淺談辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

文/陜西韓城礦業(yè)王峰煤礦有限責(zé)任公司 趙波

辦公室行政部門(mén)作為企業(yè)的綜合性管理部門(mén)，其管理工作涉及企業(yè)的方方面面。在新時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)高效科學(xué)的辦公室行政管理工作，辦公室行政管理對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益提高有著一定的推動(dòng)作用。為了滿足新形勢(shì)下的企業(yè)發(fā)展需求，企業(yè)辦公室行政部門(mén)需要改變工作思路，擯棄常規(guī)思維，借助不斷改革的行政管理工作，為企業(yè)的發(fā)展灌注新活力，有助于企業(yè)綜合管理水平的提高。企業(yè)辦公室行政部門(mén)是連接企業(yè)管理層與員工層的綜合辦事部門(mén)，對(duì)于企業(yè)各部門(mén)的工作銜接發(fā)揮著重要的作用，因此辦公室行政管理工作的精細(xì)化，能夠提高辦事效率，推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、行政管理精細(xì)化的迫切需求

在企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，辦公室行政管理工作的精細(xì)化是改變行政管理問(wèn)題最有效的策略，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展的迫切需求。在企業(yè)行政管理中，主要存在以下三點(diǎn)問(wèn)題：其一，企業(yè)文化的宣貫缺乏。在企業(yè)辦公室行政管理中，由于部門(mén)工作復(fù)雜繁瑣，導(dǎo)致實(shí)際的企業(yè)文化滲透力度與貫徹力度不足，其管理工作過(guò)于注重日常內(nèi)業(yè)與后勤等方面，對(duì)于企業(yè)文化的宣傳不足，導(dǎo)致企業(yè)的核心凝聚力與向心力缺乏，不利于企業(yè)的健康發(fā)展，因此，行政管理工作精細(xì)化尤為迫切。其二，管理制度落后。在當(dāng)前企業(yè)的辦公室行政管理制度方面，由于前期制度制定不夠精細(xì)，導(dǎo)致管理制度跟不上實(shí)際的工作進(jìn)展，造成辦公室行政管理工作出現(xiàn)交叉，從而影響行政工作的效率，對(duì)企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)有著一定的影響。行政管理部門(mén)的制度落后以及不健全，導(dǎo)致企業(yè)人力資源管理浪費(fèi)。其三，管理觀念與工作的不足。企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化需要對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)掌握，但管理者缺乏行政管理的精細(xì)化理念，導(dǎo)致實(shí)際的工作難以開(kāi)展。同樣，行政管理的精細(xì)化需要企業(yè)管理層重視并制定合適的管理制度，確保行政管理工作的貫徹落實(shí)，讓企業(yè)管理人員綜合能力不斷提高，以創(chuàng)新來(lái)高效完成行政管理工作。

二、行政管理精細(xì)化的思路

在企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化思路中，需要從制訂相關(guān)制度、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)以及完善精細(xì)化考核三方面實(shí)施。

（一）制定行政管理精細(xì)化制度。在企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化思路中，需要注重相關(guān)制度的制定。制定辦公室行政管理精細(xì)化制度，需要制定嚴(yán)格的精細(xì)工作流程，通過(guò)明確行政管理工作具體要求，以精細(xì)化制度嚴(yán)格要求辦公室行政管理人員，規(guī)范其日常管理工作，有助于全面提高工作效率。在制訂行政管理精細(xì)化制度過(guò)程中，需要對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析，通過(guò)邏輯分解組裝，從而將工作步驟與責(zé)任相連接，根據(jù)實(shí)際的工作與完成情況進(jìn)行精細(xì)化銜接，確保企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化制度的貫徹落實(shí)。同樣，在制定行政管理精細(xì)化制度過(guò)程中，需要完善每一項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，建立相關(guān)的責(zé)任制度與獎(jiǎng)賞制度，保證工作完成的質(zhì)量。在行政管理精細(xì)化思路中，制定合理科學(xué)的精細(xì)化管理制度，能夠確保辦公室行政管理人員按照規(guī)范來(lái)開(kāi)展工作，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的精細(xì)化管理。

（二）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)。在企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化思路中，需要加強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的交流協(xié)調(diào)，確保辦公室行政管理工作效率的提升。由于企業(yè)辦公室行政管理部門(mén)的精細(xì)化往往涉及其他部門(mén)工作人員，因此需要各個(gè)部門(mén)之間的良好交流溝通，確保企業(yè)的運(yùn)營(yíng)有序高效。只有企業(yè)各部門(mén)通力合作，才能夠保證辦公室行政管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。例如在企業(yè)辦公室相關(guān)文件處理工作中，由于文件涉及收發(fā)與辦理保存等工作，需要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)的合作完成，因此在企業(yè)辦公室行政管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，其精細(xì)化思路需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，從而實(shí)現(xiàn)工作效率的提高和企業(yè)成本的節(jié)約。

