網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)余體校檔案管理工作的方法及策略

高曉明

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化逐漸應(yīng)用于各領(lǐng)域，促使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展得到了極大改善。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的改善，給業(yè)余體校發(fā)展的多樣化提供了更多的可能性。業(yè)余體校想要在新時(shí)代獲取更多更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，就需要提升其自身的綜合管理能力和水平，促進(jìn)業(yè)余體校實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展。其中，檔案管理工作是業(yè)余體校眾多管理工作中基礎(chǔ)且十分關(guān)鍵的工作，需要業(yè)余體校管理層以及檔案管理工作人員高度重視此項(xiàng)工作，落實(shí)并執(zhí)行好各項(xiàng)措施，促進(jìn)業(yè)余體校檔案管理工作質(zhì)量和水平的全面提升。本文結(jié)合業(yè)余體校檔案管理工作的基本要求、業(yè)余體校檔案管理工作的必要性、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)余體校檔案管理工作的變化，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)余體校檔案管理工作的方法及策略等方面進(jìn)行探究，以期為業(yè)余體校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；業(yè)余體校；檔案管理；方法及策略

前言

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展與改善，給業(yè)余體校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了良好的客觀條件，有助于業(yè)余體校檔案管理工作先進(jìn)性和科學(xué)性的進(jìn)一步提升。業(yè)余體校是我國(guó)教育體制重要的組成部分，保障業(yè)余體校發(fā)展的穩(wěn)定和長(zhǎng)遠(yuǎn)，對(duì)健全完善教育機(jī)制體制具有積極的推進(jìn)作用。檔案管理工作對(duì)任何單位機(jī)構(gòu)發(fā)展的穩(wěn)定性和連續(xù)性，都有極其重要的作用和價(jià)值，業(yè)余體校也是一樣，落實(shí)并監(jiān)督好檔案管理工作對(duì)業(yè)余體校實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)且穩(wěn)定的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各項(xiàng)工作、制度機(jī)制、流程環(huán)節(jié)、技術(shù)設(shè)備等，都有了不同程度的調(diào)整和變化，業(yè)余體校應(yīng)主動(dòng)積極地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化，形成對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化的正確認(rèn)知，推進(jìn)校內(nèi)各項(xiàng)工作積極順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的調(diào)整和變化，促進(jìn)業(yè)余體校綜合管理能力和水平的全面提升，從而為實(shí)現(xiàn)業(yè)余體校良性、穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、檔案管理概述

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性事務(wù)工作，對(duì)單位機(jī)構(gòu)的發(fā)展有著十分重要的作用和影響。檔案管理工作會(huì)隨著時(shí)間的加長(zhǎng)和工作量的增多，使得工作難度會(huì)逐漸增加。檔案管理工作需要將必要的文字資料、圖片影像資料，音頻資料，進(jìn)行統(tǒng)的、集中的保存和管理。通常，保存和管理的各類資料都具有一定的價(jià)值，不論是社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值等，都會(huì)在后續(xù)的應(yīng)用中產(chǎn)生一定的作用和影響，或是具有一定的指導(dǎo)意義。當(dāng)前，隨著現(xiàn)代化技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，檔案管理正在趨向于信息化、智能化、科學(xué)化的方向發(fā)展，許多檔案資料無法進(jìn)行實(shí)物的保存，就可利用數(shù)字化的方式進(jìn)行保存和管理。通過對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，可極大地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，從而全面促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

二、業(yè)余體校檔案管理工作的基本要求

業(yè)余體校務(wù)必要貫徹落實(shí)上級(jí)部門、檔案管理部門等對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，嚴(yán)格遵循檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)范，科學(xué)合理地統(tǒng)籌規(guī)劃業(yè)余體校檔案管理工作。首先，業(yè)余體校應(yīng)基于上級(jí)部門及檔案管理部門對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)要求和規(guī)范，制定適合本校自身實(shí)際情況的檔案管理工作機(jī)制，提升本校檔案管理工作的規(guī)范性與約束性，促使本校檔案管理工作有章可循、有制可依。業(yè)余體校的檔案管理工作應(yīng)包括但不限于學(xué)生檔案管理、整理以往檔案資料、統(tǒng)計(jì)各類檔案資料，并有效、安全、可靠地管理各類檔案資料。與之前檔案管理工作不同的是，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的科學(xué)合理應(yīng)用，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有檔案資料的收集和整理，從多個(gè)角度與維度實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用，提升本校各類檔案資料的使用效率。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加快本校檔案管理信息化進(jìn)程，將各類檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化管理，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)等增加本校檔案資料獲取渠道，進(jìn)一步提升檔案資料的利用效率。另外，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)能力提升，提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，促進(jìn)工作人員高效、科學(xué)地開展檔案管理工作，有利于檔案管理工作質(zhì)量和水平的全面提升。落實(shí)業(yè)余體校檔案管理工作的各項(xiàng)基本要求，切實(shí)有效地開展檔案管理工作，有助于業(yè)余體校綜合管理能力的進(jìn)一步提升，為業(yè)余體校實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展提供支持。

