工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的作用探究

趙建梅

（河北省水文工程地質(zhì)勘查院 河北石家莊 050800）

人們?cè)谏钏讲粩嗵岣叩耐瑫r(shí)，對(duì)工程質(zhì)量也越來越重視。因?yàn)楣こ虣n案管理與建設(shè)工程質(zhì)量有著直接的關(guān)系，所以檔案管理人員要提高檔案管理的科學(xué)性，監(jiān)控整個(gè)建設(shè)工程，提高工程施工質(zhì)量，最大程度地發(fā)揮檔案管理工作對(duì)工程施工的作用。

1 工程檔案管理和建設(shè)工程質(zhì)量的關(guān)系

1.1 工程檔案管理是工程的核心內(nèi)容

實(shí)際上，在工程建設(shè)施工階段就已經(jīng)形成了很多的檔案資料，這些資料與工程建設(shè)工作有著相當(dāng)緊密的聯(lián)系，需要檔案管理人員統(tǒng)一歸檔并進(jìn)行管理。施工之前的檔案資料占據(jù)相當(dāng)重要的地位，例如，工程施工時(shí)原材料的檔案管理就需要及時(shí)做好質(zhì)量關(guān)，而材料的進(jìn)廠，除了需要相關(guān)人員出示材料出廠合格證之外，還必須進(jìn)行試驗(yàn)檢測，提高材料的質(zhì)量性能，如此一來，各項(xiàng)資料文件就會(huì)為試驗(yàn)檢測工作提供良好的借鑒作用。此外，使用材料時(shí)，同樣需要管理人員做好相關(guān)記錄，只有做好相關(guān)記錄，才能為項(xiàng)目的建設(shè)提供良好的支撐。

1.2 工程檔案管理真實(shí)反映了建設(shè)工程質(zhì)量

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，工程項(xiàng)目施工管理工作更為合理，這對(duì)建設(shè)工程而言無疑對(duì)質(zhì)量提出更為明確的要求。首先，需要建設(shè)工程的質(zhì)量必須與建設(shè)方的要求相符，并嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)方面的要求或者是合同要求施工，保證其適用性、安全性和經(jīng)濟(jì)性等。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，我國大力提倡精細(xì)化管理，這就意味著人們對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量要求更高，且推出了各種精準(zhǔn)的評(píng)價(jià)體系。如此一來，評(píng)價(jià)體系就不再是單純依賴工作人員的施工經(jīng)驗(yàn)，評(píng)價(jià)體系主要以數(shù)據(jù)和圖紙為主。對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，也不再是走過場，而是將建設(shè)工程相關(guān)的檔案為依據(jù)，并以指標(biāo)性的量化為分析手段，綜合性地評(píng)價(jià)建設(shè)工程的整體質(zhì)量。這從某種程度上來說，可以通過建設(shè)工程的檔案了解到工程的質(zhì)量。

除此之外，還可通過檔案管理真實(shí)地了解隱蔽工程的實(shí)際情況。施期間比較常見的就是上一道工序被下一道工序掩蓋的問題，并不利于管理人員了解隱蔽工程的實(shí)際情況。因此，檔案管理人員可記錄下當(dāng)時(shí)的圖片和錄像，并將其當(dāng)作評(píng)價(jià)的依據(jù)。由此可見，工程的檔案文件在隱蔽工程中發(fā)揮相當(dāng)重要的作用。

工程項(xiàng)目管理中，檔案管理也是相當(dāng)重要的一部分工作。這個(gè)過程中，工程檔案管理人員的工作嚴(yán)謹(jǐn)性直接影響著管理人員的工作質(zhì)量。因此，檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理工作的重視，及時(shí)編制和收集工程檔案，提高檔案的完整性和真實(shí)性，保證建設(shè)工程的質(zhì)量。

