底稿審核與檔案管理數(shù)字化建設(shè)探討

劉 海

中小會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)底稿的質(zhì)量審核大部分仍采取線下審核底稿與面對(duì)面溝通方式。雖然部分重要問(wèn)題或底稿實(shí)現(xiàn)了局部線上溝通，但審核流程整體上受時(shí)間和空間影響仍然很大。為了提高底稿審核效率，規(guī)范審計(jì)程序，解決底稿歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，有必要通過(guò)建立線上底稿審核與檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，將審計(jì)底稿的質(zhì)量管理和檔案管理用數(shù)字化流程進(jìn)行連接，為審計(jì)底稿與項(xiàng)目管理全數(shù)字化打好基礎(chǔ)。本文通過(guò)介紹電子底稿審核與檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作中的一些體會(huì)，希望對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所行業(yè)質(zhì)量控制和電子檔案管理提供一些幫助和借鑒。

一、管理現(xiàn)狀

目前審計(jì)底稿的審核管理，有少部分事務(wù)所采用了五級(jí)審核，大部采用三級(jí)或四級(jí)審核方式。數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，越來(lái)越多的事務(wù)所通過(guò)自開(kāi)發(fā)單機(jī)或云平臺(tái)系統(tǒng)、購(gòu)買(mǎi)商業(yè)輔助審計(jì)系統(tǒng)等方式形成審計(jì)底稿，電子底稿占底稿比重越來(lái)越高。但底稿審核管理的數(shù)字化開(kāi)展情況并不樂(lè)觀，“以電子底稿為主，紙質(zhì)底稿為輔”和“先電子版底稿初審，再紙質(zhì)版正式審核”方式的底稿審核方式仍占多數(shù)。底稿審核是審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵程序。隨著監(jiān)管要求愈加嚴(yán)格，審計(jì)對(duì)象業(yè)務(wù)復(fù)雜程度和數(shù)字化程度的不斷提高，審計(jì)底稿的審核管理也迫切需要跟上數(shù)字化步伐和監(jiān)管要求。

電子底稿在行業(yè)監(jiān)管、檔案管理中的要求目前還不夠統(tǒng)一，作用體現(xiàn)還不充分。在監(jiān)管和檢查中，雖然也在不斷要求提供電子底稿，但因電子檔案管理落后，經(jīng)常是先電子后紙質(zhì)，最終還是以紙質(zhì)底稿為主，電子底稿為輔。因?yàn)閷?shí)務(wù)中缺少規(guī)范易用的電子底稿審核與檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，電子底稿經(jīng)常處于可有可無(wú)的尷尬位置。在數(shù)字審計(jì)底稿不斷完善情況下，對(duì)紙質(zhì)底稿進(jìn)行復(fù)核和進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)落后并制約了數(shù)字審計(jì)工作的開(kāi)展。審計(jì)底稿完全電子化已是必然趨勢(shì)，并將從根本上提高行業(yè)監(jiān)管效率和檔案管理水平。

概括起來(lái)，目前在底稿審核與檔案管理工作中存在“五難”：

1.保存難：審計(jì)底稿從獲取渠道可以分為編制形成的底稿（如項(xiàng)目承接、數(shù)據(jù)計(jì)算分析、計(jì)劃總結(jié)和報(bào)告等底稿）、被審計(jì)單位提供的依據(jù)性或背景性底稿（如企業(yè)內(nèi)部控制制度、對(duì)賬單、盤(pán)點(diǎn)表等底稿）、由其他渠道獲取的證據(jù)類或背景類底稿（如詢證函等底稿）。底稿形式包括電子、紙質(zhì)、圖像、視頻等多種形式。在多人、多地、不同時(shí)間取得各類底稿，并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)形態(tài)時(shí)，將最終版完整地匯總保存受人員變動(dòng)、底稿修改等各種影響，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。特別如詢證函快遞單等數(shù)量多、形式多等不易保存保管的底稿，保管難且容易丟失；電子底稿也常遇到硬件丟失、病毒感染、誤刪除等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況；還有底稿個(gè)人保管時(shí)存在的數(shù)據(jù)無(wú)法跟蹤、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

