OA辦公系統(tǒng)在出版社綜合管理中的運用與實施

文/中國戲劇出版社有限公司 高峰

OA辦公系統(tǒng)是一個企業(yè)綜合管理的工具，企業(yè)通過它的運用來貫徹企業(yè)管理制度的落地與執(zhí)行。OA辦公系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，除了能進(jìn)一步規(guī)范工作流程，快速有效地處理公司綜合管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，使公司相關(guān)管理事務(wù)工作在自動化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，規(guī)范化等方面不斷提升之外，還可以推進(jìn)協(xié)同工作、提升企業(yè)整體運營效率，達(dá)到科學(xué)治企的目的。

中國戲劇出版社成立于1957年，是中國唯一的戲劇專業(yè)出版社，出版包括戲劇理論、戲劇教材、劇本庫、藝術(shù)教育、音樂教材、音樂文化、藝術(shù)家傳記館、人文社科館等精品圖書。中國戲劇出版社根據(jù)國家深化文化體制改革的要求，于2016年完成改制成為有限公司，隨即推行系列科學(xué)治企的改革措施，陸續(xù)制定并出臺了系列管理制度，涉及行政管理、人力資源、經(jīng)營合作和財務(wù)管理等方面，為科學(xué)治理企業(yè)，優(yōu)化公司薪酬、考核改革，完善內(nèi)控體系建設(shè)，調(diào)動全員工作積極性和主觀能動性提供了有力支撐。

公司于2018年響應(yīng)上級的號召，開始建立并推動OA辦公系統(tǒng)。在OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)上，公司結(jié)合當(dāng)下的具體業(yè)務(wù)類型和亟須解決的主要問題做了階段性建設(shè)。辦公室作為牽頭部門，對每個上線的業(yè)務(wù)板塊的工作思路、工作流程進(jìn)行分析，將相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，設(shè)計出相對應(yīng)的網(wǎng)上審批流程，每個流程節(jié)點都與相關(guān)工作崗位人員相對應(yīng)。前期依次建立了日常辦公、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理三大模塊，大體上涵蓋了公司綜合管理的主要事項。其中日常辦公包含用印申請、發(fā)文管理、簽報管理、請假申請等10個業(yè)務(wù)板塊；業(yè)務(wù)管理包含了招投標(biāo)管理、合同評審、發(fā)票申請等8個業(yè)務(wù)板塊；財務(wù)管理包含了費用報銷、付款申請、固定資產(chǎn)申請等12個業(yè)務(wù)板塊，基本達(dá)到了辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理要求。經(jīng)過測試和磨合，已經(jīng)初步實現(xiàn)了自動化辦公的需求。通過推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)的使用，不但加強了公司辦公信息化建設(shè)工作，規(guī)范了審批流程管理，而且有效預(yù)防了內(nèi)部控制的缺陷。目前，公司OA辦公系統(tǒng)使用率不斷提升，流程不斷優(yōu)化，切實提高了工作效率、提升了工作質(zhì)量。筆者就OA辦公系統(tǒng)在中國戲劇出版社有限公司綜合管理中主要板塊的重要應(yīng)用和實施進(jìn)行前后比對分析。

一、OA辦公系統(tǒng)在日常辦公模塊中的主要應(yīng)用

（一)發(fā)文管理。出版社的發(fā)文管理，主要包括管理制度、規(guī)定辦法、人員任免、重要通知等內(nèi)容。發(fā)文有著規(guī)范的文號，簽發(fā)人、接收人、抄發(fā)人、發(fā)文數(shù)量、發(fā)文日期等關(guān)鍵要素。OA辦公系統(tǒng)上線后，公司的發(fā)文管理統(tǒng)一歸口到辦公室，通過流程的設(shè)計及流程節(jié)點的控制，實現(xiàn)了發(fā)文擬稿、主任審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、審核文稿及附件、總經(jīng)理簽發(fā)、歸檔等全程管理。通過規(guī)范的流程管理，實現(xiàn)了發(fā)文工作編輯、流轉(zhuǎn)、審批等各個辦公環(huán)節(jié)的無紙化操作，減少了公文處理人員的工作量。OA辦公系統(tǒng)的發(fā)文管理審批流程完結(jié)后，辦公室通過電子郵件，按要求發(fā)送電子版文件給相關(guān)部門，實現(xiàn)了信息的發(fā)布與傳遞。紙質(zhì)文檔按編號進(jìn)行歸檔，便于后期查詢，降低了資源成本的支出，避免了紙張浪費。

