文/ 韓寧 中鐵建工集團(tuán)有限公司北京分公司 北京 100070
實(shí)施內(nèi)部控制是建筑企業(yè)在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。為了確保內(nèi)部控制的貫徹落實(shí),企業(yè)必須建立健全內(nèi)控體系,根據(jù)內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境變化,進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和完善,以提高內(nèi)控體系的有效性。加強(qiáng)內(nèi)部控制,有利于集團(tuán)企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部管理體系,提升管理質(zhì)量,建筑企業(yè)必須提高對內(nèi)部控制的重視程度,加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè),充分發(fā)揮內(nèi)控作用,助力企業(yè)發(fā)展。所以,本文從以下三部分內(nèi)容展開分析論述,以期對建筑企業(yè)發(fā)展提供借鑒。
第一,適應(yīng)性原則。即在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中,既要確保企業(yè)遵循國家出臺的政策法規(guī),又要保證其符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況,并隨著實(shí)際情況的不斷變化進(jìn)行針對性的調(diào)整與優(yōu)化。第二,全面性原則。即在內(nèi)部控制實(shí)施過程中,必須確保其貫穿企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動全過程。第三,重要性原則。即企業(yè)必須基于全面控制,提高對重要經(jīng)濟(jì)活動以及經(jīng)濟(jì)活動重大風(fēng)險的關(guān)注度。第四,制衡性原則。即為了保證內(nèi)部控制的有效落實(shí),企業(yè)必須從治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等角度著手,逐步形成相互制約、相互監(jiān)督的局面。第五,成本效益原則。即在內(nèi)部控制實(shí)施過程中,企業(yè)需要權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期效益,以適當(dāng)?shù)某杀緦?shí)現(xiàn)有效控制。
第一,有利于集團(tuán)獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。建筑集團(tuán)可以通過內(nèi)部控制加強(qiáng)成本管控,減少不必要的成本支出,從而提升整體經(jīng)濟(jì)效益。內(nèi)部控制,是貫穿建筑集團(tuán)經(jīng)營管理全過程的一項(xiàng)綜合性的現(xiàn)代化管理模式,能夠有效加強(qiáng)各經(jīng)營環(huán)節(jié)的聯(lián)系,相互監(jiān)督、相互促進(jìn),有利于建筑集團(tuán)在確保工程質(zhì)量的前提條件下,有效減少生產(chǎn)成本,獲取更高利益。
第二,為集團(tuán)資產(chǎn)的安全完整提供保障。內(nèi)部控制的貫徹落實(shí),有利于建筑集團(tuán)進(jìn)一步梳理和優(yōu)化管理流程,提高流程的規(guī)范性,從源頭出發(fā),推動資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。同時,為了保證內(nèi)部控制相關(guān)工作的高效有序開展,建筑集團(tuán)必須積極營造良好的工作環(huán)境,隨著工作環(huán)境的不斷優(yōu)化,員工會自發(fā)按照已有規(guī)章制度開展資產(chǎn)管理工作,從而提高資產(chǎn)的安全性與完整性。
第三,助力集團(tuán)增強(qiáng)風(fēng)險抵御能力。隨著建筑集團(tuán)運(yùn)行規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及經(jīng)營實(shí)力的不斷提升,其發(fā)展所面臨的風(fēng)險也會隨之增多,作為一項(xiàng)綜合性的管理措施,內(nèi)部控制貫穿集團(tuán)各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動和各經(jīng)營管理活動全過程,集團(tuán)可以通過內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)動態(tài)化監(jiān)管,以便于及時發(fā)現(xiàn)相關(guān)活動開展中存在的不足與缺陷,及時制定并落實(shí)整改措施,減少風(fēng)險所帶來的經(jīng)濟(jì)損失??偠灾雰?nèi)部控制,加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè),已經(jīng)成為現(xiàn)代化背景下建筑集團(tuán)實(shí)現(xiàn)長效可持續(xù)發(fā)展的必然要求。