2.審核難：各級(jí)底稿審核人經(jīng)常會(huì)面對(duì)審核時(shí)間緊、審核內(nèi)容多、工作量大等情況，常需要迅速找到相關(guān)底稿，如沒(méi)有清晰直觀的底稿索引，有時(shí)審核人員甚至需要花費(fèi)時(shí)間自己重新拼湊底稿獨(dú)立分析。另外，審核中需要不斷與相關(guān)人進(jìn)行溝通、了解、交換意見(jiàn)等工作，受時(shí)間、空間等影響，出現(xiàn)見(jiàn)面難、排隊(duì)等候等影響效率的情況。有時(shí)在需要現(xiàn)場(chǎng)延伸審核時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)上傳的及時(shí)性和規(guī)范性難以保證，一些重大問(wèn)題不能及時(shí)處理，影響了審核效果。

3.整理難：出具報(bào)告后的底稿整理工作是實(shí)務(wù)中令審計(jì)人員頭疼的一件事。紙質(zhì)底稿歸檔時(shí)，常遇到底稿需要確認(rèn)最終版本、紙質(zhì)底稿需要手工編制檔案序號(hào)、電子底稿與紙質(zhì)底稿不一致、底稿格式不統(tǒng)一等諸多問(wèn)題，特別是遇到人員變動(dòng)時(shí)，底稿的整理工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率很低。

4.管理難：隨著時(shí)間的積累，底稿檔案占用的空間需求越來(lái)越大，出現(xiàn)檔案存放分散、紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)性不足，完整性差等問(wèn)題。

5.利用難：底稿在歸檔后的延續(xù)審計(jì)期間利用率一般較高，但常遇到具體事項(xiàng)相關(guān)底稿查找難、借閱手續(xù)繁瑣、查閱地點(diǎn)受限、底稿需要搬運(yùn)、無(wú)法多人共享、外部檢查不方便等問(wèn)題。

所以，解決“五難”問(wèn)題具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。建立覆蓋項(xiàng)目管理、底稿管理、報(bào)告管理和檔案管理全流程的系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)底稿質(zhì)量管理與檔案管理電子信息化是非常有效的手段。

二、開(kāi)發(fā)過(guò)程

（一）明確目標(biāo)

考慮系統(tǒng)應(yīng)解決實(shí)務(wù)問(wèn)題、方便操作、保證安全、合法合規(guī)、適合普及和對(duì)接業(yè)務(wù)，確定了三個(gè)系統(tǒng)目標(biāo)：

1.底稿審核和檔案管理全線上操作。包括業(yè)務(wù)端底稿可全部線上上傳，底稿復(fù)核全部線上操作，報(bào)告出具線上操作，底稿全部線上歸檔和檔案全數(shù)字化管理。

2.管理過(guò)程留痕，數(shù)據(jù)改動(dòng)限制，電子檔案合法。主要指底稿上傳、底稿審核、報(bào)告修改、底稿歸檔、檔案借閱、歸還和銷毀等管理行為系統(tǒng)保留操作痕跡，利于管理追溯。復(fù)核中的底稿數(shù)據(jù)不允許修改，以保證底稿編制人與審核人信息同步，版本一致，保證審核質(zhì)量和審核效率。按檔案法規(guī)定應(yīng)保證電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范和要素合規(guī)。

3.具備全面對(duì)接電子底稿作業(yè)系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)條件。主要考慮隨著底稿的數(shù)字化程度提高，審計(jì)程序不斷優(yōu)化，必然需要各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)高效對(duì)接，甚至是內(nèi)外數(shù)據(jù)對(duì)接，所以，系統(tǒng)要長(zhǎng)期使用就需要做好數(shù)據(jù)連接準(zhǔn)備。

（二）項(xiàng)目組織

系統(tǒng)作為一種管理工具，其開(kāi)發(fā)工作是以管理思想為指引，以管理目標(biāo)為導(dǎo)向的管理行為。對(duì)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)來(lái)說(shuō)是“一把手”工程，需要一把手發(fā)出指令效果才有保證。

