新形勢(shì)下專業(yè)檔案館面臨的發(fā)展機(jī)遇和履職挑戰(zhàn)

■陳佰川 余林夕 徐文斌

一、新形勢(shì)下的專業(yè)檔案館現(xiàn)狀

（一）專業(yè)檔案和專業(yè)檔案館

在探討新形勢(shì)下專業(yè)檔案館的發(fā)展情況之前，首先要明晰專業(yè)檔案和專業(yè)檔案館的含義。專業(yè)檔案包括專門檔案和部門檔案，是“各級(jí)各類專業(yè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人在各種專業(yè)活動(dòng)中形成的不同內(nèi)容和形式的檔案”，其分類標(biāo)準(zhǔn)更側(cè)重于所在的專業(yè)“領(lǐng)域”，無關(guān)檔案本身存在的載體和形態(tài)，與“綜合檔案”相對(duì)應(yīng)。

專業(yè)檔案館包括專門檔案館和部門檔案館，是“為了某一行業(yè)檔案的集中管理和利用需求而設(shè)立的、管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館”，通常由中央和國家機(jī)關(guān)或地方的專業(yè)主管部門設(shè)立。專門檔案館以及部分承擔(dān)公共服務(wù)職責(zé)并經(jīng)檔案主管部門認(rèn)定的部門檔案館均為國家檔案館。

（二）新形勢(shì)對(duì)專業(yè)檔案館職能的新要求

黨的十八大以來，中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代。國家體制機(jī)制不斷深化改革，經(jīng)濟(jì)社會(huì)穩(wěn)步發(fā)展，新一代信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，人民的美好生活需要日益增長(zhǎng)。新修訂《檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等檔案工作宏觀政策陸續(xù)頒布實(shí)施，這些新形勢(shì)推動(dòng)著檔案事業(yè)的變革和進(jìn)步，專業(yè)檔案的內(nèi)涵不斷豐富，其外延也隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展而不斷改變。檔案資源及其載體的更新迭代，大量的、多種類型的專業(yè)數(shù)據(jù)不斷形成，使得專業(yè)檔案的表現(xiàn)形式和數(shù)量較傳統(tǒng)檔案更加豐富，管理難度也隨之提升。新形勢(shì)下專業(yè)檔案館傳統(tǒng)的“收、管、用”職能面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，此時(shí)的專業(yè)檔案館應(yīng)該“收什么、管什么、怎么用”，甚至自身還存在著“會(huì)不會(huì)”“行不行”的問題。同時(shí)，“信息中心”“數(shù)據(jù)中心”“云端數(shù)據(jù)庫”等專業(yè)數(shù)據(jù)管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)如雨后春筍般涌現(xiàn)，其建設(shè)和運(yùn)行已經(jīng)對(duì)專業(yè)檔案館的職能定位和社會(huì)地位造成了一定影響。

新形勢(shì)和新環(huán)境不可避免地沖擊著專業(yè)檔案館以履行傳統(tǒng)職能為主的現(xiàn)實(shí)，其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)。目前來看，專業(yè)檔案館的建設(shè)和發(fā)展情況，還無法滿足國家、社會(huì)和公眾對(duì)專業(yè)檔案的需求和期望，對(duì)專業(yè)檔案的挖掘和利用水平尚有不足，缺乏與時(shí)代要求相適應(yīng)的職能定位和服務(wù)能力，亟需進(jìn)行職能拓展和轉(zhuǎn)型升級(jí)。

二、新形勢(shì)下專業(yè)檔案館面臨的發(fā)展機(jī)遇

近年來，國家對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展愈發(fā)重視，國家和社會(huì)各界對(duì)專業(yè)檔案館的需求日益提高。新形勢(shì)和新環(huán)境為專業(yè)檔案館職能的完善和拓展創(chuàng)造了新條件，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展也為專業(yè)檔案館的資源建設(shè)和利用服務(wù)提供了廣闊平臺(tái)，專業(yè)檔案館的發(fā)展正處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期。

