芻議博物館財務(wù)管理內(nèi)部控制

王凌凌 福建中國閩臺緣博物館

引言

博物館是保存人類記憶的重要場所，具有展示歷史、傳輸文明、連接未來的社會責(zé)任，它既是一個收藏研究的機構(gòu)，也是一個社會教育機構(gòu)，擔(dān)負(fù)著向社會公眾傳播知識的任務(wù)，是社會公眾獲得終身教育不可替代的重要場所之一，而如何更好地通過對文物的搜集、研究與保管，向公眾展示、傳播歷史和文化，是當(dāng)代博物館主要的社會功能。而這種社會功能的公益性質(zhì)，決定了博物館的資金來源應(yīng)以政府劃撥財政資金為主。那么，作為公益性事業(yè)單位，博物館如何進一步加強資金管理，施行嚴(yán)格的財務(wù)管理就顯得尤為重要。

一、博物館進行財務(wù)管理內(nèi)部控制的必要性

財務(wù)管理工作作為博物館內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，影響著博物館日常運行的各個流程。只有高度重視財務(wù)管理內(nèi)部控制工作，才能推動博物館相關(guān)工作的高質(zhì)量開展。對于博物館而言，進行財務(wù)管理和加強內(nèi)部控制可以提升抗風(fēng)險能力，所以直接影響著其發(fā)展與運行。從大的方面講，也關(guān)系著我國的文物保護工作與公共文化機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量。新時期開展財務(wù)管理內(nèi)部控制工作的必要性主要體現(xiàn)在以下方面：其一，提升博物館的內(nèi)部管理成效。健全的財務(wù)管理機制與管理措施可以及時發(fā)現(xiàn)博物館運營中的問題，從而采取有效措施，提升管理實效性；其二，降低博物館運營成本。如今博物館已經(jīng)進入跨越式的發(fā)展階段，提升財務(wù)內(nèi)部控制水平可以節(jié)約運營成本，比如在資金合理利用的過程中優(yōu)化資源配置，對文物更加科學(xué)的管理，最終保證社會公共服務(wù)質(zhì)量。

二、博物館財務(wù)內(nèi)部控制管理的現(xiàn)狀

財務(wù)內(nèi)部控制就是單位內(nèi)部對各個環(huán)節(jié)、各部門進行約束和控制的管理行為，進而確保資產(chǎn)的安全、財務(wù)管理工作的規(guī)范性以及財務(wù)行為的合法性，由此提升財務(wù)管理工作效率，最終促進博物館的良好發(fā)展。新時期博物館財務(wù)內(nèi)部控制成為自我完善和規(guī)范行為的重要舉措，對于提升內(nèi)部控制水平和提升資金利用效率都有積極影響，不過當(dāng)前還存在著如下問題：

（一）對財務(wù)內(nèi)部控制管理工作認(rèn)識不足

要想開展好博物館財務(wù)管理內(nèi)部控制工作，要求全體員工對財務(wù)管理內(nèi)部控制工作形成正確認(rèn)識，然而一些員工將財務(wù)管理工作理解為記賬和付款，甚至一些博物館未能設(shè)置單獨的財務(wù)管理部門，而是掛靠于博物館某一科室，使財務(wù)管理內(nèi)部控制形同虛設(shè)。還有部分管理人員缺乏風(fēng)險責(zé)任意識，不了解財務(wù)內(nèi)部控制的專業(yè)知識，在日常工作中往往為了應(yīng)付上級檢查，很多財務(wù)管理制度實施也流于形式，增大了濫用權(quán)力的空間，最終由于內(nèi)部財務(wù)控制環(huán)境薄弱影響了博物館的自身發(fā)展。

（二）管理人員專業(yè)技能偏低

當(dāng)前錄用和在崗人員缺乏一定的職業(yè)素養(yǎng)，從財務(wù)管理部門來看，一些人員也缺乏專業(yè)的培訓(xùn)與教育。近年來，我國事業(yè)單位不斷修正與調(diào)整財務(wù)制度，然而財務(wù)管理人員自身知識更新速度較慢，未能及時了解會計制度與財經(jīng)法規(guī)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理依舊采取傳統(tǒng)方式，無法保證財務(wù)管理工作效率。此外，新時期博物館人員編制也存在一些問題，影響了高技能、高素養(yǎng)財務(wù)人員參與到財務(wù)管理內(nèi)部控制體系當(dāng)中，這也是導(dǎo)致財務(wù)管理內(nèi)部控制水平持續(xù)偏低的一個因素。