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)具有很強(qiáng)的專業(yè)性，針對(duì)的也是專業(yè)管理需求。既然是為專業(yè)管理服務(wù)，就需要系統(tǒng)開(kāi)發(fā)前由業(yè)務(wù)管理專業(yè)人員統(tǒng)一需求、重新梳理流程，再由開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)提出技術(shù)方案和進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。期間兩方面專業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)功能和操作流程需要不斷溝通、討論。所以，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)在組織形式上應(yīng)確定一把手最終決策地位，成立應(yīng)用團(tuán)隊(duì)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，建立兩個(gè)團(tuán)隊(duì)各自的內(nèi)部機(jī)制和兩個(gè)團(tuán)隊(duì)之間的合作機(jī)制。

線上業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的作用很重要。如果系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成果提出后才發(fā)現(xiàn)流程缺陷，會(huì)增加系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本和開(kāi)發(fā)時(shí)間，降低開(kāi)發(fā)效率，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致研發(fā)失敗。所以，業(yè)務(wù)流程需要專業(yè)人員以數(shù)字化思維進(jìn)行業(yè)務(wù)流程初始設(shè)計(jì)，重點(diǎn)在底稿來(lái)源和形式、底稿審核流程、審核意見(jiàn)和審核結(jié)果形式、操作和使用界面等方面。技術(shù)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)結(jié)合需求與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。這些工作需要團(tuán)隊(duì)各自明確責(zé)任和保持合作溝通才能高效完成。

（三）開(kāi)發(fā)流程

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)基本流程包括：（1）制定目標(biāo)；（2）編制預(yù)算；（3）成立組織；（4）開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)；（5）成果試行；（6）項(xiàng)目驗(yàn)收。

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)形成初步成果后，后續(xù)主要有兩種實(shí)施方式。一種是系統(tǒng)用測(cè)試數(shù)據(jù)進(jìn)行完整試運(yùn)行，通過(guò)測(cè)試運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)操作和系統(tǒng)功能方面的問(wèn)題，確定解決方案后優(yōu)化并繼續(xù)測(cè)試直至滿意通過(guò)驗(yàn)收，驗(yàn)收后再正式投入使用。另一種是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)功能后用正式數(shù)據(jù)試運(yùn)行，在系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并動(dòng)態(tài)完善，直至系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。這種方式一般在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)后即進(jìn)行功能驗(yàn)收，在功能滿足要求后由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)在計(jì)劃維護(hù)期內(nèi)不斷修改完善系統(tǒng)。第一種方式的優(yōu)點(diǎn)是測(cè)試充分，系統(tǒng)正式使用后修改少，缺點(diǎn)是需要有完整的測(cè)試數(shù)據(jù)和專門(mén)的工作安排，對(duì)業(yè)務(wù)管理要求高。第二種方式的優(yōu)點(diǎn)是對(duì)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)要求不嚴(yán)格，系統(tǒng)使用不斷修改完善，問(wèn)題發(fā)現(xiàn)和改善相對(duì)更充分。缺點(diǎn)是系統(tǒng)使用初期修改量相對(duì)較大，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)持續(xù)在整個(gè)維護(hù)期，維護(hù)工作量相對(duì)更大。對(duì)缺少可借鑒類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)情況下，第一種方式對(duì)項(xiàng)目管理能力要求較高，測(cè)試不充分情況下項(xiàng)目失敗可能性較大。第二種方式雖然系統(tǒng)修改完善時(shí)間較長(zhǎng)，但在功能實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)上在一定時(shí)期內(nèi)不斷修改完善系統(tǒng)，驗(yàn)收方式相對(duì)更穩(wěn)妥。