（一）宏觀政策的指引

專業(yè)檔案館是國家檔案機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在服務(wù)黨和國家、社會(huì)公眾和專業(yè)需求等方面扮演重要的角色，國家各類宏觀規(guī)劃和法規(guī)政策也為專業(yè)檔案館的發(fā)展指引方向。習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作作出的“四好”“兩服務(wù)”重要批示，是新形勢(shì)下專業(yè)檔案館職能定位的根本遵循，更是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的行動(dòng)指南。國務(wù)院印發(fā)的《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》明確了科學(xué)數(shù)據(jù)管理分工負(fù)責(zé)體制，為專業(yè)檔案館主動(dòng)融入大數(shù)據(jù)治理戰(zhàn)略提供了思路。新《檔案法》的頒布和實(shí)施，為專業(yè)檔案館的信息化工作和文化傳播等職能的創(chuàng)新發(fā)展提供了充分的法律保障。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的“治理、資源、利用、安全”四大體系和“多元協(xié)同、有效監(jiān)管，優(yōu)化結(jié)構(gòu)、數(shù)字轉(zhuǎn)型，擴(kuò)大開放、共享利用，落實(shí)責(zé)任、強(qiáng)化管理”八個(gè)關(guān)鍵詞，構(gòu)成了新時(shí)代中國檔案事業(yè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)的“四梁八柱”。

（二）信息技術(shù)的發(fā)展

當(dāng)前，“數(shù)字中國”建設(shè)已經(jīng)邁入了新的發(fā)展階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”、5G、云計(jì)算等新技術(shù)與社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展深度融合，檔案信息化也成為了引領(lǐng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要力量。新一代信息技術(shù)的發(fā)展，一是為專業(yè)檔案館全面融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)和數(shù)字政府建設(shè)提供了技術(shù)支撐，提升專業(yè)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化水平，助力專業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。二是為專業(yè)檔案館履行電子檔案管理職能提供了解決方案，促進(jìn)電子文件“應(yīng)歸盡歸”，實(shí)現(xiàn)電子檔案“應(yīng)收盡收”，逐步實(shí)行電子文件的單套制管理模式。三是為專業(yè)檔案館履行專業(yè)數(shù)據(jù)管理職能創(chuàng)造了有利條件，使其集合傳統(tǒng)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理的雙重優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)的價(jià)值增值和共享利用。

（三）社會(huì)需求的增長(zhǎng)

從社會(huì)層面上來說，檔案工作是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的崇高事業(yè)。新形勢(shì)下社會(huì)公眾的科學(xué)文化素養(yǎng)和檔案意識(shí)逐漸提高，國家機(jī)構(gòu)和相關(guān)個(gè)人對(duì)專業(yè)檔案的利用需求相比以往大幅提升，各行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)數(shù)據(jù)的共享也有著強(qiáng)烈的需要，這些已經(jīng)成為了專業(yè)檔案館長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的最現(xiàn)實(shí)、最迫切和最鮮活的動(dòng)力。社會(huì)各界對(duì)高效、便捷、高質(zhì)量的專業(yè)檔案利用需求則更多地體現(xiàn)在：檔案查詢服務(wù)、文化服務(wù)、知識(shí)服務(wù)、教育培訓(xùn)服務(wù)、創(chuàng)意產(chǎn)品服務(wù)和休閑娛樂服務(wù)等方面。這就要求專業(yè)檔案館要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)、搶抓機(jī)遇，不斷提高管理能力和服務(wù)水平，在普及檔案知識(shí)、專業(yè)知識(shí)，編研專業(yè)檔案文化產(chǎn)品等方面作出新的更大貢獻(xiàn)，以滿足人民群眾對(duì)專業(yè)檔案日益增長(zhǎng)的需求和期望。

三、新形勢(shì)下專業(yè)檔案館面對(duì)的履職挑戰(zhàn)

