基于高校評估加強(qiáng)教學(xué)檔案管理建設(shè)
——以吉首大學(xué)張家界學(xué)院為例

吳倩倩

吉首大學(xué)張家界學(xué)院 湖南張家界 427000

教學(xué)是高校工作的中心，評估是檢驗(yàn)高校教學(xué)工作的重要手段，評估的重點(diǎn)是對學(xué)校教學(xué)整體質(zhì)量的考察，教學(xué)質(zhì)量的考察會分解到每一個評估指標(biāo)點(diǎn)，而每一個評估指標(biāo)點(diǎn)都需要教學(xué)檔案作為支撐材料加以佐證。所以分析教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，建立健全教學(xué)檔案管理體系顯得尤為重要。

一、教學(xué)檔案與評估的關(guān)系

教學(xué)檔案是評估過程中，對高校教學(xué)管理、師資力量、教學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)目標(biāo)、人才培養(yǎng)模式、人才培養(yǎng)質(zhì)量等最直觀的展現(xiàn)，為評估提供評審依據(jù)，對評估結(jié)果的客觀性、合理性、真實(shí)性產(chǎn)生重大影響。高校教學(xué)檔案一般包括教學(xué)文件、專業(yè)建設(shè)、課程和教材建設(shè)、師資建設(shè)、教學(xué)條件、教學(xué)研究、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量等內(nèi)容，是教學(xué)管理過程中最原始的資料記錄，能反映教學(xué)水平的真實(shí)狀態(tài)。評估專家通過翻閱、查詢原始教學(xué)檔案，以此為依據(jù)對高校的教學(xué)管理水平、教學(xué)質(zhì)量作出較為客觀、合理、準(zhǔn)確的評價，高校也可依托于教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為今后的教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變提供依據(jù)。所以，應(yīng)高度重視教學(xué)檔案管理建設(shè)，以便應(yīng)對并順利通過高校各項(xiàng)評估。

在湖南省新增學(xué)士學(xué)位授權(quán)學(xué)科專業(yè)評估指標(biāo)體系中，一級指標(biāo)五個：定位與規(guī)劃、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件、教學(xué)運(yùn)行與管理、培養(yǎng)質(zhì)量。二級指標(biāo)21個：(1)定位與規(guī)劃：專業(yè)定位與規(guī)劃、培養(yǎng)方案；(2)師資隊(duì)伍：整體結(jié)構(gòu)、師德師風(fēng)、主講教師、師資培養(yǎng)與教學(xué)水平、學(xué)科水平；(3)教學(xué)條件：實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)習(xí)基地建設(shè)、教材建設(shè)、信息資源建設(shè)；(4)教學(xué)運(yùn)行與管理：教學(xué)研究、理論教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)管理、質(zhì)量監(jiān)控；(5)培養(yǎng)質(zhì)量：思想道德與身心素質(zhì)、基本理論與基本技能、畢業(yè)論文(設(shè)計)、學(xué)生滿意度、生源與就業(yè)。核心指標(biāo)10個：培養(yǎng)方案、整體結(jié)構(gòu)、主講教師、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)習(xí)基地建設(shè)、理論教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、質(zhì)量監(jiān)控、思想道德與身心素質(zhì)、畢業(yè)論文(設(shè)計)。獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)評估、普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評估、本科教學(xué)工作審核評估等高校評估都與新增學(xué)士學(xué)位授予權(quán)學(xué)科專業(yè)評估一樣，以各項(xiàng)具體的指標(biāo)為依據(jù)，而各項(xiàng)指標(biāo)所對應(yīng)的教學(xué)檔案材料是支撐最終評估結(jié)果的重要數(shù)據(jù)。

二、教學(xué)檔案的作用

(一)教學(xué)檔案是高校評估的重要原始依據(jù)

本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)一級指標(biāo)有七個：辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用、教師隊(duì)伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)與課程建設(shè)、質(zhì)量管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)與學(xué)生指導(dǎo)、教學(xué)質(zhì)量；本科教學(xué)工作審核評估指標(biāo)一級指標(biāo)也是七個：辦學(xué)方向與本科地位、培養(yǎng)過程、教學(xué)資源與利用、教師隊(duì)伍、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障、教學(xué)成效；新增學(xué)士學(xué)位授予權(quán)學(xué)科專業(yè)評估指標(biāo)一級指標(biāo)有五個：定位與規(guī)劃、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件、教學(xué)運(yùn)行與管理、培養(yǎng)質(zhì)量。通過指標(biāo)對比，高校各項(xiàng)評估所涉及教學(xué)工作是相同的，只是各指標(biāo)點(diǎn)的劃分不同，對教學(xué)檔案提取和整理側(cè)重點(diǎn)不一樣。教學(xué)檔案伴隨著教學(xué)過程而產(chǎn)生，是最原始、最真實(shí)的教學(xué)過程的還原，是教學(xué)管理過程、教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)效果展現(xiàn)于人前的載體。由于其原始性、真實(shí)性、有效性，通過對教學(xué)檔案的分析，不僅可以反饋出教師教學(xué)狀態(tài)、學(xué)生學(xué)習(xí)效果，還能對整個學(xué)校教學(xué)綜合水平進(jìn)行準(zhǔn)確的定位和評估，是高校評估的重要原始依據(jù)。