（四）問(wèn)題解決

在項(xiàng)目研發(fā)中主要會(huì)遇到技術(shù)和管理兩方面的問(wèn)題。

1.技術(shù)方面。

（1）底稿目錄設(shè)計(jì)問(wèn)題。工作底稿是專業(yè)性底稿，底稿目錄是銜接業(yè)務(wù)底稿與系統(tǒng)的關(guān)鍵界面。好的目錄可以引導(dǎo)業(yè)務(wù)底稿規(guī)范高效地進(jìn)入審核流程和進(jìn)行檔案管理，否則會(huì)降低審核效率，影響審核效果，電子檔案管理目標(biāo)也就很難實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，對(duì)報(bào)表審計(jì)首先考慮適用現(xiàn)有底稿編制習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)，以現(xiàn)有各種報(bào)表審計(jì)底稿目錄為系統(tǒng)預(yù)制底稿目錄；對(duì)專項(xiàng)審計(jì)底稿首先統(tǒng)一單位標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)統(tǒng)一后的專項(xiàng)審計(jì)咨詢目錄作為系統(tǒng)預(yù)制底稿目錄。然后，設(shè)計(jì)底稿目錄級(jí)次和增減刪移等編制功能。進(jìn)一步規(guī)范底稿的傳遞和整理。通過(guò)上述工作，建立了新的底稿上傳與審核的線上工作流程。

（2）格式多樣化底稿上傳問(wèn)題。審計(jì)咨詢中的底稿形式、存儲(chǔ)介質(zhì)形式多樣，并且歷史數(shù)據(jù)、審計(jì)輔助系統(tǒng)等底稿需要批量上傳、簡(jiǎn)化上傳。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，考慮現(xiàn)場(chǎng)底稿直接上傳、現(xiàn)場(chǎng)底稿臨時(shí)存儲(chǔ)再整理上傳、其他系統(tǒng)形成底稿批量導(dǎo)入上傳等場(chǎng)景，設(shè)計(jì)了按底稿目錄直接上傳底稿、建立底稿臨時(shí)存儲(chǔ)庫(kù)再按目錄上傳、歷史數(shù)據(jù)和審計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)批量上傳等底稿上傳方式，做到全覆蓋無(wú)遺漏的底稿全電子化上傳；設(shè)計(jì)了手機(jī)APP拍照上傳、電子文件上傳等多種上傳形式。為符合法律法規(guī)和保證審核中信息對(duì)等，設(shè)計(jì)上傳后的底稿自動(dòng)轉(zhuǎn)換為不可修改的圖片格式。

（3）線上業(yè)務(wù)流程問(wèn)題。為適應(yīng)底稿修改實(shí)務(wù)工作要求，設(shè)計(jì)了底稿上傳時(shí)間權(quán)限、新底稿覆蓋舊底稿、報(bào)告修改流程、歸檔底稿退回等功能，統(tǒng)一規(guī)范了上傳底稿的相關(guān)線上流程。

（4）開(kāi)發(fā)能力問(wèn)題。系統(tǒng)最終的使用者在專業(yè)上和計(jì)算機(jī)方面的能力差異，以及對(duì)日后操作問(wèn)題缺少預(yù)判標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)。在項(xiàng)目需求確認(rèn)、系統(tǒng)操作和功能開(kāi)發(fā)上，需要匯總業(yè)務(wù)人員、質(zhì)量管理人員、檔案管理人員、合伙人等不同的相關(guān)人員意見(jiàn)，并且需要用數(shù)字化流程解讀和解決提出的各類開(kāi)發(fā)訴求。需要以民主集中制方式設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程、明確開(kāi)發(fā)路徑和開(kāi)發(fā)方向。防止出現(xiàn)無(wú)效開(kāi)發(fā)、過(guò)度開(kāi)發(fā)或開(kāi)發(fā)不足的情況。

2.管理方面。

（1）思想認(rèn)識(shí)。雖然有大量的線上底稿和OA系統(tǒng)流程，但對(duì)底稿和底稿審核工作全部上線，仍有不少人存在疑慮。特別是對(duì)數(shù)據(jù)的安全性、操作的便利性、系統(tǒng)的適應(yīng)性等方面顧慮較大，也影響對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)投入的積極性。所以，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)是項(xiàng)目成功的重要保障。項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施中的溝通就顯得極其重要。

