陳鵬峰

（中共永春縣委政法委員會，泉州 362699）

引 言

黨政機關辦公室文秘工作包括文書工作和秘書工作兩大部分，二者互相交融、聯(lián)系緊密，是黨和政府機關日常工作不可或缺的助手。它是實現(xiàn)機關職能的重要方法，能夠聯(lián)系內(nèi)外、實現(xiàn)機關領導與基層的溝通，是部門間聯(lián)系的紐帶，為機關領導工作起著參謀和協(xié)助的作用。黨政機關辦公室文秘工作如果能夠進一步提效增速，那么將會使黨政機關辦公室的工作發(fā)揮更大的作用，對于確保政令暢通、有效履行職責具有十分重要的意義。

一、黨政機關辦公室文秘工作的意義與原則

辦公室文秘工作的意義和內(nèi)容重在溝通和整理匯總兩個方面。在溝通方面主要體現(xiàn)在：遵照各級領導的指示和安排，對黨政機關辦公室的文件、政令、指示進行傳達，包括上下級之間的傳達，發(fā)揮承上啟下的作用；保證黨政機關內(nèi)部與外部之間的聯(lián)系，達到溝通順暢的效果；實現(xiàn)各部門之間的交流與溝通，起到紐帶的作用。在整理匯總方面主要體現(xiàn)在：將各領導的講話等經(jīng)過整理，以文字的形式呈現(xiàn)出來，盡最大可能還原，有理、有據(jù)、有節(jié)地表達領導本意；在領導需要發(fā)言的場合，按照領導交代，準備主題鮮明、內(nèi)容豐富、思想端正、切合實際情況、語言流暢的講話稿。綜合上述內(nèi)容，辦公室文秘工作人員的速度和能力，直接關系著黨政機關辦公室的工作效率，只有加速提升文秘工作的水平和專業(yè)性，才能使辦公室文秘工作得到增效提速的效果，從而為黨政機關辦公室工作增效提速助力。

辦公室文秘工作是一個整體的系統(tǒng)，為了全面有效地實施文秘工作，展現(xiàn)文秘職能，每一位文秘工作人員都要遵循正確、科學的工作原則與要求。辦公室文秘工作的原則如下：首先，應當明確職責、工作權限、工作目標與工作任務；其次，在辦公室文秘工作中，要分清主次，有條不紊地開展工作；再次，應當科學地安排工作順序，達到統(tǒng)籌兼顧的效果；最后，文秘工作人員應當忠于職守、安于職分，不可有狐假虎威、借權謀私等違反原則的工作行為。在工作中，辦公室文秘工作人員應當放低姿態(tài)，與各部門緊密聯(lián)系、主動接觸，在工作中虛心聽取大家的意見，充分體現(xiàn)文秘工作人員的管理能力和溝通技能，利用自身專業(yè)水平和知識調(diào)解各部門之間矛盾，使各部門之間搞好合作，從而帶動整個黨政機關的工作作風，使大家感受到辦公室文秘工作雷厲風行、行之必果、盡職盡責、絕不推諉的優(yōu)良工作作風。

二、提升黨政機關辦公室文秘工作時效性策略

文秘工作雖然是一個有機的整體，但是這個整體卻是由各種分門別類的碎片化事件組合而成的，造成了文秘工作的瑣碎性和時間的不連續(xù)性。因此，工作人員每天要經(jīng)過多種碎片化工作拼接，花費大量時間處理各種事務性工作。只有想方設法提升黨政機關辦公室文秘工作的時效性，減少工作中不必要的紛擾，才能使辦公室文秘工作成為黨政機關辦公的好幫手，充分發(fā)揮辦公室文秘工作的重要性。黨和政府組織在工作中產(chǎn)生的重要觀點、工作決定，要經(jīng)過黨政機關辦公室文秘工作部門的匯總整理，形成文字資料，進行傳達和收藏，因此辦公室文秘工作部門是機關中的重要參謀部門。黨政機關在進行工作視察、科學調(diào)研、參加主持各類會議后，都需要文秘工作人員把這些內(nèi)容轉換成書面資料交由各部門學習和存檔。這些工作內(nèi)容就決定了文秘工作具有從事大量的文字工作、修改或草擬文稿內(nèi)容的工作特性。為了提升黨政機關辦公室文秘工作的時效性，應當對工作人員的能力提出高要求，在保證工作質量的同時，科學地安排工作程序，以此來提高工作效率。同時，要使辦公室文秘工作以黨政工作為中心，培養(yǎng)大批思想端正、能力超群的工作人員。

