大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的信息化建設(shè)研究

陳 晨

（太原理工大學(xué)，太原 030024）

近年來，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，我國高校積極創(chuàng)新人事檔案管理信息化建設(shè)，逐步對有關(guān)的人事檔案管理進(jìn)行制度體系規(guī)范改革，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)完善管理水平，創(chuàng)建管理平臺，慢慢通過信息化平臺的管理擺脫傳統(tǒng)人事檔案的手工管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息收集、儲存、分析等全數(shù)字化操作，為我國高校開展人力資源管理工作提供了更加優(yōu)化的管理模式。

一、高校人事檔案管理的特點(diǎn)分析

（一）復(fù)雜性

由于高校的人員組成比較復(fù)雜，因此對于人事檔案管理而言，同樣存在一些較復(fù)雜的工作。檔案管理對于高校這種容納多種人員的集體而言，其管理內(nèi)容也覆蓋比較大的范圍。較其他行業(yè)而言，具有廣泛性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。此外，高校的人員依據(jù)職能的多樣化，一般會將高校人事檔案簡單地分為學(xué)生檔案和職工檔案兩個類別。其中對于高校教職工的人事檔案又依據(jù)不同人員的職稱高低而分成幾個等級，有的學(xué)校依據(jù)學(xué)位的等級特點(diǎn)，進(jìn)行檔案的分類管理，而學(xué)生的檔案也可根據(jù)學(xué)籍特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。就目前我國高校的檔案管理工作而言，常對包括行政管理、教學(xué)方案、科學(xué)研究、后勤管理等各個方面的內(nèi)容進(jìn)行綜合檔案管理。一旦高校人員出現(xiàn)較大的流動性，就會增加人事檔案管理的工作量。因此，相較于傳統(tǒng)檔案管理而言，在大數(shù)據(jù)時代利用信息化手段能夠更好地完善檔案管理工作，提高管理的效率，對于高校的發(fā)展而言具有非常重大的意義，能夠?qū)Ω咝Ｒ蛉耸聶n案管理而造成的風(fēng)險進(jìn)行有效規(guī)避，減少高校運(yùn)營過程中所面對的問題，為高等學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（二）社會性

我國高等學(xué)校是高質(zhì)量高水平人才的集聚地，并且同時承擔(dān)著培養(yǎng)我國優(yōu)秀人才的重要任務(wù)。大量的科技創(chuàng)新及技術(shù)發(fā)展需要依靠優(yōu)秀的人才來進(jìn)行不斷的創(chuàng)新創(chuàng)造，由此可見，高校作為重要的人才培養(yǎng)基地需要不斷從社會中獲取豐富的優(yōu)質(zhì)生源，并且要承擔(dān)培養(yǎng)人才的責(zé)任，許多優(yōu)秀的學(xué)生在畢業(yè)之后會源源不斷地流入社會當(dāng)中，在各行各業(yè)發(fā)揮自己的聰明才智，而高校的主要教學(xué)任務(wù)也是為各行各業(yè)培養(yǎng)頂尖的人才，以此來解決社會發(fā)展進(jìn)程中存在的各種難題，進(jìn)而推動我國社會的進(jìn)步。因此，高校需要充分重視對優(yōu)秀人才檔案的管理工作，包括要對高校教職工及人員的相關(guān)科研成果進(jìn)行檔案管理。專利申請、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、鑒定結(jié)果等方面的檔案資源，也是高校檔案管理工作的一部分。高校的檔案管理工作要在社會發(fā)展進(jìn)程中提供溝通和聯(lián)系的橋梁，保證人才檔案的有序性和連貫性，并且在向社會輸入人才的過程中能夠完整地交接檔案，確保有據(jù)可查。由此可見，高校的人事檔案管理工作與社會發(fā)展有著非常密切的關(guān)系。