（二）印章管理。出版社的印章類別主要包括公章、合同章以及各部室印章，原有印章分散在各個部室，管理用印不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生。在未開發(fā)OA辦公系統(tǒng)“用印申請”模塊之前，公司對印章的申請使用主要以填寫紙質(zhì)審批單為主，紙質(zhì)審批單需要不同領(lǐng)導(dǎo)簽字，效率較低，且申請人填寫的用印理由不清楚給后期的復(fù)核工作增加難度。如若出現(xiàn)崗位調(diào)動，經(jīng)手人員很容易遺忘所加蓋印章的具體內(nèi)容。上線OA辦公系統(tǒng)的“用印申請”，清晰了審批流程，明確了用印的類別。申請人在填寫用印申請時需將用印的文件電子版或圖片上傳至系統(tǒng)附件，系統(tǒng)將永久性保存這些數(shù)據(jù)，方便日后的查詢及追蹤，極大地提高了辦公效率。

（三）請假申請?？记诠芾肀臼浅霭嫔缇C合管理的重要工作，與每個員工息息相關(guān)，為此公司出臺了十分詳細(xì)的考勤及休假管理辦法，規(guī)定了各項請假的要求，涉及調(diào)休、事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、喪假、探親假等多種類型的請假模式。在沒有上線OA辦公系統(tǒng)之前，請假是一個復(fù)雜的審批流程：員工事先填報紙質(zhì)《請假申請單》說明假別、請假起止日期、天數(shù)、時間及請假原因，經(jīng)層層審批后交考勤管理員處登記作為計算月度考勤和年度考核的重要依據(jù)。OA辦公系統(tǒng)上線后，通過系統(tǒng)模塊設(shè)計，下拉菜單自動選擇請假類別，自動核減請假天數(shù)、通過*號必填項自動攔截不符合請假要求的申請，審批流程直接在系統(tǒng)內(nèi)操作，使工作化繁為簡。同時申請人還可實時查詢自己各類假期的天數(shù)剩余情況，進(jìn)行合理分配和調(diào)整。每月月底前，考勤管理員登錄系統(tǒng)自動匯總記錄及統(tǒng)計《請假申請單》，避免了人為統(tǒng)計可能造成的遺漏及計算核減的工作量，真正做到了考勤與休假管理規(guī)范，優(yōu)化了公司工作秩序，也維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。

二、OA辦公系統(tǒng)在業(yè)務(wù)管理模塊中的主要應(yīng)用

（一）合同評審。此處合同是指公司與自然人、法人、其他組織所簽訂的事關(guān)風(fēng)險、責(zé)任和利益分配的經(jīng)濟合同，合同類型包括但不限于合同（書）、協(xié)議（書）、合作意向書、戰(zhàn)略（框架）協(xié)議、具有法律約束力的備忘錄，以及格式化的委托加工書、定單等形式的法律文書。公司每年要根據(jù)業(yè)務(wù)需求簽訂幾百份合同，尤其是關(guān)于圖書的出版合同、銷售合同等。合同管理必須遵循依法合規(guī)、責(zé)任明確、監(jiān)督制約、防控風(fēng)險的原則，嚴(yán)格依照規(guī)定的授權(quán)、審批程序，實施全程管理，為此需要投入大量成本進(jìn)行科學(xué)管控。

