新形勢下財務檔案管理技術要點分析

■李旭微

一、財務檔案的多樣性

財務檔案主要反映企事業(yè)單位的經(jīng)營情況，財務檔案涉及的內(nèi)容較多，具體包括財務報銷原始憑證，會計出入賬賬簿，財務月、季、年報表，銀行結(jié)算單、重大工程項目收支會計檔案、財務原始憑證、其他應當保存的重要會計核算相關資料。企事業(yè)財務檔案資料既存在多樣性又存在保密性，因此進一步規(guī)范對財務檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實意義。財務檔案的種類很多，大致分為以下三類，第一類為會計憑證類：包括現(xiàn)金賬以及銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)清查卡片、輔助賬簿；第二類為財務報告類：包括財務分析報告以及財務年度決算紙質(zhì)報表；第三類為其他類：包括財務檔案各類清冊，如財務檔案移交清冊、財務檔案銷毀清冊以及單位開戶銀行對賬單等。

二、財務檔案管理應遵循的原則

財務檔案歸檔整理應當按照會計資料的形成規(guī)律，遵循財務資料的系統(tǒng)性與完整性，一般情況下，財務部門為了便于查閱資料原則上保留上一年度的會計基礎信息、財務報表等相關資料，待會計期終了，將前一年度所有財務資料進行分類整理，完成賬簿頁碼編號，編制檔案清冊，打印交接清單后到檔案管理部門辦理相應的存檔手續(xù)，檔案管理人員將按照文件價值、保密等級和保管期限對檔案文件進行歸檔立卷，歸檔時按年度立卷。逐項填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、并編制案卷檔號，待手續(xù)辦理完畢，檔案管理人員與財務人員共同辦理移交簽字手續(xù)，一般情況下由相關科室領導進行監(jiān)交。

三、財務檔案的分類結(jié)構(gòu)

為了便于財務檔案分類和管理，將財務檔案劃分為以下幾類。一是會計原始憑證，主要記錄常規(guī)財務報銷憑證、常規(guī)工資支出憑證、日常報銷憑證等。二是會計報表，主要包含財務月報表、年報表以及財務分析報告。三是會計賬簿，主要包含會計出入賬賬本、出納收支賬本等。四是審計報告，主要有重大工程審計報告、年度審計報告等。五是其他，主要包含會計相關技術資料等。檔案編號按照會計年度分類，分別將上述類別進行依次編排，可采用字母結(jié)合阿拉伯數(shù)字的方式進行編排，例如A001，B003。保管期限分為三個等級，即永久、30年、10年。為了便于查閱，不同的保管期限分別在密集架中對應相對固定的保管位置，最后統(tǒng)一編制流水號為保管卷號。

四、規(guī)范財務檔案管理的有效策略

（一）嚴格財務檔案管理執(zhí)行力度

首先要完善檔案管理制度建設和修訂工作。強化對檔案信息系統(tǒng)的安全保護，根據(jù)工作實際制定完善的操作規(guī)程，操作流程應簡潔明了切實符合工作需求，隨著經(jīng)濟體制改革的不斷發(fā)展，對不符合工作實際的相關制度要及時進行修訂與完善。建立檔案工作領導小組，企事業(yè)單位一把手要親自落實和督辦，成立由單位一把手負總責，各部門主要負責人分級落實的工作鏈條，形成上下協(xié)調(diào)齊抓共管的長效管理機制。增強安全生產(chǎn)防范意識，針對檔案內(nèi)部管理環(huán)境定期進行消防應急演練，以此增強檔案管理人員的責任意識，提升檔案管理員果斷處理突發(fā)事件的應變能力。此外，領導小組成員將在組長、副組長的安排指導下定期或不定期組織人員對日常歸檔業(yè)務及安全生產(chǎn)等情況進行檢查，督促相關科室按照時間節(jié)點辦理歸檔手續(xù)。

