高校合同管理規(guī)范化探析

文/南京特殊教育師范學(xué)院后勤基建處 翟智拓

新時期，隨著高校教育教學(xué)水平的不斷提高，在開展高校合同管理過程中，應(yīng)結(jié)合工作實際，有針對性地開展管理實踐與創(chuàng)新研究，從而全面推進高校合同管理規(guī)范化水平，為高校各項工作的開展提供有效保證。本文分析了高校合同管理內(nèi)涵及其特點，總結(jié)了高校合同管理的重要性以及相關(guān)規(guī)范化管理措施。

一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點

高校合同是以高校為法人，與其他主體的自然人、法人和相關(guān)組織，基于公平和自愿等原則簽訂的協(xié)議。一旦簽署法律合同，便同步產(chǎn)生了法律效力。合同主體均需嚴(yán)格依據(jù)合同的約定條款執(zhí)行相關(guān)工作，如果有任何一方違背了合同約定，便需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。高校的合同管理工作是高校在法律的指導(dǎo)下，依據(jù)既定的法律和行政等手段對合同關(guān)系進行的組織、協(xié)調(diào)等工作，從而捍衛(wèi)合同主體的合法利益，并在出現(xiàn)合同糾紛時能夠妥善處理，避免發(fā)生違法行為，保證順利履行合同內(nèi)容?？梢?，高校合同管理工作的實施效果直接關(guān)系到高校所開展的各項活動的合理性與合法性。當(dāng)前，高校簽署的合同類型主要為商品買賣、建設(shè)工程、聯(lián)合辦學(xué)、科技服務(wù)、債權(quán)債務(wù)、捐贈等多種類型，上述合同廣泛涉及經(jīng)濟事項。除此之外，還有部分并不涉及經(jīng)濟的合同類型，如人事管理、知識產(chǎn)權(quán)等合同，充分體現(xiàn)出高校的教學(xué)、科研與服務(wù)職能。與一般性的企業(yè)相比，高校所使用的合同類型較多，涉及的金額較大，需多個部門共同參與，這決定了高校的合同管理工作具有明顯的特征。

二、高校合同管理的重要性

從內(nèi)容來看，高校合同具有明顯的高校特征，其緊緊圍繞教學(xué)、科研與服務(wù)的職能來完成硬件的建設(shè)與維護、設(shè)備采購、技術(shù)研發(fā)、房產(chǎn)租賃等經(jīng)濟活動，以市場化的模式進行操作，通過合同方式在高校和不同市場主體之間建立了權(quán)利與義務(wù)關(guān)系。對高校的合同進行管理，需圍繞上述合同類型實施。

在具體開展合同管理工作時，需高校的不同職能部門共同參與，其程序性較強，合同的審查和執(zhí)行均由不同的部門完成，具有高度的分離性特征。如高校簽署的采購合同，通常需物資的需求部門提出采購申請，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批后交到采購部門形成計劃。如果條件允許，還需以招標(biāo)的方式來確定供應(yīng)商。經(jīng)過一系列的談判后形成合同初稿，由法務(wù)部門審查后，高校法人可簽署合同。而履行合同則由需求方和主辦方共同完成。合同中約定的校方所需履行的權(quán)利和義務(wù)可由具體涉及的部門完成?？梢?，參與高校合同管理的部門較多，需求部門、主辦、審查、財務(wù)、法律等部門均需協(xié)同配合，各部門均與合同存在密不可分的關(guān)系。因此高校在管理合同時，不能僅將管理工作局限于對合同的起草、修改等工作，同時還需以專業(yè)化為指導(dǎo)原則，通過構(gòu)建相對健全的合同管理體系來形成動態(tài)化的管理機制，從而不斷優(yōu)化高校合同的管理效果。