A企業(yè)堅持“建筑精品、安全發(fā)展、服務(wù)業(yè)主、奉獻(xiàn)社會”的使命開展各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動。為了營造良好的內(nèi)控環(huán)境,A企業(yè)先后制定了一系列的制度體系,比如《崗位說明書》《機(jī)關(guān)各部門職責(zé)》等等。在治理結(jié)構(gòu)上,董事會與股東會以公司治理制度為依據(jù)共同進(jìn)行相關(guān)運(yùn)作,監(jiān)事會主要負(fù)責(zé)動態(tài)化監(jiān)督內(nèi)控執(zhí)行全過程。同時,已經(jīng)設(shè)立由董事會直接負(fù)責(zé)的審計部門。在負(fù)責(zé)審計工作的同時,還需要對總公司與下屬分子公司的內(nèi)控制度執(zhí)行履行監(jiān)督義務(wù),為集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度的落地提供保障?,F(xiàn)設(shè)立了18個職能部門,并制定規(guī)章制度明確各部門權(quán)責(zé)界限,通過項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)加強(qiáng)工程項(xiàng)目管理??傮w來講,A集團(tuán)是嚴(yán)格按照現(xiàn)代化企業(yè)制度來優(yōu)化和調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的,為內(nèi)控體系的有效運(yùn)行奠定了基礎(chǔ)。
同時,人力資源政策相對成熟,現(xiàn)已建立包含《社會保險實(shí)施辦法》《職工管理辦法》《中層人員管理辦法》等在內(nèi)的人資管理制度。為了選拔優(yōu)秀人才,提高人才培養(yǎng)效果,企業(yè)定期組織開展績效考評工作,優(yōu)勝劣汰。嚴(yán)格按照員工個人能力,在結(jié)合各部門工作需求的基礎(chǔ)上,選擇合適的人員擔(dān)任崗位,確保各部門有序運(yùn)轉(zhuǎn)。此外,A集團(tuán)經(jīng)常組織開展企業(yè)文化活動,比如“職工文化節(jié)”、演講比賽等,以加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)。
隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,人們生活需求的不斷變化,建筑行業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。但與此同時,行業(yè)內(nèi)部競爭日益激烈,企業(yè)發(fā)展所面臨的風(fēng)險不斷加大?,F(xiàn)階段,A集團(tuán)在運(yùn)行管理中逐漸提高對風(fēng)險管控的重視程度。目前,雖未單獨(dú)設(shè)置專門的風(fēng)險管理委員會分析內(nèi)外部風(fēng)險,但管理人員高度重視風(fēng)險管理,重點(diǎn)關(guān)注和評價高風(fēng)險業(yè)務(wù),比如施工安全風(fēng)險、工程分包風(fēng)險、應(yīng)收賬款管理風(fēng)險等。其中,施工安全風(fēng)險是集團(tuán)在日常運(yùn)行中的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容,為了實(shí)現(xiàn)有效管控,集團(tuán)制定了一系列的管理規(guī)章,比如《總部安全生產(chǎn)責(zé)任制》《安全質(zhì)量責(zé)任事故追究辦法》等等。實(shí)施安全質(zhì)量責(zé)任制,確保各項(xiàng)目所有管理人員和一線工人自覺承擔(dān)安全生產(chǎn)責(zé)任。集團(tuán)公司成立區(qū)域安全稽查隊同時引入第三方安全檢查機(jī)構(gòu),定期對項(xiàng)目開展安全質(zhì)量稽查,各分子公司及項(xiàng)目部積極落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)代班制度,全面加強(qiáng)日常安全質(zhì)量檢查,及時發(fā)現(xiàn)問題與不足。在加強(qiáng)整改的同時,加大了對安全生產(chǎn)的懲處力度。除此以外,集團(tuán)公司也制定了一系列的措施以加強(qiáng)財務(wù)風(fēng)險防控,比如為了加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理,提高賬款回收效率,在工程承包之前,科學(xué)評估甲方信用狀況等。
