機(jī)關(guān)文書檔案管理的作用與策略研究

文/濟(jì)南市萊蕪區(qū)人力資源和社會保障局 王霞

隨著政府改革步伐的逐步加快以及機(jī)關(guān)單位管理事務(wù)的增多，越來越多的機(jī)關(guān)文書檔案，給文書檔案管理人員帶來了更大的工作壓力。由于機(jī)關(guān)單位職能部門較多，人員多且雜，對文書檔案的分類、編制要求較高，這在一定程度上增加了文書檔案管理難度，需要檔案管理人員探索更加有效的管理方法以優(yōu)化相關(guān)管理工作，提高管理效率。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理概述

機(jī)關(guān)文書檔案是機(jī)關(guān)單位在日常工作中產(chǎn)生的、由通用文書轉(zhuǎn)化形成的一部分檔案，包括上級部門對各項工作的指示、決定、通知、紀(jì)要，單位領(lǐng)導(dǎo)的任免、考核通報，重要會議記錄、講話、題詞，單位重要的政策、規(guī)定、意見，各單位重要的報告、志書，以及工作批復(fù)、請示、簡報、信函等等。機(jī)關(guān)文書檔案所涉內(nèi)容繁雜，覆蓋面廣，且有不同的保管期限規(guī)定，需要相關(guān)檔案人員科學(xué)管理，提高管理水平。現(xiàn)就機(jī)關(guān)文書檔案管理工作內(nèi)容分析如下：

（一）對檔案資料進(jìn)行收集與整理。機(jī)關(guān)文書檔案反映的是各部門日常工作情況，檔案資料多分散于單位各部門，這就要求文書檔案工作者及時至各部門收集資料并加以規(guī)范整理，確保檔案資料的完整性。同時，文書檔案人員還應(yīng)對各部門工作做到心中有數(shù)，對于新的檔案資料及時歸檔，避免資料丟失。

（二）對檔案資料區(qū)別對待，科學(xué)管理。針對機(jī)關(guān)文書檔案內(nèi)容繁雜、種類多樣的問題，檔案人員需依照資料重要程度以及類別進(jìn)行科學(xué)的歸類與管理。從文書檔案載體來看，其包含了紙質(zhì)文檔、照片、影音、電子文檔等，且不同載體檔案的管理方式與管理要求皆不同。對紙質(zhì)文檔需做好防霉、防潮、防蟲等工作；對照片文檔需做好防光照、防塵、防劃痕等工作；對于影音文檔需做好防消磁、干濕度管理等工作；對于電子文檔需做好防盜、防病毒等工作。此外，還要做好文書檔案的目錄繪制、立卷編號、備份等工作，方便檢索與查閱。

（三）做好檔案資料的查閱與開發(fā)利用。機(jī)關(guān)文書檔案工作者應(yīng)熟悉部門規(guī)章制度，做好本職工作，對于可公開、可查閱的檔案做好閱讀與利用方面的服務(wù)工作，對于保密性檔案應(yīng)堅持保密處理，以提高檔案管理工作價值。同時，對于檔案的查閱與利用需按流程審批，不經(jīng)允許不得隨意外帶，且要防止人為篡改和損壞。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理的作用

機(jī)關(guān)文書檔案對機(jī)關(guān)單位而言具有重要作用，其不僅是對機(jī)關(guān)單位日常工作的記錄，還反映了單位歷史、取得的成績，部分檔案還對單位日后的工作具有指導(dǎo)與借鑒價值，機(jī)關(guān)部門可從檔案資料中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，改進(jìn)工作方案，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。具體而言，機(jī)關(guān)文書檔案管理作用分析如下：

（一）幫助機(jī)關(guān)單位更好地開展工作。文書檔案包含了各方面信息，反映了機(jī)關(guān)單位工作面貌，蘊(yùn)含了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與諸多工作信息，對這些檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理可使重要的文件得以完整保存，提高其重復(fù)利用率。而機(jī)關(guān)單位在日常工作中通過查看利用這些檔案資料，可更好地制定工作計劃，避免失誤，少走彎路。如在處理突發(fā)事件時，機(jī)關(guān)單位可通過查閱檔案資料借鑒過往經(jīng)驗(yàn)與方法，提高工作處理效率。

（二）促使機(jī)關(guān)單位各項工作規(guī)范化開展。機(jī)關(guān)文書檔案記錄與保存的是單位各項工作情況資料，是對單位各項工作之真實(shí)反映。要想留下好的工作記錄，單位各部門就需要更加嚴(yán)格、規(guī)范地開展工作。從這一角度來看，文書檔案管理還能督促機(jī)關(guān)單位規(guī)范工作行為，提高服務(wù)質(zhì)量與履職水平。

（三）幫助機(jī)關(guān)單位更好地實(shí)施考核工作。機(jī)關(guān)文書檔案記錄了單位工作情況，各項工作得失都可以在檔案資料中查找到痕跡，為單位部門績效考核以及員工考核提供依據(jù)。機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行考核工作時，可參考相應(yīng)的文書檔案資料，如人員獎懲情況報告、工作匯報等，提高考核工作的公平性與合理性。此外，機(jī)關(guān)單位也可在查閱文書檔案的同時反省自身工作，加強(qiáng)工作改進(jìn)。