1.3 工程檔案管理是保障建設(shè)工程質(zhì)量的重要途徑

工程檔案管理是工程質(zhì)量管理和控制工作中比較重要的一環(huán)。在施工組織和施工現(xiàn)場中，工程檔案管理同樣重要。其中，施工現(xiàn)場質(zhì)量管理和施工組織管理體現(xiàn)了質(zhì)量管理的內(nèi)容，而質(zhì)量管理會(huì)受到材料、施工人員、設(shè)備等多個(gè)因素的影響。在工程建設(shè)中，檔案管理也是相當(dāng)重要的手段之一。這就要求在初級(jí)施工階段，建設(shè)項(xiàng)目單位要對(duì)工程檔案管理人員提出明確的責(zé)任和要求，逐步增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)；全程跟蹤工程項(xiàng)目檔案，并安排專人管理；工程竣工后，及時(shí)做好檔案的驗(yàn)收工作，保證質(zhì)量過關(guān)后，及時(shí)組織竣工驗(yàn)收大會(huì)，并在驗(yàn)收合格后將檔案上交相關(guān)部門。

2 工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的作用

2.1 為工程建設(shè)奠定理論依據(jù)

工程建設(shè)檔案將建設(shè)工程的真實(shí)信息準(zhǔn)確無誤地記錄下來，其中包含了所有的工程資料，有利于提高建設(shè)工程的質(zhì)量，為順利開展工程提供良好的依據(jù)。因此，建設(shè)單位應(yīng)高度重視工程檔案的管理，且管理人員同樣需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和要求編制工程的檔案，并妥善管理工程完成后的檔案。之后，結(jié)合具體的需要，為建設(shè)工程內(nèi)部資料人員提供文件閱讀和電子檔案查閱的服務(wù)。此外，相關(guān)部門還應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，并由專門的部門或員工統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案。

檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)整理檔案、分類并歸檔，提高檔案管理工作的效率，并從中發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中普遍存在的問題，便于相關(guān)工作人員及時(shí)整改，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程質(zhì)量。驗(yàn)收建設(shè)工程時(shí)還可能涉及工程檔案的審核，雖然這個(gè)過程中和工程建設(shè)并無多大聯(lián)系，但是卻可以直接決定工程建設(shè)質(zhì)量是否可以滿足相關(guān)要求，甚至還關(guān)乎到工程是否可以投入使用。一旦審核環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，那么就需要耗費(fèi)大量的物力和人力，必須及時(shí)排查路段、建設(shè)工程檔案等，甚至還有可能重新整理檔案。

2.2 優(yōu)化了建筑工程質(zhì)量

因?yàn)榱㈨?xiàng)文件是建設(shè)工程檔案項(xiàng)目中相當(dāng)重要的一部分內(nèi)容，所以要系統(tǒng)地將建設(shè)工程中的審批機(jī)制、項(xiàng)目決策、確立過程中的情況等詳細(xì)地記錄下來，除了為工程項(xiàng)目的落實(shí)提供經(jīng)費(fèi)落實(shí)依據(jù)之外，還是實(shí)施過程中相當(dāng)重要的組成框架之一。這個(gè)過程中，項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、預(yù)算編制、投標(biāo)結(jié)構(gòu)等的處理都離不開數(shù)據(jù)的支撐，這同時(shí)也是優(yōu)化設(shè)計(jì)及勘察策略的關(guān)鍵，需要相關(guān)技術(shù)人員立足實(shí)際需要進(jìn)行綜合管控并進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。這就意味著工程檔案管理運(yùn)行和建立的初級(jí)階段需要詳細(xì)地記錄下施工準(zhǔn)備工作和施工的過程，并將檢測材料和具體文件當(dāng)作工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收的重要依據(jù)。但是，仍然需要注意，使用建筑材料時(shí)還必須以質(zhì)量監(jiān)督要求為基礎(chǔ)，但這個(gè)過程中也需要合理利用工程檔案。由此可見，建設(shè)工程中加強(qiáng)檔案管理，有利于優(yōu)化工程質(zhì)量，需要提高重視。

