醫(yī)院檔案管理工作淺析

文/成都市第三人民醫(yī)院 吳擁軍

近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的不斷進(jìn)步，國(guó)家對(duì)人民群眾的健康高度重視，在醫(yī)療單位改革工作的大力推動(dòng)下，醫(yī)院有序發(fā)展，不論是在醫(yī)院技術(shù)設(shè)施建設(shè)還是醫(yī)療技術(shù)水平提高等各方面，都有了一定的改善，基本上能滿足人民群眾的就醫(yī)需求，醫(yī)院檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理理念。檔案管理在醫(yī)院起到了極為重要的作用，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作積極開(kāi)展，但是目前有一些問(wèn)題亟待解決，比如某些醫(yī)院在新建和擴(kuò)建過(guò)程中忽視了檔案管理工作的同步發(fā)展，沒(méi)有將檔案管理工作納入醫(yī)院同步發(fā)展和同步規(guī)劃行列；對(duì)于醫(yī)院檔案管理設(shè)施的投入和檔案設(shè)備的更新、檔案軟件的開(kāi)發(fā)利用等，未列入預(yù)算，一定程度上制約了檔案工作的提檔升級(jí)。依筆者之見(jiàn)，醫(yī)院檔案管理工作還需從以下方面予以加強(qiáng)：

一、加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案工作體系

各級(jí)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體系。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)切實(shí)對(duì)檔案管理工作給予重視，將檔案工作納入院班子議事議程，根據(jù)工作實(shí)際制定目標(biāo)管理責(zé)任制，明確醫(yī)院檔案管理人員的工作職責(zé)，積極協(xié)調(diào)醫(yī)院各科室檔案管理工作，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)有序發(fā)展。實(shí)行檔案統(tǒng)一集中管理制度，成立由院領(lǐng)導(dǎo)牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，嚴(yán)格依照《檔案法》等檔案工作相關(guān)法律法規(guī)履行職責(zé)，要把醫(yī)院的檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)管理及考核體系，使檔案管理人員完全認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和資料存檔的必要性，結(jié)合醫(yī)院每年度產(chǎn)生檔案資料的特殊性，認(rèn)真負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案資料的收集、整理、歸檔及利用工作。要按照及時(shí)、準(zhǔn)確、完整性收集歸檔，確保檔案收集渠道暢通，從檔案資料收集、整理建檔到歸檔形成一個(gè)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系，建立一套符合現(xiàn)代發(fā)展形勢(shì)的檔案管理工作模式；各臨床科室要配備兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)收集科室移交的完整檔案資料，全部交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一管理；要做到科室有兼職人負(fù)責(zé)收集，形成自上而下協(xié)調(diào)配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案資料統(tǒng)一收集管理，使醫(yī)院各項(xiàng)工作檔案齊全完整。

二、加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)，完善檔案設(shè)施體系

完善檔案管理設(shè)施建設(shè)是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理工作的物資投入，提升對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度，對(duì)檔案管理工作要配備相應(yīng)的軟、硬件設(shè)備，以提升醫(yī)院檔案管理工作水平，充分滿足醫(yī)院檔案工作的需求。要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視：一方面，確保檔案管理相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施可以得到完善解決；另一方面，要設(shè)立獨(dú)立的檔案庫(kù)房，其中包括檔案查閱利用室、檔案工作辦公室，按照上級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求，檔案庫(kù)房、檔案查閱利用室、檔案工作辦公室必須達(dá)到三分開(kāi)。檔案室要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作平臺(tái)、服務(wù)器、電腦，打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，還需配備檔案密集柜、電子檔案防磁柜、低濕殺蟲(chóng)消毒柜等，需安裝窗簾或百葉窗等遮陽(yáng)裝置，并保證有良好的自然通風(fēng)采光，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備，以及防火報(bào)警設(shè)備等，這些是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)施檔案管理工作的有效保障。要加強(qiáng)日常檔案庫(kù)房管理工作，堅(jiān)持檔案的安全監(jiān)督與檢查工作，定期組織對(duì)庫(kù)房的安全工作進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管和利用。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)資源共享

目前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視程度還不夠，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)管理相對(duì)滯后，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的發(fā)展還不夠均衡。隨著檔案數(shù)量的快速增長(zhǎng)和社會(huì)對(duì)檔案信息利用的需求，單機(jī)版檔案管理軟件根本不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，與醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)接，所以還不能實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。這樣一來(lái)，會(huì)對(duì)醫(yī)院各方面工作的開(kāi)展產(chǎn)生一定的影響，因此必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理工作的力度。要強(qiáng)化電子文件歸檔管理工作的完整性，充分利用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源共享功能建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源共享體系的完整性。按照國(guó)家檔案信息化建設(shè)管理的步伐，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院管理工作的實(shí)際情況，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)設(shè)施的大力投入，以盡快達(dá)到檔案管理的規(guī)范化、信息化，要加快配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，從而使檔案管理信息化建設(shè)得到更快發(fā)展。這樣一來(lái)，信息化建設(shè)就為檔案管理與開(kāi)發(fā)利用提供了新的發(fā)展途徑，也為檔案管理工作的開(kāi)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效促進(jìn)檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作成效。可以利用網(wǎng)絡(luò)迅速傳送所需的檔案文件及其他資料，徹底改變過(guò)去手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、服務(wù)效率低的問(wèn)題，提高醫(yī)院檔案的利用率。