（三）系統(tǒng)性

由于高校人事檔案管理工作涉及多種內(nèi)容管理，其內(nèi)容分類數(shù)量較多，需要涉及多個部門的管理和合作，因此具有一定的系統(tǒng)性特點(diǎn)。高校人事檔案管理也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)在內(nèi)容載體等方面，高校的檔案管理涉及人員的個人信息和資料，以及所獲得的各類憑證等資料，因此會建立一定的電子檔案。目前，高校人事檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，配合實(shí)物檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，依據(jù)不同的人員特征構(gòu)建有針對性的檔案管理系統(tǒng)。采用信息化的技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理，根據(jù)檔案管理的不同階段，可以分為檔案查閱、整理及傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，其系統(tǒng)性的特征賦予檔案管理規(guī)范性的優(yōu)勢。

（四）通用性

我國各大高校在人才培養(yǎng)及人才的管理上具有一定的共性，大多數(shù)高校的人事檔案管理都大同小異，因此高校人事檔案管理的模式有著一定的普遍實(shí)用性。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校的人事檔案趨于信息化建設(shè)，因此可以借鑒成功的方式方法不斷更新覆蓋舊的檔案管理模式。

二、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理信息化建設(shè)配置專門化、科學(xué)化需重視

盡管現(xiàn)代高校人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)在逐步發(fā)展中，但是大部分人事檔案管理內(nèi)容不夠?qū)I(yè)化和科學(xué)化，人事檔案信息主要記錄在校職工的一些過往工作經(jīng)歷，對于職工的近期工作情況及狀態(tài)無法及時反映。此外，人事檔案中對于職工的個人能力考評評價缺乏專門的記錄，部分高校的人事檔案管理比較混亂，沒有引起人力資源管理部門的足夠重視，導(dǎo)致在信息化建設(shè)過程中，對于人事檔案信息的存檔出現(xiàn)不規(guī)范操作的行為。出于歷史或落后的人力管理水平，少部分檔案造假行為嚴(yán)重地影響了人事檔案信息的真實(shí)性，無法發(fā)揮人力資源管理的最大價值。由于大部分高校對于人事檔案管理重視程度不高，在信息化建設(shè)過程中，缺乏信息化的數(shù)據(jù)分析能力，沒有相應(yīng)的人事管理整合，無法為高校的人力資源管理提供決策依據(jù)。

（二）人事檔案信息化管理平臺專業(yè)化程度有差距

目前，許多高校對于人事檔案管理的需求不一致，因此所使用的平臺也不一樣。由于大量的人事檔案數(shù)據(jù)獲取的渠道較為單一，受到范圍限制，無法準(zhǔn)確反映高校所需的教職工能力信息，不能實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置。由此可見，高校的人事檔案信息化管理平臺缺乏統(tǒng)一性，無法實(shí)現(xiàn)有效的資源共享功能，并且在專業(yè)化程度上具有一定的差距。人事檔案一般為敘述性內(nèi)容，在平臺的建設(shè)過程中，部分高校沒有對教職工的近期工作情況進(jìn)行收集，不同階段的教職工的工作能力水平無法通過平臺進(jìn)行有效反映，大部分高校的管理平臺僅僅是對基礎(chǔ)信息進(jìn)行收集整理，缺乏專業(yè)、完善、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息管理平臺，人力資源部門在處理相關(guān)人事數(shù)據(jù)時存在效率低下的問題，無法有效應(yīng)用當(dāng)下高校的綜合檔案信息。

（三）人事檔案信息業(yè)務(wù)工作需要標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化、管理規(guī)范化

盡管人事檔案管理信息化建設(shè)有助于高校有效率地處理大量的人事信息，在提高人事管理效率和質(zhì)量方面確實(shí)起到了一定的作用，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)的安全性問題也逐漸暴露出來，高校在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，由于不規(guī)范的操作及信息存儲的簡約性，導(dǎo)致大量的人事信息數(shù)據(jù)泄露。目前，對人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一般通過賬戶密碼及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的防火墻進(jìn)行保護(hù)，但是由于高校管理人員對于信息業(yè)務(wù)工作的處理不夠精細(xì)化，在管理上比較松散，在制度上沒有約束，并且沒有信息安全防護(hù)意識，導(dǎo)致過于簡單的賬戶密碼和防護(hù)技術(shù)被惡意破解，出現(xiàn)數(shù)據(jù)被竊取的問題，引發(fā)了信息泄露的風(fēng)險，這種風(fēng)險無疑是高校負(fù)責(zé)人和教職工都非常擔(dān)心的問題，需要引起重視。

