淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

丁 潔 江西省職業(yè)病防治研究院

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，早期文字記錄與人工服務(wù)的模式也逐漸結(jié)合當(dāng)下的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)行模式上的轉(zhuǎn)變，其總體工作效率與工作質(zhì)量得到明顯提高。從工作人員的角度看，借由信息化技術(shù)的引入，原本種類(lèi)眾多、檔案類(lèi)型復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，都可以通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)高效轉(zhuǎn)化和管理。電子檔案的數(shù)據(jù)信息模式在當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作體系中已經(jīng)成為主要的檔案資料管理類(lèi)型，雖然其在一定程度上能提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但在后續(xù)檔案管理工作中也應(yīng)結(jié)合電子檔案的類(lèi)型與管理模式制訂相應(yīng)的管理策略，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高電子檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理工作大體上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)變，即從紙質(zhì)類(lèi)型的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)向信息化。信息化類(lèi)型的檔案管理模式與數(shù)字化檔案資料，不論是從資料類(lèi)型還是管理工作的運(yùn)作原理上，都與傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作具有較大差異。由于國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)啟動(dòng)相對(duì)較晚，并且事業(yè)單位在檔案管理崗位的人員管理與信息化技術(shù)培訓(xùn)等工作中還存在制度管理不完善以及人員培訓(xùn)工作不夠深入等情況，在一定程度上對(duì)電子檔案管理工作的效率造成影響。

電子檔案的作用分析

首先，電子檔案在功能性上不僅具有存儲(chǔ)、記錄方便的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)還能夠支持多種類(lèi)型的檔案數(shù)據(jù)資料記錄，如音頻、視頻與圖像等。電子檔案對(duì)多種信息源的數(shù)據(jù)資料具有良好的記錄功能。其次，電子檔案可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高效查找功能，滿足多變、特定、復(fù)雜的檔案資料調(diào)取需求，并且在存儲(chǔ)量上可以借助云端技術(shù)以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)的信息錄入。電子檔案模式對(duì)檔案管理工作效率提升具有較好的促進(jìn)作用?？偟膩?lái)說(shuō)，電子檔案在檔案管理工作中的積極作用主要包含以下幾個(gè)方面。

提高檔案管理工作質(zhì)量

在現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)展中，高效化、精確化與多功能化是普遍性要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)等智能技術(shù)的應(yīng)用，可以為檔案管理工作人員提供較為便捷的管理手段，對(duì)不同類(lèi)型或者數(shù)據(jù)量較大的檔案資料，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的分類(lèi)功能與資料篩選功能等，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高檔案管理的工作質(zhì)量。以往的檔案管理工作模式的實(shí)施對(duì)象主要是紙質(zhì)類(lèi)型的檔案資料，紙質(zhì)類(lèi)型的檔案資料由于人工審核和手工管理效率較低，造成紙質(zhì)檔案管理工作容易出現(xiàn)分類(lèi)錯(cuò)誤、檔案資料調(diào)取緩慢等情況，不利于提高事業(yè)單位的檔案服務(wù)工作質(zhì)量。因此，在當(dāng)前信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)電子檔案的運(yùn)用和管理，轉(zhuǎn)變以往的手工錄入與人工入卷等方式，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

節(jié)約成本

原有的事業(yè)單位檔案管理工作中，紙質(zhì)類(lèi)型檔案不僅需要耗費(fèi)大量的人力資源、財(cái)務(wù)資源與時(shí)間成本，也容易在類(lèi)型復(fù)雜、重復(fù)、數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)分類(lèi)混亂的情況，導(dǎo)致后續(xù)檔案資料調(diào)取與精確化管理的工作缺乏高效性。紙質(zhì)類(lèi)型的檔案資料在后續(xù)的管理工作中，也容易給檔案數(shù)據(jù)的篩選、調(diào)用與分類(lèi)管理造成不便。而電子檔案資料在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中具有一套完整的數(shù)據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高速運(yùn)算功能，可以對(duì)多種類(lèi)型的電子檔案管理資料實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、高效化管理。

此外，在后續(xù)檔案資料調(diào)取過(guò)程中，電子檔案資料本身可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化分類(lèi)、運(yùn)算與數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)功能，實(shí)現(xiàn)高效、精確的檔案數(shù)據(jù)信息調(diào)取，對(duì)提高事業(yè)單位的工作服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。因此，在后續(xù)的檔案管理與服務(wù)工作中，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)對(duì)相應(yīng)的管理工作進(jìn)行優(yōu)化，以進(jìn)一步提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和整體效率。

提高檔案管理工作信息化運(yùn)行效率

從信息化的角度上看，電子檔案資料可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息源的編碼轉(zhuǎn)化，在存儲(chǔ)形式上也與傳統(tǒng)紙質(zhì)類(lèi)型的檔案資料具有較大差距。在檔案資料的存儲(chǔ)途徑、技術(shù)模式與管理方式上，電子檔案可以借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)實(shí)施檔案信息的功能化轉(zhuǎn)變，并借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)與區(qū)域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高效信息互通，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化高效運(yùn)行。