2.3 升級(jí)建筑工程質(zhì)量

工程檔案是整個(gè)建設(shè)工程期間靜態(tài)的模型之一，但是因?yàn)楣芾砉ぷ骶哂袆?dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，這就要求管理人員細(xì)化處理檔案時(shí)要立足實(shí)際情況，提高工程檔案建設(shè)的系統(tǒng)化。因此，管理人員要在建設(shè)工程項(xiàng)目中將檔案管理當(dāng)做重要內(nèi)容，從控制和監(jiān)管工程質(zhì)量方面宏觀考量，有效處理并登記施工現(xiàn)場質(zhì)量控制信息和施工組織。升級(jí)建設(shè)工程質(zhì)量時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化的目標(biāo)，很有必要對(duì)相關(guān)基本要素進(jìn)行協(xié)同管控，除了要保障工作人員的完整性之外，還必須統(tǒng)籌管控施工方法、機(jī)械和材料，這就要求工程管理人員實(shí)施記錄并跟蹤管控這些因素的動(dòng)態(tài)化發(fā)展情況。首先，避免頻繁更換檔案人員。其次，工程檔案管理者要統(tǒng)籌分析并加強(qiáng)管理材料及機(jī)械因素。此外，加強(qiáng)方法要素管理，系統(tǒng)地分析施工基礎(chǔ)工藝、施工運(yùn)行流程，綜合登記并建立施工日志，促進(jìn)整體施工項(xiàng)目質(zhì)量框架安全性的提高。最后，信息整合施工環(huán)境，并在竣工后錄像并集中拍下相關(guān)的參數(shù)，登記在案，及時(shí)將環(huán)境變化問題反映出來。

3 建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀

3.1 缺乏完善的管理體系

我國建設(shè)工程檔案管理和發(fā)達(dá)國家相比起步晚，且相關(guān)的檔案管理體系仍然有待完善，無論法律、法規(guī)還是管理制度，都滿足不了建設(shè)工程項(xiàng)目的需要，還未形成優(yōu)秀的監(jiān)督和管理機(jī)制，無法標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化地進(jìn)行檔案管理。

3.2 不夠重視檔案管理

建設(shè)工程項(xiàng)目大且復(fù)雜，施工人員多，管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，在實(shí)際的工作中，以提高工程質(zhì)量為主，忽略了檔案管理工作，甚至沒有專門的檔案管理人員。這些都是檔案管理工作無法落實(shí)，且檔案管理人員職責(zé)不明的關(guān)鍵影響因素。

3.3 檔案管理水平有待提高

近年來，我國建設(shè)工程檔案管理的整體水平還處于有待提高的狀態(tài)，且缺乏規(guī)范性，加之建設(shè)工程項(xiàng)目大、分散性較強(qiáng)，離不開部門之間的合作。但是實(shí)際的工作中，建設(shè)工程檔案管理中編號(hào)不科學(xué)，且沒有分類及系統(tǒng)的整理，管理不科學(xué)的問題比較常見，最終就會(huì)導(dǎo)致建設(shè)工程中的檔案管理歸檔不全、分布散亂的問題，檔案管理質(zhì)量不高，增加了管理人員建設(shè)審核及檢驗(yàn)工程項(xiàng)目的難度。

3.4 專業(yè)化檔案管理程度不夠

工程施工之前就已經(jīng)產(chǎn)生了檔案，因此，檔案管理工作也應(yīng)該在工程開始之前就進(jìn)行。但是受到工程前期管理和投入不足等問題的影響，基本上都是在建設(shè)工程后期匆忙整理檔案，加之受到檔案管理專業(yè)化不足等問題影響，檔案質(zhì)量不高，無法提高檔案管理的信息化和規(guī)范化。

4 加強(qiáng)工程檔案管理提高建設(shè)工程質(zhì)量的策略

4.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理人員在實(shí)際的工作中要立足項(xiàng)目實(shí)際情況，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，提升檔案管理效率，這對(duì)工程質(zhì)量的提高起到有利的促進(jìn)作用。因此，必須規(guī)范檔案資料的利用和形成環(huán)節(jié)，并結(jié)合針對(duì)性的管理標(biāo)準(zhǔn)，直觀地呈現(xiàn)檔案資料，促進(jìn)整體管理效率的提升。同時(shí)，健全監(jiān)管機(jī)制，全面監(jiān)管檔案工作流程，提高資料數(shù)據(jù)的有效性和真實(shí)性，及時(shí)更新相關(guān)資料，便于發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中存在的問題，并完善并調(diào)整管理機(jī)制，提升整體檔案管理效率。加大檔案信息化管理力度，合理利用信息技術(shù)整合管理工作流程，共享并高效管理信息資料，并且合理利用先進(jìn)技術(shù)數(shù)字化管理資料，提高數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性，為質(zhì)量管工作地提高起到促進(jìn)作用。

