職業(yè)院校檔案管理存在的問題及規(guī)范化途徑

■李建利

職業(yè)院校檔案的管理與建設(shè)，無論從歷史還是現(xiàn)實(shí)的角度都是不可缺少的，但是大多數(shù)職業(yè)院校對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，日常工作形成的檔案資料沒有得到系統(tǒng)收集整理與歸檔，致使學(xué)校在短期的發(fā)展中似乎沒有受到多大影響，但從長遠(yuǎn)角度看，沒給職業(yè)院校今后的持續(xù)發(fā)展留下較為詳實(shí)和可供借鑒的檔案資料，使得后續(xù)發(fā)展乏力。相反做好職業(yè)院校檔案管理，是對學(xué)校工作的一個(gè)全面認(rèn)識，并且在實(shí)施的過程中能發(fā)掘?qū)W校在發(fā)展過程中的一些內(nèi)在規(guī)律，對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用。

一、存在問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不足，檔案意識薄弱

大多職業(yè)院校只重視與辦學(xué)直接相關(guān)的學(xué)科建設(shè)和設(shè)施建設(shè)的投入，優(yōu)先考慮亟待解決的問題。他們既認(rèn)為日常的檔案管理工作不能為學(xué)校的活動、教學(xué)開展提供有效的幫助，也認(rèn)為檔案工作短期內(nèi)不會對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來負(fù)面影響，因此對檔案管理工作、管理人員、管理設(shè)備等都缺乏相應(yīng)的投入。久而久之工作人員的積極性也逐漸被打消，認(rèn)為檔案管理就是把一些資料裝訂規(guī)整，對現(xiàn)實(shí)工作沒太大作用，規(guī)整后也不會再有人看。由于認(rèn)識不足，導(dǎo)致實(shí)際操作中也不會重視，缺乏對檔案的保護(hù)，使得很多重要檔案得不到及時(shí)收集、歸檔而流失，致使很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理。

（二）管理模式落后，服務(wù)意識不強(qiáng)

一方面，職業(yè)院校檔案工作大都手動處理，依然停留在紙質(zhì)檔案的錄入，工作效率低，且手動操作容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成后期檔案查找困難，降低檔案利用的效率。另一方面，由于經(jīng)費(fèi)投入不多，檔案管理設(shè)備落后，工作技術(shù)裝備達(dá)不到信息化管理的要求，仍是處于單機(jī)運(yùn)行的狀態(tài)，檔案工作依舊停留在計(jì)算機(jī)輔助建檔、目錄檢索、查閱管理的水平上，忽略了檔案的編研、開發(fā)、利用，也沒有建立校園網(wǎng)，或是網(wǎng)站形同虛設(shè)沒有發(fā)布檔案信息資料，很多有價(jià)值的檔案被遺忘在角落，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

而且這種傳統(tǒng)的管理模式造成管理人員大量的工作量和繁瑣的工作流程，致使管理人員缺乏足夠的時(shí)間和精力去做檔案編研等深入開發(fā)，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的利用與共享。

（三）檔案人員素質(zhì)參差不齊，缺乏專業(yè)性

信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，要求檔案管理人員有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。但是職業(yè)院校專職檔案管理人員大都由一些非專業(yè)的人來完成，一方面缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技能，在計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面能力不夠強(qiáng)，在對聲音、圖像、影像等多媒體資料的處理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)；另一方面也不熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。而且學(xué)校對檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，缺乏相應(yīng)的進(jìn)修機(jī)會，對新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)較少，缺乏創(chuàng)新與活力。

另外，職業(yè)院校兼職檔案員隊(duì)伍更換頻繁，工作交接不完善甚至不交接，新檔案員不能及時(shí)認(rèn)識文件材料的重要性，不能按照檔案管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格的操作，文件材料的歸類整理存在隨意性，使得檔案管理制度的力量嚴(yán)重削弱，這不僅不利于管理工作的正常開展，而且在檔案歸類時(shí)，每個(gè)人對類別的理解存在差異，不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量，給管理工作和后期檢索利用造成了不便。

（四）職業(yè)院校學(xué)生檔案管理復(fù)雜

職業(yè)學(xué)校在招生形式、辦學(xué)形式、學(xué)制、專業(yè)設(shè)置方面差別很大。招生對象主要是初中、高中畢業(yè)學(xué)生，生源不同，學(xué)業(yè)程度不同。技校是培養(yǎng)各類技能型、應(yīng)用型的人才，注重實(shí)踐技能的提升，這就使得職業(yè)院校學(xué)生檔案與普通院校存在很大的不同，除了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)材料，還包括學(xué)生的技能鑒定、工廠實(shí)習(xí)、社會實(shí)踐等有關(guān)學(xué)生技術(shù)水平、實(shí)際操作的材料，這些材料具有很強(qiáng)的實(shí)用性和參考價(jià)值，所以也不能缺失。