(二)教學(xué)檔案為以評促改提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

我們知道，無論是教師的教學(xué)能力，還是學(xué)校的教學(xué)管理能力，都是一個不斷提升的過程，通過不斷地吸取以往教學(xué)管理中的經(jīng)驗(yàn)，從形成的教學(xué)檔案資料中分析、總結(jié)發(fā)現(xiàn)存在的問題加以修正，從而不斷提升改進(jìn)教學(xué)各項(xiàng)能力。教學(xué)檔案將涵蓋的學(xué)校本科教學(xué)工作、教學(xué)成果等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如教學(xué)管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、教師學(xué)歷學(xué)位職稱結(jié)構(gòu)、本科生數(shù)量、師生比、課程開設(shè)情況、實(shí)驗(yàn)開出率、教改科研情況、學(xué)生參與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動的比例、就業(yè)率等進(jìn)行梳理整合對標(biāo)評估指標(biāo)體系，得出評估結(jié)論，清晰反映學(xué)校本科教學(xué)工作水平的狀態(tài)以及存在的問題，為之后學(xué)校深化教學(xué)改革提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，達(dá)到以評促改的目的。

三、評估過程中教學(xué)檔案現(xiàn)狀及存在的問題

2016—2020年，學(xué)院先后迎來了土木工程、美術(shù)學(xué)、軟件工程等專業(yè)新增學(xué)士學(xué)位授予權(quán)學(xué)科專業(yè)評估。在迎接評估過程中，按照評估指標(biāo)體系梳理教學(xué)檔案，形成新增學(xué)士學(xué)位授予權(quán)學(xué)科專業(yè)評估自評報告及支撐材料，新增學(xué)士學(xué)位授予權(quán)專業(yè)順利通過了評估。教學(xué)檔案在評估中發(fā)揮了重要的作用，但也發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作中存在問題。

(一)教學(xué)檔案管理制度體系不健全，管理思路不清晰

長期以來，學(xué)院缺乏科學(xué)、規(guī)范、完善的教學(xué)檔案管理制度體系。大多數(shù)只規(guī)定了歸檔的材料內(nèi)容，即使制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度，也存在執(zhí)行落實(shí)不到位、制度未根據(jù)當(dāng)前的教學(xué)檔案情況進(jìn)行及時更新等情況。在檔案管理的過程中，學(xué)院缺乏明確有效的管理思路及長遠(yuǎn)對于教學(xué)檔案管理的規(guī)劃。需要評估時，教學(xué)管理部門才將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到教學(xué)檔案的收集、整理準(zhǔn)備上。評估結(jié)束后，教學(xué)檔案的管理、收集、整理又會松懈。教學(xué)檔案管理往往分散于教學(xué)管理部門以及各個院系，管理職責(zé)不分明，沒有形成管理體系，容易導(dǎo)致教學(xué)檔案收集不完整、不及時。造成這一原因除了管理職責(zé)不分明，還有一個很重要的原因，就是教學(xué)檔案管理人員缺乏，檔案管理人員多為教學(xué)管理者兼任，教學(xué)管理者身兼數(shù)職，既要完成正常的教學(xué)管理還有行政事務(wù)需要處理，對于教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔，難免會有疏漏。且針對教學(xué)檔案管理人員關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)少之又少，檔案管理知識儲備匱乏，檔案管理人員很大程度上是依據(jù)自身對于教學(xué)檔案的理解完成收集、整理、歸檔，不利于教學(xué)檔案的規(guī)范管理。

(二)教學(xué)檔案材料規(guī)范性差，檔案材料缺失嚴(yán)重

在日常工作中，學(xué)院對于教學(xué)檔案的歸檔要求、格式標(biāo)準(zhǔn)、需歸檔材料的界定、歸檔材料保存時間等規(guī)范不一、不明確、隨意性大，往往導(dǎo)致提供者不知道提供什么材料，檔案管理者不知道收取什么材料，只能憑借教學(xué)檔案管理者對教學(xué)檔案的理解進(jìn)行收集、整理、歸檔。評估需要調(diào)取教學(xué)檔案時，才發(fā)現(xiàn)符合標(biāo)準(zhǔn)要求的材料少之又少，面對評估就需要重新投入大量的人力物力，對教學(xué)檔案材料進(jìn)行重新補(bǔ)充、整理。教學(xué)檔案材料歸檔要求不規(guī)范，使得提交者和歸檔者對于材料把控不準(zhǔn)確，加之部分教師因教學(xué)工作繁忙遺忘或者其他原因，在規(guī)定的時間內(nèi)沒有按時提交歸檔材料，事后又沒有及時補(bǔ)充。而教學(xué)檔案管理人員對教學(xué)檔案的重要程度認(rèn)識不夠，自身兼顧事項(xiàng)太多，在收集、整理、歸檔時出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致教學(xué)檔案材料缺失嚴(yán)重。

