計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

宋香宇

（湘潭醫(yī)衛(wèi)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 湘潭 411100）

在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化信息檢索，保障檔案資料的完整性、安全性，提高檔案信息的利用率。在信息時代背景下，檔案資料的存在形式也變得多元化，除了以文字為主的檔案資料之外，還包括音頻、視頻、圖片等多種形式的檔案資料，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對不同類型的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類，提高管理效率，加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用意義

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理

隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)的檔案管理工作中，有效提高了檔案管理的。效率和質(zhì)量。眾所周知，檔案管理工作涉及到地?cái)?shù)據(jù)信息量龐大、工作范圍廣，需要管理人員與不同部門建立溝通和交流，確保數(shù)據(jù)信息收集整理的及時性和完整性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，將各類紙質(zhì)形式的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字管理之后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的分類，在降低管理人員工作量和工作難度的同時能夠有效提高。檔案管理水平。檔案管理是企業(yè)組織管理工作的重要組成部分，也是企業(yè)管理水平的具體體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該意識到建立數(shù)字化、信息化、智能化管理系統(tǒng)對于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展所起到的重要作用。利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以降低檔案管理成本和費(fèi)用，保證檔案管理的準(zhǔn)確性。同時利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源共享和信息共享，加強(qiáng)不同部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提升行業(yè)競爭力。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息檢索

檔案管理工作是為檔案資料后期查詢、翻閱和檔案調(diào)動提供保障的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)高效信息檢索，簡化檔案查閱的流程。同時將各類檔案進(jìn)行分類匯總，并且通過計(jì)算機(jī)的自動化程序能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱過程中的及時信息檢索，這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲存位置而丟失資料或者不能夠及時準(zhǔn)確的查找到需要的資料，同時計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索功能不僅在檔案管理過程中應(yīng)用還可以推廣到各個行業(yè)領(lǐng)域，在最大程度上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。

（三）保障檔案資料的完整性、安全性

在計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未應(yīng)用到檔案管理工作之前，檔案管理都是以人工錄入、紙質(zhì)管理的形式為主，這種管理模式工作效率低，需要投入的人力成本大。眾所周知，檔案管理工作涉及到的信息量大、重復(fù)性高，對管理人員的專業(yè)技能、責(zé)任意識和溝通協(xié)調(diào)能力較高。不同領(lǐng)域的檔案管理工作具有相似性，檔案管理部門需要保證數(shù)據(jù)更新的及時性、數(shù)據(jù)信息保存的完整性和安全性，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，也促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，很多行業(yè)都意識到了建立信息化、數(shù)字化、智能化檔案管理系統(tǒng)的重要性，傳統(tǒng)以人工錄入為主的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足檔案管理工作地發(fā)展需求。實(shí)時檔案管理要為后期的檔案查詢、查閱提供便利，紙質(zhì)版檔案在調(diào)用、查詢過程中會發(fā)生損耗、丟失等問題，給檔案信息的完整性造成不利影響，管理人員的查閱工作難度高。在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化、信息化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，可以彌補(bǔ)人工錄入方式帶來的諸多不足，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)有著強(qiáng)大的信息儲存能力和數(shù)據(jù)處理能力，在檔案的收集、整理、錄入、分類、儲存過程中，只需要利用相關(guān)系統(tǒng)輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息即可，可以大大提高檔案管理工作的效率，保證檔案信息的完整性和安全性。也能為檔案后期的調(diào)用和查詢提供便利，在需要查詢時，只需要輸入相關(guān)人員的信息，就可以在極短時間內(nèi)查詢到相應(yīng)的檔案資料，該方式能有效降低紙質(zhì)版檔案的使用頻率，避免造成檔案丟失、信息遺漏等問題。

（四）提高檔案信息的利用率

檔案管理為檔案調(diào)用、查詢提供保障，如上文所述，紙質(zhì)版檔案管理模式存在很多弊端，除了在管理過程中容易發(fā)生信息遺漏、丟失等問題之外，紙質(zhì)版的管理方式會導(dǎo)致檔案利用率不高、數(shù)據(jù)更新不及時等問題，檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和綜合性，管理人員需要和其他部門乃至全體工作人員建立良好的溝通和交流，才能保證檔案資料更新的及時性和數(shù)據(jù)信息的完整性。紙質(zhì)版檔案管理模式的不足還體現(xiàn)在無法實(shí)現(xiàn)相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、信息的實(shí)時分享，這一問題會嚴(yán)重降低檔案資料的利用價值，影響利用率，當(dāng)構(gòu)建計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)之后，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的線上管理，當(dāng)部分人員的資料出現(xiàn)更新時，可以在線上輕松完成，同時對一些公開資料和檔案也可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享，該管理方式可以大大提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理的價值，與此同時也能提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，在節(jié)省人力成本的同時也提高了企業(yè)、組織單位的整體管理水平。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）制定完善的檔案管理制度

