèi)容等為條件，設(shè)置相應(yīng)的分類標準，管理人員需要將各類基礎(chǔ)信息掃描，通過相應(yīng)路徑存入檔案管理系統(tǒng)，錄入檔案管理對應(yīng)的目錄分類下，形成新的電子文件，有效節(jié)約檔案管理成本，對原始檔案進行成分保護。結(jié)合農(nóng)業(yè)科技檔案需求來設(shè)置精度檢索條件，滿足不同主體多元化的檔案檢索需求，通過對電子檔案管理系統(tǒng)的利用和改進，可以使搜索界面更加簡捷，只需輸入檔號就可以查詢，并且可以從多個電腦端口查詢，從而減少搜索時間，提高檢索速度，提升檔案工作效率。在院所內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)建立信息共享平臺，在線檢索查詢、共享檔案信息資源，讓科技人員更方便、更廣泛、更深入地查尋利用農(nóng)業(yè)科技檔案，助力農(nóng)業(yè)科研和管理的發(fā)展。

（三）做好農(nóng)業(yè)科技檔案安全管理。1.建立規(guī)范的計算機網(wǎng)絡(luò)硬件搭設(shè)和自身電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)目龐大的農(nóng)業(yè)科技檔案文件需要安全性能強大的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)有配套的硬件、軟件設(shè)施及單獨機房，必要的技術(shù)支持和充足的資金儲備，并由專人負責管理等。檔案數(shù)字化建設(shè)要嚴格遵循《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，構(gòu)建計算機網(wǎng)絡(luò)硬件搭設(shè)和自身電子檔案數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字資源、保障體系建設(shè)，建立相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案完整安全和有效利用。電腦最低配置：CPU主頻3.7GHZ、內(nèi)存4G、硬盤2T、操作系統(tǒng)Windows7；應(yīng)用軟件配置：符合OAIS架構(gòu)的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)（單機版或網(wǎng)絡(luò)版）。2.嚴格遵守網(wǎng)絡(luò)相關(guān)法律。嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》及相關(guān)法律法規(guī)，加強安全保密管理，嚴格檔案借閱審核，嚴禁發(fā)生泄密事件，應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)管理，不得將管理數(shù)字檔案的計算機、保存數(shù)字檔案的移動硬盤和光盤等設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)。明確單位內(nèi)部以及外部的查閱權(quán)限、查閱內(nèi)容、查閱流程，不斷提升檔案管理人員的安全責任意識，及時發(fā)現(xiàn)風險和管控風險，發(fā)揮數(shù)字檔案系統(tǒng)優(yōu)勢，登錄加密、查詢留痕，構(gòu)建完善的安全管理體系。3.建立健全網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)。農(nóng)業(yè)科研院所必須存儲好最原始的數(shù)字內(nèi)容，使用信息隔離、信息加密和區(qū)塊鏈技術(shù)，并在計算機上建立相應(yīng)的防火墻設(shè)備，防止黑客和木馬程序入侵驅(qū)動器的檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)加強與相關(guān)云存儲技術(shù)提供商的合作，并將相關(guān)檔案資源批量轉(zhuǎn)移到云終端數(shù)據(jù)庫。檔案資源丟失或損壞后，應(yīng)及時將相關(guān)檔案資源下載到云終端，以增強驅(qū)動器檔案管理的抗風險能力。要及時總結(jié)經(jīng)驗并調(diào)整發(fā)展策略，收集和分析各種利用效果的反饋信息，對出現(xiàn)的檔案使用安全隱患及時消除，為更好地開發(fā)利用檔案信息資源、適合農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理的需要提供必要的保障。

（四）加強檔案管理人才培訓。為提升檔案工作水平，上級主管部門要定期組織檔案專業(yè)培訓，農(nóng)業(yè)科研單位要重視對檔案管理人員的技術(shù)培訓以及專業(yè)人才的引進，積極組織學習最新的檔案管理技術(shù)和信息。檔案管理人員需熟練掌握檔案知識及工作規(guī)程，專門學習農(nóng)業(yè)科技檔案信息化檔案錄入系統(tǒng)，避免工作中出現(xiàn)不合規(guī)定又不能及時糾正的情況。各單位必須提高檔案管理人員使用信息處理設(shè)備和系統(tǒng)的能力，能夠熟練使用掃描儀、單機鏈接設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)和檔案安全管理軟件。要側(cè)重于從實踐操作的角度對檔案管理人員進行培訓，全面提升檔案管理人員的實踐能力，避免培訓工作理論化和形式化。提供交流學習平臺，借鑒檔案信息化建設(shè)中的新經(jīng)驗，全面提升農(nóng)業(yè)檔案人才建設(shè) 質(zhì)量。

五、結(jié)語

檔案發(fā)展史是時代前進的印證，數(shù)字化是農(nóng)業(yè)科研檔案發(fā)展的趨勢。新時期，要進一步做好農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理工作，優(yōu)化管理內(nèi)容和管理方式，構(gòu)建檔案信息化建設(shè)平臺，提升檔案管理質(zhì)量，節(jié)省檔案管理時間，實現(xiàn)信息資源共享互通共用，最終達到數(shù)字化檔案管理和利用的目的。做好農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化建設(shè)，進一步完善農(nóng)業(yè)科研檔案管理系統(tǒng)，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，做好農(nóng)業(yè)科研檔案的安全管理和檔案管理人才的培訓?？蒲性核鶓?yīng)結(jié)合本系統(tǒng)實際情況，注重檔案的科學管理，提高檔案信息利用率，為助力農(nóng)業(yè)科研發(fā)展發(fā)揮重要作用。