（一）積極進行文秘專業(yè)培訓

在任何工作崗位上，我們都應當秉承著一種“生命不息，學習不止”的勁頭，辦公室文秘工作更是如此。如果想要有效提高辦公室文秘工作水平，就應當時刻不忘充實自己、學習專業(yè)知識、提高寫作能力，這樣才能將文秘工作做得更加完美。首先，黨政機關是黨和政府的辦公部門，在此工作的文秘工作人員應當熟悉黨規(guī)黨史，學習我黨光輝歷史，對機關內(nèi)各項規(guī)章制度了然于心，高標準要求自己，遵守各項工作制度，保證辦公室文秘工作的規(guī)范性和科學性。其次，在日常工作中，定期展開工作交流活動，整理日常工作心得體會，收集疑難問題，對未來的文秘工作展開暢想?？梢栽u比辦公室文秘優(yōu)秀人才，邀請文秘工作方面的專家進行點評，促進辦公室文秘工作人員的工作積極性和責任心，將文秘工作用這種方式推上新的臺階。最后，文秘工作的工作特點決定了工作中專業(yè)技能的特殊性和不斷更新性。因此，要逐步進行文秘專業(yè)培訓活動，內(nèi)容包括但不限于電腦辦公軟件的實際應用、公文寫作水平的培訓、良好的口語表達能力、優(yōu)秀的文字表達能力、組織與管理能力、溝通與協(xié)調(diào)能力等。以電腦辦公軟件的實際應用為例，不僅要掌握Office中的Word、Excel等，還要能制作界面顏色搭配合適、內(nèi)容簡潔明了的PPT，用文字、圖形、色彩及動畫的方式，改變需要闡述內(nèi)容的枯燥、單一、固定模式，將需要表述的內(nèi)容直觀、形象地展示給觀眾，讓觀眾對你要表達的意思印象深刻，從而提升文秘工作的效率和質量。由以上幾點可以看出，專業(yè)的技能培訓可以切實提高文秘工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