三、業(yè)余體校檔案管理工作的必要性

隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響著各項(xiàng)工作的開展，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的利用，可以有效提升工作質(zhì)量和效率，同時(shí)，有助于各項(xiàng)工作的創(chuàng)新發(fā)展。在這樣的背景下，加強(qiáng)業(yè)余體校檔案管理就顯得十分必要。檔案管理工作對(duì)業(yè)余體校綜合管理能力和教學(xué)能力的提升具有重要的作用和價(jià)值。

1.提升綜合管理能力。業(yè)余體校開展檔案管理工作，能夠有效促進(jìn)學(xué)校綜合管理能力的提升和發(fā)展，并且能為學(xué)校各項(xiàng)工作的改革與發(fā)展提供必要的支持。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，具有極強(qiáng)的連續(xù)性，同時(shí)具備一定的應(yīng)用性。連續(xù)性是指檔案管理工作從建校開始就一直存在著，并隨著時(shí)代的變化，進(jìn)行必要的工作模式和方法的調(diào)整，促使檔案管理工作的連續(xù)性不被破壞。因此，業(yè)余體校應(yīng)重視檔案管理工作，切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果，為之后的學(xué)校管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.提升學(xué)校教學(xué)能力。高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)能力提升起到一定的促進(jìn)作用，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和水平的提升，促使學(xué)校教學(xué)環(huán)境的進(jìn)一步優(yōu)化和改善，同時(shí)能夠?yàn)閷W(xué)校教育教學(xué)工作高質(zhì)量、高效率的開展提供必要支持和保障。學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，有針對(duì)性地開展檔案管理工作，為后續(xù)檔案管理工作探索更多的可能性和工作方式方法，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。檔案管理對(duì)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升有間接的影響和促進(jìn)作用。學(xué)?？啥ㄆ陂_展教學(xué)工作質(zhì)量的考核與評(píng)估，結(jié)合檔案管理工作資料分析教學(xué)質(zhì)量的現(xiàn)狀、存在的不足，并了解學(xué)校各時(shí)期學(xué)生的動(dòng)向，如：每屆學(xué)生的畢業(yè)率、畢業(yè)生的就業(yè)率情況等，這對(duì)學(xué)校教學(xué)能力的提升有著直接的影響。這種情況下，檔案管理工作的必要性就尤為凸顯，只有落實(shí)好檔案管理工作，才能及時(shí)提供相關(guān)的檔案資料，提高學(xué)校各項(xiàng)工作的針對(duì)性、真實(shí)性和有效性，從而為切實(shí)提升學(xué)校教學(xué)能力發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)余體校檔案管理工作的變化

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，諸多工作受現(xiàn)代化技術(shù)手段的影響和推動(dòng)，產(chǎn)生了不同程度的變化。在業(yè)余體校的檔案管理工作中，科學(xué)合理地利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，可有效提升工作的便捷性、系統(tǒng)性、連續(xù)性，使得學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效果得到進(jìn)一步提升，同時(shí)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作人員的專業(yè)能力提高也有一定的推動(dòng)作用。