（二）創(chuàng)建有利于檔案資料存放的內(nèi)部環(huán)境

檔案室內(nèi)溫、濕度的控制是保障檔案科學存放的重要指標之一，這一點往往容易被大家所忽視，溫度高、濕度小則直接導致紙質(zhì)文件發(fā)黃易碎，相反室內(nèi)溫度低、濕度大，紙質(zhì)資料極易產(chǎn)生霉斑、變質(zhì)，同樣不利于資料的保管。因此，通過對檔案室內(nèi)溫、濕度的合理控制保障室內(nèi)環(huán)境溫度適宜是科學管理的關鍵環(huán)節(jié)。首先，每日對檔案室進行衛(wèi)生清潔，保持通風透氣且避免紫外線照射。其次，通過溫、濕度計量器對室內(nèi)環(huán)境進行監(jiān)測并逐日記錄溫濕度信息，受季節(jié)影響室內(nèi)溫、濕度不符合要求時，應當及時通風并通過加濕器進行有效調(diào)控，而今后，溫、濕度由人工數(shù)據(jù)監(jiān)測向智能化轉(zhuǎn)型也將會成為檔案科學管理的必然趨勢。

（三）完善檔案管理硬件設施建設

財務檔案存放保管必備的硬件設施包括獨立的檔案室、檔案存放密集架、保密柜、消磁柜、電腦、復印機、碎紙機、滅火器以及必要的監(jiān)控設施等。檔案室需配置安全防盜門，窗戶要配備防盜安全護欄，屋內(nèi)配備滅火器、干燥劑、防蟲、防鼠藥劑，通過以上措施達到防火、防潮、防鼠、防盜的目的。首先檔案室內(nèi)防爆照明設備的安裝與使用，既是檔案存放的必備裝置之一也是安全生產(chǎn)中至關重要的關鍵環(huán)節(jié)，防爆燈的使用能夠有效地避免因電路老化、照明設備接觸不良而引發(fā)的火災。其次，檔案室內(nèi)監(jiān)控設備的安裝與使用是防止檔案丟失、實時監(jiān)測檔案室內(nèi)動態(tài)環(huán)境的重要輔助設備，檔案室內(nèi)監(jiān)控設備應當24小時啟動，特別是在重大節(jié)日前，要對監(jiān)控設備進行安全檢查，確保在節(jié)假日期間設備能夠正常運行。所以完善檔案室硬件設施建設，有利于檔案管理人員對原始資料進行合理的歸集整理以及跟蹤保護，避免檔案資料遭受自然因素破壞以及在借閱、傳遞、復印環(huán)節(jié)中造成人為原因的破壞，在檔案管理過程當中避免因借閱、流轉(zhuǎn)所造成的資料丟失、涂改、折損等情況的發(fā)生。

（四）嚴格電子檔案信息軟件與載體的安全防護

電子檔案信息的存儲與管理是檔案管理的重要組成部分。首先，建立完善的檔案信息安全防護體系，選用優(yōu)質(zhì)電子檔案信息載體，電子媒介質(zhì)量的好壞直接影響檔案的使用和貯藏壽命。第二，加強網(wǎng)絡安全管理，利用防火墻及其殺毒軟件有效保證網(wǎng)絡安全。第三，嚴格控制紫外線的射入，避免由于強光直射對電子檔案信息載體產(chǎn)生的危害。第四，定期對殺毒軟件進行升級，定期修補計算機漏洞，以保障計算機的信息安全。第五，對檔案軟件管理系統(tǒng)進行定期升級與維護，確保系統(tǒng)信息錄入、數(shù)據(jù)管理、檔案統(tǒng)計、檔案利用等各項功能能夠正常運行。第六，為了防止單位磁介質(zhì)檔案資料產(chǎn)生褪磁、霉變、銹蝕等情況的發(fā)生，需要定期對磁盤、錄像帶、移動磁盤等重要的磁介質(zhì)檔案資料進行消磁處理，達到有效阻止外界磁場、濕氣入侵的目的。

