鐵路審計管理信息系統(tǒng)應(yīng)用探析

靳 征

（中國國家鐵路集團有限公司審計局，北京 100844）

0 引 言

隨著鐵路內(nèi)部審計管理體制改革的不斷深化，鐵路內(nèi)部審計管理模式由分級管理轉(zhuǎn)變?yōu)榇怪惫芾砼c分級管理相結(jié)合，審計查證范圍得到進一步拓展，逐漸從傳統(tǒng)的以查錯糾弊為主的財務(wù)合規(guī)性審計轉(zhuǎn)型為為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展保駕護航的管理型、咨詢型審計。審計方式的轉(zhuǎn)變，客觀上需要對審計查證方式進行革新，傳統(tǒng)的人工翻賬抽查的方式在工作效率和審計效果上弊端已逐漸顯現(xiàn)，運用大數(shù)據(jù)和計算機審計，實現(xiàn)了從對檢查對象的點狀抽查到全覆蓋，審計署原審計長劉家義提出“審計的根本出路在于信息化，而信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化”。推進數(shù)據(jù)審計，提高審計監(jiān)督的質(zhì)量和效率，創(chuàng)建并使用鐵路審計管理信息系統(tǒng)對促進鐵路內(nèi)部審計工作開展具有重要意義。

1 鐵路審計管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

為加強鐵路審計信息化建設(shè)與應(yīng)用，強化對現(xiàn)場審計工作的管理和指導(dǎo)，規(guī)范審計人員作業(yè)流程，輔助審計人員分析數(shù)據(jù)，確保審計信息安全，鐵路審計部門于2016 年建立了鐵路審計管理信息系統(tǒng)，并在各鐵路局集團公司審計部門推廣應(yīng)用；2019 年擴展至各專業(yè)運輸公司和直屬企業(yè)。

鐵路審計管理信息系統(tǒng)分為國鐵集團和所屬企業(yè)兩級建設(shè)、應(yīng)用和運行維護管理。按照管理、使用、責(zé)任相統(tǒng)一的原則，國鐵集團及所屬企業(yè)審計部門根據(jù)管理權(quán)限負責(zé)審核、更新、維護相關(guān)信息。兩級審計部門按照實際需要，在審計信息系統(tǒng)中設(shè)置計劃管理、綜合管理、檔案管理、審計業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)管理等角色，按崗位職責(zé)分工對審計信息系統(tǒng)相關(guān)信息進行維護。鐵路審計管理信息系統(tǒng)包括：審計管理、審計作業(yè)、分析預(yù)警、決策支持、數(shù)據(jù)管理等模塊。各模塊內(nèi)部信息交互處理實現(xiàn)一體化協(xié)同運行，外部從會計核算系統(tǒng)、收入管理系統(tǒng)等鐵路財務(wù)系統(tǒng)和其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中采集所需數(shù)據(jù)，作為鐵路審計管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源和基礎(chǔ)。鐵路審計管理信息系統(tǒng)涵蓋的項目類型有經(jīng)濟責(zé)任審計、經(jīng)營業(yè)績審計、建設(shè)項目審計及各類專項審計調(diào)查等，反映了審計項目從立項、實施、報告、決定、整改、統(tǒng)計等全過程的項目數(shù)據(jù)信息和相關(guān)證據(jù)資料。鐵路審計管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠規(guī)范審計項目信息化操作處理，實現(xiàn)全流程信息在鐵路審計管理信息系統(tǒng)中的實時反映，推進審計電子檔案管理和大數(shù)據(jù)應(yīng)用分析。

2 審計人員使用鐵路審計管理信息系統(tǒng)的項目操作流程

2.1 審前準(zhǔn)備

第一，建立項目計劃。經(jīng)審計部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，計劃管理員編制年度計劃和臨時項目計劃。年度審計項目計劃經(jīng)審批確定后，計劃管理員編制年度審計項目計劃，作為審計部門初始年度項目計劃。經(jīng)批準(zhǔn)的年內(nèi)臨時增加的審計項目，項目確定后由相關(guān)業(yè)務(wù)部門將審批的審計項目情況提供給計劃管理員，編制臨時項目計劃。

第二，財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。目前，定期接入鐵路審計管理信息系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)分級存儲在國鐵集團及各鐵路局。審計項目確定后，由審計組向?qū)徲嫴块T信息部提供所需財務(wù)數(shù)據(jù)明細，信息部核對所需的財務(wù)數(shù)據(jù)是否已存儲在審計數(shù)據(jù)庫中，若數(shù)據(jù)前期尚未接入，需制訂數(shù)據(jù)導(dǎo)入計劃并組織系統(tǒng)運行維護部門分批導(dǎo)入。審計組在審前準(zhǔn)備階段，可使用“在線分析—財務(wù)數(shù)據(jù)分析—閱賬中心”對數(shù)據(jù)是否能正常使用進行測試和確認，若發(fā)現(xiàn)問題審計部門應(yīng)及時組織處理。