（二）通過日常工作增強工作效率

工作效率的增強，是黨政機關辦公室文秘工作時效性增長的最佳途徑。辦公室文秘工作具有輔助性、多樣性、服務性、從屬性、靈活性等特點，日常工作冗雜繁多，浪費了工作人員大量的寶貴時間，卻仍然忙碌不停，缺少效率。因此，如果能夠科學地理順文秘工作的順序，建立輕重緩急的事件分層機制，就可以找到增強日常工作效率的有效途徑。第一，建立一目了然的明晰臺賬，使文秘工作人員對日常工作做一個順序排列，根據(jù)事件的輕重緩急進行處理，避免冗雜的工作擾亂工作思路，帶來不必要的失誤。文秘工作人員在日?，嵥槿唛L的工作中，常常感到手足無措、思緒雜亂，沒有適合自己的清晰的工作思路。建立臺賬可以有效避免這種情況。臺賬是通過表格、圖標、色塊等方式，建立各個事件之間的脈絡聯(lián)系和發(fā)展動向，將表面看起來雜亂無章的各類事件推向有序化的過程，能夠提高工作的效率。如今，電腦日漸普及，辦公自動化不斷發(fā)展，文秘工作人員應當與時俱進，不斷學習利用相關的管理軟件，用適合自己的方式建立工作臺賬，在工作中注意數(shù)據(jù)的更新替換，如此才能將臺賬制度充分運用到日常工作中來。第二，追根溯源，處理特殊事務。日常工作中，文秘工作人員主要處理一些常規(guī)事務，有規(guī)可循、有據(jù)可依，這樣的事務通常可以比較迅速地完成。但是，偶爾會有一些特殊事務的處理，給日常工作帶來困難，影響工作效率，浪費工作時間。在處理這類事務的時候，要學會觸類旁通，通過與類型相近的事務進行對比，找到合適的解決方案，充分領會領導的思想意圖，完成工作任務。例如，在工作中，將領導實際調(diào)研得到的多種信息資料，經(jīng)過整理匯總分析，采用南丁格爾玫瑰圖這種清晰、明了的圓形直方圖的形式，代替死板枯燥的統(tǒng)計報表，使得資料統(tǒng)計的結果更加讓人印象深刻。領導調(diào)研后參照南丁格爾玫瑰圖就能夠對調(diào)研結果做出準確判斷，從而制定有針對性的策略，如此更能體現(xiàn)辦公室文秘工作人員職責的重要性。第三，在辦公室文秘工作中，不僅要埋頭苦干，還要“抬頭看路”。因為埋頭苦干可以淬煉作風，抬頭看路能夠提升能力。由此可見，辦公室文秘工作人員應當注意日常工作的總結，整理工作經(jīng)驗，提升工作能力。提高黨政機關辦公室文秘工作的有效性，必須時刻對做過的工作進行分類整理，總結工作經(jīng)驗，這樣才能在領導做決策時為其提供資料和數(shù)據(jù)，使領導能夠高效決策，發(fā)揮助手的作用。

（三）增強文秘工作人員的服務意識

文秘工作人員在黨政機關中首先是為廣大工作人員提供服務的，因此在日常工作中需要增強文秘工作人員的服務意識，不僅要積極為機關內(nèi)部人員提供服務，更要端正態(tài)度，做好為廣大人民群眾服務的準備。黨政機關，從狹義上來說，僅僅指代中國共產(chǎn)黨機關和國家行政機關。從廣義上來說，包括黨的機關、人大常委會機關、行政機關、政協(xié)機關、審判機關、檢察機關，也包括各級黨政機關派出機構、直屬事業(yè)單位及工會、共青團、婦聯(lián)等人民團體。因此，黨政機關辦公室文秘工作人員應當遵守單位、本行業(yè)職業(yè)道德規(guī)范及各項規(guī)章制度、紀律要求，在其位、謀其職、盡其責。尤其對于一名黨政機關工作人員來說，一定要強化黨員的榜樣作用，自覺遵守規(guī)章制度和組織紀律，在工作中服從分配安排，在思想上和黨的意志保持一致。在日常工作中不斷反思自己，增強自己的工作能力和學習能力，通過良好的工作表現(xiàn)來實現(xiàn)自己的人生價值。在為各部門服務的工作中，不斷增強溝通協(xié)調(diào)能力，提升整體工作效率，改進工作作風，更好地為人民服務，推動社會發(fā)展。在工作中要體現(xiàn)服務的意識，首先，應當帶著責任感去完成工作。責任感是一個人的思想素質、精神境界、職業(yè)道德的綜合反映，一個人有責任感，就有積極主動的態(tài)度、深入扎實的作風、認真負責的精神，就有不甘落后的志氣、百折不撓的勇氣和奮力開拓的銳氣，這樣才能充分體現(xiàn)為他人服務的意識。其次，要帶著激情去工作。激情是吹動船帆的風，沒有風，船就不能行駛；激情是工作的動力，沒有動力，工作就難以有起色。如同靈感可以催生不朽的藝術，激情能夠創(chuàng)造不凡的業(yè)績。再次，要帶著感恩去工作。在工作中保持正確的心態(tài)至關重要，要不斷學會以感激的心態(tài)對待工作、對待他人、對待組織。只要你用感恩的態(tài)度對待別人，別人就能給你關心和幫助、支持和鼓勵，你才能在美好的工作環(huán)境中努力學習工作，為他人提供高效的服務。最后，在工作中為他人服務，就是要帶著清醒的服務意識去工作。實踐經(jīng)驗表明，只有始終保持頭腦清醒的人，才能不斷取得成績、獲得成功，才能順利成長、日臻成熟。所以，只有增強文秘工作人員的服務意識，把全心全意為人民服務作為做好工作的宗旨，才能提高黨政機關辦公室文秘工作的時效性