（五）優(yōu)化財務檔案管理人員的崗位配置

在財務檔案管理工作中，一是檔案管理員要定期參加業(yè)務培訓，將各年度繼續(xù)教育的學習作為能力提升的主要途徑，切實提升檔案人員的管理水平。二是不斷強化檔案人員的政治素養(yǎng)以及風險意識保密意識。三是提升檔案人員的業(yè)務能力，檔案管理人員要具備較強的業(yè)務能力、良好的工作態(tài)度、較強的工作責任心、作風嚴謹、求真務實。四是能夠熟練地操作檔案管理應用系統(tǒng)，對財務檔案有清晰認識，并且能夠熟悉財務檔案歸檔相關事項。五是檔案管理人員能夠熟練地掌握滅火器的操作方法并按照安全生產(chǎn)責任要求參加每年一度的消防應急演練。六是檔案管理人員應當具備一定的協(xié)調(diào)應變能力，積極推進與地方檔案管理部門的協(xié)同配合，便于及時掌握最新檔案管理相關政策，切實將檔案管理各環(huán)節(jié)工作做細做實。

五、嚴格財務檔案保存、借閱、銷毀流程

（一）財務檔案歸檔前保存

一般情況下，企事業(yè)單位對當年形成的各類原始賬簿、財務報表、分析報告等會計資料，待年度終了后，由財務部門按照檔案管理要求對各類財務賬簿裝訂打印成冊，由本部門指定會計人員統(tǒng)一集中管理，原則上自行保管期為一年，待第二個會計年度終了后，由財務部門將整理完備的原始資料進行清點排序，根據(jù)歸檔流程對財務部門移交的各類原始資料進行歸集整理、查閱立卷，編制會計檔案保管清冊（注：出納人員不得監(jiān)管會計檔案），編制財務檔案移交清冊后移交檔案管理部門。

（二）財務檔案借閱管理

為了保護檔案資料的真實完整，杜絕原始資料泄密或者丟失等情況的發(fā)生，非財務人員不得查閱會計檔案，如有特殊需要借用、查閱或復制，需由借閱人書面提出申請經(jīng)單位主要領導簽批，填寫檔案查閱表，明確查閱時間、查閱事由后方可辦理。借用、查閱、復制等事項均應在檔案室內(nèi)完成，原則上檔案原始資料均不得離開檔案室，查閱、復制完成后由檔案管理員及時歸檔。財務人員查閱常規(guī)檔案，按照借閱管理規(guī)定如實填寫檔案查閱、借閱登記表后即可辦理，對涉及重大資金收支、往來款項，以及基建項目資金的賬目查閱，借閱前需經(jīng)科室主要負責人及分管領導書面簽批后方可辦理借閱手續(xù)。此外，對借閱時間較長未能歸還的檔案，管理員應當適時詢問原因，督促借閱人及時歸還。

（三）財務檔案銷毀流程

單位應當定期對已經(jīng)達到保管期限的財務檔案進行鑒定，按照檔案類別編制鑒定意見書。檔案的鑒定是會計檔案銷毀前至關重要的一環(huán)，經(jīng)過鑒定，已經(jīng)達到保管期限但仍需保存的重要財務資料，應當對其單獨立卷，視財務資料的重要程度對保管期限重新劃定，同時應當在財務檔案銷毀清冊和財務檔案保管清冊中列明。對已經(jīng)達到保存期限，經(jīng)過鑒定確定無保存價值的財務檔案，則按照銷毀規(guī)定程序辦理銷毀手續(xù)。電子檔案的銷毀程序需符合國家相關法律法規(guī)，由單位檔案管理機購、會計管理機構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派出指定人員進行監(jiān)銷。

1.通過檔案銷毀鑒定完成后，由檔案管理部門制定編制銷毀清冊，銷毀清冊的編制要做到具體完整，逐項注明檔案名稱、裝訂冊數(shù)、序列卷號、起止年份、保管期限以及銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位主要負責人、檔案管理分管領導、單位財務管理負責人、檔案管理員均需要在財務檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.財務檔案保管部門、財務部門共同向當?shù)貦n案管理部門書面提出檔案銷毀申請，經(jīng)過當?shù)貦n案管理部門批準后方可執(zhí)行后續(xù)銷毀手續(xù)。

4.檔案監(jiān)銷人員應當在財務檔案銷毀前，按照銷毀清冊中所列明的內(nèi)容逐一清點仔細核對后方可銷毀，檔案資料銷毀后由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字蓋章，同時將銷毀流程以及監(jiān)銷等情況向單位主要負責人報告。