第三，制訂實施方案。組長可在該項目類型實施方案模板基礎(chǔ)上，結(jié)合本組的實際情況使用“審計作業(yè)—審計準(zhǔn)備—實施方案”編制審計實施方案，使用“審計分工”進行人員分工，方案編制完成后直接從系統(tǒng)導(dǎo)出打印。審計實施方案需按審批流程提交組長審核。

第四，編制項目文書。編制審計通知書，主審或組長使用“審計作業(yè)—審計準(zhǔn)備—審計通知書”創(chuàng)建審計通知書，通知書編號由系統(tǒng)自動生成，通知書內(nèi)容根據(jù)預(yù)置模板及相關(guān)信息自動創(chuàng)建，通知書內(nèi)容可以進行編輯修改，編制完成后可以直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出打印。審計通知書需按審批流程提交組長審核。

2.2 項目實施

第一，數(shù)據(jù)查詢分析。審計人員利用“在線分析—財務(wù)數(shù)據(jù)分析”檢測、查詢、分析財務(wù)數(shù)據(jù)。審計人員根據(jù)審計查證需要編制查詢書及取證記錄并按照審批流程提交主審、組長審核。查詢書、取證記錄選擇對應(yīng)文檔模板導(dǎo)出紙質(zhì)文件交被審計單位答復(fù)或確認。被審計單位的回復(fù)資料掃描后作為相應(yīng)審計工作底稿附件上傳系統(tǒng)。

第二，編制工作底稿。審計人員按照分工編制各崗位與具體審計事項相關(guān)的綜合底稿，發(fā)現(xiàn)問題編制相應(yīng)的單項底稿，相關(guān)附件一并上傳系統(tǒng)。主審及組長按審批流程對全部底稿審核完畢后，單項底稿選擇對應(yīng)文檔模板導(dǎo)出紙質(zhì)文件交被審計單位簽認，被審計單位的回復(fù)資料掃描后作為底稿的附件上傳系統(tǒng)。綜合底稿由審計人員按本人分工事項匯總導(dǎo)出后交主審復(fù)核簽字。由組長對前期審計發(fā)現(xiàn)的問題分配跟蹤人，由跟蹤人逐項進行整改落實。

第三，創(chuàng)建審計報告。組長對單項底稿對應(yīng)的審計問題選擇進入報告操作，并選擇對應(yīng)項目類型的預(yù)置模板創(chuàng)建審計報告初稿。審計報告初稿按照審批流程經(jīng)組長審核后由組長形成審計組審計報告，交被審計單位征求意見，完成現(xiàn)場審計階段的審計工作。

2.3 項目終結(jié)

第一，項目復(fù)核審理。審計組在審計組報告的基礎(chǔ)上，以附件形式上傳審計實施方案、被審計單位對審計組審計報告的書面意見、審計組對被審計單位意見的說明；復(fù)核審理完畢后，以附件形式補充上傳復(fù)核審理記錄；審計組按照復(fù)核審理意見及業(yè)務(wù)會決議起草部門報告。

第二，整改信息錄入。組長根據(jù)下達的審計決定，按照對被審計單位提出的整改要求進行整改信息設(shè)置，并對被審計單位的整改情況進行錄入。整改跟蹤信息錄入完畢提交后，相關(guān)整改情況將自動補充歸入項目電子檔案。

第三，電子檔案歸檔。組長對完結(jié)的項目進行電子文檔歸集整理。項目歸檔前，按照決定內(nèi)容錄入項目臺賬信息提交復(fù)核。確保項目結(jié)束后歸集的電子檔案完整準(zhǔn)確。

