新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施分析

謝慧嬌

摘 要：在新形勢(shì)背景下，檔案管理工作內(nèi)容和工作方式發(fā)生了改變，這給檔案管理人員帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。要想提高檔案管理工作成效，需要結(jié)合新形勢(shì)下檔案管理工作的內(nèi)容變動(dòng)，根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。本文主要結(jié)合現(xiàn)有的工作經(jīng)驗(yàn)，從目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題出發(fā)，探究新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施。希望給其他學(xué)者的研究提供新的參考視角。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理

檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，不僅涉及檔案信息的統(tǒng)計(jì)、收集工作，還涉及檔案的檢索問(wèn)題。事業(yè)單位的檔案量比較大，部分工作需要依據(jù)檔案材料進(jìn)行決策。做好檔案管理工作，能夠讓工作人員在短時(shí)間內(nèi)查找到所需要的檔案，在一定程度上推進(jìn)了事業(yè)單位其他工作的開(kāi)展。但在目前的檔案管理工作中，由于存在檔案管理設(shè)備設(shè)施相對(duì)落后、檔案管理方法有待升級(jí)等問(wèn)題，出現(xiàn)了檔案缺失和檔案損壞問(wèn)題。因此在新時(shí)代背景下，要想提高檔案管理工作成效，就需要結(jié)合當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.管理觀念相對(duì)落后

首先，部分工作人員對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理方式存在著抵觸心理。在新形勢(shì)背景下，檔案管理工作日益自動(dòng)化、便捷化。在傳統(tǒng)管理模式下，主要是利用人工進(jìn)行管理，由工作人員向各個(gè)部門收集檔案信息，然后將檔案信息記錄在冊(cè)，最后對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理并編輯在冊(cè)。當(dāng)有人要想調(diào)用檔案時(shí)，檔案管理人員會(huì)根據(jù)檔案編號(hào)調(diào)取檔案。很多工作人員已經(jīng)熟悉了這類工作模式，所以在面臨新的工作方法時(shí)，部分工作人員存著抵觸心理。尤其是在引入計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，很多檔案管理工作日益便捷化，甚至很多工作無(wú)須人員操作，部分工作人員害怕計(jì)算機(jī)會(huì)替代現(xiàn)有的工作，因此存在抵觸心理。其次，部分工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的重要性，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，只是機(jī)械性地整理相關(guān)資料，所以，部分檔案存在著缺失、查找麻煩等問(wèn)題，影響其他人員的使用。要想在新形勢(shì)背景下優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案管理工作成效，需要從檔案管理人員的思想著手。如果檔案管理人員對(duì)檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)清晰的認(rèn)知，那么后續(xù)也很難對(duì)檔案工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。因此在新形勢(shì)背景下，檔案管理人員還要積極轉(zhuǎn)變思想，配合新形勢(shì)背景下檔案管理工作升級(jí)，讓檔案管理工作能夠更好地為事業(yè)單位其他工作服務(wù)。

2.檔案管理相關(guān)規(guī)范有待完善

首先，檔案管理流程有待完善。部分事業(yè)單位的管理人員對(duì)檔案管理工作重視程度不足，管理精力相對(duì)較少，再加上檔案管理工作流程比較復(fù)雜。目前，檔案管理工作的部分流程相對(duì)模糊，出現(xiàn)了重復(fù)工作、多頭管理、責(zé)任不清等問(wèn)題。其次，考核機(jī)制不完善。檔案管理工作無(wú)法量化，工作成功難以用量化標(biāo)準(zhǔn)去衡量，因此，很多檔案管理人員的工作成效一般都是由直屬領(lǐng)導(dǎo)評(píng)判。這種評(píng)價(jià)考核方式主觀意識(shí)比較強(qiáng)，缺乏一定的公平性。同時(shí)，這種評(píng)判方式還會(huì)引起員工的不滿，打擊員工的工作積極性?？己藱C(jī)制不完善會(huì)影響員工工作的積極性，在日后的工作中，工作積極性也會(huì)越來(lái)越低。最后，由于部分檔案管理工作流程不完善，檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題也無(wú)法追責(zé)。在事業(yè)單位開(kāi)展日常工作時(shí)，部分工作會(huì)參考檔案中的數(shù)據(jù)，但由于檔案管理工作流程不完善，工作不清晰，檔案調(diào)取的速度較慢，在一定程度上影響其他部門開(kāi)展工作。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，所產(chǎn)生的工作數(shù)據(jù)也越來(lái)越多，檔案管理工作的難度也越來(lái)越大。因此在新形勢(shì)背景下，要想讓檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，就需要從檔案管理的流程出發(fā)，完善檔案管理工作制度，提升檔案管理工作效率。

