企業(yè)高效報銷流程構(gòu)建及應(yīng)用

焦瑩瑩

（深圳順豐泰森控股（集團）有限公司，廣東 深圳 518000）

1 傳統(tǒng)報銷流程梳理

1.1 傳統(tǒng)報銷流程概述

我們定義傳統(tǒng)報銷流程為線下報銷流程，一般分為以下步驟：①報銷人員根據(jù)實際發(fā)生的報銷事項填寫報銷申請單，并附上報銷單據(jù)；②報銷人員將報銷申請單提交到業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)報銷事項簽字審核，不同公司根據(jù)報銷管理制度的不同可能存在多層領(lǐng)導(dǎo)審批情況；③報銷人員將業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽過字的報銷單并附報銷單據(jù)提交至財務(wù)部門審核；④財務(wù)部門審核報銷事項并審核相應(yīng)票據(jù)是否合規(guī)、是否符合報銷事項；⑤財務(wù)人員審核完成后進行報銷費用的賬務(wù)處理；⑥出納執(zhí)行付款操作；⑦財務(wù)人員根據(jù)實際支付情況進行銀行存款的賬務(wù)處理；⑧財務(wù)人員進行憑證歸檔等檔案存檔。

1.2 傳統(tǒng)報銷流程弊端

1.2.1 報銷周期長，無法追蹤報銷節(jié)點

傳統(tǒng)報銷流程中，報銷人員從開始填寫報銷單到報銷費用，整個流程一般花費一周以上，甚至有的長達兩三個月。整個報銷周期長，且無相應(yīng)的報銷節(jié)點可追蹤報銷進度，如果遇到報銷單據(jù)填寫錯誤或者票據(jù)不合規(guī)的情況，報銷人員則需要重新發(fā)起報銷流程，進一步增加報銷周期[1]。

1.2.2 報銷費用和預(yù)算脫節(jié)，成本難以管控

傳統(tǒng)報銷流程中，報銷事項均是線下完成審批以及財務(wù)處理，財務(wù)分析人員很難定位每個部門以及每個人員實際報銷金額和總預(yù)算的配比情況，可能會出現(xiàn)報銷金額嚴(yán)重超過預(yù)算金額的情況，不利于預(yù)算執(zhí)行的事中管控，也不利于公司對整體成本的管控。

1.2.3 線下處理效率低，增加企業(yè)管理成本

傳統(tǒng)報銷流程中，因報銷事項繁多，涉及餐飲、住宿、電話費等各個方面，企業(yè)對不同報銷事項的填寫規(guī)則和管理也不相同，故線下處理效率低。此外，報銷事項面向全體員工，存在頻率高、數(shù)量多等特點。為滿足員工正常財務(wù)報銷的需求，企業(yè)需要加大相關(guān)財務(wù)人員的投入，增加企業(yè)的運營管理成本。

1.2.4 員工滿意度低，增加溝通成本

傳統(tǒng)報銷流程中，報銷人員普遍滿意度偏低，一方面因報銷周期長占用員工資金，另一方面因報銷操作復(fù)雜需要花費大量的溝通成本。由于報銷人員一般無相關(guān)財務(wù)知識，填寫的報銷信息及提供的報銷單據(jù)很可能被財務(wù)駁回，此過程會增加相應(yīng)溝通成本。此外，報銷人員因無法查詢報銷進度，故會在等待過程中詢問財務(wù)人員報銷進展，進一步增加溝通成本。

2 構(gòu)建高效報銷流程

2.1 高效報銷流程概述

高效報銷流程是基于傳統(tǒng)報銷流程基礎(chǔ)上，進行流程優(yōu)化并用技術(shù)手段系統(tǒng)化管理，充分地將報銷業(yè)務(wù)和線上審批、線上自動化財務(wù)處理、線上預(yù)算管理等功能集合起來，并將人工操作部分使用技術(shù)手段實現(xiàn)自動化處理，從而構(gòu)建高效的報銷流程，助力企業(yè)經(jīng)營。

我們定義高效報銷流程是依賴于建立員工報銷系統(tǒng)來實現(xiàn)的，員工報銷系統(tǒng)通過集成前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、自動審批系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、發(fā)票查驗平臺、記賬系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，實現(xiàn)報銷人員提單報銷、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)人員審核、執(zhí)行付款、賬務(wù)處理全流程在線結(jié)轉(zhuǎn)。

2.2 高效報銷流程設(shè)計

高效的報銷流程總體流程設(shè)計為：①報銷人員線上發(fā)起報銷流程；②業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上審批；③財務(wù)審核，系統(tǒng)自動入賬；④執(zhí)行付款，系統(tǒng)自動入賬。流程圖如圖1 所示。

