高校密級檔案管理問題探析

梅業(yè)新

（安徽工程大學 綜合檔案室，安徽 蕪湖 241000）

密級檔案指按涉密程序制作或簽收，并標有“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的公文以及其他在一定時間內(nèi)只限一定范圍閱讀的文稿、圖表、統(tǒng)計資料、會議記錄、刊物等已歸檔保存的信息載體[1]，本文所指的高校密級檔案特指高校檔案館（室）內(nèi)保管的標有“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的公文。

1 各高校密級檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

1.1 密級檔案管理現(xiàn)狀

以安徽省高校為例，筆者通過對省內(nèi)高校調(diào)查發(fā)現(xiàn)，幾乎每個學校都存有一定數(shù)量的密級檔案，這些密級檔案的整理方法大致相同，具體表現(xiàn)為對以卷為單位立卷的密級文件都與非密級文件混亂組卷、保管，以件為單位立卷的密級文件大多數(shù)高校依然采用混合歸檔和存放的方式。密級檔案的借調(diào)閱方式上各高校都有自己的規(guī)定，大多需要領(lǐng)導同意或?qū)徟惖模珜γ芗墮n案的管理專門制定了制度并以紅頭文件下發(fā)的卻很少。

1.2 原因分析

究其原因，主要是國家對處理完畢的密級文件如何歸檔保存沒有作明確的說明，筆者通過對《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及實施辦法、《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）及實施辦法、中共中央保密委員會辦公室和國家保密局共同制定的《關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》（以下簡稱《保密規(guī)定》）等法律法規(guī)的研讀，發(fā)現(xiàn)相關(guān)條款非?；\統(tǒng)含糊，如《檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理”；《保密法》第二十一條規(guī)定：“國家秘密載體的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存、維修和銷毀，應當符合國家保密規(guī)定。絕密級國家秘密載體應當在符合國家保密標準的設(shè)施、設(shè)備中保存，并指定專人管理”；《保密規(guī)定》第三十一條規(guī)定：“需要歸檔的秘密載體，應當按照國家有關(guān)檔案法律規(guī)定歸檔”。缺少具體法律法規(guī)明確規(guī)范性的說明要求，致使各高校檔案部門在整理密級文件時沒有將其與非密級文件分開，習慣性放在一起歸檔整理和保管。

2 當前高校密級檔案管理存在的問題

2.1 密級檔案的信息安全和實體安全存在隱患

第一，由于密級文件與非密級文件混亂組卷、存放、管理，在檔案提供利用過程中，容易造成內(nèi)含密級文件的案卷作為普通檔案被查閱、復印甚至借出，對密級檔案的實體安全和信息安全造成威脅。

第二，檔案管理制度不完善及利用審批手續(xù)不嚴格，將密級檔案在聯(lián)網(wǎng)情況下進行系統(tǒng)錄入甚至全文掃描，在查閱手續(xù)不完備的情況下提供查閱服務，使密級檔案的實體安全和信息安全存在隱患。

第三，檔案人員的保密意識不強，對密級檔案缺少安全防范意識，在整理查閱過程中隨意放置、復印密級檔案，從而對密級檔案的實體安全和信息安全造成威脅。

2.2 密級檔案的密級調(diào)整工作嚴重滯后

依據(jù)《保密法》的有關(guān)規(guī)定：“國家秘密的密級分為絕密、機密和秘密三級，其保密期限除另有規(guī)定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年”，也就是說密級檔案的保密期限并不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹落實情況的變化而變化的，其基本變化是升密、降密、解密[2]。而筆者在對各高校調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校都沒有對密級檔案的保密期限作出調(diào)整，原因有以下幾個方面：

第一，由于密級文件與非密級文件混合組卷，對達到解密期限的密級文件查找起來非常不便，因此就不作處理，繼續(xù)按密件保存。

第二，密級文件的解密缺乏告知程序，有些文件正在按保密規(guī)定正常運轉(zhuǎn)，而新華社或網(wǎng)上卻已經(jīng)公開了。如2005年12月29日國務院辦公廳印發(fā)的機密件《國家中長期科學和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006～2020）》（國辦發(fā) [2005]44 號）， 新華社 2006年2月9日、國務院公報2006年第9期分別作了公布。由于對此類密級文件的解密缺乏告知程序，檔案部門只能繼續(xù)按原定密級管理[3]。

第三，上級有關(guān)部門下達的關(guān)于密級文件密級調(diào)整的通知涉及文件太多，時間跨度很大，對涉及到的文件查找工作量非常大，尤其是在密級文件與非密級文件混亂組卷且沒有編制相關(guān)索引目錄的情況下，對密級檔案保密期限進行調(diào)整的工作很難開展。

3 密級檔案的實體安全和信息安全

3.1 解決好密級文件與非密級文件混卷問題

3.1.1 對已經(jīng)混卷歸檔的密級檔案處理方法 如何處理已經(jīng)混卷整理的密級檔案目前存在以下兩種觀點：

觀點一：為徹底解決密級文件與非密級文件混卷問題，堵塞因混卷在提供利用中可能造成泄密的漏洞，以及密級文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題把館藏的所有的密級文件抽出來單獨存放。

觀點二：對以件為單位整理的密級文件抽出來單獨存放。對早期以卷為單位整理的密級文件存放位置和所在案卷保持不變，但要對所有含密級文件的案卷和文件進行登記，編制目錄或卡片，建立密級檔案統(tǒng)計臺帳和存放地點索引[4]，并在所有含密級文件的案卷封面上蓋紅色“涉密”印章，以作標記。