（四）人事檔案管理人員的專門化水平待加強(qiáng)

高校對于人事檔案信息化建設(shè)不夠重視，缺乏必要的資金投入，無論是設(shè)備投入還是人力資源的投入都不夠充足，導(dǎo)致檔案管理水平低下。人事檔案配套設(shè)施不夠健全，妨礙了高校人事檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。部分高校的檔案管理人員缺乏專業(yè)的操作水平，人事檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)化人才嚴(yán)重缺乏。當(dāng)前，高校使用的檔案管理軟件主要是自主研發(fā)的平臺，其功能較為單一，只做基礎(chǔ)的信息存儲和查閱，并且檔案管理人員不少是由教職工兼任的，沒有配備專業(yè)的經(jīng)過長期培訓(xùn)、有充足工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員進(jìn)行檔案信息管理，沒有發(fā)揮管理應(yīng)有的作用。長期以來，高校人事檔案管理沒有體現(xiàn)時代變化的特點(diǎn)，更沒有與時俱進(jìn)的特征，深受傳統(tǒng)觀念的影響，人事檔案的查閱及傳輸存在許多不規(guī)范的地方，導(dǎo)致無法對現(xiàn)實(shí)中的教職工的工作表現(xiàn)進(jìn)行有效的補(bǔ)充，檔案資料的完整性存在與現(xiàn)實(shí)不符的情況，提供的參考資料缺乏依據(jù)，不利于高校發(fā)揮人才檔案管理的作用。

三、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)宣傳，提高信息化管理意識

在大數(shù)據(jù)信息時代，高校能夠?qū)嫶蟮臄?shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和管理，全面提高整體的管理水平。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視信息處理技術(shù)在人事檔案管理過程中的應(yīng)用，提高大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的宣傳力度，可邀請專業(yè)的大數(shù)據(jù)專業(yè)人員來高校進(jìn)行培訓(xùn)和交流，組織檔案相關(guān)部門展開信息化建設(shè)專題會議進(jìn)行討論，逐步在各部門中提高大數(shù)據(jù)理念的發(fā)展意識，通過有效的宣傳，幫助高校建立有個性化需求的檔案管理信息化建設(shè)方案。最重要的是，高校的檔案管理工作要體現(xiàn)與時俱進(jìn)的管理理念，基于以人為本的理念，不斷通過檔案系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)人才引進(jìn)，積極創(chuàng)新管理模式，不斷滿足日益增長的檔案管理需求，提高教職工對于信息化建設(shè)的認(rèn)同，營造主動學(xué)習(xí)信息化管理方式的氛圍，為高?？蒲薪逃嚨靥峁┬畔⒒墓芾砘A(chǔ)。

（二）加快高校人事檔案管理信息化平臺建設(shè)

對于人事檔案的管理首先需要依托一個具有強(qiáng)大管理功能的平臺，其次需要收集教職工全面的檔案信息，包括各方面的工作經(jīng)歷和工作內(nèi)容的完成度等，以構(gòu)建完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，建立專業(yè)的信息化管理平臺。按照高校對于人力資源的管理需求制定個性化的功能，按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對已有的人事數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整理和歸納，實(shí)現(xiàn)各部門的人事數(shù)據(jù)信息對接。同時，還要建立實(shí)時更新的數(shù)據(jù)收集機(jī)制，能夠?qū)⒏鞑块T教職工的近期工作動態(tài)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，如工作業(yè)績、科研教學(xué)、考勤數(shù)據(jù)等，不斷完善數(shù)據(jù)庫的信息。還可以利用大數(shù)據(jù)信息對人事數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析和預(yù)測，為人員的管理和預(yù)測提供科學(xué)的決策依據(jù)。通過改變傳統(tǒng)被動管理檔案的形態(tài)，營造主動管理的趨勢，積極為人力資源開發(fā)創(chuàng)造可發(fā)展的平臺，借助信息化平臺的操作優(yōu)勢，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描整理，結(jié)合實(shí)際人才對于檔案管理的需求，不斷滿足人才檔案管理完整性和分類性的特征。同時，對于檔案內(nèi)容要充分核對，確保在傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變信息化建設(shè)的進(jìn)程中，不會對高校的人事檔案造成遺漏和損壞，滿足社會對于人才決策的需求。