（2）人員投入。會(huì)計(jì)師事務(wù)所人員平時(shí)忙于業(yè)務(wù)，抽出大量時(shí)間專門(mén)投入系統(tǒng)開(kāi)發(fā)勢(shì)必影響日常工作，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與試用中需要大量的協(xié)調(diào)、組織與溝通。開(kāi)發(fā)中缺少業(yè)務(wù)人員介入，系統(tǒng)的實(shí)踐效果就會(huì)大打折扣。再先進(jìn)的系統(tǒng)也要解決適用性問(wèn)題，用起來(lái)有時(shí)比可用更重要。

（3）作業(yè)習(xí)慣。傳統(tǒng)底稿審核普遍采取線下底稿審核或線上與線下底稿審核相結(jié)合的方式，將質(zhì)控審核采取線上流程意味著底稿審核不僅是質(zhì)量審核人對(duì)底稿內(nèi)容提出審核意見(jiàn)，而是在明確底稿編制與各級(jí)審核責(zé)任的基礎(chǔ)上，將底稿的審核工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。審核意見(jiàn)的交流將被全程記錄；會(huì)實(shí)質(zhì)性改變一些作業(yè)習(xí)慣，質(zhì)量審核人員對(duì)項(xiàng)目底稿發(fā)表意見(jiàn)或進(jìn)行指導(dǎo)會(huì)更規(guī)范，底稿審核不受時(shí)間和空間影響，及時(shí)審核不再是空話，相應(yīng)審核人員的壓力也會(huì)增大。管理流程應(yīng)適應(yīng)新的線上審核流程進(jìn)行調(diào)整。

（五）開(kāi)發(fā)小結(jié)

因?yàn)閺膶?shí)際需要出發(fā)進(jìn)行了項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，同時(shí)考慮系統(tǒng)的持續(xù)性和發(fā)展性，項(xiàng)目實(shí)施產(chǎn)生了良好的效果：

1.實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能：全部業(yè)務(wù)底稿在線上傳；底稿審核到底稿歸檔流程全部線上操作；檔案借閱使用全部線上操作。

2.初步實(shí)現(xiàn)三個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)目標(biāo)。后續(xù)通過(guò)數(shù)據(jù)分析進(jìn)行審計(jì)流程和工作底稿的優(yōu)化，不斷提升系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向型審計(jì)目標(biāo)。

3.為項(xiàng)目產(chǎn)品化打下基礎(chǔ)。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)嚴(yán)格遵循各項(xiàng)政策和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，可復(fù)制可產(chǎn)品化。在完成產(chǎn)品技術(shù)環(huán)境、安全環(huán)境搭建和做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)準(zhǔn)備后，初期以項(xiàng)目化方式實(shí)施，最終可實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化推廣。

通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)也發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)好還要應(yīng)用好。由于項(xiàng)目前期溝通不夠充分，存在一些無(wú)效溝通、錯(cuò)誤溝通情況，再加之缺少可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，增加了項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成本和開(kāi)發(fā)周期。

三、系統(tǒng)簡(jiǎn)介

（一）系統(tǒng)配置及架構(gòu)

系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)配置包括云服務(wù)器ECS、對(duì)象存儲(chǔ)OSS、云安全中心、SSL證書(shū)、服務(wù)器系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)架構(gòu)如表1。

表1 系統(tǒng)架構(gòu)

架構(gòu)中的功能層包括項(xiàng)目管理、底稿審核、檔案管理和統(tǒng)計(jì)分析四個(gè)板塊。四個(gè)板塊前后順序?yàn)橹髁鞒?，每個(gè)板塊中的各子功能均設(shè)立獨(dú)立業(yè)務(wù)流程，各子流程前后順序銜接。因?yàn)榈赘鍤w檔前仍需要復(fù)核底稿是否滿足歸檔要求，所以，將歸檔前審核流程結(jié)束作為底稿審核子流程結(jié)束標(biāo)志。

（二）業(yè)務(wù)流程

底稿審核與檔案管理基本流程見(jiàn)圖1?；玖鞒陶f(shuō)明如下：

圖1 底稿審核與檔案管理基本流程圖

流程1：編制人將底稿按底稿目錄上傳至系統(tǒng)后認(rèn)為可以出具報(bào)告后，提交審核人逐級(jí)審核。各級(jí)審核人通過(guò)目錄可以查閱所有底稿，并發(fā)表審核意見(jiàn)，根據(jù)意見(jiàn)對(duì)底稿進(jìn)行退回修補(bǔ)或提交下級(jí)審核。為防止一邊提出審核意見(jiàn)一邊又收到修改意見(jiàn)，保證底稿審核中信息對(duì)稱，審核人對(duì)底稿能看但不能編輯，并且審核人退回底稿重新送審或下一個(gè)審核人未返還意見(jiàn)前，該審核人不允許再提意見(jiàn)。