兩種觀點對比，筆者認為第二種觀點更合理、更具有可操作性。首先，早期的文書檔案采用以卷為單位混卷整理保存的，如果從一卷里抽出密級文件會造成案卷的不完整，并且對文件本身造成了一定的損壞。其次，對所有案卷進行破卷并重新組卷，涉及到重新編寫案卷題名，打印案卷封面、備考表及卷內(nèi)目錄，重新裝訂和編制案卷目錄，對抽出的密級文件還要重新進行立卷、整理、裝訂等，工作量非常大，程序繁瑣，需要集中人員花費大量的時間才能完成。最后，高校館藏的密級檔案大部分為秘密級，小部分為機密級，極少數(shù)為絕密級。根據(jù)《保密法》有關(guān)規(guī)定，一般情況下絕密級保密期限不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年，因此，十年前的密級文件大多數(shù)都已經(jīng)解密，這部分檔案則無需全部抽出單獨存放。

3.1.2 今后密級文件的歸檔方法 今后的密級文件歸檔方法應該是以件為單位立卷，將密級文件和非密級文件分開整理，整理方法相同，不同保管期限的密級文件分別接在非密級文件相應保管期限之后連續(xù)編號，并和非密級文件一起編制歸檔文件目錄，在目錄的備注欄標明密級，密級文件單獨裝盒并在檔案盒背脊的最上端標明涉密字樣，這樣既可以實現(xiàn)集中保管，也可以實現(xiàn)單獨保管[1]。

3.2 完善管理制度，規(guī)范利用審批手續(xù)并嚴格執(zhí)行

第一，完善庫房管理制度，在沒有檔案管理人員許可并陪同的情況下非檔案專職人員一律不準進去庫房。

第二，完善密級檔案查閱審批制度，查閱上級文件時首先要先檢索密級檔案目錄索引，看是否屬于密級文件，如是密級文件要經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)，并填寫密級文件查閱單,上面要作詳細的記錄,查閱人、查閱經(jīng)手人都要簽字,以備查詢和明確責任。一般情況下密級文件只能當場查看，不提供借出和復印。因工作需要確需復印的做好登記,用完后及時收回銷毀。

第三，對外提供普通檔案借閱服務時，要查看所提供的案卷封面是否有“涉密”的印章標記，如有印章標記則該案卷一律不準借出或直接提供查閱，應由檔案人員將所要查閱的非密級文件復印后交查閱人。

第四，建立密級文件銷毀保密制度。銷毀應在做好登記、鑒定并經(jīng)學校領(lǐng)導審批后由二人或二人以上共同執(zhí)行并履行簽字手續(xù)?？捎盟榧垯C或人工燒毀的方式,但要切碎、燒盡、燒透[5]。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)和保密意識

檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵，因此在任用、聘用檔案人員時嚴格按《保密法》相關(guān)規(guī)定進行審查，要求政治可靠，思想品德優(yōu)良，并對檔案人員進行上崗前的保密教育培訓，同時與之簽訂保密承諾書，定期對檔案人員的職責履行情況進行監(jiān)督檢查[6]。

4 檔案密級情況的變化如何得到及時的調(diào)整

4.1 整理方式上要分開組卷，單獨保管

為了日后的查找及進行密級調(diào)整方便操作，密級文件在整理時要采用以件為單位立卷，并與非密級文件分開整理，不同保管期限的密級文件分別接在非密級文件相應保管期限之后連續(xù)編號，并單獨裝盒存放。

4.2 管理手段上要編制密級文件檢索工具

對館藏所有密級檔案進行登記并按年度編制目錄，詳細記錄每份密級文件的字號、密級、保密期限（如果文件已標明）、印發(fā)時間、該文件檔號（采用混合組卷的要標明所在案卷的檔號）及存放的地點，建立完整的密級文件統(tǒng)計臺帳和目錄索引，讓每一份密級文件都在監(jiān)管之中并能快速找出。

4.3 管理程序上專人負責，定期檢查核對，及時調(diào)整

高校檔案部門要安排專人負責密級檔案的密級調(diào)整工作，采取定期對密級檔案的目錄進行檢查、核對，對照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，對達到解密條件的密級文件在重新經(jīng)過鑒定后確定可以解密的進行解密，具體做法為在文件處理單上面蓋“已解密”印章標記，同時在索引目錄和歸檔文件目錄備注欄進行備注。對上級有關(guān)部門下達的密級文件的密級調(diào)整通知單自收到文件后，要及時對照通知單的相關(guān)內(nèi)容進行密級調(diào)整，并在文件上作相應的調(diào)整標記，同時在索引目錄和歸檔文件目錄備注欄進行備注。

5 結(jié)語

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展以及QQ、微博、微信等新媒體的廣泛應用，保密工作形勢變得更加嚴峻，高校檔案管理人員要充分認識到新形勢下保密工作的重要性和緊迫性，牢固樹立保守國家秘密就是保國家安全，保社會穩(wěn)定，保家庭和個人幸福的理念，著重加強對密級檔案的監(jiān)督管理，確保密級檔案的實體和信息的絕對安全，同時也要處理好檔案保密和利用的關(guān)系，兩者不可偏頗。

[1]翟霣遠.涉密文件該怎樣歸檔[J].檔案管理，2009（6）：70-70.

[2]張蔚.涉密檔案信息的合理利用[J].中國檔案，2012（4）:66-67.

[3]繆齊貴.國家密級文件定密和解密應講求規(guī)范[J].秘書之友，2007（2）：14-14.

[4]王紅梅，張佳迪.檔案密級的調(diào)整和管理問題[J].蘭臺內(nèi)外，2007（4）：17-18.

[5]馬漩.涉密文件管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2002（2）：34-35.

[6]曹宇.新《保密法》對涉密檔案工作的影響[J].檔案學研究，2011（1）:35-38.