三、高校合同管理規(guī)范化措施

（一）建立高校合同管理組織體系。首先，合同管理工作牽扯的部門較多，且上述部門有些已經(jīng)不在高校范圍，因此高校與市場主體之間的法律關(guān)系也更為復(fù)雜。高校若想提升合同管理工作的效力，便需形成具有權(quán)威性的專業(yè)化管理小組，主要可由高校領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)、財務(wù)、監(jiān)察等人員組成，校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮牽頭作用，依據(jù)合同的類型具體分為基建、采購、資產(chǎn)管理等不同的小組，并設(shè)置主要負責(zé)人來深化提高合同管理的專業(yè)化水平。其次，高?？蓮慕档头娠L(fēng)險方面，嘗試設(shè)置專門的法律工作組來作為合同管理小組的輔助，主要完成合同的審查和管理工作，全面參與到合同的談判中，對合同的合法性與嚴(yán)謹(jǐn)性等特征進行把關(guān)。同時在履行合同階段，還需在合同發(fā)生變更時提供必要的法律指導(dǎo)，技術(shù)發(fā)現(xiàn)可能產(chǎn)生的風(fēng)險，并采取法律手段進行處理，高質(zhì)量完成合同管理，以此來提高合同管理工作的合規(guī)性。最后，合同管理工作所涉及的主體和部門較為復(fù)雜，這便使管理工作呈現(xiàn)出更高的綜合性特征。從合同內(nèi)容方面來看，廣泛涉及財務(wù)、法律等內(nèi)容。如果上述任何一方面內(nèi)容存在問題，均會導(dǎo)致合同糾紛。因此需細化明確不同部門在合同管理工作中所需承擔(dān)的職責(zé)。主辦方在立項后和簽署合同前，需對目標(biāo)合作客戶的經(jīng)營能力、信用情況進行全面的調(diào)研，避免與資質(zhì)不佳、信譽度較低的主體開展合作。需求方和主辦方也需依據(jù)項目的具體特征來協(xié)調(diào)談判工作，依據(jù)法律部門提供的合同范本來形成合同初稿，依據(jù)具體的會簽制度要求，聯(lián)系業(yè)務(wù)、財務(wù)及審計等相關(guān)部門對合同內(nèi)容進行審核，衡量其技術(shù)性等方面約定的準(zhǔn)確性。合同的主辦部門則負責(zé)后續(xù)的履行工作，定期將履行的具體進度和效果向校領(lǐng)導(dǎo)反饋。

（二）健全高校合同管理制度體系。1.合同管理辦法。合同的具體管理辦法則是高校實施合同管理工作的主要指導(dǎo)性文件。在辦法中需明確列出管理部門所需承擔(dān)的職責(zé)，并規(guī)定合同的立項、審查、簽署、變更、糾紛處理等方面所需遵守的程序和規(guī)范，以及合同用章、歸檔和處罰等方面的內(nèi)容。2.合同審查會簽制度。合同需具有技術(shù)、財務(wù)和法律相關(guān)內(nèi)容，才能具有預(yù)期的完整性。因此，需對合同的技術(shù)、商務(wù)及其合法性進行嚴(yán)格的審核。在制度中明確規(guī)定合同條款所需具備的經(jīng)濟和技術(shù)性特征。相關(guān)部門完成合同的審查后，再將其移送到法律部門，對合同的合規(guī)性與完整性進行審查，重點對合同主體的資質(zhì)進行查驗，以及合同是否符合法律規(guī)定，條款的完備性以及內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性，衡量合同主體的權(quán)利義務(wù)的均衡性等。需提前預(yù)計可能發(fā)生的不利情況和風(fēng)險，避免由于合同缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性而導(dǎo)致高校承擔(dān)不必要的風(fēng)險。3.授權(quán)委托書證管理制度。高校在與外部主體簽署合同時，可由法人完成。任何人不能在未經(jīng)授權(quán)的情況下擅自以高校的名義來簽署合同，嚴(yán)禁職能部門或二級學(xué)院以各自的名義簽署合同。為提升簽約人行為的規(guī)范化程度，需形成委托書證的管理機制，委托書需明確標(biāo)注代理人的姓名、事項和期限，并由法人簽名確認，加蓋高校的公章。代理人需在授權(quán)的范圍和期限內(nèi)行使權(quán)利簽署合同，授權(quán)書需由高校統(tǒng)一印制和管理。4.合同履行、糾紛處理制度。高校需形成合同的跟蹤機制，對合同主辦方所需履行的職責(zé)以及管理部門的監(jiān)管職責(zé)進行細化明確，不斷提高合同管理工作的規(guī)范性。主辦部門需扎實履行合同的義務(wù)，如果由于合同約定不明確而影響履行效果時，便需及時進行協(xié)商處理，按照法律要求對合同條款進行修改，并依法履行自己的抗辯、解除等權(quán)利，并將合同的具體履行效果與法律部門溝通。形成的糾紛處理制度，要求主辦方需及時將情況與法律部門溝通，爭取以協(xié)商的方式進行妥善處理。法律部門也需在整個協(xié)商的過程中提供法律指導(dǎo)，并在需要的情況下參與談判。如果無法協(xié)商解決，便需通過仲裁或者訴訟的方式解決，需將合同檔案移交到法律 部門。