(三)教學(xué)檔案材料不符合標(biāo)準(zhǔn)，無法滿足評估需求

在整理評估指標(biāo)指標(biāo)點(diǎn)對應(yīng)的支撐材料過程中發(fā)現(xiàn)，有的教師因教學(xué)任務(wù)重以及其他原因，造成提交的材料會有不完整的情況發(fā)生。由于教學(xué)管理人員因兼顧事項(xiàng)太多，對于提交上來的教學(xué)檔案材料沒有辦法一一進(jìn)行核查整理，教學(xué)檔案材料不符合標(biāo)準(zhǔn)，主要表現(xiàn)在：(1)同一份或者同類材料同一個人書寫前后不一致、不統(tǒng)一；(2)內(nèi)容填寫缺失，出現(xiàn)漏項(xiàng)、空項(xiàng)的情況，有的缺少落款、有的缺少簽名、有的缺少蓋章、有的缺少日期等各種情況。除了上述教學(xué)檔案材料不符合要求外，還有就是教學(xué)部門在教學(xué)管理活動中，只注重是否完成了教學(xué)活動，不重視過程材料收集，完成后也未及時形成總結(jié)性的教學(xué)檔案材料。遇到評估時，只能臨時對缺失或者零散的教學(xué)檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充、整理，也給評估工作造成了困難。

(四)教學(xué)檔案管理手段落后，信息化體系建設(shè)不健全

教學(xué)檔案管理手段落后，表現(xiàn)在檔案管理體系不健全，教學(xué)檔案分類不科學(xué)、不規(guī)范或者沒有做分類，在評估材料提取時，二級指標(biāo)指標(biāo)點(diǎn)所需的支撐材料的原始數(shù)據(jù)就容易存在缺失、沒有歸檔或者歸檔不規(guī)范，又需要重新投入人力物力對材料進(jìn)行補(bǔ)充。且信息化體系建設(shè)欠缺，信息化程度不高，目前教學(xué)檔案的管理主要還是依靠教學(xué)管理人員人工進(jìn)行收集、整理、歸檔，收集的檔案材料以紙質(zhì)材料數(shù)據(jù)收集為主。這樣就導(dǎo)致教學(xué)檔案管理人員工作量大，效率低，出現(xiàn)材料缺失、遺漏成為常態(tài)，不利于教學(xué)檔案管理、無法滿足高校教學(xué)發(fā)展的需求。檔案存儲的環(huán)境和空間對于檔案的存儲都存在影響，而學(xué)院對于教學(xué)檔案管理很難做到檔案館存儲檔案的狀態(tài)，如果存儲環(huán)境潮濕或者其他情況，會導(dǎo)致教學(xué)檔案損壞；檔案材料存放空間有限，存在定期需要將超過一定年限的材料銷毀，以便存放新的教學(xué)檔案材料，這也導(dǎo)致教學(xué)檔案材料的完整性欠缺。

四、教學(xué)檔案管理建設(shè)對策

(一)健全教學(xué)檔案管理制度體系，理清教學(xué)檔案管理思路

建立健全并不斷完善修正教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是教學(xué)檔案規(guī)范化管理的前提。規(guī)范化管理需制度先行，為了在評估中發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用，需要制定一整套科學(xué)、合理、有效的管理辦法以及操作手冊來實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的有序管理。而在教學(xué)管理體系中，目前大多數(shù)高校實(shí)行的是三級管理制度，一級基層教學(xué)組織；二級院級教學(xué)管理部門；三級校級教學(xué)管理部門。為保障教學(xué)檔案管理體系化，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，可采用四級教學(xué)檔案管理體系，一級為教師，原始材料提供者，對檔案原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；二級為系部，整理審核教師提供的材料，對系部提交的材料負(fù)責(zé)；三級為二級學(xué)院教學(xué)管理部門，整理審核系部提交材料，對二級學(xué)院提交的材料負(fù)責(zé)；四級為學(xué)院教學(xué)管理部門，整理審核二級學(xué)院提交的材料，整合全院數(shù)據(jù)。通過逐級整合審查體系，將分散的教學(xué)檔案納入統(tǒng)一的管理體系中。同時，做好教學(xué)檔案建設(shè)的督查，落實(shí)管理制度的執(zhí)行。

