順應(yīng)媒體融合發(fā)展 構(gòu)建檔案數(shù)字化建設(shè)新格局
——論全媒體時(shí)代高職院校檔案工作的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

文/甘肅能源化工職業(yè)學(xué)院 丁靖

習(xí)近平總書記指出：“全媒體不斷發(fā)展，出現(xiàn)了全程媒體、全息媒體、全員媒體、全效媒體，信息無處不在、無所不及、無人不用。”從而導(dǎo)致信息傳播方式發(fā)生了深刻變化。而檔案的本質(zhì)是傳承，記載先進(jìn)文化的發(fā)展過程，所以，全媒體的不斷發(fā)展，使檔案的文化傳承作用面臨新的挑戰(zhàn)。

一、全媒體時(shí)代對(duì)檔案管理工作的沖擊和挑戰(zhàn)

全媒體時(shí)代，對(duì)信息的傳播方式、接收方式帶來從未有過的革命性影響，信息的傳播方式不斷發(fā)生質(zhì)變，高職院校傳統(tǒng)的檔案管理方式也將受到極大的沖擊和挑戰(zhàn)，如果不順應(yīng)全媒體這個(gè)大局乘勢(shì)而興，檔案編研功能的提升和文化傳承作用的充分發(fā)揮，就有被邊緣化的 危險(xiǎn)。

（一）信息無處不在、無所不及、無人不用，信息傳播日益突破時(shí)空界限，隨時(shí)隨地都在發(fā)生。而高職院校的檔案工作是學(xué)院教學(xué)工作的重要組成部分，也是充分發(fā)揮檔案編研功能以推動(dòng)改進(jìn)、提高學(xué)院教學(xué)工作不可多得的寶貴史料。在全媒體時(shí)代的今天，學(xué)院師生對(duì)各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確?？陀^上要求高職院校檔案管理工作服務(wù)于學(xué)院發(fā)展的領(lǐng)域要不斷拓展，服務(wù)于學(xué)院師生的方式也要及時(shí)提升。所以高職院校檔案管理工作必須以數(shù)字化、先進(jìn)性為目標(biāo)，勇于創(chuàng)新、深化改革，不斷推進(jìn)檔案建設(shè)，提升檔案管理的數(shù)字化程度，樹立科學(xué)理念，改革落后的管理方式，發(fā)揮學(xué)院檔案的服務(wù)功能，切實(shí)做到學(xué)院檔案管理工作服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于學(xué)院、服務(wù)于社會(huì)。

（二）信息傳播日益突破物理限制，所有信息都可以數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的利用率比較低，主要原因就在于查詢和調(diào)閱起來比較困難，往往需要大量的手工操作。全媒體時(shí)代，高職院校要利用高科技手段武裝檔案室，建設(shè)好數(shù)字檔案室以創(chuàng)新檔案工作模式，通過現(xiàn)代化設(shè)備及技術(shù)應(yīng)用，使檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳播突破傳統(tǒng)的功能界限，讓原本是單一傳播的文字、圖片、音頻、視頻以數(shù)字化的方式實(shí)現(xiàn)全效能傳播，將內(nèi)容、信息、數(shù)字化服務(wù)融為一體，根本上促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，讓高職院校師生通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，提高檔案信息的收集速度和編研質(zhì)量，有效提升檔案工作對(duì)學(xué)院師生及學(xué)院教學(xué)工作的服務(wù)功能。

（三）在全媒體環(huán)境下，信息傳播日益突破主體的限制，人們參與的廣度和深度極大拓展。高職院校檔案室還必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)自己的工作環(huán)境進(jìn)行文化包裝，以進(jìn)一步吸引檔案查閱者的注意力，拓展檔案文化的教育與傳播功能，使高職院校師生在獲取信息的同時(shí)享受文化的熏陶。

二、順應(yīng)全媒體時(shí)代是必由之路

檔案作為歷史的真實(shí)記錄和反映，它的本質(zhì)是傳承，記載先進(jìn)文化的發(fā)展過程。媒體融合的大趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，網(wǎng)民數(shù)量、網(wǎng)站數(shù)量迅速增加，在各種APP的影響下，越來越多的人群已習(xí)慣于通過“兩微一端”等新型媒體獲取信息。高職院校檔案工作必須面對(duì)新媒體時(shí)代的機(jī)遇挑戰(zhàn)，以自我革命的勇氣加快高職院校檔案管理和全媒時(shí)代的融合發(fā)展，才能有效提升檔案服務(wù)于學(xué)院師生的覆蓋面和影響力，實(shí)現(xiàn)檔案文化傳承作用效果的最大化和最優(yōu)化。