控制活動貫穿企業(yè)內(nèi)部控制全過程,A集團(tuán)在內(nèi)控實(shí)施過程中采取了一系列的控制活動,本文主要以材料采購管理為例展開論述:為了能夠進(jìn)一步提高材料采購管理的規(guī)范性,加強(qiáng)成本控制,獲取更大化的經(jīng)濟(jì)效益,A集團(tuán)嚴(yán)格執(zhí)行材料采購管理制度。在項(xiàng)目財務(wù)結(jié)報入庫報支時,不僅需要提供“一票兩單”(即材料發(fā)票、入庫單以及送貨單),還需要提供“兩單”(即采購申報與資金申請的審批單),不論是缺少哪種,都不能予以審批。具體的采購業(yè)務(wù)流程如下:各項(xiàng)目部自行制定采購方案,并在網(wǎng)上填報采購申請,材料采購單價必須填報含稅價。在詢價環(huán)節(jié),必須向三家或以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價,貨比三家,擇優(yōu)合作。堅持同等價格比質(zhì)量、服務(wù)與信譽(yù),在條件相同時需要優(yōu)先選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)并且以前有過合作的供應(yīng)商。針對零星材料以及五金配件,企業(yè)選擇的是現(xiàn)款購買,充分展現(xiàn)了價格優(yōu)勢。在交貨環(huán)節(jié),必須按照企業(yè)要求規(guī)范填寫材料送貨單,包含但不僅局限于材料規(guī)格、材料型號、實(shí)際數(shù)量和單價。同時,送貨單上必須明確標(biāo)注價格,不論是高于市場價格,亦或是事后加價,都會按照規(guī)定追究責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。在驗(yàn)收環(huán)節(jié),詳細(xì)列出驗(yàn)收的過程記錄。在支付環(huán)節(jié),必須由商家出具合法發(fā)票,當(dāng)商家無法提供發(fā)票時,一律不能支付。
為了保證信息的有效性,提高溝通效率,A集團(tuán)先后制定了如《信息披露管理制度》《重大信息內(nèi)部報告制度》等一系列管理制度。同時,A集團(tuán)已引入和安裝ERP信息系統(tǒng),該系統(tǒng)的使用能夠進(jìn)一步提高企業(yè)資源的配置的合理性,為企業(yè)提高整體工作效率奠定基礎(chǔ)。該系統(tǒng)的安裝和使用,助力企業(yè)管理向著流程化和定量化方向發(fā)展,信息傳遞溝通效率持續(xù)提高,信息時效性得到顯著增強(qiáng)[3]。此外,A集團(tuán)雖已在信息系統(tǒng)建設(shè)中投入了大量的人力與財力,但仍舊面臨較多風(fēng)險。具體體現(xiàn)在兩個方面,一方面是員工信息操作能力參差不齊,另一方面是在推行ERP系統(tǒng)之前,沒有針對性地優(yōu)化和調(diào)整業(yè)務(wù)流程。這些問題的存在阻礙著集團(tuán)進(jìn)一步推動信息化建設(shè),是導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施效果與預(yù)期存在較大差距的根本原因。部分分、子公司對ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的了解不到位,將ERP系統(tǒng)等同于普通辦公系統(tǒng),沒有充分利用ERP信息系統(tǒng)加強(qiáng)成本控制,在一定程度上弱化了ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢作用。在信息化背景下,加強(qiáng)信息化建設(shè)對企業(yè)集團(tuán)發(fā)展的重要性越發(fā)凸顯,在此背景下,建筑企業(yè)的經(jīng)營管理模式勢必會出現(xiàn)重大變革,所以,必須提高對信息化建設(shè)的重視程度。
內(nèi)部監(jiān)督的有效落實(shí),能夠有效幫助企業(yè)提高內(nèi)控有效性,有利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷,在深究原因的基礎(chǔ)上,提出改進(jìn)措施并有效落實(shí)。目前,A集團(tuán)已經(jīng)在內(nèi)部設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu),比如監(jiān)事會、內(nèi)審部門等,專門負(fù)責(zé)監(jiān)督集團(tuán)公司及下屬分子公司內(nèi)控制度執(zhí)行情況,為集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)提供重要保障。集團(tuán)通過制定有關(guān)內(nèi)部監(jiān)督的規(guī)章制度,進(jìn)一步細(xì)化內(nèi)部監(jiān)督工作方法,明確內(nèi)部監(jiān)督要求,細(xì)化權(quán)責(zé)界限。審計部門堅持定期(年)檢查財務(wù)情況以及不定期檢查項(xiàng)目工作運(yùn)行狀況,一旦在生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展中發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷,各部門管理人員必須及時匯總上報至主管管理人員。由其通過經(jīng)理會議制定改進(jìn)措施,從而進(jìn)一步增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督有效性?,F(xiàn)階段,監(jiān)督財務(wù)數(shù)據(jù)和報表,是A集團(tuán)內(nèi)部監(jiān)督工作開展的重點(diǎn)。隨后,集團(tuán)需要逐漸深化內(nèi)部監(jiān)督,確保其貫穿所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目。