圖1 高效報銷流程圖

2.2.1 報銷人員線上發(fā)起報銷

高效報銷流程在報銷人員發(fā)起報銷流程時的總體設(shè)計為：報銷人員在員工報銷系統(tǒng)可隨時隨地發(fā)起報銷流程，員工發(fā)起報銷后，同時將紙質(zhì)資料移交至財務(wù)報銷部門。此環(huán)節(jié)可融合年度預(yù)算、機器人問答、發(fā)票信息管理等功能管理，一方面可節(jié)約相關(guān)人工審核操作，另一方面將相關(guān)財務(wù)審核前置化可減少流程被駁回的概率。具體設(shè)計如下：第一，報銷金額和預(yù)算強關(guān)聯(lián)。將員工報銷系統(tǒng)和年度預(yù)算金額系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，報銷人員在填報報銷金額時，員工報銷系統(tǒng)會根據(jù)員工所在部門判斷該報銷事項的累計金額是否超過個人或者部門的年度預(yù)算，如累計報銷金額超過年度預(yù)算金額，則不能進行報銷，需要重新溝通調(diào)整預(yù)算，如累計報銷金額未超過年度預(yù)算則可正常提交報銷流程。第二，報銷問答機器人。由于報銷事項繁多，公司針對不同的報銷事項有不同的管理辦法，另外，企業(yè)根據(jù)管理方向、政策改變等因素定時更新企業(yè)報銷管理制度。為避免信息溝通不暢，可在員工報銷系統(tǒng)植入報銷問答機器人，報銷人員隨時可查詢不同報銷事項最新的報銷管理制度，可大幅減少報銷人員因填寫信息錯誤或缺少相關(guān)資料被駁回的概率。第三，開票信息檔案庫。由于公司開票信息不容易記憶或者記錄，且公司的開票資料可能存在開票信息變化的情況，報銷人員很可能提供錯誤開票信息導(dǎo)致開票錯誤的情況?？稍趩T工報銷系統(tǒng)添加我的開票資料管理功能，供員工隨時隨地可查詢公司最新的開票信息，以保證員工在取得原始發(fā)票時開票資料正確，可大幅減少報銷人員因發(fā)票開具錯誤被駁回的概率。

2.2.2 業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上審批

高效報銷流程在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批流程的總體設(shè)計為：報銷人員提交報銷流程后，會自動發(fā)起線上審批流程，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)收到審批流程后，需在規(guī)定的時間內(nèi)處理。此流程需要結(jié)合內(nèi)控制度、預(yù)算執(zhí)行率等因素考慮，具體設(shè)計如下：第一，審批智能化。報銷管理系統(tǒng)將審批流程自動推送至業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的待辦事項，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可隨時隨地審批相關(guān)報銷事項，另外可點擊查看詳細報銷事項和報銷單據(jù)，以此判斷該業(yè)務(wù)是否符合可報銷范圍。同時，設(shè)置審批提醒功能，超過24 小時未處理重復(fù)推送提醒，以提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批時效。第二，結(jié)合內(nèi)控制度分層審批。將員工報銷系統(tǒng)結(jié)合內(nèi)控制度實行分層審批。假設(shè)內(nèi)控制度規(guī)定單筆報銷不超過2 萬的金額僅需部門負責(zé)人審批，則系統(tǒng)設(shè)置不超過2 萬單筆報銷金額一層需要審批；假設(shè)內(nèi)控制度規(guī)定單筆報銷金額超過2 萬不超過50 萬的金額需要部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人審批，則系統(tǒng)設(shè)置超過2 萬不超過50萬的單筆報銷金額需要兩層審批；假設(shè)內(nèi)控制度規(guī)定單筆報銷金額超過50 萬金額的需要部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人、總負責(zé)人審批，則系統(tǒng)設(shè)置超過50 萬的單筆報銷金額需要三層審批。第三，和預(yù)算執(zhí)行率關(guān)聯(lián)。業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核時，不僅關(guān)注該報銷事項，還關(guān)注整體報銷費用的預(yù)算執(zhí)行率，員工報銷系統(tǒng)可根據(jù)已報銷金額和年度預(yù)算金額可計算出預(yù)算執(zhí)行率。假設(shè)在年中的時候預(yù)算執(zhí)行率已經(jīng)高達80%，此時系統(tǒng)設(shè)置預(yù)警，可輔助管理層對報銷費用進行事中管理，防止相關(guān)費用超過預(yù)算金額，更好地實現(xiàn)公司的財務(wù)規(guī)劃。