另外，學(xué)生進(jìn)入私企、自主擇業(yè)情況較多，由于學(xué)生個(gè)人和用人單位檔案意識薄弱，很多學(xué)生離校后不能及時(shí)將個(gè)人檔案轉(zhuǎn)出，使得學(xué)校滯留往屆學(xué)生檔案越來越多，給技校檔案管理帶來極大不便。

（五）教學(xué)檔案工作量大

職業(yè)院校承擔(dān)給國家培養(yǎng)專業(yè)能力強(qiáng)、技術(shù)過硬的技工人才的使命，專業(yè)設(shè)置與國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展緊密相連，由于這一獨(dú)特性質(zhì)決定職業(yè)院校專業(yè)設(shè)置不斷改進(jìn)，不斷增加新型專業(yè)，學(xué)生數(shù)量又逐年增多，管理難度越來越大。此外，專業(yè)課程種類和數(shù)量也在不斷增加，而每年的教學(xué)檔案都需要篩選，不斷更新，頻繁的變動就極大地增加了工作量。

（六）檔案收集阻力大

很多部門教職工認(rèn)為沒有必要將重要文件材料上交學(xué)校檔案室保管，認(rèn)為借閱不方便。同時(shí)，他們也擔(dān)心材料上交后檔案管理人員會將自己的材料弄散、丟失甚至毀壞，后期使用帶來麻煩。這種意識使得學(xué)校檔案室在資料收集中非常被動，收集阻力很大，很多真正有價(jià)值的文件材料仍分散在各部門保存或者在個(gè)別老師手中保管，這就導(dǎo)致檔案的建檔、歸檔工作難以順利開展，而且可能這些資料會伴隨教職工的離職而隨之丟失。

二、途徑規(guī)范化

（一）提高職業(yè)院校對檔案工作的認(rèn)識

職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到，檔案的好壞體現(xiàn)學(xué)校的真實(shí)面貌，是教育評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校的管理水平，是學(xué)校各種數(shù)據(jù)的體現(xiàn)形式，是評價(jià)學(xué)校綜合業(yè)務(wù)水平的“窗口”，為學(xué)校發(fā)展發(fā)揮不可估量的作用。領(lǐng)導(dǎo)對檔案重要性認(rèn)識后，能有效防止很多重要檔案的損壞和流失。

（二）規(guī)范公文制，提高檔案質(zhì)量

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，那么公文的質(zhì)量就直接影響日后檔案的質(zhì)量。因此，學(xué)校在公文的制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的問題，為提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下牢固基礎(chǔ)。這就要求公文首先紙質(zhì)要好，符合國家有關(guān)規(guī)定，其次公文標(biāo)題、發(fā)文字號、落款、正文排版格式要規(guī)范，公文簽發(fā)審批流程完備，行文不亂用簡稱等，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

（三）建立健全的檔案管理制度

設(shè)立專門的綜合檔案室，配備專業(yè)管理人員，有計(jì)劃、有目標(biāo)的開展工作。形成以校長辦公室牽頭，各職能部門配合的網(wǎng)絡(luò)管理模式，把檔案工作分配到各職能部門，各部門配備兼職檔案員，形成檔案管理為各科室服務(wù)，各科室主動支持搞好檔案管理工作的格局。同時(shí)，不僅要將檔案管理相關(guān)工作要求列入工作職責(zé)、考核內(nèi)容之中，做到考核結(jié)果與獎懲結(jié)合；也要把檔案工作列入學(xué)校工作計(jì)劃及各部門計(jì)劃管理中，依據(jù)計(jì)劃抓落實(shí)，逐漸形成工作習(xí)慣，以便檔案工作正常開展。

另外，要健全規(guī)章制度。制定適合本校的一套科學(xué)、系統(tǒng)、完整的檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，明確歸檔范圍、保管期限、分類等程序，尤其為杜絕檔案在收集、整理、保管等過程出現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)建立完善的檔案移交、借閱、鑒定、銷毀等制度，總之從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，確保檔案管理順利進(jìn)行。