4.2 提高檔案資源的利用率

要想保障工程的建設(shè)質(zhì)量，必須高效利用檔案資源，這對(duì)提高工程建設(shè)質(zhì)量起到促進(jìn)作用。檔案管理工作中很有必要進(jìn)一步分析和處理資料數(shù)據(jù)，將關(guān)鍵的信息提取出來，并借助先進(jìn)的信息技術(shù)健全管理模式，促進(jìn)檔案資料朝著數(shù)字化方向發(fā)展，提升資料的管理水平，構(gòu)建更完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，科學(xué)分類數(shù)據(jù)資料后妥善管理，為日后利用檔案提供依據(jù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案和工程建設(shè)二者的對(duì)接，提升工程質(zhì)量。加大力度分析檔案資料，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)工程質(zhì)量產(chǎn)生影響的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，深入地分析相關(guān)數(shù)據(jù)資料，提取異常數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的質(zhì)量問題并及時(shí)解決，提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量。此外，發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案資料的作用，為高效開展安全工作奠定基礎(chǔ)，準(zhǔn)確定位安全隱患和問題，及時(shí)解決，提高建設(shè)工程施工質(zhì)量。有效監(jiān)管工程維護(hù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，重點(diǎn)分析后期維護(hù)工程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，全面監(jiān)管建筑設(shè)施中的質(zhì)量問題，保障工程質(zhì)量。

4.3 加強(qiáng)監(jiān)督

檔案管理人員在工程建設(shè)中應(yīng)深入到施工現(xiàn)場中，加大力度宣傳檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，對(duì)檔案資料管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提高檔案驗(yàn)收的重要性和嚴(yán)肅性。及時(shí)對(duì)建設(shè)工程施工文件和施工進(jìn)度的形成情況進(jìn)行了解，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中的檔案管理問題，采取相應(yīng)的解決措施，對(duì)工程檔案的取向和工程動(dòng)態(tài)進(jìn)行全面掌握，提高檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和齊全性。此外，檔案管理人員還應(yīng)該介入到工程項(xiàng)目的行政程序中，加大監(jiān)督力度，完善法律法規(guī)方面的要求，加強(qiáng)檔案的驗(yàn)收、監(jiān)督和審查，驗(yàn)收合格后竣工，確?？梢栽谔岣呓ㄔO(shè)工程質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高整個(gè)工程的質(zhì)量。

4.4 建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)

人才是工程檔案管理的核心，無論撰寫、收集、分類，還是歸檔，都需要檔案管理人員。因此，管理人員要想提高工程檔案管理質(zhì)量，就必須建設(shè)負(fù)責(zé)、專業(yè)的工程檔案管理團(tuán)隊(duì)。因此，施工企業(yè)一方面可以積極引進(jìn)社會(huì)上優(yōu)秀的檔案管理人員，為企業(yè)檔案管理工作的開展注入新鮮血液；另一方面，加大對(duì)工程檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其具備的專業(yè)技能及專業(yè)理論知識(shí)都能滿足當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的需要。

5 結(jié)語

綜上所述，建設(shè)工程質(zhì)量控制中工程檔案管理是相當(dāng)重要的工作，是其他方法無法取代的。但是，目前建設(shè)工程檔案管理仍然存在諸多問題，還需要深入地剖析并及時(shí)發(fā)現(xiàn)建設(shè)工程質(zhì)量存在的問題，提高檔案管理的合理性。因此，檔案管理人員要提高對(duì)工程檔案管理工作的重視，真實(shí)地記錄下工程檔案，為建設(shè)人員做好工程建設(shè)等提供良好的依據(jù)，推動(dòng)整個(gè)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。