四、加強(qiáng)檔案資源利用，促進(jìn)檔案編研工作

加強(qiáng)檔案資源利用，可以促進(jìn)檔案編研工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的有效共享。醫(yī)院檔案屬于綜合性檔案，檔案收集的內(nèi)容很多，有早期單純的紙質(zhì)文書(shū)檔案資料及現(xiàn)代的紙質(zhì)和電子文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、設(shè)備、基建、病歷、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤(pán)片檔案資料等，隨著現(xiàn)代化辦公設(shè)備的不斷出現(xiàn)，更為醫(yī)院的檔案增添了新的內(nèi)容，這些都真實(shí)記錄了醫(yī)院整個(gè)發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，承載著所有醫(yī)院干部職工畢生的心血。這些檔案在不斷豐富，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)予以開(kāi)發(fā)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供取之不竭的信息寶庫(kù)。另外，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源共享，利用醫(yī)院檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)可以提升編研水平，因?yàn)闄n案編研工作是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的綜合研究性工作。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案編研工作，把檔案編研工作當(dāng)成一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，要注重結(jié)合醫(yī)院當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況，編寫(xiě)醫(yī)院全宗卷、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒等，確定分類(lèi)方案、歸檔范圍及保管期限，做好安全檢查、檔案收集與交接、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、典型利用事例宣傳、新技術(shù)應(yīng)用、檢索工具編制及檔案開(kāi)放情況等醫(yī)院檔案管理工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編，以及醫(yī)院簡(jiǎn)介、科室特色、專(zhuān)科介紹等，為醫(yī)療行業(yè)發(fā)展前景和醫(yī)院持續(xù)發(fā)展做出正確決策提供可靠依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常深入臨床一線科室與醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行交流，掌握醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案資料的利用心理，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，以充分發(fā)揮檔案的作用。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常到臨床一線對(duì)檔案工作進(jìn)行宣傳，讓臨床一線醫(yī)務(wù)人員清楚，檔案管理工作在單位起到的作用是其他工作不能代替的。要多了解臨床一線各科室工作職責(zé)以及醫(yī)療業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，充分了解臨床一線醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，盡量滿足臨床醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案的利用需求，逐步完善檔案管理工作在整個(gè)醫(yī)院的服務(wù)體系，使檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)揮一定的參考價(jià)值，在工作中為醫(yī)院解決一定的實(shí)際問(wèn)題，真正做到檔案管理工作與醫(yī)院其他工作同步走。同時(shí)，要積極開(kāi)展檔案管理收集、整理、保管、利用、開(kāi)發(fā)等工作。檔案管理人員要積極拓展檔案收集工作途徑，將檔案管理的觸角伸向一線，全心全意為院領(lǐng)導(dǎo)及各科室服好務(wù)。

五、提高檔案管理技能，提升檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案人員管理技能與專(zhuān)業(yè)水平，是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的基礎(chǔ)。要想改變當(dāng)前檔案專(zhuān)業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷普遍偏低、業(yè)務(wù)及綜合素質(zhì)能力普遍偏低的現(xiàn)狀，要提高醫(yī)院檔案管理人員自身的檔案管理能力及專(zhuān)業(yè)水平。必須使檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，使他們清醒地認(rèn)識(shí)到，今天是知識(shí)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，檔案管理工作是為單位提供真實(shí)的信息資源，真實(shí)記錄了單位基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是與醫(yī)院同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在醫(yī)院管理等各方面發(fā)揮著重要作用。為了使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的需求，應(yīng)為檔案管理人員制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，要重視檔案管理人員的晉升問(wèn)題，要對(duì)檔案管理人員工作能力給予重視和肯定，要建立公平、公正的職稱(chēng)評(píng)定系統(tǒng)，為檔案管理人員提升專(zhuān)業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力創(chuàng)造條件，使其在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用。促使其掌握信息化檔案管理工作技能，提升現(xiàn)代化、信息化意識(shí)，使其熟練操作檔案信息管理設(shè)備。要采用競(jìng)爭(zhēng)上崗的選拔制度，促進(jìn)檔案管理人員各方面素質(zhì)有效提高。另外，不但要注重提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平，還要增強(qiáng)檔案人員的政治素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，要引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，為檔案管理工作注入新風(fēng)，要不斷提升工作效率，積極組織檔案管理人員參加相關(guān)的檔案管理業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)能力?？刹扇⒂^、學(xué)習(xí)、交流等方式，借鑒其他專(zhuān)業(yè)部門(mén)的先進(jìn)思路，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。要培養(yǎng)檔案人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)的自覺(jué)性，努力提高檔案管理人員的知識(shí)層次，積極優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓檔案管理人員逐步成為檔案管理專(zhuān)家型人才，為今后醫(yī)院的檔案管理工作提供有力保障。