檔案管理工作開展過程中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用離不開完善的制度支撐，檔案管理部門要結(jié)合檔案管理工作的特征確立合理的管理制度才能充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的應(yīng)用優(yōu)勢，通過建立完善的管理制度，可以規(guī)范檔案管理工作流程，對相關(guān)工作人員的行為進(jìn)行約束，對于愛崗敬業(yè)、恪盡職守的工作人員要給予物質(zhì)和技術(shù)層面的獎勵，對于玩忽職守、責(zé)任意識差、管理意識薄弱的人員要按照制度所規(guī)定的給予相應(yīng)的懲罰，規(guī)范其工作行為。眾所周知，檔案管理工作信息量大、工作內(nèi)容重復(fù)性高，對管理人員的責(zé)任意識、專業(yè)技能、綜合能力要求較高，建立相應(yīng)的制度可以讓管理人員明確工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、要點(diǎn)，提高其責(zé)任意識。檔案管理部門通常要與其他部門建立良好的溝通和交流才能確保檔案信息的檔案信息錄入、收集、分析、整理的及時性和完整性，通過相關(guān)制度可以讓管理人員明確自身的責(zé)任和權(quán)利，同時也可以規(guī)范檔案管理部門內(nèi)部不同崗位工作人員的職責(zé)，使組織管理水平得到進(jìn)一步提高。與此同時，管理人員要對市場發(fā)展趨勢和行業(yè)發(fā)展變化有一個正確的認(rèn)識，在實(shí)際工作中要保持創(chuàng)新意識，加強(qiáng)對現(xiàn)代化、信息化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解和掌握，能夠熟練運(yùn)用相關(guān)設(shè)備開展檔案管理工作，為組織的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支持。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

建立檔案信息數(shù)據(jù)庫可以對企業(yè)、組織歷史發(fā)展財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人員調(diào)動數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)發(fā)展情況展開全面的分析，為組織的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。建立數(shù)據(jù)庫可以對不同類型的信息數(shù)據(jù)展開精細(xì)化分析，明確行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，及時發(fā)現(xiàn)對企業(yè)組織管理工作開展過程中面臨的問題和不足，縮短解決問題的時間。在企業(yè)、組織管理工作開展過程中管理層人員可以結(jié)合歷史信息數(shù)據(jù)和當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀做出科學(xué)合理的決策和發(fā)展規(guī)劃，利用龐大的信息數(shù)據(jù)庫為決策提供有力的支撐，全面提升企業(yè)和組織的管理水平。與此同時可以幫助工作人員按照工作需求來檢索想要查找的答案資料，能夠簡化檔案翻閱的流程，加強(qiáng)組織內(nèi)部各個部門之間的溝通，促進(jìn)企業(yè)組織的健康、長遠(yuǎn)發(fā)展，提升行業(yè)競爭力。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)長期性的工作，對管理人員的專業(yè)水平、綜合素質(zhì)要求較高，傳統(tǒng)管理模式下以人工錄入、紙質(zhì)管理的形式為主，管理人員工作效率不高，工作質(zhì)量無法保證。在相關(guān)資料查詢、翻閱過程中流程比較繁瑣。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化、信息化、智能化信息系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理工作中，可以有效提高管理效率和管理質(zhì)量。結(jié)合檔案管理工作地發(fā)展現(xiàn)狀來看，很多管理人員學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)、專業(yè)水平不足、責(zé)任意識差，制約了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。針對以上問題，企業(yè)和組織應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備的同時要提高管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作從理論知識和實(shí)際操作中加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，要求相關(guān)人員必須熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，提高其安全防范意識，針對不同類型的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該建立用戶權(quán)限，避免工作人員越權(quán)查閱檔案資料，造成機(jī)密性檔案的泄漏，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也是管理人員要重視的問題，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻來提高機(jī)密性檔案資料的安全性是信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的重點(diǎn)工作內(nèi)容，只有保證檔案資料的安全性才能確保其能夠正常使用，保證企業(yè)、組織的健康發(fā)展。