2.2.3 財務(wù)審核

高效報銷流程在財務(wù)審核入賬的總體設(shè)計為：財務(wù)收到紙質(zhì)報銷資料后，財務(wù)人員進行影像掃描操作，系統(tǒng)根據(jù)OCR識別進行發(fā)票查驗真?zhèn)?，財?wù)人員需要審核業(yè)務(wù)真實性，如果審核通過則進行自動賬務(wù)處理，并形成付款指令。此環(huán)節(jié)可結(jié)合影像掃描、OCR 識別、發(fā)票查驗等功能實現(xiàn)財務(wù)審核和自動化入賬，具體設(shè)計如下：第一，影像掃描，電子檔案存檔。財務(wù)人員將報銷單據(jù)進行影像掃描操作，形成電子檔案存檔，最終形成報銷信息流閉環(huán)。不僅實現(xiàn)了對票據(jù)電子信息有效的采集、傳輸及管理，更為日后報銷票據(jù)的查詢和追蹤提供了保障。第二，系統(tǒng)查驗發(fā)票真?zhèn)?，保證發(fā)票合規(guī)性。當(dāng)財務(wù)人員掃描影像后，員工報銷系統(tǒng)根據(jù)OCR 影像識別等技術(shù)獲取發(fā)票號碼和發(fā)票代碼，根據(jù)獲取的發(fā)票號碼和代碼對接發(fā)票查驗平臺進行發(fā)票真?zhèn)涡ｒ?，同時，可根據(jù)發(fā)票查驗獲取的發(fā)票要素進行發(fā)票合規(guī)性校驗，如果發(fā)票校驗不通過，則自動駁回報銷流程。第三，對電子發(fā)票重復(fù)校驗，防止電子發(fā)票重復(fù)報銷。因電子發(fā)票可重復(fù)打印，存在重復(fù)報銷的風(fēng)險，在傳統(tǒng)報銷流程下，財務(wù)人員需要花費大量的時間核查是否存在重復(fù)報銷情況。在高效報銷流程下，可通過系統(tǒng)對已完成報銷流程的發(fā)票號碼和代碼打已報銷標(biāo)識，防止電子發(fā)票重復(fù)報銷的情況，如果出現(xiàn)重復(fù)報銷，則自動駁回報銷流程。

2.2.4 執(zhí)行付款

高效報銷流程在執(zhí)行付款的總體設(shè)計為：財務(wù)審核完成后，會形成付款指令，通過銀企直連執(zhí)行自動付款，付款成功后系統(tǒng)自動進行賬務(wù)處理，此時整個報銷流程結(jié)束。整體流程可整合報銷數(shù)據(jù)作數(shù)據(jù)分析，輔助企業(yè)作財務(wù)決策。第一，報銷財務(wù)分析，輔助管理層決策。員工報銷系統(tǒng)可設(shè)置報銷財務(wù)分析模塊，對報銷數(shù)據(jù)進行深度挖掘分析，可查看整體費用報銷的費用構(gòu)成情況、報銷費用部門分布情況、預(yù)算執(zhí)行率情況等財務(wù)指標(biāo)，輔助管理層對報銷費用的管控，及時發(fā)現(xiàn)報銷費用中不合理的情況進行優(yōu)化[2]。同時可通過分析各項報銷費用預(yù)算達成情況評估年初預(yù)算設(shè)置的合理性，進一步優(yōu)化年度預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。第二，報銷流程分析，提升報銷流程效率和質(zhì)量。員工報銷系統(tǒng)可設(shè)置報銷流程分析模塊，對報銷流程的整體時長和各環(huán)節(jié)時長進行統(tǒng)計分析，對需要效率提升的環(huán)節(jié)通過采取相關(guān)措施以提高員工報銷流程效率。另外，可通過分析報銷駁回原因，對駁回次數(shù)較多的情況通過采取相關(guān)措施以提升員工報銷流程質(zhì)量。

3 高效報銷流程的優(yōu)勢

3.1 報銷周期大幅縮短

相比于傳統(tǒng)報銷流程，在高效報銷流程下，企業(yè)報銷流程周期大幅縮短，一般員工兩三天即可完成整個報銷流程。此外，報銷人員可追蹤自己的報銷進度及報銷節(jié)點。

3.2 自動化程度高，企業(yè)管理成本降低

相比于傳統(tǒng)報銷流程，原本需要花費大量人工的財務(wù)審核票據(jù)合規(guī)性和賬務(wù)處理等工作在高效報銷流程下均為自動化處理，節(jié)約了財務(wù)人員投入，企業(yè)的管理成本降低。