（一）專業(yè)檔案館管理的體制機(jī)制亟需理順

專業(yè)檔案館的資源服務(wù)有限制，受多頭行政管理，與國家檔案整體工作的協(xié)同和聯(lián)系還不夠密切。其主要問題體現(xiàn)：一是專業(yè)檔案館通常掛靠在某個(gè)獨(dú)立的法人單位或作為專業(yè)主管機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)部門存在，這樣的運(yùn)行機(jī)制缺少制約，管理主觀意識(shí)較強(qiáng)，檔案和專業(yè)主管部門兩者間協(xié)調(diào)難、管理難、共進(jìn)難。二是專業(yè)檔案館的職能定位尚沒有在國家層面上得到落實(shí)，部分專業(yè)主管部門對(duì)其所屬檔案館的職能要求未能從國家檔案工作實(shí)際需求出發(fā)，沒有給予足夠的重視和資金支持。三是國家對(duì)專業(yè)檔案館的政策、制度供給明顯不足，專業(yè)檔案館建設(shè)運(yùn)行和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展缺少全面的、統(tǒng)一的權(quán)威支撐。四是國家檔案主管部門對(duì)專業(yè)檔案館的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查力度還不到位，檔案工作大部分止步在專業(yè)主管機(jī)關(guān)的層面，其深度和廣度相對(duì)不足。在當(dāng)前國家大力推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的大背景下，政府、社會(huì)和公眾都對(duì)專業(yè)檔案館的治理能力和職能定位提出了新的更高要求。

（二）專業(yè)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理機(jī)制尚不明晰

當(dāng)前，專業(yè)檔案與專業(yè)數(shù)據(jù)之間的管理邏輯較為復(fù)雜，檔案和數(shù)據(jù)通?！皟蓷l腿”并行。針對(duì)理應(yīng)納入專業(yè)檔案范疇內(nèi)的專業(yè)數(shù)據(jù)，其管理和共享機(jī)制尚不明確，這對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下專業(yè)檔案館自身職能的充分發(fā)揮帶來了重大挑戰(zhàn)。一是數(shù)據(jù)需求的時(shí)效性和檔案服務(wù)的滯后性，專業(yè)數(shù)據(jù)管理和檔案系統(tǒng)管理之間的矛盾時(shí)有發(fā)生。二是專業(yè)檔案館和相關(guān)數(shù)據(jù)管理中心之間普遍存在數(shù)據(jù)分散管理、交叉重復(fù)和“打架”的情況。三是各學(xué)科、各部門的專業(yè)數(shù)據(jù)生成格式和處理標(biāo)準(zhǔn)不一，數(shù)據(jù)保存形式多元化，不利于專業(yè)檔案館對(duì)其統(tǒng)一管理和共享利用。在信息化和大數(shù)據(jù)的時(shí)代，檔案工作也正在經(jīng)歷從管理傳統(tǒng)檔案實(shí)體向新時(shí)代管理檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵階段。因此，必須處理好檔案和數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，才能真正實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案框架內(nèi)專業(yè)數(shù)據(jù)的價(jià)值體現(xiàn)和共享利用。

（三）專業(yè)檔案館亟需實(shí)施信息化升級(jí)改造

新形勢(shì)下檔案工作最鮮明的特征之一就是“信息化”。面對(duì)信息載體多樣化、檔案資源數(shù)字化等新發(fā)展形勢(shì)，數(shù)字檔案資源被曝光和被篡改的可能性更高，檔案的原始性和真實(shí)性面臨挑戰(zhàn)。目前我國專業(yè)檔案館的信息化現(xiàn)狀呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：一是信息化能力薄弱。主要工作仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、數(shù)字化檔案查詢檢索等方面，專業(yè)檔案的管理水平和服務(wù)能力偏低，限制了履行職能的質(zhì)量和效率。二是信息化建設(shè)難度較大。檔案信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，所需前期投入較多，而且專業(yè)檔案館的專業(yè)性強(qiáng)，“個(gè)性”多于“共性”，需要研究和解決的技術(shù)難點(diǎn)也更多、更雜。三是專業(yè)檔案的信息化配套制度缺失。在涉及電子文件和專業(yè)數(shù)據(jù)管理等方面，缺乏從前端采集、傳輸、管理等全過程一系列的配套制度，難以約束和確保信息化過程中對(duì)檔案效力的有效保障。從以上現(xiàn)實(shí)情況來看，我國專業(yè)檔案館的信息化水平還存在差距，亟需進(jìn)行現(xiàn)代化升級(jí)改造。

（四）專業(yè)檔案的人才結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)觀念亟需轉(zhuǎn)變