（四）計(jì)算機(jī)壓縮技術(shù)的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用完全打破了傳統(tǒng)的工作模式，在檔案數(shù)據(jù)管理過程中需要對海量的信息進(jìn)行傳輸和備份，有些資料內(nèi)存過大，為了節(jié)省儲存升空間、提高儲存效率，需要對相應(yīng)的文件進(jìn)行壓縮處理，實(shí)現(xiàn)對不同類型的檔案的系統(tǒng)化管理，有效提高檔案管理的效率，簡化管理流程。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案出現(xiàn)了不同的類型，除了以文字資料為主的形式，常見還有圖片，但是面對海量圖片，必須要經(jīng)過壓縮處理才能提高儲存效率，

常見的壓縮技術(shù)主要有以下幾種形式第一、jpeg格式：壓縮對象為對比較灰以及彩色的照片；第二、group4 格式：壓縮對象為黑白顏色的圖像，此格式的特點(diǎn)是壓縮速度比較快速；第三、jpeg2000 格式：壓縮對象為對各種各樣的照片，此格式的特點(diǎn)是清晰度較好；第四、mpeg1、mpeg2 格式：壓縮對象為音頻以及視頻數(shù)據(jù)；

（五）數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)

檔案管理工作持續(xù)時間長，面對海量的文件、圖片、數(shù)字資料時，計(jì)算機(jī)內(nèi)存有限，必須要在相應(yīng)的時間內(nèi)按照規(guī)定對多余的檔案資料進(jìn)行刪除處理，而檔案管理工作是以企業(yè)組織的業(yè)務(wù)開展、人事調(diào)度、財(cái)務(wù)變化中發(fā)生的數(shù)據(jù)變更為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)管理，在一段時間之后。由于業(yè)務(wù)的開展可能需要使用到歷史數(shù)據(jù)，此外一些檔案管理工作人員對現(xiàn)代化、信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)了解不夠全面，在管理工作中可能會出現(xiàn)誤刪、遺漏等失誤。對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維修維護(hù)工作不到位也會造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失等問題。在面對以上情況的時候必須要對數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，降低因檔案資料丟失造成的經(jīng)濟(jì)損失，給企業(yè)組織的發(fā)展造成不利影響。熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)可以及時止損，避免因問題進(jìn)一步擴(kuò)大給企業(yè)、組織的發(fā)展造成不利影響。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)發(fā)展比較成熟，常用的有以下兩種方式，第一，數(shù)據(jù)系統(tǒng)在一定時間內(nèi)和相關(guān)條件下可以自動對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，在數(shù)據(jù)處理過程中對原文件資料誤刪，或者造成原文件的丟失、遺漏之后可以使用備份資料。第二，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有u n d o 功能，著也是一種恢復(fù)功能，在檔案管理工作中應(yīng)用word 文檔以及wps 文檔時，出現(xiàn)資料的誤刪后可以利用這一功能進(jìn)行恢復(fù)。

（六）音頻及視頻處理技術(shù)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料類型變得多種多樣，不再局限于傳統(tǒng)以文字為主的檔案形式，在檔案管理過程中管理人員可能會涉及到音頻、視頻、圖片等多種形式的檔案資料，而傳統(tǒng)的管理模式，無法實(shí)現(xiàn)該類資料的有效管理。因此加強(qiáng)音頻及視頻處理技術(shù)可以有效提高管理效率，保證各類檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，管理人員在熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的同時要通過創(chuàng)新和積極學(xué)習(xí)提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對不同類型檔案資料的管理，提高管理效率，對不同類型的檔案做到準(zhǔn)確分類，為后續(xù)各類視頻、音頻資料的提取提供保障。

三、結(jié)語

綜上所述，想要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，必須要制定完善的檔案管理制度、提高管理人員的綜合素質(zhì)、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時針對檔案管理工作中的存在問題和發(fā)展現(xiàn)狀，要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)和音頻視頻處理技術(shù)來確保檔案管理工作的順利有效開展，為企業(yè)的發(fā)展決策和發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支撐，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。