三、機(jī)關(guān)文書檔案管理的策略

（一）完善機(jī)關(guān)文書檔案管理體制建設(shè)。管理體制直接影響著管理工作的效能，是機(jī)關(guān)單位開展各項工作的重要基礎(chǔ)。文書檔案涉及面廣，內(nèi)容繁雜，與單位各部門、各科室都有著一定的關(guān)聯(lián)，需要單位諸部門做好配合工作，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的順利開展。這就需要機(jī)關(guān)單位優(yōu)化文書檔案管理體制，使檔案管理各項工作都符合既定流程，做到規(guī)范化、專業(yè)化、嚴(yán)格化管理，具體工作如下：

第一，嚴(yán)格落實(shí)部門職責(zé)，做好文書檔案歸檔工作。檔案管理是一個有機(jī)體系，需要各部門的共同參與和有效協(xié)作。這就需要文書檔案管理工作落實(shí)到人，并約定具體的歸檔時間與歸檔流程，同時要規(guī)范檔案格式與要求，實(shí)現(xiàn)文書資料統(tǒng)一歸檔，降低檔案管理工作難度。例如，對于各部門發(fā)布的通知、會議記錄、人事任免、影音圖片等要統(tǒng)一格式與要求，明確工作制度，督促各部門做好銜接工作，科學(xué)歸檔。

第二，做好制度建設(shè)，提高工作效率。制度是落實(shí)工作的有力保障。針對機(jī)關(guān)文書檔案管理而言，歸檔不及時、檔案資料分散、更新遲緩、資料遺失、保管不當(dāng)、借閱隨意等問題的出現(xiàn)都反映了檔案制度建設(shè)不到位，這使得各項工作無章可循，極容易出現(xiàn)管理風(fēng)險，造成不良后果。這就需要機(jī)關(guān)單位根據(jù)單位實(shí)際完善各項文書檔案管理制度，并將相關(guān)制度下發(fā)至單位各部門，使各部門提高對文書檔案管理工作的重視，特別要強(qiáng)調(diào)依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）來歸檔。同時，要減少冗余繁雜的檔案資料，對于無保管時間要求的文書檔案應(yīng)實(shí)施淘汰制，定期進(jìn)行清理；對于有保管時間要求的檔案則實(shí)施分類制，按具體要求分類管理。

第三，嚴(yán)格監(jiān)督與考核，做好管理工作。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要做好文書檔案工作的監(jiān)督與考核，將臨時抽查與定期檢查相結(jié)合，做好監(jiān)管工作，并出臺相應(yīng)獎懲措施，獎優(yōu)罰劣，鼓勵工作創(chuàng)新，督促自查自糾，促進(jìn)文書檔案管理工作更好開展。

（二）加強(qiáng)文書電子檔案管理模式建設(shè)。辦公自動化已是大勢所趨，機(jī)關(guān)單位的電子文檔也很多，文書檔案的電子化管理是當(dāng)前的一項重要工作，需要加強(qiáng)重視。對于電子檔案，個別機(jī)關(guān)單位難以做到規(guī)范化管理，往往存在“重文件辦理，輕檔案形成”的問題，電子文件歸檔不及時、格式混亂等問題較多，需要加強(qiáng)管理規(guī)范。

第一，加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)管理，確保電子文件資料的全面性與真實(shí)性。機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)選歸檔接口，選用常見的數(shù)據(jù)管道、WEB服務(wù)、中間數(shù)據(jù)庫，使檔案資料按照規(guī)范要求歸檔，確保各類元數(shù)據(jù)與電子文件都能及時收集，同時還能記錄電子文件修改的全過程。

第二，電子檔案的管理要做好“四性”檢測，即完整性、可靠性、真實(shí)性、可用性。要做好電子文件防篡改工作，避免數(shù)據(jù)失真、公章冒用、電子簽名借用等情況發(fā)生。同時，要做好元數(shù)據(jù)的“全程記錄”工作，確保信息的完整與真實(shí)，可生成MD5碼進(jìn)行真?zhèn)螌Ρ?，提高管理效率。此外，還應(yīng)根據(jù)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）的規(guī)定進(jìn)行各類信息的收集保管，確保信息齊全。

第三，提高管理規(guī)范化水平。對于文書電子檔案，檔案工作者可利用檔號或唯一標(biāo)識符（反映一定語義信息）進(jìn)行命名，方便電子檔案的轉(zhuǎn)換、借閱與遷移，實(shí)施全過程管理。此外，機(jī)關(guān)文書電子檔案還包含了正文、附件、定稿、公文處理單、修改稿等文檔，對于前四類電子文檔需將其轉(zhuǎn)換為PDF或OFD格式，以避免文檔內(nèi)容的損毀、篡改，保證長期有效保存。對于元數(shù)據(jù)，應(yīng)以XML格式保存，以方便跨平臺使用。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)提高人員業(yè)務(wù)水平。作為一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，機(jī)關(guān)文書檔案需專業(yè)人員妥善管理，方可提高管理效率。