（三）構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理體系。1.簽訂前。在簽署合同前，需重點對合作方的資信進行調(diào)查，重點對招投標(biāo)工作進行嚴(yán)格管理。需從多個渠道全面搜集目標(biāo)合作對象的經(jīng)營情況，形成擬合作對象的信用管理平臺，將風(fēng)險的防范工作前移，有效從外部條件入手來提高對合同風(fēng)險的防控能力。在完善信用管理工作方面，主辦部門需在簽署合同前，先對擬合作主體進行調(diào)研，全面掌握其資質(zhì)、履約能力及信用記錄等，同時了解該企業(yè)以往的履約情況，對信用指標(biāo)進行完善設(shè)置，形成不良記錄體系，將被列入不良記錄名單的企業(yè)拉入合作企業(yè)的黑名單。通過開展合作企業(yè)的資信信息、檔案和信用等級的管理制度來降低合作企業(yè)的信用風(fēng)險。高校開展的招投標(biāo)工作便是選擇合作對象、簽署合同的過程，在合同中，需包括招、投標(biāo)文件、答疑和承諾等內(nèi)容。因此若想提高招投標(biāo)工作實施的規(guī)范化程度，為后續(xù)合同的簽訂和履行提供良好的基礎(chǔ)，需盡量提升招標(biāo)文件的規(guī)范化程度，需盡量形成內(nèi)容完整、條件清晰、文本規(guī)范的文件內(nèi)容，盡量降低在招投標(biāo)和合同履行期間發(fā)生糾紛的幾率。此外，還需保證招標(biāo)工作的各環(huán)節(jié)均有序?qū)嵤嵘龑Y質(zhì)的審核力度，細致檢查參與投標(biāo)方的資質(zhì)。要求中標(biāo)人以書面形式形成承諾等文件，并將其作為合同的重要內(nèi)容。2.簽訂中。需提高對合同內(nèi)容審核的重視程度，盡量優(yōu)化合同的規(guī)范性。合同的形式和內(nèi)容需合法合規(guī)，條款設(shè)置完整，表述清晰，這樣才能有效避免發(fā)生法律風(fēng)險。高校需對合同的內(nèi)容進行嚴(yán)格把關(guān)，以此來提高合同的履約率，避免承擔(dān)不必要的法律風(fēng)險。通常，完整的合同主要需包括業(yè)務(wù)、財務(wù)和法律幾部分內(nèi)容，如果上述任何內(nèi)容出現(xiàn)問題，均會導(dǎo)致合同糾紛。因此高校需建立合同會簽的機制，由技術(shù)、財務(wù)和法律部門重點對合同的經(jīng)濟性及技術(shù)性等內(nèi)容進行把關(guān)，此后由法律部門對合同的合法性進行審核。合法性方面的審核內(nèi)容主要為：合同主體的資質(zhì)、簽約代表的資格、合同內(nèi)容的合法性等。完備性的審查內(nèi)容主要為：條款的完備性、內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性、合同措辭的準(zhǔn)確性、權(quán)利義務(wù)的對等性，以及一旦發(fā)生不利情況，是否存在較大的風(fēng)險等。3.簽訂后。高校需切實提升對合同履行期間的管理工作質(zhì)量，形成動態(tài)化和全程化的監(jiān)督機制。建立合同履行跟蹤的制度，在簽署合同后，主辦方主要需對合同的具體履行情況進行跟蹤，隨時掌握動態(tài)變化情況，如果合作方出現(xiàn)違約等行為，便需及時采取必要的措施止損，避免承擔(dān)更大的風(fēng)險。如果合同發(fā)生變更時，需依據(jù)法律規(guī)定來對合同條款進行修改和補充，不能以內(nèi)部報告等方式來作為補充協(xié)議。如果在履行合同期間必須對合同進行變更，便需形成書面文件，并將所有文件內(nèi)容進行歸檔管理，以此作為履約的證明材料。這樣便可明顯提升合同管理工作的實施質(zhì)量，形成順暢的管理渠道，及時發(fā)現(xiàn)履行中存在的問題并進行處理。此外，審計和財務(wù)等部門也需依據(jù)合同約定來完成結(jié)算工作，及時對應(yīng)收款項進行催收，嚴(yán)控對外付款，避免發(fā)生超進度付款的情況。4.履行畢。高校需建立完善的合同歸檔的信息化系統(tǒng)。在高校合同數(shù)量不斷增加且履行合同的期限不斷延長等情況下，高校需提高對合同保管工作的重視。承辦部門在完成工作后，需建立檔案，對合同的正本、附件和談判及簽收記錄、合同的履行、變更及解除等各類文件信息進行妥善管理，定期向高校的檔案管理部門移交。此外，高校還可利用信息化手段來構(gòu)建專門的管理平臺，主要為檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。需更為重視對合同內(nèi)容的細化分析，結(jié)合合同履行過程來總結(jié)經(jīng)驗，確定高校的風(fēng)險承擔(dān)能力，預(yù)測可能的風(fēng)險點，以此形成后續(xù)合同履行的有效措施，避免發(fā)生相同或類似的風(fēng)險，全面迎合高校合同風(fēng)險防范和管理工作的要求。高?？赏ㄟ^信息化的手段來構(gòu)建更有效率的檔案管理體系，不斷提高管理工作的質(zhì)量，為高校招投標(biāo)和合同簽訂等工作提供必要的支持，為后續(xù)的合同管理工作提供有益的借鑒和參考。