1.工作便捷性的提升。檔案管理工作便捷性的提升較為明顯，對(duì)學(xué)校人力資源成本、固定資產(chǎn)成本等方面的管理和支出有積極作用。業(yè)余體校檔案管理工作中，選擇并應(yīng)用科學(xué)合理的現(xiàn)代化技術(shù)手段，可有效提升工作的便捷性，極大地提升工作效率，釋放更多的人力資源。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)以往檔案管理工作的劣勢(shì)和不足，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。以往的檔案管理需要耗費(fèi)一定的人力、物力以及檔案儲(chǔ)存空間，并且檔案數(shù)量越多所需要耗費(fèi)的資源就越多，不利于業(yè)余體校進(jìn)行成本支出的管理。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，比如：云儲(chǔ)存技術(shù)的海量存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)、云計(jì)算技術(shù)的高速運(yùn)算優(yōu)勢(shì)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速檢索優(yōu)勢(shì)等，可極大地減少檔案資料的儲(chǔ)存空間，并且可實(shí)現(xiàn)高效的檔案資源利用，檢索檔案再也不用逐一地翻來翻去，大大提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)，減少了業(yè)余體校在人力資源、固定資產(chǎn)等方面的支出，有助于提高業(yè)余體校成本管理的有效性。便捷性的提升，使得檔案管理工作效率進(jìn)一步提升，工作人員的積極性和熱情也得到了很好的激發(fā)，對(duì)業(yè)余體校檔案管理工作的高質(zhì)量開展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.工作系統(tǒng)性的提升。檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和專業(yè)性，需要工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)能力，從而保障檔案管理工作有效開展。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段后，檔案管理工作的系統(tǒng)性和專業(yè)性被進(jìn)一步提高，給業(yè)余體校檔案管理工作人員開展工作帶來了一些困難，但同時(shí)也激發(fā)了工作人員更多的積極性和熱情，來提升自身的專業(yè)能力，補(bǔ)充自身不足的專業(yè)知識(shí)，從而有效地保障了檔案管理工作的高效化開展。

3.工作連續(xù)性的提升。檔案管理工作的連續(xù)性是其工作的基本屬性，確保檔案管理工作的連續(xù)性，在一定程度上能夠提升檔案管理的能力和水平，促進(jìn)檔案管理工作更加全面化發(fā)展。檔案數(shù)量增長(zhǎng)的客觀管理需求，促使業(yè)余體校利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理。隨著業(yè)余體校辦校時(shí)間的增長(zhǎng)，各類檔案資料的數(shù)量在持續(xù)上漲，如：每學(xué)年進(jìn)校的新生檔案、各類行政檔案與人事檔案等，檔案管理難度隨著檔案數(shù)量的上漲也在不斷的上升，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式和辦法，已經(jīng)難以滿足實(shí)際的檔案管理工作需求，因此，科學(xué)合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，可以有效降低檔案管理工作難度。另外，在以往的檔案管理工作中，更多的是保存和管理一些具有社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值或是具有一定指導(dǎo)意義的重要檔案資料，受制于人力、儲(chǔ)存空間等方面因素的影響，通常是選擇不予以保存和管理，這就極有可能造成檔案資料連續(xù)性的不足，部分檔案資料不能全面地連接起來，影響后續(xù)的利用。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段后，不再受制于人力資源和儲(chǔ)存空間的不足，能夠最大化地實(shí)現(xiàn)應(yīng)保存，同時(shí)不會(huì)有管理難度上的問題，極大地提升了檔案管理工作的連續(xù)性。

五、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)余體校檔案管理工作的方法及策略

1.突出業(yè)余體校檔案管理工作目標(biāo)。檔案管理工作在某種程度上可以反映出一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平和綜合管理能力，因此，業(yè)余體校應(yīng)重視檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展，促使檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展起到積極地促進(jìn)作用。首先，要加強(qiáng)檔案管理工作的協(xié)調(diào)性。檔案管理工作是學(xué)校重要的組成部分，與具體的行政工作、教學(xué)工作等都有著十分密切的聯(lián)系，互相不可分割，并且具有一定的一致性。因此，業(yè)余體校的管理層應(yīng)將檔案管理工作放在與其他工作統(tǒng)一的位置上，確保各項(xiàng)工作能夠互相支撐、共同發(fā)展、共同進(jìn)步，更好地為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量；其次，要保證檔案管理工作的真實(shí)性和有效性。檔案管理工作的真實(shí)性和有效性是這項(xiàng)工作最為重要的兩個(gè)特性，工作人員在開展檔案資料的整理和歸集工作時(shí)，會(huì)受一定程度的主觀因素影響，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏真實(shí)性和有效性，這就要求工作人員要具有極強(qiáng)的職業(yè)道德，能夠客觀地進(jìn)行檔案資料的整理和歸集；最后，要突出檔案管理工作的連續(xù)性。檔案管理工作并不是一時(shí)的，需要一直延續(xù)下去，因此，工作人員要充分了解被保存和管理的檔案資料，使得檔案資料的連續(xù)性能夠得到保證。