3.管理人員素質(zhì)有待提高

首先，事業(yè)單位檔案工作管理人員，工作多年的中年工作者占據(jù)較大比例，青年工作者的人員占比相對(duì)較少。在新形勢(shì)背景下，檔案管理工作日益自動(dòng)化，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要借助計(jì)算機(jī)這一輔助工具。但中年群體對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握的不熟練，很難在短時(shí)間內(nèi)熟練使用計(jì)算機(jī)。甚至在事業(yè)單位采購(gòu)計(jì)算機(jī)之后，部分工作人員還是堅(jiān)持原來(lái)的檔案管理工作方式，不僅工作效率相對(duì)較低，還造成了資源閑置。

與此同時(shí)，在新形勢(shì)背景下，其他事業(yè)單位檔案管理工作紛紛進(jìn)行改革，如果還保留原有的工作方式，會(huì)削弱自身的競(jìng)爭(zhēng)力。其次，檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，并且涉及很多機(jī)密檔案。因此，不僅要求檔案管理工作人員具備專業(yè)的檔案管理能力，還要求檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)相對(duì)較高。涉及機(jī)密文件時(shí)，不能泄密，當(dāng)面對(duì)外部誘惑因素時(shí)，也能夠堅(jiān)定本心。目前，在部分檔案管理工作中出現(xiàn)泄密問(wèn)題，有部分是故意泄密，經(jīng)不住外部的誘惑，為了個(gè)人私利，泄露事業(yè)單位的機(jī)密文件，損害了事業(yè)單位的利益。還有部分檔案管理人員保密意識(shí)相對(duì)較差，在茶余飯后談?wù)摴ぷ鲿r(shí)，不經(jīng)意間泄露機(jī)密文件。因此在新形勢(shì)背景下，要利用技術(shù)手段給檔案管理設(shè)置相應(yīng)的查看權(quán)限。還要加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合能力和綜合素養(yǎng)。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施分析

1.樹(shù)立先進(jìn)的管理觀念

首先，事業(yè)單位檔案管理人員要意識(shí)到，檔案管理工作與事業(yè)單位發(fā)展之間的關(guān)系。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案管理工作為事業(yè)單位的管理工作提供相應(yīng)的材料依據(jù)，事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)給檔案管理工作提供相應(yīng)的管理素材。檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展緊密相連。事業(yè)單位的管理人員要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并將管理精力分到檔案管理工作中，為提高檔案管理工作成效出謀劃策。在開(kāi)展方案管理工作時(shí)，事業(yè)單位管理人員和檔案管理工作者，要明確新形勢(shì)背景下，檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作的差別，明確檔案管理工作目標(biāo)，明晰檔案管理工作方向。

與此同時(shí)，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，管理人員也要結(jié)合當(dāng)下檔案管理的工作現(xiàn)狀，將新的管理思想與工作實(shí)際相結(jié)合，循序漸進(jìn)地對(duì)當(dāng)下的檔案管理工作進(jìn)行改革。其次，事業(yè)單位要適當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入。在新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸趨于自動(dòng)化，因此，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)需要大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備。雖然目前在事業(yè)單位中也會(huì)有計(jì)算機(jī)設(shè)備，但由于部分計(jì)算機(jī)設(shè)備相對(duì)老舊，所以在工作過(guò)程中容易出現(xiàn)死機(jī)問(wèn)題，而且，很多計(jì)算機(jī)設(shè)備的系統(tǒng)沒(méi)有更新，計(jì)算機(jī)運(yùn)行效率較低，再加上隨著事業(yè)單位的發(fā)展所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)也越來(lái)越多，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備已經(jīng)無(wú)法運(yùn)行大量的檔案數(shù)據(jù)。因此，在新形勢(shì)背景下要想提高檔案管理工作成效，就需要購(gòu)買計(jì)算機(jī)設(shè)備，更新現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為檔案管理工作人員提供設(shè)備支持。最后，在新形勢(shì)背景下開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作要樹(shù)立創(chuàng)新理念，所謂的創(chuàng)新理念就是要根據(jù)新形勢(shì)背景下，檔案管理工作的變化趨勢(shì)去調(diào)整自身的工作方式，讓檔案管理工作能夠順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展潮流。檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，且事項(xiàng)相對(duì)煩瑣，所以，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要具有靈活性，也要與其他部門溝通，通過(guò)其他部門對(duì)檔案的需求來(lái)調(diào)整檔案的收集和檢索方式，為查找檔案提供便利。