（四）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員

檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性和連續(xù)性，是一個(gè)比較復(fù)雜的過程。檔案是學(xué)校各項(xiàng)活動的重要記錄和體現(xiàn)，這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。加強(qiáng)對管理人員的檔案專業(yè)培訓(xùn)，明確檔案管理要求，熟練掌握檔案材料收集、整理、歸檔、借閱等業(yè)務(wù)，系統(tǒng)掌握檔案管理的知識和技能。而且，檔案管理不僅是管理，也要注重檔案的利用服務(wù)，正確的服務(wù)觀也是管理人員必不可少的。通過長期這樣的學(xué)習(xí)歷練和檔案觀念的樹立，一定能培養(yǎng)出職業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員。

然而，許多院校視檔案管理為邊緣業(yè)務(wù)，待遇較低，人員流動頻繁。因此要適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，這樣才能使得檔案管理經(jīng)驗(yàn)不斷積累，也增強(qiáng)了檔案管理員的責(zé)任心和主動性。同時(shí)要制定檔案管理人員的職業(yè)提升規(guī)劃等激勵機(jī)制，以激發(fā)管理人員工作積極性。建立科學(xué)合理的薪酬機(jī)制和晉升激勵機(jī)制能有效提高檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（五）建立現(xiàn)代化綜合檔案室

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是技校檔案管理的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在信息流通不暢、紙張浪費(fèi)、查詢方式繁瑣、文件歸檔工作量大等弊端。而且傳統(tǒng)的信息處理時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無法滿足具體工作的需要。信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。

建立信息化檔案管理系統(tǒng)，一是可有效降低檔案信息記錄的錯(cuò)誤，提高管理效率。通過各部門的專人收集、上傳，保證學(xué)校的檔案材料能夠及時(shí)建檔和歸檔，對各項(xiàng)電子檔案進(jìn)行多元化備份管理，豐富檔案管理的形式與內(nèi)容。二是既減輕紙質(zhì)檔案管理的工作量，也節(jié)省出很多空間。三是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，查找、借閱更加便捷，可大大提高速度和準(zhǔn)確性，用戶通過查詢終端就可方便快捷地查詢所需的信息，不必像過去從一卷卷的文件中翻找。四是利用信息化檔案管理系統(tǒng)還可以將非保密的規(guī)章制度、科技成果等檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，有效地提高檔案資源的利用，達(dá)到主動服務(wù)師生的目的。信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，既保證了檔案的安全性和完整性，又提高辦公效率和管理水平。

在硬件配置方面，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)積極支持并配置檔案管理的基本設(shè)施，如溫濕度計(jì)、滅火器、消磁柜、除濕機(jī)及安全報(bào)警系統(tǒng)等。

（六）加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用

一方面加強(qiáng)檔案的編研工作。豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，做到多途徑廣泛收集、門類齊全，為檔案編研提供較為詳實(shí)的基礎(chǔ)材料。針對市場的發(fā)展趨勢和用戶的需求特點(diǎn)，增加特色檔案的個(gè)性化服務(wù)，通過鑒別篩選、加工整理、編目匯集成用戶需要的檔案信息資料，提高檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，檔案管理人員根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，編制全引目錄、分類目錄、專題目錄等各類檢索工具，以便提供更加便捷的查找服務(wù)。

另一方面建立多元化的利用服務(wù)方式，為學(xué)校工作服務(wù)、為師生服務(wù)。開創(chuàng)信息利用新局面，提供檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、目錄服務(wù)、檢索服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)等服務(wù)方式。例如，在檔案的閱覽服務(wù)方面，其學(xué)校歷年的科研、教學(xué)和文體等各類競賽中獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗等實(shí)物檔案，定期在校園進(jìn)行必要的展覽宣傳，對增進(jìn)學(xué)生鉆研創(chuàng)新的熱情和提高學(xué)校知名度有很好的效果。在檔案目錄服務(wù)方面，根據(jù)用戶需要開發(fā)專題性的檔案目錄，如學(xué)生就業(yè)狀況目錄、專業(yè)培養(yǎng)目錄、教科研目錄等內(nèi)容，最大極限地滿足用戶的需求。

（七）注重學(xué)生檔案收集的全面性、實(shí)用性

學(xué)生檔案的收集不僅包括錄取通知書、政審表、體檢表、學(xué)籍表、獎懲材料等，班主任或輔導(dǎo)員也要將學(xué)生在校各項(xiàng)活動呈現(xiàn)出來的德智體美勞等信息都盡可能全面的收集。更為值得注意的是，技工院校學(xué)生的技術(shù)水平、實(shí)際操作能力、技能證書等信息更是用人單位了解學(xué)生在校表現(xiàn)的重要依據(jù)。

另外，還要注重收集優(yōu)秀畢業(yè)生在社會發(fā)展的成功范例，對宣傳提升學(xué)校自身形象有重要作用。