（三）完善精細(xì)化考核。在企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化思路中，需要完善精細(xì)化考核。由于以往的辦公室行政管理方式相對(duì)落后，導(dǎo)致實(shí)際的管理工作無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。推動(dòng)企業(yè)的辦公室行政管理精細(xì)化建設(shè)，需要將辦公室行政管理指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化與量化，從而將工作進(jìn)行有效的細(xì)化拆分，從而保證企業(yè)的辦公室行政管理工作控制好每一個(gè)小環(huán)節(jié)，同樣能夠在全局上進(jìn)行掌控。在企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化思路中，完善精細(xì)化的考核，以考核來(lái)有效控制工作流程，確保行政管理工作的合理科學(xué)與精細(xì)化。通過(guò)完善精細(xì)化考核指標(biāo)來(lái)控制企業(yè)行政管理工作的開(kāi)展進(jìn)度，有助于提高行政管理工作的整體水平。同樣借助精細(xì)化考核指標(biāo)的完善，有助于及時(shí)了解各個(gè)部門(mén)的工作任務(wù)，提高企業(yè)的整體工作效率。

三、行政管理精細(xì)化的具體對(duì)策

（一）提升辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)。在辦公室實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化對(duì)策中，需要企業(yè)重視管理人員綜合素質(zhì)的提升。由于辦公室行政管理部門(mén)的精細(xì)化管理，不僅需要明確工作，同時(shí)需要崗位管理人員具備專(zhuān)業(yè)的技巧與能力，從而保證管理工作順利開(kāi)展。因此，在提升辦公室行政管理人員綜合素質(zhì)過(guò)程中，需要通過(guò)定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)或者講座，進(jìn)而提升企業(yè)辦公室行政管理人員的創(chuàng)新能力，有助于精細(xì)化工作的落實(shí)。同樣，提升企業(yè)辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)，有助于加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，使行政管理人員樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按照精細(xì)化工作規(guī)定來(lái)要求自己，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，從而確保精細(xì)化工作理念的落實(shí)。提升管理人員綜合素質(zhì)，幫助行政人員樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，以行政管理的精細(xì)化來(lái)促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（二）精細(xì)化崗位設(shè)置，明細(xì)崗位責(zé)任。在企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化對(duì)策中，需要企業(yè)精細(xì)崗位設(shè)置，明細(xì)崗位責(zé)任。企業(yè)辦公室行政管理作為企業(yè)的樞紐，連接著企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的交流合作，由于其特殊性，往往其實(shí)際的工作內(nèi)容涉及后勤保證、企業(yè)文化建設(shè)或者媒體宣傳等內(nèi)容，因此在辦公室行政管理精細(xì)化工作過(guò)程中，需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展與工作內(nèi)容對(duì)行政管理崗位進(jìn)行細(xì)化設(shè)置，減少部門(mén)之間工作內(nèi)容的重疊，有助于將崗位責(zé)任落到實(shí)處。精細(xì)化崗位設(shè)置，能夠有效節(jié)省企業(yè)的人力資源與成本。同樣，明確崗位責(zé)任，在行政管理工作中實(shí)現(xiàn)銜接工作的融合，不僅可以提高工作效率，同樣能夠激發(fā)其他部門(mén)工作人員的協(xié)調(diào)配合與積極性，有助于推動(dòng)辦公室行政管理的精細(xì)化發(fā)展。精細(xì)化崗位設(shè)置，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展與任務(wù)的需求，實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新與完善，有助于企業(yè)規(guī)章制度的落實(shí)，通過(guò)明細(xì)崗位責(zé)任，堅(jiān)持執(zhí)行精細(xì)化督導(dǎo)與核查，確保精細(xì)化管理的整體水平得到提升。

（三）加強(qiáng)企業(yè)精細(xì)化工作的宣傳。在企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化對(duì)策中，要重視企業(yè)的文化建設(shè)，以精細(xì)化工作文化進(jìn)行宣傳，加強(qiáng)全體員工的工作精細(xì)化程度。同樣，由于當(dāng)前企業(yè)對(duì)于精細(xì)化工作文化不夠重視，導(dǎo)致員工之間缺乏凝聚力和向心力，不利于辦公室行政管理工作的精細(xì)化開(kāi)展。加強(qiáng)企業(yè)精細(xì)化工作的宣傳，有助于將企業(yè)文化放到精細(xì)化建設(shè)當(dāng)中，從而讓企業(yè)員工由內(nèi)至外發(fā)生改變；加強(qiáng)員工對(duì)于精細(xì)化工作的認(rèn)同感，通過(guò)定期對(duì)企業(yè)精細(xì)化工作文化的宣傳，有助于企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化發(fā)展。企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化借助與企業(yè)的文化融合，以企業(yè)精細(xì)化工作來(lái)提振企業(yè)全體員工的精神面貌，有助于提升企業(yè)整體的凝聚力和精細(xì)化工作水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，在企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化思路落實(shí)過(guò)程中，企業(yè)的管理層需要重視制度的完善，以強(qiáng)化制度來(lái)加強(qiáng)行政管理工作的精細(xì)化。精細(xì)化行政管理需要根據(jù)企業(yè)的工作特點(diǎn)，以規(guī)范化科學(xué)化以及精細(xì)化進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建企業(yè)精細(xì)化管理文化，促使企業(yè)良性運(yùn)營(yíng)。辦公室行政管理工作精細(xì)化的思路與對(duì)策，需要企業(yè)全體人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身綜合素養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)的行政管理精細(xì)化全面落實(shí)，有助于調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的工作積極性，從而為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障。