3 應(yīng)用鐵路審計管理信息系統(tǒng)過程中存在的問題

一是審計人員尚未完全適應(yīng)信息化審計方式方法。信息化審計需要審計人員具備發(fā)散性思維及關(guān)聯(lián)分析能力，充分利用業(yè)務(wù)、財務(wù)信息分析查證疑點。傳統(tǒng)審計就某一查證事項點進行對規(guī)審計，多為點狀思維，在實際查證中應(yīng)充分將相互關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鉤稽分析。這與審計人員的教育背景和知識結(jié)構(gòu)有關(guān)，審計人員專業(yè)背景多為財務(wù)會計，查證問題時多將財務(wù)問題作為出發(fā)點和落腳點，在審計信息化應(yīng)用后，獲取的是海量信息，如不能充分關(guān)聯(lián)分析，查證結(jié)果可能以偏概全，不能真實反映審計問題實際狀況，未充分應(yīng)用審計系統(tǒng)切入查證的問題，審計部門對審計人員信息化應(yīng)用的激勵考核機制也尚未建立。隨著信息化審計應(yīng)用的不斷深入，審計人員需要增強信息化應(yīng)用意識，主動適應(yīng)信息化審計的各項要求。

二是審計系統(tǒng)設(shè)計未密切貼合用戶需求。審計系統(tǒng)目前主要是對計劃、實施、報告、整改等階段的信息化反映，側(cè)重于結(jié)果導(dǎo)向。對用戶在審計前期的調(diào)查分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計還未有效涵蓋。實際應(yīng)用中，審計人員基于實際工作需要，從立項開始，進行審前調(diào)查，搜集被審計單位有關(guān)資料，基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果編制具體的實施方案，這些審計前期的有針對性的分析并未體現(xiàn)在信息系統(tǒng)中。已建立的系統(tǒng)模塊功能沒有充分開發(fā)利用，輔助審核分析功能有待進一步開發(fā)與完善。系統(tǒng)開發(fā)與使用要更好地對接起來，系統(tǒng)開發(fā)者需要不斷地升級完善系統(tǒng)來滿足使用者的業(yè)務(wù)需求。

三是審計系統(tǒng)未與主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)充分對接。審計系統(tǒng)目前接入的主要是財務(wù)數(shù)據(jù)，運輸生產(chǎn)數(shù)據(jù)尚未接入。內(nèi)部審計是對被審計單位一段時期的業(yè)務(wù)、財務(wù)、經(jīng)營、管理等進行監(jiān)督，審計系統(tǒng)數(shù)據(jù)源如果僅有財務(wù)數(shù)據(jù)，對于經(jīng)營管理事項點的查證就僅局限于財務(wù)范圍。審計工作的開展客觀上要求，進一步拓展審計系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集范圍，接入與經(jīng)營管理有關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而有效輔助在線審計查證分析，切實提高審計分析水平。

四是審計人員職業(yè)勝任能力有待提高。審計人員多為財會、工程類專業(yè)背景，主要從事具體業(yè)務(wù)工作，且審計部門較其他部門人員平均年齡偏大，對于信息技術(shù)方面的知識不夠熟悉，接受新事物新方法的態(tài)度不夠積極。審計部門在對審計人員開展繼續(xù)教育培訓(xùn)時，對審計信息化方面知識的講授還不夠全面和具體，培訓(xùn)效果達不到預(yù)期?，F(xiàn)階段，審計人員通常是被動地使用信息化手段進行查證分析，在主動創(chuàng)新和主動作為方面還比較欠缺。審計部門對審計人員日常使用信息化審計方法的考核激勵措施尚未落實到位，獎懲制度有待進一步建立健全。審計部門應(yīng)采取有效措施充分調(diào)動審計人員運用信息化工具開展審計的積極性，不斷拓展審計信息化應(yīng)用領(lǐng)域，推進審計人員知識體系的迭代更新。

五是大數(shù)據(jù)審計應(yīng)用水平還需提升。大數(shù)據(jù)審計圍繞一個事項點，運用信息化手段綜合分析多種類型數(shù)據(jù)。審計人員從審計案例中提煉出審計業(yè)務(wù)模型，再經(jīng)過計算機技術(shù)固化為審計數(shù)據(jù)模型，遇到類似審計事項點時，只需將數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入模型，計算機自動運算得出結(jié)果。運用大數(shù)據(jù)審計方法能夠?qū)崿F(xiàn)更精準(zhǔn)的查證，提高現(xiàn)場審計效率，有助于實現(xiàn)遠程審計和線上審計。現(xiàn)階段，審計業(yè)務(wù)模型、審計數(shù)據(jù)模型還未得到有效開發(fā)，數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性分析尚處于起步階段。