電子檔案屬于技術(shù)層面與管理層面的雙重優(yōu)化，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案資料管理和運(yùn)行模式，可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的精確化分類(lèi)與高速運(yùn)行的邏輯運(yùn)算功能，促使檔案資料在分類(lèi)管理、錄入以及后期篩選調(diào)用等階段進(jìn)一步提升運(yùn)行效率。

事業(yè)單位電子檔案管理存在的不足

安全管理意識(shí)存在的不足

電子檔案在內(nèi)容的呈現(xiàn)方式上，一般需要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的編碼轉(zhuǎn)化功能，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化，在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上呈現(xiàn)出原有的檔案數(shù)據(jù)信息。與以往的紙質(zhì)類(lèi)型檔案相比，電子檔案的運(yùn)行平臺(tái)與技術(shù)應(yīng)用等主要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行和呈現(xiàn)，紙質(zhì)檔案資料則更多依靠人工管理與手工錄入等方式進(jìn)行管理。

檔案管理工作雖然可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量和效率，但也面臨計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，比如計(jì)算機(jī)病毒攻擊與黑客攻擊等，這些都會(huì)造成電子檔案資料的丟失與盜用，最終對(duì)檔案管理工作造成惡劣影響。例如，國(guó)內(nèi)著名的“熊貓燒香”計(jì)算機(jī)病毒，對(duì)早期事業(yè)單位的檔案管理工作造成極其惡劣的影響，這也是電子檔案所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)之一。

國(guó)內(nèi)部分事業(yè)單位在電子檔案安全管理的制度建設(shè)與工作管理上，還缺乏完善、系統(tǒng)的檔案信息管理模式，這給電子檔案存儲(chǔ)埋下了較大的信息安全隱患。對(duì)此，在后續(xù)的電子檔案存儲(chǔ)工作中，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)信息安全這一環(huán)節(jié)，對(duì)電子檔案的來(lái)源與類(lèi)型進(jìn)行全面的安全檢測(cè)，避免不知名、來(lái)源不明確的電子檔案信息侵入事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。此外，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，事業(yè)單位也應(yīng)在當(dāng)前的電子檔案管理工作基礎(chǔ)上成立相應(yīng)的安全監(jiān)管部門(mén)，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的攻擊。

電子檔案規(guī)范化建設(shè)存在的不足

電子檔案管理工作相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理工作，在技術(shù)要求與管理思維的要求上具有相對(duì)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。部分事業(yè)單位在電子檔案資料的管理工作上，由于忽視了對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，導(dǎo)致電子檔案管理工作在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中存在安全風(fēng)險(xiǎn)、分類(lèi)管理質(zhì)量較差等情況。

同時(shí)，電子檔案數(shù)字化模式的便捷性，使檔案資料的修改也相對(duì)便捷。部分檔案管理崗位的人員由于自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，造成電子檔案的真實(shí)性與時(shí)效性還存在較大變動(dòng)和不確定性，影響電子檔案的規(guī)范使用。在電子檔案安全管理工作上，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員還缺乏過(guò)硬的計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，檔案管理工作在安全管理方面還存在較大漏洞，電子檔案的應(yīng)用雖然可以在管理模式上具有高效率、高精確度等優(yōu)勢(shì)，但針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全方面管理的不足，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，要注重專(zhuān)業(yè)人才的技能培訓(xùn)與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，以此保障電子檔案管理制度可以更加規(guī)范化。

電子檔案管理的優(yōu)化思路與改善建議

電子檔案由于自身的數(shù)據(jù)類(lèi)型屬性具有一定開(kāi)放性，在管理模式上需要管理人員具備較好的計(jì)算機(jī)水平與網(wǎng)絡(luò)信息安全觀念。針對(duì)電子檔案的技術(shù)特點(diǎn)與管理需求，事業(yè)單位可從以下幾個(gè)方面依次進(jìn)行優(yōu)化。

加強(qiáng)管理制度建設(shè)

檔案管理制度的規(guī)范化是保障檔案管理工作效率與規(guī)范使用的重要依據(jù)之一。電子檔案管理工作本身主要依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)計(jì)算機(jī)平臺(tái)的管理途徑，對(duì)電子檔案的信息錄入、存檔、編排與校審等環(huán)節(jié)制定完善的管理制度。

首先，通過(guò)管理制度的規(guī)范化建設(shè)，促使檔案管理人員在處理電子檔案數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中根據(jù)明確的制度管理規(guī)定對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)處理，以保障電子檔案信息的規(guī)范性。

其次，針對(duì)電子檔案系統(tǒng)的更新情況，在后續(xù)的電子檔案管理工作中，事業(yè)單位也應(yīng)根據(jù)檔案管理平臺(tái)的更新情況，改進(jìn)檔案管理方式，使工作人員能夠在檔案管理工作中結(jié)合計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)及時(shí)調(diào)整電子檔案的管理方式。