2.健全業(yè)余體校檔案管理工作制度。健全檔案管理工作制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，使得檔案管理工作人員在開展工作時(shí)，不會(huì)有較強(qiáng)的隨意性，也不會(huì)使檔案資料的管理缺失真實(shí)性和有效性，同時(shí)，能夠保證檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)業(yè)余體校檔案管理工作穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，對(duì)檔案管理工作人員的工作規(guī)范和要求也要做進(jìn)一步明確，要包含各類檔案資料保存和管理的工作規(guī)范及要求，制定盤點(diǎn)與清查工作制度，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的把關(guān)，避免出現(xiàn)部分檔案資料丟失的情況，保證檔案資料的安全和可靠。另外，可將檔案管理工作制度與績(jī)效考核工作制度進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員對(duì)工作的重視程度，保障業(yè)余體校檔案管理工作能夠得到有效的落實(shí)和執(zhí)行。

3.加強(qiáng)業(yè)余體校檔案管理工作人才的培養(yǎng)。結(jié)合業(yè)余體校檔案管理工作實(shí)際，培養(yǎng)一批具備專業(yè)知識(shí)和能力的檔案管理人才，提升學(xué)校檔案管理工作的專業(yè)化能力，將職業(yè)化、專業(yè)化當(dāng)做是工作重點(diǎn)來落實(shí)與執(zhí)行。一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員專業(yè)知識(shí)和能力的培訓(xùn)，利用線上線下的方式，加強(qiáng)工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)和能力的了解與掌握，并能夠真正地轉(zhuǎn)化成為實(shí)際的工作能力。如與檔案管理工作開展較好的單位機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短或是利用線上的方式，選擇一些專業(yè)性較強(qiáng)的專家學(xué)者講座或論壇等，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)及相關(guān)能力；另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才、高素質(zhì)人才的引進(jìn)和招聘，主要引進(jìn)和招聘檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，以及相關(guān)方面的復(fù)合型人才。利用專業(yè)人才的補(bǔ)充，進(jìn)一步完善業(yè)余體校檔案管理工作中不足，強(qiáng)化檔案管理工作中的細(xì)節(jié)。新引進(jìn)或招聘進(jìn)來的專業(yè)人才，在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)方面可能有所欠缺，需要學(xué)校檔案管理工作人員予以支持和幫助，用以老帶新的方式開展工作，專業(yè)人才又能夠幫助學(xué)校檔案管理工作人員補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)和能力上的不足，逐漸形成雙方共同進(jìn)步互相，支持的良好工作局面。

4.提升業(yè)余體校檔案管理工作信息化水平。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，業(yè)余體校檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)與健全，促進(jìn)檔案管理工作信息化水平的提升，同時(shí)，有助于推進(jìn)業(yè)余體校整體辦公信息化的提升。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，建設(shè)信息化的檔案管理平臺(tái)，全面提升學(xué)校檔案管理工作水平和能力。如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案資料的條碼全部輸入信息化平臺(tái)，運(yùn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)全部的資料信息進(jìn)行分類管理，并利用云儲(chǔ)存技術(shù)存儲(chǔ)到云端，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化儲(chǔ)存，極大地壓縮了檔案資料的儲(chǔ)存空間，還可以利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在移動(dòng)端就可以檢索到想要瀏覽的檔案資料，極大地提升了檢索檔案資料的便捷性，同時(shí)，也不會(huì)造成檔案資料的丟失和損壞，在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作量，節(jié)省一部分人力資源。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對(duì)于業(yè)余體校檔案管理工作具有劃時(shí)代的意義。

六、結(jié)束語

綜上所述，業(yè)余體校的檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，需要學(xué)校管理層和檔案管理工作人員高度重視，確保檔案管理工作正常、順利地開展。業(yè)余體校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作目標(biāo)的明確，突出工作重點(diǎn)，切實(shí)發(fā)揮工作應(yīng)有的作用和價(jià)值。加強(qiáng)檔案管理工作制度的健全和完善，保證工作的開展可以做到有章可循，有制可依，并且保證對(duì)檔案管理工作人員能夠進(jìn)行必要的約束和監(jiān)督，保證工作的真實(shí)性和有效性。加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)、引進(jìn)和招聘，增強(qiáng)業(yè)余體校檔案管理工作的專業(yè)化和職業(yè)化。加強(qiáng)檔案管理工作信息化水平的提升，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，科學(xué)合理地利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化、智能化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

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（作者單位：吉林省四平市鐵西區(qū)業(yè)余體校）