（四）黨政機關辦公室文秘工作的職業(yè)道德要求

我國黨政機關工作的不斷提高和推進，使得辦公室文秘工作的職業(yè)道德要求不斷提升，主要有以下幾點。第一，服從領導，做好參謀。領導工作的正常開展離不開辦公室文秘工作的密切配合。只有在平凡、冗雜、煩瑣的日常工作中，每天理順思路、把握事務的輕重緩急、將零碎的資料分門別類地整理妥當、歸類整齊，才能在日常工作的進行中真正貼近領導思想，協(xié)助領導工作，實現(xiàn)辦公室文秘工作的重要作用。文秘工作人員可以先將全年的各類工作分為機關外服務工作與機關內(nèi)服務工作。再將數(shù)量多、類別雜亂的機關內(nèi)服務工作進行細分，使用提綱挈領的方法，整理出一般、較重要、重要、特別重要的幾個類別，如此方便歸納總結，制成語言流暢、思路清晰、有的放矢的書面文稿，對完成后的工作進行經(jīng)驗總結、錯誤整理，遞交給領導，為今后的工作做好準備。只有這樣才可以使辦公室文秘工作見微知著，實現(xiàn)參考價值。第二，謙虛謹慎、辦事公道、服務熱情。謙虛謹慎，在辦公室文秘工作中是最重要的道德要求，文秘工作人員不能因為能夠時刻接觸到領導而產(chǎn)生高傲自大、唯我獨尊的毛病，要有認真嚴謹、團結務實、用心服務的優(yōu)良工作作風。在對外工作中，文秘工作面對的是人民群眾，更要做到對領導和群眾平等對待，不能因人而異，看職位辦事。文秘工作人員只有秉持公道、正義，才能胸懷寬廣，對群眾和領導一視同仁，把為群眾服務當成自己的光榮職責。第三，遵紀守法，廉潔奉公。辦公室文秘工作的特殊性，使得文秘工作人員有更多機會接觸到領導，所以只有時刻遵守“遵紀守法、廉潔奉公”的準則，才不會出現(xiàn)假借領導的名義進行吃拿卡要、借權謀私、狐假虎威等不正當情況，給黨和政府蒙羞、給領導抹黑、使人民群眾失望。遵紀守法，廉潔奉公，要求文秘工作人員在工作中堅持原則，不搞利益互換、不搞特殊對待、不搞任人唯親等無原則事件。而以國家、人民利益為最高標準，努力奉獻自己，在文秘崗位上不停發(fā)光發(fā)熱，不為各種糖衣炮彈所腐蝕，不為利益所吸引，以自己的實際工作來抗擊、抵制各種不正之風，堅持以浩然之氣坦蕩于世。

結 語

綜上所述，辦公室文秘工作在黨政機關工作中發(fā)揮著十分重要的作用，能夠對文秘工作進行提速增效具有十分重要的意義。這樣才能確保黨政機關工作中政令暢通、傳達迅速，各部門之間進行有效的溝通，減少各種誤會和矛盾的發(fā)生，提高黨政機關的整體工作效率。根據(jù)文秘工作的特殊性和多樣性，從事文秘工作的人員應當與時俱進，定期進行專業(yè)學習、技能培訓。只有使自己時刻保持思維清晰、政治正確、立場鮮明、專業(yè)過硬的工作素質，才能提高黨政機關辦公室文秘工作的有效性，協(xié)助領導將黨政機關辦公室的工作全面、高效地展開。