（一）堅(jiān)持高職院校檔案管理工作與新型媒體一體化發(fā)展方向。堅(jiān)持高職院校檔案管理與新型媒體一體化發(fā)展方向，就是在遵循檔案管理基本規(guī)律的前提下，直接利用新型媒體技術(shù)，快速完成各部門之間檔案的收集和加工工作，工作效果遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)手工檔案收集。以一體化發(fā)展方向?yàn)槟繕?biāo)，努力推動(dòng)高職院校傳統(tǒng)的檔案資源與新型媒體融為一體、合而為一，通過檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、檢索自動(dòng)化等方式促進(jìn)學(xué)院檔案管理與新型媒體的共融互通和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理流程優(yōu)化、平臺(tái)再造，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案資源和各種媒介資源的有效整合，根本上完成信息內(nèi)容、技術(shù)應(yīng)用、平臺(tái)終端、人才隊(duì)伍一體化的檔案管理模式，打造數(shù)字化的學(xué)院內(nèi)部檔案?jìng)鞑ジ窬?。?jiān)持一體化發(fā)展方向，更要嚴(yán)格遵循媒體傳播規(guī)律，不能把檔案管理工作與媒體資源機(jī)械結(jié)合，因?yàn)槿诤习l(fā)展既是技術(shù)革命，也是觀念更新，更是體制機(jī)制創(chuàng)新，是一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性工程。所以，高職院校檔案數(shù)字化管理最終目的是遵循媒體傳播規(guī)律，建立學(xué)院檔案信息資源庫，學(xué)現(xiàn)學(xué)院檔案管理工作的科技化、信息化，以完善檔案信息查閱方式，體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)利用與編研。同時(shí)更要優(yōu)化調(diào)整內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合、深度融合，快速完成各部門之間檔案信息的收集和加工工作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，真正打通檔案?jìng)鞑ズ托滦兔襟w編研環(huán)節(jié)。

（二）堅(jiān)持高職院校檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展方式。所謂檔案數(shù)字化，就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)把語音檔案、文字檔案、圖像檔案等轉(zhuǎn)變?yōu)榭纱鎯?chǔ)的數(shù)字信息，并以科學(xué)手段提供利用編研，以此提高檔案的使用頻率與使用壽命。一是建設(shè)好高職院校自己的網(wǎng)絡(luò)傳播平臺(tái)，利用好商業(yè)化、社會(huì)化的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，形成載體多樣、渠道豐富、覆蓋廣泛的傳播矩陣。傳統(tǒng)的手工工作模式從文件資料形成到整理再到檔案信息編研，需要投入大量的管理人員和相應(yīng)的辦公資源，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)造成信息失效及人力和物力的浪費(fèi)，影響檔案利用。堅(jiān)持檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展方式，還可以幫助管理人員減少浪費(fèi)，降低管理成本，提高檔案的收集速度。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，越來越多的用戶通過手機(jī)等移動(dòng)終端接受信息、傳播信息，并已經(jīng)成為信息傳播的新態(tài)勢(shì)。所以高職院校檔案管理數(shù)字化，可直接利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，快速完成各部門之間的檔案信息收集和加工工作，效果遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)手工檔案收集。二是全媒體時(shí)代，就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案信息資源內(nèi)容互為支撐、相互融合的過程。作為高職院校的檔案管理工作，更加需要保持對(duì)技術(shù)的敏感性與前瞻性，增強(qiáng)檔案管理的自主創(chuàng)新能力，努力把最新最好的技術(shù)運(yùn)用到學(xué)院檔案信息資源的采集、傳播、反饋等各環(huán)節(jié)，深度拓展傳播領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展。讓高職院校檔案的編研功能和文化傳承作用借助網(wǎng)絡(luò)傳播，牢牢占據(jù)輿論引導(dǎo)、思想引領(lǐng)、文化傳承、服務(wù)高職院校學(xué)院師生的傳播制高點(diǎn)。

（三）創(chuàng)建高職院校檔案工作全媒體傳播體系。要形成檔案信息資源整合和全媒體協(xié)同高效的全媒體傳播體系。高職院校檔案管理的資源要與全媒體的獨(dú)有優(yōu)勢(shì)統(tǒng)籌起來，優(yōu)化調(diào)整檔案資源和媒體資源的整合，著力解決學(xué)院傳統(tǒng)檔案管理工作過程中諸如檔案管理意識(shí)淡薄、檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質(zhì)不高和檔案資源利用價(jià)值不高等形式單一、功能重復(fù)、內(nèi)容同質(zhì)、傳播分散的問題，推動(dòng)高職院校檔案管理工作集約化、差異化、高效率發(fā)展，最終能夠更快速地、方便地為高職院校發(fā)展決策提供準(zhǔn)確、全面的科學(xué)依據(jù)，確保學(xué)院決策的可靠性與準(zhǔn)確性，從而提高學(xué)院管理工作的效率，保證組織管理的 高效性。

全媒體時(shí)代的到來給高職院校檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，所以，高職院校檔案管理工作更要善于朝著自動(dòng)化、信息化的方向借力發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中引入新媒體，有效提升高職院校檔案管理工作的整體效率。如不順應(yīng)全媒體時(shí)代這個(gè)大局，高職院校檔案管理工作的編研功能和文化傳承作用就有被弱化和邊緣化的危險(xiǎn)。面對(duì)新媒體時(shí)代的機(jī)遇挑戰(zhàn)，高職院校檔案管理工作只有以自我革命的勇氣加快推動(dòng)學(xué)院檔案管理工作和全媒體時(shí)代的融合發(fā)展，通過協(xié)同性融合、差異化發(fā)展，使高職院校檔案管理工作、檔案宣傳工作以及檔案的服務(wù)職能都發(fā)生質(zhì)的變化，讓各級(jí)各類媒體資源在高職院校檔案管理工作中優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、各展所長(zhǎng)，推動(dòng)檔案對(duì)學(xué)院文化的立體傳播、多向傳播、海量傳播，使學(xué)院檔案資源的利用方式更加快捷高效。既發(fā)揮好主流內(nèi)容提供者作用，也發(fā)揮融合發(fā)展主導(dǎo)者作用，鞏固壯大主流輿論，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效能的最大化和最優(yōu)化，可以更好更高效地滿足高職院校師生多樣化的信息需求。