2.完善檔案管理制度

首先，要明確檔案管理目標(biāo)。目標(biāo)不清晰就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作偏離原有的工作軌道，在檔案管理工作過(guò)程中，無(wú)法提高檔案管理效率。事業(yè)單位檔案管理工作的主要目標(biāo)是要整合事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)信息，為事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供材料基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位的檔案要具備可檢索性，不僅檔案管理人員本身能夠在短時(shí)間內(nèi)調(diào)取相應(yīng)的檔案，也要讓其他人員能夠根據(jù)指引迅速地查找相關(guān)檔案。其次，要梳理檔案管理工作流程。檔案管理工作的流程主要涉及檔案收集、檔案整理、檔案標(biāo)記、檔案檢索等相關(guān)工作內(nèi)容。在檔案收集階段需要到各個(gè)部門去收集相應(yīng)的檔案進(jìn)行歸檔。在傳統(tǒng)工作模式下，一般都是采用人工收集的方式，由相關(guān)部門的對(duì)接人將需要?dú)w檔的文件送到檔案管理處，然后進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。但在新形勢(shì)背景下，檔案管理工作日益自動(dòng)化，可以在紙質(zhì)版檔案收集過(guò)程中，對(duì)現(xiàn)有檔案掃描管理。然后將電子版檔案和紙質(zhì)版檔案分別存檔，一方面可以避免檔案出現(xiàn)丟失，另一方面還能夠提高檢索效率，讓其他人員能夠遠(yuǎn)程檢索檔案，調(diào)取檔案資料。在檔案整理階段，主要是根據(jù)檔案類型或者是各部門檔案所需，將檔案分類。在傳統(tǒng)工作模式下，一般都是在線下對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，但隨著檔案數(shù)量的不斷增加，線下分類整理的方式不方便檢索，即使是檔案管理工作人員也很難在短時(shí)間內(nèi)查找到對(duì)應(yīng)的檔案。再加上部分部門在調(diào)取檔案時(shí)需要的檔案數(shù)量較多，紙質(zhì)版的檔案也不方便抽取。在新形勢(shì)背景下可以將檔案管理相關(guān)工作與事業(yè)單位的網(wǎng)站相結(jié)合。在事業(yè)單位網(wǎng)站中設(shè)置專門的檔案管理模塊，在檔案管理模塊下根據(jù)事業(yè)單位對(duì)檔案的分類再細(xì)分為各個(gè)小的模塊，當(dāng)其他人員需要查看或者是調(diào)取檔案時(shí)，可直接在相應(yīng)的模塊下進(jìn)行檢索，這種整理方式能夠提高檔案管理工作效率，節(jié)約檔案檢索時(shí)間。檔案檢索工作也可以借助事業(yè)單位的網(wǎng)站，還可以單獨(dú)開(kāi)設(shè)檔案檢索的公眾號(hào)，給事業(yè)單位其他人員提供多種檢索渠道。同時(shí)，在檔案檢索過(guò)程中也要設(shè)置多個(gè)檢索關(guān)鍵詞，可以以部門為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，也可以以檔案名稱和檔案編號(hào)為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，通過(guò)設(shè)置多個(gè)檢索關(guān)鍵詞，可以提高檢索效率，方便相應(yīng)的人員查找檔案。新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位檔案檢索工作具有靈活性和便利性，可以通過(guò)手機(jī)或電腦等多種渠道進(jìn)行檔案檢索和檔案查看工作，但是這對(duì)檔案管理人員的工作技能要求較高。因此，需要給檔案管理工作人員開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，掌握公眾號(hào)的運(yùn)營(yíng)和管理方式。