4 進一步加強鐵路審計管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的建議

第一，優(yōu)化系統(tǒng)功能，適應(yīng)信息化審計需要。在審計系統(tǒng)中增加事項點優(yōu)先級排序功能，對重點優(yōu)先審計事項的落實完成情況加強監(jiān)督。其中，事項點優(yōu)先級排序功能可對每個事項點設(shè)置優(yōu)先級，審計系統(tǒng)對高優(yōu)先級事項或重點查證事項突出顯示，提示審計人員優(yōu)先完成該事項的查證工作，同時提示過程監(jiān)督人員重點關(guān)注該事項的查證情況，將相關(guān)核實過程在審計系統(tǒng)中予以反映。編制審計實施方案前，對重點查證事項的查證方法予以梳理，到被審計單位進行調(diào)研，進一步優(yōu)化該事項的查證方法，在審計系統(tǒng)內(nèi)增加被審計單位個性共性問題實時分析及導(dǎo)入導(dǎo)出功能。

第二，加強過程管理，貼合系統(tǒng)用戶實際需求。基于系統(tǒng)分析、發(fā)現(xiàn)疑點、分散核實、精準(zhǔn)定位的信息化審計作業(yè)方式，要充分利用審計系統(tǒng)即時通信手段，構(gòu)建現(xiàn)場和非現(xiàn)場審計有效結(jié)合，既達到信息共享、全程互動的效果，又為現(xiàn)場審計升級、導(dǎo)航提供有力支持。將審計質(zhì)量把控關(guān)口前移至審計過程中，確保線上線下協(xié)調(diào)一致。審計人員在編制審計單項底稿時針對問題的主要性質(zhì)選擇問題點，主審和組長在審核底稿時，對問題點的選擇進行復(fù)核。加強過程監(jiān)督，按照審統(tǒng)報表的統(tǒng)計口徑要求對審計單項底稿的問題點再次復(fù)核。

第三，強化人機互控，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有效對接。結(jié)合管控要求，不斷完善審計系統(tǒng)各項功能，根據(jù)審計質(zhì)量管控需求，增加、調(diào)整審計系統(tǒng)中審計作業(yè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制措施，優(yōu)化和完善審計系統(tǒng)的各項功能。相對于人控，機控較為剛性，若所采取的措施不夠切合實際，不僅增加了現(xiàn)場審計人員的工作量，而且也未起到預(yù)期的效果。在試行階段先采用人控的方式，經(jīng)運行測試驗證可行后，采用機控的方式進一步加強管理。在審計系統(tǒng)內(nèi)對審計人員合理分工，審計部門利用審計系統(tǒng)查詢功能及時掌握審計組現(xiàn)場審計工作情況，要求并督促審計組人員根據(jù)實際工作進度及時提交審計底稿、審計報告等現(xiàn)場審計過程資料。

第四，加強審計人員考核培訓(xùn)，提高職業(yè)勝任能力。將審計系統(tǒng)的使用情況納入考核，提升審計人員計算機使用水平。將審計系統(tǒng)使用情況與審計人員考核相結(jié)合，努力提高審計人員使用審計系統(tǒng)的積極性。同時鼓勵審計人員提煉總結(jié)計算機審計方法，對提出能夠查證普遍性問題或重點問題審計方法的審計人員給予一定獎勵，將審計系統(tǒng)的使用從“要我用”變?yōu)椤拔乙谩薄＜訌妼徲嬋藛T應(yīng)用能力培訓(xùn)，提高審計系統(tǒng)使用水平，可采用遠程視頻、集中或分散等方式開展審計系統(tǒng)使用培訓(xùn)。

第五，維護探索系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)用，提升大數(shù)據(jù)審計應(yīng)用水平。采取多種措施更新審計信息系統(tǒng)法規(guī)庫、方案庫和人員庫。加大數(shù)據(jù)的集中、整合和綜合分析力度。通過對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實時動態(tài)監(jiān)控和分析，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)疑點和異常情況，把審計人員從繁重的憑證查詢工作中解放出來，關(guān)注風(fēng)險變動情況，及時發(fā)現(xiàn)問題疑點，提升審計工作效率和質(zhì)量。與業(yè)務(wù)部門溝通，取得相關(guān)數(shù)據(jù)，不斷探索調(diào)試，比對分析出可用數(shù)據(jù)，為現(xiàn)場核查提供可靠依據(jù)，逐步提升信息化審計運用效果。

5 結(jié) 語

審計系統(tǒng)的有效使用可以為規(guī)范現(xiàn)場審計、創(chuàng)新查證方法、加強過程監(jiān)督、提高審計質(zhì)量等提供可靠技術(shù)手段。同時，應(yīng)進一步擴展審計信息系統(tǒng)的應(yīng)用廣度，圍繞審計工作開展需要，協(xié)調(diào)接入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，通過對數(shù)據(jù)的深入挖掘和多維度關(guān)聯(lián)分析，努力提升審計效率和質(zhì)量，推動事后審計向事中與事前審計相結(jié)合轉(zhuǎn)變。