專業(yè)檔案人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案館健康有序發(fā)展的內(nèi)在支撐。但是，現(xiàn)階段我國專業(yè)檔案館的人員隊(duì)伍并不穩(wěn)定，專職檔案人員沒有從知識(shí)結(jié)構(gòu)、個(gè)人素質(zhì)等方面進(jìn)行科學(xué)合理的配備?？瓢喑錾淼臋n案工作者由于缺乏各領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，在對(duì)專業(yè)檔案后續(xù)的編研和利用環(huán)節(jié)就顯得力不從心，缺乏服務(wù)的針對(duì)性、主動(dòng)性和有效性。此外，專業(yè)檔案工作者在職業(yè)認(rèn)可度方面也存在較大差距。很多從事檔案工作的人員，尤其是非檔案科班出身的各領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員或兼職檔案員，在專業(yè)檔案的收集整理環(huán)節(jié)中經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生做這些“有什么意義”“有什么前途”的質(zhì)疑。其原因就是各專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)人員對(duì)檔案工作了解甚少，檔案意識(shí)淡薄，存在輕視和抵觸情緒。檔案工作本身的“服務(wù)屬性”，一定程度上淡化了各專業(yè)領(lǐng)域?qū)n案工作人員的“專業(yè)屬性”認(rèn)知，專業(yè)檔案工作者也因缺乏社會(huì)認(rèn)可度和動(dòng)力支撐而情緒低落，極大地影響著專業(yè)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

四、新形勢(shì)下專業(yè)檔案館的職能發(fā)展方向

（一）跳出“自治”圈子 推進(jìn)制度建設(shè)

專業(yè)檔案館是國家檔案館網(wǎng)布局中的重要組成部分，而在檔案資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和運(yùn)行能力保障等方面，專業(yè)檔案館通常在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的“自治”體系下運(yùn)行。因此，專業(yè)檔案館要推動(dòng)實(shí)施《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的“檔案制度規(guī)范建設(shè)工程”，積極探索和總結(jié)專業(yè)檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和成功經(jīng)驗(yàn)，將專業(yè)檔案館的制度法規(guī)建設(shè)融入國家檔案工作法規(guī)體系中統(tǒng)籌考慮，提升專業(yè)檔案館配套制度層級(jí)，在健全專業(yè)檔案法規(guī)體系上狠下功夫。凡涉及專業(yè)檔案資源流向、檔案開放利用和服務(wù)等有關(guān)民生和國家利益的，應(yīng)由國家檔案主管部門和專業(yè)主管部門聯(lián)合研究制定。綜合考慮專業(yè)檔案工作制度的可行性和全面性，確保能夠指導(dǎo)和約束專業(yè)檔案館工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，支撐其全面履行職責(zé)。此外，還要建立專業(yè)檔案館的制度備案和執(zhí)行反饋機(jī)制，加強(qiáng)跨館際、跨系統(tǒng)、跨領(lǐng)域間的檔案工作業(yè)務(wù)交流，根據(jù)反饋結(jié)果對(duì)各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行及時(shí)的修正和完善，努力把檔案法規(guī)制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。

（二）應(yīng)用信息技術(shù) “檔+數(shù)”協(xié)同管理

新修訂《檔案法》中增加的“檔案信息化建設(shè)”專章，對(duì)包括專業(yè)檔案館在內(nèi)的國家各級(jí)各類檔案館的職能定位提出了新要求，為專業(yè)檔案館履行專業(yè)數(shù)據(jù)檔案管理職能提供了法律依據(jù)，也為新形勢(shì)下專業(yè)檔案館的能力建設(shè)提供了行動(dòng)指南。在管理檔案實(shí)體逐步走向管理檔案數(shù)據(jù)的信息化時(shí)代，專業(yè)檔案館要充分發(fā)揮其專業(yè)性特長(zhǎng)，搶抓機(jī)遇、順勢(shì)而為，主動(dòng)學(xué)習(xí)和充分運(yùn)用新一代信息技術(shù)，集合自身傳統(tǒng)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，提高專業(yè)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)的管理協(xié)同能力，加快實(shí)現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)在檔案層面上的有效收集、處理、存儲(chǔ)、挖掘和利用，實(shí)現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)的共享利用和價(jià)值增值。進(jìn)一步規(guī)范電子文件的形成、收集、歸檔和移交等工作，積極申報(bào)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)類和建設(shè)項(xiàng)目等領(lǐng)域的電子文件歸檔和管理試點(diǎn)，切實(shí)推進(jìn)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件實(shí)行單套制管理。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念 優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