首先,建筑集團(tuán)應(yīng)正確認(rèn)識內(nèi)部控制,明確落實(shí)內(nèi)部控制的重要性,自上而下地在集團(tuán)內(nèi)部營造良好的工作氛圍,為內(nèi)部控制相關(guān)工作落實(shí)奠定基礎(chǔ)。其次,定期組織員工參與以社會責(zé)任、專業(yè)技能等為主題的培訓(xùn),加強(qiáng)內(nèi)部宣傳力度,并定期開展考核工作,檢驗(yàn)員工培訓(xùn)成果,加強(qiáng)考核結(jié)果與員工獎金的關(guān)聯(lián)性,以調(diào)動員工積極性。最后,建筑集團(tuán)應(yīng)基于當(dāng)下實(shí)際發(fā)展情況,由管理人員和各部門業(yè)務(wù)骨干共同制定管理辦法,全面提升企業(yè)員工社會責(zé)任感。明確責(zé)任人,細(xì)化責(zé)任目標(biāo),遵循處理原則,確定檢查時間、方法和內(nèi)容,并制定相應(yīng)的獎懲方法,建立完善的處理流程以應(yīng)對突發(fā)事件,并加大懲罰[4]。
首先,建筑集團(tuán)應(yīng)在內(nèi)部設(shè)置獨(dú)立的風(fēng)險管理委員會,及時識別風(fēng)險并有效應(yīng)對。加強(qiáng)風(fēng)險管理委員會和內(nèi)審部門的溝通交流,明確風(fēng)險評估事項(xiàng),確定主要評價項(xiàng)目,結(jié)合實(shí)際情況,提高評估的針對性。舉例說明,在采購業(yè)務(wù)中,基建物資的市場價格時常出現(xiàn)波動,比如鋼筋和水泥等,集團(tuán)幾乎不具備定價權(quán)。在這種情況下,工程管理部門與信息中心必須加強(qiáng)對基建物資市場價格變化的關(guān)注,從而及時識別因價格波動而引發(fā)的財務(wù)風(fēng)險。其次,建筑集團(tuán)還應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險管理企業(yè)文化建設(shè),將風(fēng)險管理有效融入至企業(yè)文化,并做好企業(yè)文化宣傳工作,引導(dǎo)員工樹立風(fēng)險管理理念,掌握更多的風(fēng)險管控方法。風(fēng)險管理的有效落實(shí),需要集團(tuán)全體員工的有效參與。只有這樣,才能夠提升風(fēng)險管理水平,為內(nèi)部控制的有效性保駕護(hù)航。再次,明確界定風(fēng)險管理職責(zé),梳理和優(yōu)化風(fēng)險管理工作流程,全面搜集和整合風(fēng)險信息,提高信息數(shù)據(jù)的時效性。同時,加強(qiáng)風(fēng)險識別和分析,有效開展風(fēng)險評價工作,完善風(fēng)險預(yù)警機(jī)制。最后,建筑集團(tuán)應(yīng)建立完善的風(fēng)險管理監(jiān)督檢查機(jī)制,嚴(yán)格執(zhí)行,以便于及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險管理中存在的問題,提高風(fēng)險識別的準(zhǔn)確性和及時性,助力集團(tuán)提高內(nèi)控質(zhì)量。
在信息化時代背景下,建筑集團(tuán)必須加強(qiáng)信息化建設(shè),積極引入和使用ERP等信息系統(tǒng)。建筑集團(tuán)應(yīng)在內(nèi)部設(shè)立財務(wù)管理小組,專門負(fù)責(zé)財務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核等工作。同時,成立信息中心部門,組建ERP維護(hù)小組,專門負(fù)責(zé)ERP信息系統(tǒng)維護(hù)與升級工作,加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),為信息化建設(shè)工作的全面開展提供組織保障。設(shè)立信息管理委員會,由董事會全權(quán)負(fù)責(zé),保證部門的獨(dú)立性和權(quán)威性。除此以外,建筑集團(tuán)還應(yīng)提高員工對ERP信息系統(tǒng)的操作技能,引導(dǎo)其樹立成本控制意識。通過信息系統(tǒng)強(qiáng)化成本管理,提高成本管理水平。同時,不斷提高員工在ERP系統(tǒng)上的操作能力、引導(dǎo)其樹立正確的職責(zé)道德素養(yǎng)、增強(qiáng)員工成本管理能力等等,確保員工有效參與成本管理全過程,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