(二)明確責(zé)任分工、提高教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)

教學(xué)檔案管理不是一個人或者幾個人能夠完成的工作，需要自上而下，全員配合。根據(jù)專業(yè)教師、系主任、教學(xué)負(fù)責(zé)人、教務(wù)管理人員職能分工，明確規(guī)定哪些材料需要進(jìn)行歸檔，誰負(fù)責(zé)收集，誰負(fù)責(zé)審核，何時完成教學(xué)檔案的整理歸檔，明確對應(yīng)的責(zé)任人，且做到每件事情都有跡可循。在條件允許的情況下，設(shè)立專門的教學(xué)檔案管理人員，構(gòu)建更為合理的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍。隨著高校教學(xué)檔案信息化的建設(shè)，教學(xué)檔案管理人員面臨著更多挑戰(zhàn)。學(xué)院需提高檔案管理重要性的認(rèn)識、增強(qiáng)教學(xué)檔案管理意識、加大檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。另外，根據(jù)學(xué)校評估需求，有針對性的組織評估檔案管理知識培訓(xùn)，提升教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量。

(三)制定統(tǒng)一規(guī)范，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

根據(jù)國家對于教學(xué)管理規(guī)定，結(jié)合學(xué)院的實(shí)際情況，制定教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，形成一套科學(xué)合理、標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)檔案管理流程，這種規(guī)范流程可以詳細(xì)到歸檔材料的命名，如下表。學(xué)院在一段時間內(nèi)可能會面臨多種評估，如：獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)評估、普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評估、普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估、新增學(xué)士學(xué)位授予學(xué)科專業(yè)評估等。這些評估工作都是階段性的，而常規(guī)的教學(xué)檔案管理是常態(tài)化的，且是對整個教學(xué)活動形成的最原始痕跡，評估所需的檔案體系不能代替整個教學(xué)活動的全過程材料。我們在制定教學(xué)檔案管理規(guī)范時，需要理清常規(guī)教學(xué)管理與評估的關(guān)系，要以常規(guī)教學(xué)檔案歸檔規(guī)范、分類規(guī)范為基礎(chǔ)，結(jié)合各類評估的要求，建立更為合理、規(guī)范、系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理體系。教學(xué)檔案材料提交，要分層審核，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。教學(xué)檔案內(nèi)容的填寫、整理、分類、貼標(biāo)，每一個環(huán)節(jié)都要做到準(zhǔn)確、工整、規(guī)范。

教學(xué)檔案電子檔材料歸檔命名規(guī)范表

(四)加快推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化體系構(gòu)建

教學(xué)檔案是教學(xué)活動的全過程呈現(xiàn)，包括教師檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)研究檔案、教學(xué)設(shè)施設(shè)備檔案、實(shí)踐教學(xué)檔案等。在面臨各項(xiàng)評估時，如果還是采取人工方式從這些海量的教學(xué)檔案材料中提取、整理評估指標(biāo)指標(biāo)點(diǎn)所對應(yīng)的支撐材料，不僅煩瑣、效率低下，還可能會出現(xiàn)各種問題。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，加快推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化體系構(gòu)建勢在必行。目前，學(xué)院正在推行信息化校園建設(shè)，利用此契機(jī)將教學(xué)檔案管理納入信息化校園建設(shè)體系，開發(fā)出教師業(yè)務(wù)模塊和學(xué)生模塊。教師業(yè)務(wù)模塊包含：教師個人信息，教改科研項(xiàng)目、教改科研論文、個人獲獎、課堂教學(xué)、教學(xué)改革、指導(dǎo)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目等數(shù)據(jù)；學(xué)生模塊包括：學(xué)生個人信息、學(xué)生成績、學(xué)生獲獎、畢業(yè)信息、就業(yè)情況及就業(yè)后續(xù)跟蹤等數(shù)據(jù)。既可以作為數(shù)據(jù)收集也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為教學(xué)評估、教學(xué)改革提供數(shù)據(jù)支撐。除此之外，對于原始的紙質(zhì)檔材料，通過掃描、拍照等形式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換成電子檔案，便于長期保存。

結(jié)語

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且十分重要的系統(tǒng)工程。教學(xué)檔案源于平時的積累，要在平時的工作中規(guī)范、認(rèn)真、扎實(shí)地做好檔案收集、整理工作。在“以評促建、以評促改、以評促管、以評促強(qiáng)、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的指導(dǎo)下，不斷提高教學(xué)檔案管理水平，加快教學(xué)檔案管理體系建設(shè)，推進(jìn)教學(xué)改革，更好地應(yīng)對學(xué)院的各項(xiàng)評估工作。