3.對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想培訓(xùn)。在開(kāi)展思想政治培訓(xùn)時(shí)，要進(jìn)行涉密培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中要幫助檔案管理人員樹(shù)立正確的價(jià)值觀，當(dāng)個(gè)人利益與單位的利益發(fā)生沖突時(shí)要維護(hù)單位的利益，與此同時(shí)，部分事業(yè)單位會(huì)涉及很多涉密檔案和文件，所以，在面對(duì)外來(lái)誘惑時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該堅(jiān)守職業(yè)道德底線。不因?yàn)閭€(gè)人私利而泄露檔案秘密，威脅事業(yè)單位的利益。在涉密培訓(xùn)完成之后，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，考核成績(jī)要在90分以上才能及格，如果達(dá)不到90分的工作人員要重新培訓(xùn)。

同時(shí)涉密考核要與檔案管理人員的薪酬和晉升掛鉤，通過(guò)這種工作方式，能夠有效地提高檔案管理人員對(duì)涉密工作的重視程度。在培訓(xùn)過(guò)程中，還可以通過(guò)案例培訓(xùn)的方式增強(qiáng)培訓(xùn)效果。培訓(xùn)人員可以選擇事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)的泄密事件，然后將泄密懲罰后果也告知檔案管理工作人員，讓檔案管理工作人員了解泄密的成本，避免檔案管理人員出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。在新形勢(shì)背景下，檔案管理工作會(huì)涉及計(jì)算機(jī)、新媒體運(yùn)營(yíng)、網(wǎng)站管理等相關(guān)技能。為了提高檔案管理人員的工作效率，事業(yè)單位可以組織集體培訓(xùn)工作，聘請(qǐng)外部人員進(jìn)行培訓(xùn)，既要有理論培訓(xùn)，也要有實(shí)操培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員一邊培訓(xùn)，一邊演練，幫助檔案管理人員更快地融入當(dāng)前的檔案管理工作。在新形勢(shì)背景下，部分事業(yè)單位引入了檔案管理系統(tǒng)，但有些檔案管理系統(tǒng)是通用系統(tǒng)，無(wú)法完全契合事業(yè)單位的個(gè)性化需求。因此，部分事業(yè)單位可以加大資金投入定制專業(yè)化系統(tǒng)，然后，再對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠利用新的系統(tǒng)去開(kāi)展檔案管理工作。最后，在新形勢(shì)背景下，管理人員的培訓(xùn)也可以更加靈活，不僅有線下培訓(xùn)還有線上培訓(xùn)。管理系統(tǒng)是不斷完善和更新的，對(duì)于新的功能可以通過(guò)線上微課的方式進(jìn)行培訓(xùn)，幫助檔案管理人員利用零散時(shí)間去掌握系統(tǒng)操作，提高檔案管理工作效率。

此外，現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位檔案管理工作較為復(fù)雜，在利用的過(guò)程中仍然存在著較大的弊端。比如，在綜合檢索過(guò)程中，很難直接彈出對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，因此，還需要做好檔案軟件的升級(jí)工作，確保后續(xù)可以根據(jù)類型、時(shí)間以及用途直接智能識(shí)別納入檔案管理庫(kù)，確保可以做到隨時(shí)查、隨時(shí)取，在提升時(shí)效性的同時(shí)，助推行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

在新形勢(shì)背景下，要想提高事業(yè)單位檔案管理工作成效，需要結(jié)合新形勢(shì)下檔案管理工作的變化以及事業(yè)單位其他部門對(duì)檔案管理的需求，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。由于現(xiàn)階段檔案管理工作缺乏完善的考核制度，因此，檔案管理工作人員的工作成效無(wú)法直觀的展示，所以，在新形勢(shì)背景下可以通過(guò)網(wǎng)站公眾號(hào)設(shè)置一些留言項(xiàng)目，讓其他人員針對(duì)檔案管理人員的相關(guān)工作進(jìn)行一個(gè)評(píng)價(jià)和反饋。同時(shí)，還可以設(shè)置相應(yīng)的滿意度調(diào)研問(wèn)卷，根據(jù)調(diào)研問(wèn)卷來(lái)了解其他人員對(duì)檔案管理工作的滿意程度，進(jìn)而能夠量化檔案管理人員的工作，為檔案管理工作后續(xù)的優(yōu)化提供工作方向。

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【作者單位：廣州文化藝術(shù)發(fā)展中心（廣州粵藝傳習(xí)所）】