（四）合同管理應(yīng)貫穿依法治校理念。為深入貫徹依法治理的意識，高校的合同管理人員需從意識層面來提升對合同管理工作的重視，形成合法的管理機制，同時高校也需形成更高的法律意識，在合同的內(nèi)容、程序等方面提高規(guī)范化程度，全面提升相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)，從而優(yōu)化合同的管理工作效果。高校實施的合同管理工作需達到法律要求，依據(jù)制度來提高合同管理的規(guī)范性?！胺ā北闶菄覚C關(guān)制定的法律要求，并對其進行的細化解釋?！罢隆北闶歉咝＝Y(jié)合自身的具體情況制定的規(guī)章，如高校針對合同的搜集、管理程序、授權(quán)及歸檔等工作形成的要求。合同管理辦法便是以程序化的手段來對高校的合同進行管理的制度，能夠明顯提高合同管理工作的實施效率，不斷壓縮管理成本，同時還可作為管理人員的方向性指導(dǎo)，避免出現(xiàn)人為錯誤。合同的審核制度便是提供給合同管理人員的參考，讓其在審核合同內(nèi)容和程序等方面能夠更為細致和全面，具體到合同的主體、時間、流程和附加條件等內(nèi)容，這樣便可發(fā)揮不同專業(yè)的人才在合同審核方面的優(yōu)勢。高校內(nèi)部需建立自身的授權(quán)制度，高校的法人為行政的最高負責(zé)人，如果二級學(xué)院或職能部門以高校的名義簽署合同，需獲得校長的授權(quán)方可執(zhí)行，這樣才能保證合同的有效性，避免合同的內(nèi)容對高校的名譽或利益產(chǎn)生負面影響。合同的歸檔管理制度可作為對合同存檔工作的優(yōu)化完善。合同是高校開展經(jīng)濟活動的法律憑證，對歸檔制度內(nèi)容進行細化完善，便可為其他部門提供信息資源，作為查賬、清算等工作的重要依據(jù)。上述形成合同管理辦法、授權(quán)、歸檔管理制度等措施，均需以法治理念實施，這樣才能明顯提高高校合同管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，以此提升高校管理工作的有 序性。

四、結(jié)語

高校合同管理規(guī)范化是推進高校穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑，為了進一步加強高校合同管理水平，應(yīng)結(jié)合具體合同內(nèi)容，科學(xué)制定更加完善的規(guī)范化管理方案，有效發(fā)揮合同規(guī)范化管理的價值，進一步為高校發(fā)展提供有效保證?？傊?，在管理過程中，需要積極尋找適合本學(xué)校的合同管理方式，這樣才能更好實現(xiàn)高校有效防控經(jīng)濟風(fēng)險，促進高等教育事業(yè)健康發(fā)展。