（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快人才隊(duì)伍培養(yǎng)

高校需要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，不斷完善與之配套的基礎(chǔ)設(shè)施，如電腦、掃描儀、局域網(wǎng)的建設(shè)等。高校不僅要完善硬件設(shè)施，還要加大軟件平臺的研發(fā)力度，不斷完善相關(guān)功能。一方面，需要對檔案管理信息化技術(shù)人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，成立專門的研發(fā)小組，不斷滿足日漸增多的人力資源管理需求，構(gòu)建與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理體系，實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置；另一方面，需要加強(qiáng)對檔案管理操作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，在掌握必要的理論管理知識的基礎(chǔ)上，注重實(shí)際操作能力的培養(yǎng)，加快人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，建立高水平的檔案管理人員隊(duì)伍，夯實(shí)人才根基。傳統(tǒng)的人事檔案包含的教職工或者學(xué)生的資料信息有限，無法為評估人才提供有效的參考，依托信息化建設(shè)平臺，可以不斷豐富基礎(chǔ)設(shè)施，在檔案管理內(nèi)容中充分反映人才的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，為人才選拔提供決策條件。高校應(yīng)增加有關(guān)科研成果及科研技術(shù)創(chuàng)新的檔案內(nèi)容，最大限度地挖掘人才價值，通過專業(yè)化管理人員培養(yǎng)，進(jìn)一步增強(qiáng)各部門的協(xié)作，提高檔案資料整理的效率，滿足人才的多樣化需求。

（四）提高高校人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性

高校在健全信息化建設(shè)時，需要按照有關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的操作行為，明確管理人員的工作職責(zé)，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性，要使用用戶安全認(rèn)證，提高信息技術(shù)的安全防護(hù)性能，在人事檔案查閱和修改的權(quán)限上嚴(yán)格審批程序，禁止非法傳播人事信息?？梢酝ㄟ^設(shè)置訪客信息記錄等電子臺賬及時發(fā)現(xiàn)異常操作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄露，提高人事信息平臺的安全性?，F(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)時代所面臨的檔案風(fēng)險已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案儲存變成檔案信息泄露，因此系統(tǒng)的安全性能關(guān)系到高校的人才培養(yǎng)作用的發(fā)揮，學(xué)生及教職工的個人檔案信息需要慎重保管和儲存，在輸送的過程中也需要密切監(jiān)督，避免檔案信息造假或者非法利用，完善網(wǎng)絡(luò)化平臺的安全建設(shè)，充分發(fā)揮高校轉(zhuǎn)變檔案管理工作的利用價值，拓寬高效服務(wù)人才的渠道，為人才引進(jìn)發(fā)揮高校教育的價值。

結(jié) 語

綜上所述，高校在進(jìn)行人事檔案管理建設(shè)的進(jìn)程中，信息化建設(shè)必不可少，但是在實(shí)際操作過程中仍然面臨較大的挑戰(zhàn)，因此高校人事檔案管理工作需要發(fā)揮核心作用，完善系統(tǒng)開發(fā)功能，確保人才在培養(yǎng)和輸送的過程中不會出現(xiàn)檔案管理問題。如果想要將高校人事檔案管理的最大價值有效發(fā)揮出來，就必須更好地推動高校信息化平臺建設(shè)，確保人才檔案管理的內(nèi)容完整性和有序性不受破壞，進(jìn)而為高校教育打下堅(jiān)實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)。