（三）支出板塊工作管理缺乏規(guī)范性

在博物館財務(wù)管理內(nèi)部控制工作當(dāng)中支出板塊業(yè)務(wù)是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，然而由于內(nèi)部管理體系不完善，部分博物館進行預(yù)算支出過程中未能嚴(yán)格遵守財務(wù)法規(guī)，甚至出現(xiàn)了支出混亂賬目混亂和內(nèi)容不明確的問題。此外，由于博物館普遍采取了免費開放的形式，自身運行過程中難以對其他部門收益體系有效預(yù)估，因此導(dǎo)致專項補助資金支出利用率偏低，未能提升專項資金利用率，也加大了博物館支出成本。

（四）內(nèi)部監(jiān)管工作未能真正落實

財務(wù)內(nèi)部管理控制工作涉及范圍廣，并且具有系統(tǒng)化和流程性的特征，所以博物館在內(nèi)部控制工作中需要建立完善的管理體系，明確監(jiān)管流程，然而部分博物館管理人員對財務(wù)監(jiān)督以及財務(wù)支出控制等模塊重視不足，缺乏有效監(jiān)管，這也直接導(dǎo)致部分財務(wù)人員在實際工作中缺乏責(zé)任意識。

（五）財務(wù)管理缺乏有效監(jiān)督

部分博物館在財務(wù)人員的配備上存在不合理問題，而很多部門也存在著一人多崗和崗位業(yè)務(wù)疊加問題，部分財務(wù)人員兼職其他工作后難以全身心投入到財務(wù)管理工作當(dāng)中，比如推行了國庫集中支付零余額管理系統(tǒng)，但是依舊存在出納代替會計申請資金額度的現(xiàn)象。此外，部分事業(yè)單位尚未健全財務(wù)管理規(guī)范，由此出現(xiàn)了各項費用使用不合理、不透明的問題，也加大了財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)管理工作關(guān)鍵在于提升資金使用水平，而在這一過程中也需要做好監(jiān)管工作，如果財務(wù)管理人員未能全面了解監(jiān)管職能也將導(dǎo)致工作難以真正落實。此外，部分博物館各項工作開展普遍由上級領(lǐng)導(dǎo)決定，這也導(dǎo)致了財務(wù)內(nèi)部控制實效性大打折扣。

（六）博物館財務(wù)管理工作的其他風(fēng)險

一方面是合作項目以及合同管理方面的風(fēng)險。在博物館不斷發(fā)展的過程中館際交流日益頻繁和深入，合作辦展以及文化互動交流更為頻繁，有效滿足了群眾的文化需求，也加大了博物館財務(wù)管理風(fēng)險，在博物館辦展和日常運行過程中簽訂各種工程服務(wù)以及貨物合同也存在著合同簽訂、履行等方面的風(fēng)險；另一方面是預(yù)算工作存在風(fēng)險。預(yù)算工作是博物館財務(wù)工作的起點，直接影響著博物館各項事業(yè)順利開展，然而實際工作中財務(wù)部門和其他部門領(lǐng)導(dǎo)存在著預(yù)算上報以及執(zhí)行溝通不順暢問題，由此導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)在財務(wù)預(yù)算方面監(jiān)管不到位，并未結(jié)合實際業(yè)務(wù)的發(fā)展進行資金預(yù)算調(diào)整，也出現(xiàn)了預(yù)算上報和資金使用不一致的情況，進而影響了預(yù)算執(zhí)行工作。

三、如何加強博物館財務(wù)管理內(nèi)部控制

M博物館于2006年建成，占地154.2畝，且主體建筑分成四層，共有5個展廳，展廳總面積7355平方米，固定陳列一個主題展和一個專題展，設(shè)置定時免費講解、語音導(dǎo)覽、無障礙通道等便民服務(wù)，每年接待參觀人數(shù)近100萬?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》制度實施后，該博物館積極響應(yīng)國家財政法規(guī)要求，在政府采購管理、建設(shè)項目管理、預(yù)算管理、收入管理、支出管理、資產(chǎn)管理、合同管理、內(nèi)部監(jiān)督評價和風(fēng)險評估等方面取得了一定成績，并且該館不斷對原有的財務(wù)管理制度加以完善，培養(yǎng)專業(yè)人才，細(xì)化監(jiān)管流程，使其更好地促進我國文化事業(yè)發(fā)展，具體措施如下：