流程2：終審對(duì)底稿無(wú)異議并同意出具報(bào)告后，前述意見(jiàn)轉(zhuǎn)入出具報(bào)告流程。

流程3：審核人提出的底稿修補(bǔ)意見(jiàn)，按審核流程逐級(jí)返回項(xiàng)目組成員。終審認(rèn)為可以出具報(bào)告但底稿需要完善情況下，可以同時(shí)提出底稿修補(bǔ)意見(jiàn)和轉(zhuǎn)入出具報(bào)告流程。

流程4：對(duì)已出具報(bào)告但需要修補(bǔ)的底稿，在修補(bǔ)底稿后經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后進(jìn)入歸檔程序。底稿歸檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出歸檔申請(qǐng)，逐級(jí)審核確認(rèn)，由終審批準(zhǔn)轉(zhuǎn)由檔案管理人進(jìn)行電子檔案歸檔。為檔案打印需要，電子檔案歸檔前只需設(shè)置檔案分卷頁(yè)數(shù)參數(shù)。設(shè)定參數(shù)后系統(tǒng)自動(dòng)分卷編號(hào)，并形成檔案臺(tái)賬。

流程5：審核和溝通確認(rèn)結(jié)果為不能出具報(bào)告時(shí)，項(xiàng)目組在項(xiàng)目立項(xiàng)程序暫?；蚪K止項(xiàng)目。已上傳底稿暫不歸檔。

流程6：對(duì)暫停項(xiàng)目經(jīng)批準(zhǔn)在項(xiàng)目管理程序可以重新啟動(dòng)，已上傳底稿修補(bǔ)后進(jìn)入審核程序。

流程7：對(duì)已出具報(bào)告需要修改時(shí)，需履行報(bào)告修改審批程序，批準(zhǔn)后由項(xiàng)目組修補(bǔ)底稿后重新審核程序，直至出具報(bào)告。

流程8：對(duì)底稿已歸檔還需要修補(bǔ)底稿的特殊情況，需經(jīng)線下審批后，由檔案管理人將檔案退至批準(zhǔn)的底稿權(quán)限人，在保留原檔案不變情況下，在原底稿基礎(chǔ)上以新設(shè)項(xiàng)目形式進(jìn)行底稿修補(bǔ)，履行審核程序直至再次歸檔。

由于底稿的審核工作完善線上操作，系統(tǒng)使用初期對(duì)底稿上傳方式、審核意見(jiàn)編輯、報(bào)告日期確定等環(huán)節(jié)成為關(guān)鍵。

底稿上傳的基礎(chǔ)是基于針對(duì)不同類型項(xiàng)目設(shè)計(jì)不同的底稿形式并形成目錄，底稿目錄要將審計(jì)階段和審計(jì)程序相結(jié)合設(shè)計(jì)明細(xì)目錄。通過(guò)底稿目錄反映審核程序、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)方法等一系列審計(jì)工作。所以，系統(tǒng)對(duì)提高審計(jì)效率和審計(jì)質(zhì)量也起到了很好的促進(jìn)作用。如何利用歷史底稿、實(shí)現(xiàn)批量上傳、滿足上傳底稿的使用和審閱是底稿上傳系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的重要工作。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中遇到跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)換軟件版權(quán)等問(wèn)題，對(duì)開(kāi)發(fā)成本和開(kāi)發(fā)時(shí)間產(chǎn)生一些影響。

底稿的所有審核意見(jiàn)和審核時(shí)間在系統(tǒng)中均進(jìn)行了客觀記錄。在紙質(zhì)底稿中過(guò)程記錄基本不會(huì)存檔，也是不需要的，所以采取歸檔底稿反映最終審核意見(jiàn)，過(guò)程意見(jiàn)通過(guò)系統(tǒng)可查的方式進(jìn)行審核意見(jiàn)底稿的開(kāi)發(fā)。