建筑集團(tuán)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制,優(yōu)化控制活動,主要可以從以下幾點(diǎn)著手:第一,提高ERP信息系統(tǒng)利用率,充分利用信息系統(tǒng)的各功能模塊,比如在預(yù)算管理模塊設(shè)定最大采購額,當(dāng)超額時應(yīng)及時向管理人員提交審批,嚴(yán)格按照審批流程執(zhí)行。在招標(biāo)采購過程中,首先需要查款采購金額是否查處預(yù)算管理模塊所設(shè)置的最大采購額度;其次成立專業(yè)的采購招標(biāo)小組,專門負(fù)責(zé)采購招標(biāo)工作,嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)分包招標(biāo)采購管理規(guī)定,并負(fù)責(zé)起草和公布招標(biāo)文件;最后,在多家合格的供應(yīng)商中選擇至少3家供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo),擇優(yōu)選擇合作。第二,嚴(yán)格按照審批流程審批分包定標(biāo),提高分包招標(biāo)環(huán)節(jié)的規(guī)范性,有效避免發(fā)生應(yīng)招未招等問題。第三,嚴(yán)格評標(biāo),根據(jù)評標(biāo)結(jié)果將勞務(wù)作業(yè)分包給具備資質(zhì)條件的施工隊伍。需要注意的是,在施工過程中,建筑集團(tuán)應(yīng)定期對分包進(jìn)行考核,嚴(yán)查分包轉(zhuǎn)包,違法再分包。
內(nèi)部監(jiān)督貫穿建筑集團(tuán)內(nèi)部控制全過程,是集團(tuán)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要手段,為了建立健全有效的內(nèi)控體系,就必須對集團(tuán)經(jīng)營活動實(shí)施全過程監(jiān)管,有效避免經(jīng)營活動偏離經(jīng)營戰(zhàn)略。首先,必須提高對先進(jìn)技術(shù)的利用率。信息技術(shù)的快速發(fā)展,為企業(yè)加快會計工作信息化提供了重要支持,建筑集團(tuán)需要積極聘請專業(yè)化的計算機(jī)技術(shù)人員,加大內(nèi)審系統(tǒng)研發(fā)與維護(hù)力度,在內(nèi)部建立健全內(nèi)審數(shù)據(jù)庫,為內(nèi)審工作全面開展提供便利,助力企業(yè)提升內(nèi)審工作成效。其次,加強(qiáng)內(nèi)審人員培養(yǎng),提高綜合素養(yǎng)。建筑集團(tuán)必須提高招聘渠道的公開性與透明度,聘請職業(yè)內(nèi)部審計師。同時,加強(qiáng)與第三方審計機(jī)構(gòu)的溝通交流,由第三方審計機(jī)構(gòu)開展審計工作,與外部審計結(jié)合,提升內(nèi)審結(jié)果的客觀性。定期組織內(nèi)部審計人員開展專業(yè)化培訓(xùn)提升活動,不斷提高內(nèi)審人員知識儲備,比如財會知識、財務(wù)管理知識、建筑知識、法律知識等等,幫助企業(yè)組建一支復(fù)合型的內(nèi)審人員。再次,保證后續(xù)內(nèi)審工作有序開展[5]。建筑企業(yè)必須明確后續(xù)內(nèi)部審計工作的重點(diǎn)在于竣工結(jié)算,在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后進(jìn)行竣工結(jié)算;審計檢查財產(chǎn)交付清單,確保其真實(shí)完整;審計交付手續(xù)是否完整,交付時間的及時性;再次核算成本,保證成本核算的正確性。在此基礎(chǔ)上,還必須審計是否已經(jīng)解決前期審計出來的問題,是否落實(shí)整改意見。最后,建筑集團(tuán)應(yīng)明確界定各內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的權(quán)責(zé)義務(wù),優(yōu)化和調(diào)整內(nèi)控監(jiān)督與評價機(jī)制,加強(qiáng)內(nèi)控缺陷整改,由以往的“治標(biāo)”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸伪尽?,顯著提高內(nèi)部監(jiān)督評價質(zhì)量,助推單位落實(shí)內(nèi)部控制。
綜上所述,建筑企業(yè)在內(nèi)部控制實(shí)施過程中仍舊存在較多問題,阻礙著企業(yè)發(fā)展。其為了在激烈化的市場競爭中能搶占一席之地,在不斷壓縮的利潤空間下,實(shí)現(xiàn)利潤最大化。所以,引入內(nèi)部控制,加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè),已經(jīng)成為當(dāng)前背景下建筑企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展的必然要求。建筑企業(yè)必須及時識別內(nèi)控實(shí)施過程中存在的問題和不足,究其原因,然后提出針對性的整改和應(yīng)對措施。只有這樣,才能夠保證內(nèi)部控制的有效性,確保企業(yè)充分發(fā)揮內(nèi)部控制職能優(yōu)勢,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)長效發(fā)展筑牢基石。