（一）在思想上高度重視財務(wù)內(nèi)部控制工作

博物館的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層是博物館發(fā)展決策制定者，也直接影響著博物館財務(wù)管理工作開展質(zhì)量。財務(wù)管理工作具有綜合性強的特點，需要全面提升自身的風(fēng)險意識與責(zé)任意識，必須明確在推動博物館良好發(fā)展的同時防范業(yè)務(wù)風(fēng)險。該館管理人員在內(nèi)部控制工作中成了責(zé)任主體，推行實施內(nèi)部控制制度，管理層為滿足內(nèi)部控制需要不斷強化業(yè)務(wù)知識與專業(yè)素養(yǎng)，幫助和規(guī)范財務(wù)部門開展好相關(guān)工作。從財務(wù)管理人員的角度講，也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的思想，不僅關(guān)注事中監(jiān)督控制，還重視事前預(yù)測計劃與事后分析總結(jié)。財務(wù)涉及博物館的各項經(jīng)濟活動，業(yè)務(wù)部門在實際工作中遇到各種預(yù)算收支活動，也要接受財務(wù)部門的指導(dǎo)與財務(wù)制度的約束。該館在財務(wù)管理工作開展的過程中也加強宣傳，讓各部門更加積極配合財務(wù)管理工作。

（二）組建內(nèi)部控制監(jiān)督小組

為深化監(jiān)察體制改革，該館籌建了紀(jì)檢監(jiān)察部門作為內(nèi)部監(jiān)督工作小組，對全館工作開展監(jiān)督監(jiān)察，包括內(nèi)部控制評價與監(jiān)督。在內(nèi)部控制工作執(zhí)行過程中及時對存在的問題采取有效措施改進，之后評價財務(wù)內(nèi)部控制制度，對內(nèi)控執(zhí)行結(jié)果加以反饋，由此找出存在的差距，確保財務(wù)管理工作的高質(zhì)量推動，營造良好的內(nèi)部控制氛圍。在加強財務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)的過程中也完善了內(nèi)部競爭機制，比如采取流動上崗和輪崗等形式提升人力資源配置效果。

（三）全面提升財務(wù)內(nèi)部控制信息交流水平

新時期該館開展財務(wù)管理工作的過程中結(jié)合了實際問題與存在風(fēng)險，建立滿足于自身發(fā)展的財務(wù)管理、內(nèi)部控制制度。不斷梳理相關(guān)流程，明確各部門職責(zé)與任務(wù)，將責(zé)任落實到位，避免存在業(yè)務(wù)交叉和落空問題，讓內(nèi)部控制工作落實到各個方面，形成覆蓋整個博物館的內(nèi)控體系。為了提升財務(wù)管理工作水平還要不斷完善信息溝通機制，比如內(nèi)部監(jiān)察工作小組及時將發(fā)現(xiàn)的財務(wù)問題反饋到財務(wù)人員，由此發(fā)揮內(nèi)部控制的應(yīng)有作用。此外，該館建立和完善了內(nèi)部控制溝通機制，促進內(nèi)部監(jiān)察部門和負(fù)責(zé)人直接溝通，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員雙向溝通。

（四）建立健全財務(wù)管理內(nèi)部控制制度

新時期建立完善的財務(wù)管理內(nèi)部控制制度成為提升博物館財務(wù)內(nèi)部控制管理的有力保障，能夠推動會計業(yè)務(wù)制度化與規(guī)范化開展。具體措施如下：其一，明確財務(wù)管理審批實施財務(wù)計劃，該館進行財務(wù)預(yù)算設(shè)置審批權(quán)限，公開財務(wù)信息，進而做好監(jiān)管工作；其二，該館在符合國家財經(jīng)法規(guī)制度的前提下，優(yōu)化財務(wù)管理內(nèi)部控制體系，提升財務(wù)內(nèi)部控制水平，讓財務(wù)管理工作落實到個人，同時各部門也加強了配合，明確博物館財務(wù)內(nèi)部控制管理評價標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，最大程度降低財務(wù)風(fēng)險；其三，該館內(nèi)部形成約束機制，在各項業(yè)務(wù)開展過程中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，由此提升了經(jīng)費利用質(zhì)量，避免博物館領(lǐng)導(dǎo)濫用權(quán)力；其四，完善資產(chǎn)管理控制措施。在滿足國家相關(guān)法律規(guī)定的前提下制定管理制度，確保資產(chǎn)管理工作有據(jù)可依，同時對內(nèi)部資產(chǎn)定期盤點，進而保證會計核算的準(zhǔn)確性，讓資產(chǎn)購置更為科學(xué)合理，指導(dǎo)該館資產(chǎn)的維修、維護工作，并且根據(jù)國有資產(chǎn)審批程序?qū)髲U資產(chǎn)進行處理，進而減少國有資產(chǎn)的無形損失。