3.3 和預(yù)算強關(guān)聯(lián)，可對費用事中控制

在傳統(tǒng)報銷流程下，因無法及時獲取相應(yīng)的預(yù)算信息，對報銷費用的管控一般為事后管理，可能會出現(xiàn)費用超標(biāo)情況。在高效報銷流程下，因報銷費用和預(yù)算數(shù)據(jù)、預(yù)算執(zhí)行率等財務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，管理層可對報銷費用進行事中管控，可及時宣導(dǎo)對相關(guān)費用的管控措施，以便企業(yè)更好地管控企業(yè)成本。

3.4 員工滿意度提升

相比于傳統(tǒng)報銷流程，在高效報銷流程下員工滿意度有以下方面的提升：流程簡化、操作簡便，可節(jié)約報銷操作時間；可隨時查詢最新企業(yè)報銷信息，預(yù)防開具發(fā)票時記錯或者發(fā)票信息變更導(dǎo)致開具錯誤發(fā)票；報銷周期大幅縮短，且可追蹤報銷進度，避免信息不同步造成的溝通成本。

4 企業(yè)應(yīng)用高效報銷流程的考慮因素

4.1 外部因素影響

根據(jù)中辦、國辦的要求，2021年建成全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺，24 小時在線免費為納稅人提供電子發(fā)票申領(lǐng)、開具、交付、查驗等服務(wù)。同時要制定出臺電子發(fā)票國家標(biāo)準(zhǔn)，有序推進鐵路、民航等領(lǐng)域發(fā)票電子化，并在2025年基本實現(xiàn)發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化，著力降低制度性交易成本。在傳統(tǒng)報銷模式下，全面推行發(fā)票電子化下，企業(yè)需要進一步增加核查是否重復(fù)報銷的工作量，且需要加強建設(shè)檔案管理電子化建設(shè)。在高效報銷模式下，全面推行發(fā)票電子化也就意味著員工報銷流程中不再需要紙質(zhì)票據(jù)的實物傳遞，高效報銷流程中會進一步優(yōu)化，將取消實物單據(jù)的傳遞以及影像掃描操作。故隨著發(fā)票全面電子化的推廣，將實物流管理側(cè)重于信息流管理，高效報銷流程相比于傳統(tǒng)報銷流程優(yōu)勢進一步擴大。

4.2 內(nèi)部因素影響

4.2.1 成本收益分析

分別計算出在傳統(tǒng)報銷模式下企業(yè)處理員工報銷的年度運營總成本和在高效報銷模式下企業(yè)處理員工報銷的年度運營總成本，對兩種方案的成本收益進行比較。假如二者成本相差很大，則選擇成本低的方案，假如二者成本差別不大，則優(yōu)先選擇高效報銷模式，因為高效報銷模式提升了員工滿意度，形成了公司的額外收益[3]。

4.2.2 自動化程度

因全面實現(xiàn)自動化成本較高，企業(yè)可以根據(jù)自身情況選擇部分自動化，也就是可以優(yōu)先將整體報銷流程下的某個環(huán)節(jié)進行自動化，在某個環(huán)節(jié)進行成本收益的對比分析，選擇企業(yè)的自動化程度，即實現(xiàn)在傳統(tǒng)報銷模式下和高效模式下結(jié)合的報銷模式。集團企業(yè)一般選擇全面自動化，以達到收益最大化，中小企業(yè)可結(jié)合自身情況選擇全面自動化或者部分自動化。

4.2.3 自建員工報銷系統(tǒng)還是外購員工報銷系統(tǒng)

如果企業(yè)內(nèi)部設(shè)有研發(fā)部門，因員工報銷系統(tǒng)需對接很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)或外圍系統(tǒng)，則可進行自研員工報銷系統(tǒng)，此模式下一般適用于大企業(yè)集團，企業(yè)可根據(jù)自身的業(yè)務(wù)流程設(shè)計出最高效的報銷流程。如果企業(yè)沒有研發(fā)部門，可進行外購員工報銷系統(tǒng)，外購系統(tǒng)中既有定制化員工報銷系統(tǒng)，也有標(biāo)準(zhǔn)化員工報銷系統(tǒng)，一般企業(yè)定制化員工報銷系統(tǒng)收費較高，適合集團企業(yè)選擇，一般標(biāo)準(zhǔn)化員工報銷較為便宜，適合中小企業(yè)選擇。

5 結(jié)語

綜上所述，高效報銷流程相比于傳統(tǒng)報銷流程優(yōu)勢明顯，不僅提高了報銷效率，節(jié)約了企業(yè)的運營成本，提升了員工滿意度，而且還通過數(shù)據(jù)挖掘分析為管理層提供了決策依據(jù)。未來幾年，隨著電子發(fā)票的全面推行，企業(yè)建立高效報銷流程勢在必行，現(xiàn)階段企業(yè)可結(jié)合自身情況選擇適合自己的報銷流程，也可以分步驟建設(shè)高效報銷流程。