《河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會(huì)辦公室）開展到期檔案依法接收進(jìn)館實(shí)施方案》基本要求解讀

■呂 芳

為全面貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》檔案接收相關(guān)要求，統(tǒng)籌規(guī)劃省本級(jí)檔案接收工作，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，發(fā)揮檔案服務(wù)我省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)美麗河北建設(shè)功能，省館（辦）制發(fā)了《河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會(huì)辦公室）開展到期檔案依法接收進(jìn)館實(shí)施方案》（以下簡稱《實(shí)施方案》）。相比以往，《實(shí)施方案》中檔案接收工作遵循原則、基本要求、實(shí)施措施等內(nèi)容更加明確和具體，其中對(duì)全宗卷和檔案整理、目錄設(shè)置、檔案鑒定和數(shù)字化等工作提出了新的要求，需要在工作中加以把握和落實(shí)。

一、全宗卷編制

全宗卷是記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。移交檔案時(shí)一同移交全宗卷是一項(xiàng)基本工作要求?！秾?shí)施方案》中提出移交檔案時(shí)要“編制有全宗卷并補(bǔ)充至檔案移交年份?！币簿褪且笕诰砭幹颇攴輵?yīng)當(dāng)同移交檔案年份相對(duì)應(yīng)，從一個(gè)立檔單位成立到最后一次檔案移交時(shí)間段內(nèi)的檔案管理全過程都應(yīng)該在全宗卷中完整體現(xiàn)。

全宗卷分為全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計(jì)類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類8大類，整理過程中大類設(shè)置要完整，類目中文件以“件”為單位進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序在相應(yīng)類目內(nèi)接續(xù)排列。需要注意的是一個(gè)類目內(nèi)相同材料出現(xiàn)新舊版本，舊版本不需撤出全宗卷，只需要在目錄備注欄內(nèi)標(biāo)注新版本替換舊版本的名稱和時(shí)間即可。全宗卷內(nèi)每份文件在首頁上方空白處編號(hào)，編號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)-類號(hào)-件號(hào)”，注意不能同全宗內(nèi)檔號(hào)混編。

二、檔案整理

《實(shí)施方案》要求“檔案整理質(zhì)量符合接收標(biāo)準(zhǔn)”。檔案整理遵循的原則是在原有標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)上進(jìn)行整理。以文書檔案為例：2000年前的文書檔案是以卷為單位進(jìn)行整理，整理依據(jù)是《文書檔案案卷格式》（ GB/T 9705—1988），2000年以后文書檔案以件為單位進(jìn)行整理，2000-2015年文書檔案整理依據(jù)是《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2000），2016年后文書檔案整理依據(jù)是《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2015）。需要注意的是雖然1988年和2000年標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)廢止，但相應(yīng)時(shí)期形成的文書檔案還是應(yīng)該按照當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，整理過程更要有效利用原有的整理成果。當(dāng)原有檔案整理基礎(chǔ)比較好的情況下，更不能用新標(biāo)準(zhǔn)硬套老檔案，這不僅與史實(shí)不符，還容易對(duì)檔案造成二次損害。

三、目錄設(shè)置

目錄是檔案重要的檢索工具，為檔案的保管、檢索、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作開展提供了基本條件。移交檔案時(shí)需一式兩份提供四種目錄。檔案目錄按照內(nèi)容不同分為全部移交檔案目錄、涉密檔案目錄、開放檔案目錄、延期開放檔案目錄。按照整理方式不同分為歸檔文件目錄和全引目錄。

與以往不同的除了目錄種類更多以外，開放審核和解密審核意見也需要在目錄備注欄中進(jìn)行標(biāo)注，以按“件”整理的文書檔案為例：

序號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題名 日期 密級(jí) 頁數(shù) 備注1 ****** *** **** *****************20160612密級(jí) 5 標(biāo)注解密時(shí)間或條件2 ****** *** **** *****************20160620密級(jí) 3 到期繼續(xù)保密3 ****** *** **** *****************20160621密級(jí) 12 無權(quán)限4 ****** *** **** *****************20160820 20 控制5 ****** *** **** *****************20160830 16 無權(quán)限6 ****** *** **** *****************20160830 3 開放

四、檔案鑒定

移交檔案前，應(yīng)做好涉密檔案解密審核和非涉密檔案開放審核工作，出具解密審核意見和開放審核意見，并在目錄中標(biāo)明。鑒定工作要嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)逐件給出審核意見。對(duì)于沒有解密或開放審核權(quán)限的文件，目錄備注欄不能為空，標(biāo)注“無權(quán)限”字樣。對(duì)于非涉密檔案的開放審核，無特殊情況，不能給出全部控制使用的審核意見，應(yīng)保證審核意見的科學(xué)性、合理性、準(zhǔn)確性。

五、檔案數(shù)字化

隨著數(shù)字檔案信息共享需求不斷增加，檔案數(shù)字化工作成為檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。近年來國家檔案局和省館對(duì)移交傳統(tǒng)載體檔案時(shí)數(shù)字復(fù)制件一并移交作出明確要求，檔案數(shù)字化工作成為整個(gè)檔案工作重要一環(huán)，在實(shí)施過程中一些具體要求在這里做進(jìn)一步說明。數(shù)字化過程中紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于300dpi，照片檔案掃描分辨率不低于600dpi，存儲(chǔ)格式均設(shè)置為 JPEG格式 。數(shù)據(jù)圖像嚴(yán)格按照樹形結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)，并以實(shí)體檔案檔號(hào)為基礎(chǔ)按頁命名。檔案數(shù)字化工作完成后，按照各門類檔案《檔案目錄交換格式》進(jìn)行著錄，并能夠?qū)С?XSL 格式的電子文件，著錄項(xiàng)目要完整，內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，紙質(zhì)目錄中各項(xiàng)內(nèi)容都應(yīng)得以體現(xiàn)，例如文件密級(jí)、解密和開放審核等情況。移交檔案數(shù)字化復(fù)制件時(shí)需采用光盤或移動(dòng)硬盤等載體以離線方式報(bào)送。涉密檔案數(shù)據(jù)移交時(shí)，應(yīng)制作單獨(dú)載體并標(biāo)明密級(jí)和期限，與非涉密數(shù)據(jù)區(qū)分開。移交《檔案目錄交換格式》時(shí)不用打印紙質(zhì)版，直接移交電子文件，《檔案目錄交換格式》中的涉密檔案目錄和非涉密檔案目錄無需區(qū)分，按照檔號(hào)統(tǒng)一按序錄入即可。