（五）切實做好財務(wù)管理隊伍建設(shè)

組建一支高素質(zhì)的財務(wù)管理內(nèi)部控制專業(yè)隊伍是提升博物館財務(wù)管理內(nèi)部控制的重要措施，這也是落實財務(wù)管理工作的根本要求。該館不定時開展員工的教育和培訓(xùn)工作，引導(dǎo)全員參與到財務(wù)管理工作當(dāng)中，提升了博物館內(nèi)部控制管理水平，具體說來：其一，博物館領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮了模范帶頭作用，組織財務(wù)部門人員學(xué)習(xí)財政制度、財務(wù)管理等相關(guān)法規(guī)與政策，不斷提升自身素養(yǎng)，充分意識到財務(wù)管理工作與博物館發(fā)展之間的關(guān)系，之后根據(jù)各項制度開展業(yè)務(wù)，全面落實財務(wù)管理制度；其二，重視博物館財務(wù)管理人員的技能培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識，提升財務(wù)人員專業(yè)性，由此適應(yīng)新時期財務(wù)管理發(fā)展。在今后的博物館財務(wù)內(nèi)部控制工作中也需要轉(zhuǎn)變以往的人才選聘機制，引進更多高素質(zhì)人才，進而為博物館單位內(nèi)部財務(wù)管理部門注入新鮮血液。

（六）科學(xué)進行支出板塊監(jiān)管

在博物館財務(wù)管理內(nèi)部控制工作中支出業(yè)務(wù)是重要板塊，新時期博物館各項支出項目較多，并且支出內(nèi)容具有層次豐富的特征。所以在博物館內(nèi)部管理控制過程中需要嚴(yán)格控制支出業(yè)務(wù)板塊，該館支出實行“一支筆”審批制度，重大事項或支出實行集體研究、決策。在制定各項支出預(yù)算過程中，該館充分考慮了當(dāng)前運行情況和資金儲備情況，確保預(yù)算支出符合當(dāng)前博物館的工作重點，提高資金使用效率的同時更要減少不必要支出，認(rèn)真監(jiān)督執(zhí)行支出審批程序和報銷手續(xù)。

（七）加強財務(wù)監(jiān)督管理

在博物館各部門設(shè)置中財務(wù)部門掌握著經(jīng)濟大權(quán)，需要制定一套內(nèi)容齊全、適應(yīng)性強的財務(wù)管理制度，這是保障博物館財務(wù)管理工作和內(nèi)部控制工作的關(guān)鍵。為此要求結(jié)合博物館內(nèi)部情況制定財務(wù)審批流程，規(guī)范財務(wù)內(nèi)部預(yù)算制定內(nèi)容，明確財務(wù)內(nèi)部審批權(quán)限。該館在財務(wù)工作開展過程中各部門嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)范。此外，加強內(nèi)部控制的過程中該館設(shè)置了紀(jì)檢監(jiān)察部門，定期和不定期的監(jiān)管內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，讓監(jiān)督工作常態(tài)化開展，然后制定評價標(biāo)準(zhǔn)，搜集相關(guān)部門的財務(wù)信息，進行科學(xué)的價值評估，對存在的問題進行會議討論，及時解決存在的財務(wù)管理問題，比如將內(nèi)部監(jiān)督檢查結(jié)果納入部門考核，確保博物館工作在內(nèi)控制度約束下有序開展，降低財務(wù)風(fēng)險。

結(jié)語

綜上所述，新時期財務(wù)內(nèi)部控制是博物館財務(wù)管理工作順利、安全開展的重要保障，能夠有效防范財務(wù)風(fēng)險，減少資金損失，最終推動博物館各項業(yè)務(wù)順利開展。為此，今后要求建立健全財務(wù)管理內(nèi)部控制制度，加強財務(wù)管理隊伍建設(shè)，提升財務(wù)內(nèi)部控制信息交流水平，最終實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。