最后，在電子檔案的調(diào)取、查閱等管理工作中，事業(yè)單位也應(yīng)針對(duì)電子檔案的輸入、取用、預(yù)覽與更改等環(huán)節(jié)，制定明確的審批制度，確保電子檔案的數(shù)據(jù)變動(dòng)情況可以及時(shí)、明確反饋，避免后續(xù)電子檔案失真。

電子檔案自身的特點(diǎn)與存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)特殊性，導(dǎo)致其在資料錄入、中間環(huán)節(jié)審閱與后續(xù)檔案資料調(diào)取的過(guò)程中，容易出現(xiàn)人為更改檔案資料等情況，對(duì)電子檔案的真實(shí)性造成一定影響。對(duì)此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，還應(yīng)針對(duì)檔案管理工作的不同環(huán)節(jié)，制定完善的錄入、審閱、調(diào)取管理制度，優(yōu)化電子檔案管理工作全流程。

優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)制定一套完整、統(tǒng)一的電子檔案管理機(jī)制，通過(guò)詳細(xì)、明確、系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，確保電子檔案管理工作在信息源的處理上具有統(tǒng)一性。同時(shí)，針對(duì)不同部門(mén)對(duì)電子檔案的使用需求，檔案管理部門(mén)也應(yīng)對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案取用指令、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等做出相應(yīng)準(zhǔn)備。在后續(xù)的檔案監(jiān)測(cè)工作中，事業(yè)單位也應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求，成立專(zhuān)門(mén)的檔案監(jiān)察部門(mén)，對(duì)電子檔案的各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)測(cè)，避免因個(gè)人因素導(dǎo)致電子檔案管理失效。

加大電子檔案建設(shè)力度

電子檔案可以為事業(yè)單位的檔案管理工作提供多種便捷，同時(shí)，在檔案資料的分類(lèi)與取用環(huán)節(jié)上，電子檔案管理系統(tǒng)可以借助相應(yīng)的邏輯運(yùn)算功能提高檔案資料的篩選、取用效率。從電子檔案的功能性可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案自身的數(shù)據(jù)類(lèi)型與技術(shù)特性使其可以應(yīng)對(duì)多種使用場(chǎng)景?，F(xiàn)有的事業(yè)單位需結(jié)合自身的資金規(guī)劃與政策情況，逐步加大對(duì)電子檔案管理的建設(shè)力度。

在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案服務(wù)要求越來(lái)越高，不僅需要體現(xiàn)出高效性，還要進(jìn)一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的信息呈現(xiàn)方式與運(yùn)行模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化分類(lèi)管理功能，可以進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量和工作效率。因此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中需要進(jìn)一步加大該方面的資金投入、技術(shù)投入與人才投入，促使電子檔案的管理和運(yùn)行環(huán)節(jié)可以得到較好的資金保障、技術(shù)保障與人才保障。

加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)與安全管理

在電子檔案的宏觀管理上，事業(yè)單位的上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案管理部門(mén)的工作目標(biāo)，實(shí)施重點(diǎn)、全面把控和規(guī)劃，再通過(guò)落實(shí)階段性考核工作，對(duì)檔案管理人員的工作模式與具體流程進(jìn)行監(jiān)督與規(guī)范化管理。在政府主管方面，應(yīng)從全國(guó)范圍內(nèi)的電子檔案管理工作發(fā)展情況，進(jìn)行整體統(tǒng)籌與發(fā)展規(guī)劃，為當(dāng)前事業(yè)單位的電子檔案管理模式提供明確的發(fā)展目標(biāo)。

另外，事業(yè)單位需針對(duì)電子檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行錯(cuò)誤糾正、管理優(yōu)化，進(jìn)一步推動(dòng)電子檔案規(guī)范化管理工作的落實(shí)。在安全管理方面，事業(yè)單位需針對(duì)電子檔案的運(yùn)行平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，實(shí)施全面的檔案安全管理制度建設(shè)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全人才的引進(jìn)與電子檔案規(guī)范制度的制定，為電子檔案管理工作提供相應(yīng)的安全保障，進(jìn)一步提高電子檔案管理工作的安全性與高效性。

綜上，在現(xiàn)階段電子檔案管理工作中，事業(yè)單位需從技術(shù)、管理與人才引進(jìn)等層面進(jìn)行管理優(yōu)化與技術(shù)創(chuàng)新，為電子檔案管理工作提供全面保障。為使電子檔案管理可以在新時(shí)期的社會(huì)背景下實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合電子檔案的類(lèi)型、技術(shù)特點(diǎn)與系統(tǒng)特性等，從管理機(jī)制、制度建設(shè)與人員管理等方面依次進(jìn)行優(yōu)化，以保障電子檔案管理工作可以在新時(shí)期的社會(huì)環(huán)境中，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展與檔案服務(wù)要求的轉(zhuǎn)變。