OA辦公系統(tǒng)上線后，合同經(jīng)由系統(tǒng)內(nèi)“合同評審”模塊發(fā)起審批，發(fā)起人將合同文本及相關(guān)附件及時上傳，后續(xù)部門主管、公司法務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)依次進(jìn)行審核后報總經(jīng)理審批，期間可以進(jìn)行合同駁回修改，直至符合相關(guān)規(guī)定。審批通過后，發(fā)起人將總經(jīng)理簽字的紙質(zhì)合同進(jìn)行蓋章，印章管理員蓋印后在系統(tǒng)內(nèi)點擊“已蓋印”結(jié)束合同審批流程。同時，合同評審后進(jìn)行用印，申請人無須再次發(fā)起“用印申請”，公司合同承辦部門妥善保管紙質(zhì)合同，形成完整的合同檔案，從而實現(xiàn)了公司合同管理的閉環(huán)模式。規(guī)范的合同管理，能有效防范法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。

（二）發(fā)票申請。由于簽訂出版合同和圖書銷售合同的數(shù)量較多，在回款時，申請開票就成了必然流程。財務(wù)室的出納要對各個部門每個業(yè)務(wù)人員每月的不同的發(fā)票申請及開票登記進(jìn)行匯總。起初這樣的繁瑣工作，并沒有審批流程，業(yè)務(wù)人員只要拿著開票信息就可以到財務(wù)室申請開票，如果不能及時登記、匯總，就完全有可能造成錯開、誤開、發(fā)票遺失等問題，無形中形成了一定的風(fēng)險隱患。OA辦公系統(tǒng)通過“發(fā)票管理”模塊的設(shè)計，加入了發(fā)票申請的審批流程，設(shè)計了開具發(fā)票的類別、購貨單位開票信息、購貨明細(xì)、貨款是否回收及是否簽訂合同等附加審核內(nèi)容。申請人只要將相關(guān)信息如實填寫，即可順利進(jìn)入審批流轉(zhuǎn)。財務(wù)開票人員可登錄系統(tǒng)，查詢申請人開票要求及時進(jìn)行開票處理，申請人提請的“發(fā)票申請”審批結(jié)束后，即可至財務(wù)開票人員處領(lǐng)取發(fā)票，財務(wù)開票人員在OA辦公系統(tǒng)批示“已開票”結(jié)束開票流程，從而徹底規(guī)避了無審批流程的風(fēng)險，實現(xiàn)了發(fā)票管理的科學(xué)化。

三、OA辦公系統(tǒng)在財務(wù)管理模塊中的主要應(yīng)用

（一）對公業(yè)務(wù)—付款申請。公司進(jìn)行日常業(yè)務(wù)拓展必然涉及財務(wù)的收入及支出。在OA辦公系統(tǒng)的財務(wù)管理模塊中，特意進(jìn)行了對公業(yè)務(wù)支出和個人業(yè)務(wù)報銷的兩個并列項。對公付款環(huán)節(jié)，針對并已取得客戶開具發(fā)票的，經(jīng)由“付款申請”完成付款流程申請，其中涉及付款客戶的信息，如現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫里空缺，發(fā)起人可在預(yù)付廠商中選擇“未知項”，在“收款信息”項內(nèi)列明收款人信息，在發(fā)票明細(xì)中羅列發(fā)票內(nèi)容、上傳合同附件，在費用明細(xì)中選擇自己所在部門作為成本中心，進(jìn)入審批流程。待審批結(jié)束后，財務(wù)依據(jù)OA辦公系統(tǒng)內(nèi)申請內(nèi)容，最終完成支付。這樣就能嚴(yán)格按照流程設(shè)置使業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員完成網(wǎng)上工作對接，付款流程規(guī)范、科學(xué)、高效，同時也避免了人為或手工可能造成的各種阻礙正常付款的因素發(fā)生。