專業(yè)檔案工作并非是專職檔案人員的獨(dú)有工作。專業(yè)檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，讓他們意識(shí)到：在科研活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、報(bào)告和圖集等均屬于專業(yè)檔案范疇，各專業(yè)領(lǐng)域的從業(yè)者其實(shí)都是專業(yè)檔案形成環(huán)節(jié)中的一份子，每一個(gè)崗位都是不可缺少的“螺絲釘”。只有在全面認(rèn)識(shí)專業(yè)檔案工作、正確樹立檔案意識(shí)的基礎(chǔ)上，才能更好地完成各自領(lǐng)域的本職工作，留存好國家寶貴的專業(yè)檔案資源，促進(jìn)專業(yè)檔案的完整收集和高效利用。同時(shí)，專業(yè)檔案館還要不斷優(yōu)化專業(yè)檔案人員結(jié)構(gòu)，建立完善的獎(jiǎng)懲和激勵(lì)機(jī)制。在學(xué)科知識(shí)比較匹配的基礎(chǔ)上，吸收一定比例的、高素質(zhì)的、有專業(yè)領(lǐng)域工作經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員加入檔案工作隊(duì)伍，建立將專業(yè)知識(shí)和檔案知識(shí)融合的、相對(duì)穩(wěn)定的復(fù)合型人才隊(duì)伍。根據(jù)服務(wù)對(duì)象的需求，提供更為知識(shí)化和專業(yè)化的專業(yè)檔案編研產(chǎn)品，提高服務(wù)的主動(dòng)性和及時(shí)性，以科學(xué)合理的人才隊(duì)伍保障專業(yè)檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）明晰職能定位 拓展“專業(yè)職能”

新形勢(shì)下我國專業(yè)檔案館的職能發(fā)展方向，應(yīng)在綜合檔案館履行的“五位一體”的“基本職能”基礎(chǔ)上，再增加三項(xiàng)“專業(yè)職能”定位設(shè)計(jì)。一是基于很多專業(yè)（專門）檔案館與專業(yè)數(shù)據(jù)管理中心分別隸屬于同一機(jī)構(gòu)的不同部門，且在履行相似職責(zé)的情況，專業(yè)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理存在很多重合和關(guān)聯(lián)，增加其“專業(yè)數(shù)據(jù)管理和服務(wù)中心”的職能定位。二是基于專業(yè)檔案館豐富的行業(yè)資料館藏和社會(huì)公眾的精神文化需求，增加其“專業(yè)知識(shí)普及和宣傳基地”職能定位。三是基于專業(yè)檔案館中的很多部門檔案館，實(shí)際承擔(dān)的各領(lǐng)域檔案管理研究、實(shí)踐和指導(dǎo)工作，增加其“專業(yè)檔案工作管理支撐”的職能定位。以此構(gòu)成新形勢(shì)下我國專業(yè)檔案館“兩個(gè)方面、八個(gè)方向”的新型職能定位格局。

五、結(jié)語

新形勢(shì)為專業(yè)檔案館帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和新的履職挑戰(zhàn)。習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作“四好”“兩服務(wù)”的重要指示，就是新時(shí)代中國特色社會(huì)主義檔案工作的行動(dòng)指南。專業(yè)檔案館要緊抓新形勢(shì)帶來的發(fā)展機(jī)遇期，正視面臨的各項(xiàng)挑戰(zhàn)，加快拓展和落實(shí)與時(shí)代發(fā)展相協(xié)調(diào)的“兩個(gè)方面、八個(gè)方向”職能建設(shè)新要求，不斷推進(jìn)體制機(jī)制改革、謀求政策供給、強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)、轉(zhuǎn)變工作理念、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、加強(qiáng)能力建設(shè)。確保專業(yè)檔案館自身的職能得到充分發(fā)揮，滿足健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求，讓專業(yè)檔案彰顯出應(yīng)有的價(jià)值和時(shí)代特色。