第一，要做好專業(yè)知識培訓(xùn)。機(jī)關(guān)單位可通過日常會議、內(nèi)部交流、在線學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)分享、高校委培、專題講座等多種方式，對文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識講解，做好資料收集、整理、歸檔、管理、利用、借閱等工作，提升人員專業(yè)素養(yǎng)。

第二，要做好信息技術(shù)培訓(xùn)。辦公自動化對文書檔案工作者的信息技術(shù)能力要求提升，特別是日益增多的電子檔案更加需要有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行保管，這就需要機(jī)關(guān)單位聘請專業(yè)人員指導(dǎo)檔案管理者學(xué)習(xí)了解電子檔案管理知識，做好電子檔案的分類、歸檔、管理等工作，同時要指導(dǎo)相關(guān)工作者做好身份認(rèn)證、密鑰管理、防火墻設(shè)置，避免電子檔案被損毀與篡改，提高工作效率。

第三，要加強(qiáng)法律法規(guī)以及職業(yè)道德教育。機(jī)關(guān)文書檔案中有一些為涉密檔案，需要妥善保管，因此，需加強(qiáng)相關(guān)人員保密管理教育，增強(qiáng)其保密意識，要將政策法規(guī)學(xué)習(xí)滲入日常工作中，繃緊員工安全之弦，提高其工作合規(guī)性與科學(xué)性，增強(qiáng)其職業(yè)道德觀。

（四）重視文書與檔案的銜接工作。文書與檔案工作密切相關(guān)，文書的完整度與質(zhì)量會直接影響到檔案工作的開展情況，可以說文書的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等工作是做好文書檔案管理之前提與基礎(chǔ)，是豐富文書檔案內(nèi)容的重要保障。因此，機(jī)關(guān)單位的文書人員在開展工作時，要一并做好文書的整理與核對，留心文件是否完整，格式是否符合規(guī)范，以方便后續(xù)檔案管理工作的順利開展。而文書檔案管理者需做好相關(guān)對接工作，不僅要向單位文書人員普及檔案管理知識，增強(qiáng)其歸檔意識，還應(yīng)統(tǒng)一紙質(zhì)與電子文檔的格式，做好與各部門的溝通交流工作，努力實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作的無縫銜接。在進(jìn)行文書資料歸檔過程中，檔案人員要盡快處理各部門傳送過來的文書資料，做好文件的確認(rèn)、登記與查看工作。在建檔過程中若發(fā)現(xiàn)文件資料不完整或丟失，需及時通知相關(guān)部門重新提供文件資料，以保證文書檔案管理的安全與高效。

（五）做好機(jī)關(guān)文書檔案開發(fā)利用工作。檔案開發(fā)利用是檔案管理價值發(fā)揮的重要表現(xiàn)，機(jī)關(guān)文書檔案工作者應(yīng)抓住時機(jī)做好文書檔案開發(fā)利用工作。對于可公開的文書檔案，檔案人員可先將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，做好備份管理，再利用網(wǎng)絡(luò)鏈接技術(shù)進(jìn)行檔案資料的在線傳輸，方便兄弟單位、社會機(jī)構(gòu)、廣大公民查閱該檔案資料。同時，要加強(qiáng)單位網(wǎng)站建設(shè)，通過開辟檔案管理專欄，定期發(fā)布行業(yè)檔案資訊，并將可公開的檔案資料上傳至檔案管理專欄網(wǎng)站，分門別類進(jìn)行管理公示，方便公眾檢索資料信息，還可于網(wǎng)上設(shè)置用戶入口，對于可內(nèi)部公開的檔案信息可由用戶在線申請審核，通過后實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線借閱利用。此外，檔案人員還可拓寬服務(wù)范圍，利用手機(jī)APP、微信公眾號、官方微博等新媒體進(jìn)行資料信息推送，方便民眾了解政府工作。另外，機(jī)關(guān)檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)對文書專題檔案的編研工作，如根據(jù)歷史發(fā)展脈絡(luò)對單位發(fā)展中的大事件進(jìn)行匯編整理，結(jié)集出版或于特定時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行展覽公示，亦可通過宣傳欄、主題展覽、文件匯編、紀(jì)要出版等多種方式開發(fā)利用檔案資料，發(fā)揮檔案價值。

四、結(jié)語

文書檔案對于機(jī)關(guān)單位工作的開展具有重要指導(dǎo)意義與借鑒價值，其管理工作也日漸受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)代化管理理念的普及，文書檔案管理工作已不再停留在淺層管理層面，而是更加重視檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。這就需要機(jī)關(guān)單位文書檔案管理人員加強(qiáng)工作自省，積極轉(zhuǎn)變工作思維，探索更加高效的管理方法與管理技術(shù)，通過知識學(xué)習(xí)與專業(yè)技能提升，全面提高工作效率，為單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。