（二）個人業(yè)務(wù)—費用報銷。公司相關(guān)人員為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的需要，招待客戶、合作方以及其他外部關(guān)聯(lián)人員的活動，由此產(chǎn)生的交通費、停車費、業(yè)務(wù)招待費、購買贈送紀(jì)念品費用等，需要進(jìn)行費用報銷處理。公司有著明確的人員業(yè)務(wù)支出管理實施細(xì)則，以上費用均納入各部門的年度預(yù)算管理，公司員工在日常工作中，涉及以上相關(guān)費用報銷時，可在OA辦公系統(tǒng)的財務(wù)管理模塊中，經(jīng)由“其他費用報銷”版塊完成報銷程序。版塊設(shè)計中根據(jù)員工職務(wù)的不同，比對細(xì)則中報銷額度不同，填寫OA辦公系統(tǒng)里的報銷單時，涉及填寫收款人信息、報銷明細(xì)，選擇個人所在部門作為成本中心后進(jìn)入審批流程。財務(wù)依據(jù)業(yè)務(wù)支出管理實施細(xì)則中的報銷不同額度進(jìn)行復(fù)核，符合要求的完成報銷，不符合或者超標(biāo)的退回申請人修改。業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員仍然是依規(guī)依則進(jìn)行網(wǎng)上對接，報銷流程規(guī)范、科學(xué)，經(jīng)得起審計。

四、OA辦公系統(tǒng)的升級需求和功能改進(jìn)

在公司OA辦公系統(tǒng)投入使用后，經(jīng)過不斷地測試磨合和員工使用方法的培訓(xùn)，現(xiàn)在已經(jīng)逐步成為員工經(jīng)常使用的辦公工具。但隨著公司管理需求的不斷提升，舊版OA辦公系統(tǒng)在很多方面已不能滿足用戶需求，尤其表現(xiàn)在硬件升級和解決移動辦公需求等方面，如系統(tǒng)兼容性較差，不支持多種瀏覽器、系統(tǒng)功能相對單一，技術(shù)已經(jīng)落后、出現(xiàn)系統(tǒng)運行不穩(wěn)定，速度緩慢等問題，使系統(tǒng)的升級需求不斷凸現(xiàn)。軟件方面，為進(jìn)一步規(guī)范業(yè)務(wù)管理、提升流程效率、優(yōu)化協(xié)同、強化管控、提升移動辦公能力，擬進(jìn)行2.0版本設(shè)計，如提升系統(tǒng)兼容性和用戶體驗、增加移動辦公能力、提升集成能力、具體如人性化UI/UE設(shè)計、主流瀏覽器支持、一站式審批查詢、可視化會議申請、快速查找待辦、提交撤回功能、轉(zhuǎn)處理人辦理、工作委托辦理等，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程等已經(jīng)提上了日程。建議公司在保證原有系統(tǒng)功能正常使用的基礎(chǔ)上，結(jié)合出版單位業(yè)務(wù)特點，向兄弟單位取經(jīng)學(xué)習(xí)，盡快設(shè)計開發(fā)，提升系統(tǒng)易用性，確保符合公司快速發(fā)展的需要。

五、結(jié)語

OA辦公系統(tǒng)在出版社的具體工作中的應(yīng)用不僅表現(xiàn)在以上主要介紹的三大版塊。在出版社綜合管理，尤其是人力資源和業(yè)務(wù)考核的工作中，還有一些暫時無法在OA辦公辦公系統(tǒng)里實現(xiàn)的業(yè)務(wù)類型，如圖書版稅支付、員工績效考核等。一方面，公司繼續(xù)沿用相關(guān)的紙質(zhì)審批表和簽批流程；另一方面，公司也積極征求領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)開發(fā)方的意見，做好系統(tǒng)流程設(shè)計推演，協(xié)商是否可以通過OA辦公系統(tǒng)中的系統(tǒng)升級或者模塊的添加完成開發(fā)，最終推動公司管理工作再上新臺階。隨著OA辦公系統(tǒng)的不斷推廣和員工使用頻率和使用習(xí)慣的不斷提高，出版社綜合管理的工作效率也在不斷提高。近年來，公司不斷深耕戲劇戲曲專業(yè)領(lǐng)域、出版專業(yè)類著作及專業(yè)教材教輔，推進(jìn)品牌化、專業(yè)化，每年推出大量文化藝術(shù)類經(jīng)典著作，引進(jìn)各類專業(yè)和管理人才，以卓越優(yōu)異的專業(yè)品質(zhì)享譽海內(nèi)外，已經(jīng)成為中國最重要的專業(yè)文藝出版機構(gòu)之一，實現(xiàn)了高質(zhì)量發(fā)展，其中，OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)和使用起了關(guān)鍵的推動和支撐作用。