按照審計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，審計(jì)報(bào)告日為審計(jì)工作完成日。審計(jì)工作完成日的相關(guān)規(guī)定，缺少對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所底稿審核時(shí)間的考慮，增加了底稿必要審核時(shí)間內(nèi)的審計(jì)責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)務(wù)中，報(bào)告出具時(shí)間經(jīng)常人為控制在實(shí)際審核完成日前。為真實(shí)記錄審核意見(jiàn)情況，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)保留了實(shí)際審核時(shí)間。

四、后期工作

通過(guò)系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用，初步實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目目標(biāo)，為會(huì)計(jì)師事務(wù)所業(yè)務(wù)數(shù)字化積累了經(jīng)驗(yàn)。不過(guò)，系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)底稿編制工作和審計(jì)程序指導(dǎo)作用還未滿足需求。因此，優(yōu)化審計(jì)程序、打通業(yè)財(cái)審監(jiān)數(shù)據(jù)流、融合管理信息系統(tǒng)是接下來(lái)應(yīng)重點(diǎn)考慮的工作。

1.短期內(nèi)要逐漸規(guī)范和統(tǒng)一底稿目錄。會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)首先借鑒行業(yè)審計(jì)底稿指南和其他商業(yè)審計(jì)軟件底稿目錄編碼規(guī)則，規(guī)范底稿層級(jí)；建立與不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接能力；按不同業(yè)務(wù)類型逐漸建立底稿目錄、底稿內(nèi)容和底稿工具的模板。

2.中期制定業(yè)財(cái)審監(jiān)一體化新的審計(jì)程序。單靠模板化的底稿索引還不足以實(shí)質(zhì)提高審計(jì)效率，建立業(yè)財(cái)審監(jiān)一體化的數(shù)字化審計(jì)程序才是根本。電子底稿還不是數(shù)字化審計(jì)，傳統(tǒng)審計(jì)程序形成的底稿在整理上傳時(shí)雖然有目錄索引，但數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性、整體性不夠，底稿編制中的審計(jì)程序管理和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制問(wèn)題并未根本解決。應(yīng)編制基于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的審計(jì)底稿，解決審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)效率平衡問(wèn)題。以業(yè)務(wù)內(nèi)容為板塊，業(yè)務(wù)流程為線條，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為反映，探討根據(jù)業(yè)務(wù)和現(xiàn)金流，將資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表集成編制綜合會(huì)計(jì)報(bào)表；由逐張報(bào)表分項(xiàng)審計(jì)改為綜合報(bào)表集成審計(jì)；由表及賬逆查法審計(jì)改為由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)再到審計(jì)認(rèn)定順查法審計(jì)；建立由獲取整理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到確定業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)邏輯和數(shù)據(jù)關(guān)系，再到分析數(shù)據(jù)差異并進(jìn)行數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)，最終調(diào)整和確認(rèn)報(bào)表數(shù)據(jù)新的審計(jì)程序。通過(guò)優(yōu)化審計(jì)程序，審計(jì)底稿形式也將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)控測(cè)試、實(shí)質(zhì)性底稿等進(jìn)行重新整合，引導(dǎo)審計(jì)工作更突出設(shè)計(jì)審計(jì)程序和獲取審計(jì)證據(jù)，進(jìn)而控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)性工作，系統(tǒng)需要不斷更新升級(jí)。

3.遠(yuǎn)期開(kāi)發(fā)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)融合。系統(tǒng)不僅要提供審計(jì)作業(yè)方面的專業(yè)指引和專業(yè)質(zhì)量控制，還應(yīng)與管理信息系統(tǒng)融合，滿足內(nèi)部管理和外部監(jiān)督要求。內(nèi)部管理主要涉及人員管理、財(cái)務(wù)管理、不同板塊業(yè)務(wù)管理、報(bào)告管理等，外部監(jiān)督涉及行業(yè)檢查等不同部門(mén)的監(jiān)管。