紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

劉寒冰

摘 要：隨著信息化建設(shè)技術(shù)在行業(yè)中的滲透，許多公司和機(jī)構(gòu)也已開始重視檔案信息化建設(shè)工程，而常規(guī)紙張檔案和電子文檔技術(shù)的結(jié)合也形成了現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)程中的必要選項(xiàng)。在這個(gè)現(xiàn)實(shí)背景下，本文以紙質(zhì)文檔保管和電子文檔保存為研究對象，在闡釋二者含義的基礎(chǔ)上，剖析了其中的差別，并就二者的融入途徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合

引言

信息技術(shù)在人類社會發(fā)展史中有著不可磨滅的作用，人們的工作形式、學(xué)習(xí)方式正是在信息技術(shù)的作用下才得以多姿多彩?，F(xiàn)代的電子檔案管理已不僅限于傳統(tǒng)的人工管理，而且也越來越趨向電子化、網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案管理模式也得到了蓬勃發(fā)展。相比于紙質(zhì)檔案保管，電子文檔保管確實(shí)具有許多優(yōu)點(diǎn)，但在某些方面仍難以完全取代紙質(zhì)檔案管理。因而，探索二者的融合路徑，促使二者優(yōu)勢的充分發(fā)揮尤為重要。

1紙質(zhì)檔案保管和電子文檔保管中存在的差異

目前，因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)等各方面的原因，電子設(shè)備文件的存儲技術(shù)手段與紙面文件一樣變得非常不成熟，因此在實(shí)際工作中出現(xiàn)了如下差別：（1）紙面文件信息內(nèi)容和電子設(shè)備文件檔案存儲期限上的差別。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔時(shí)限一般規(guī)定為，在文檔產(chǎn)生后至德二載的上零點(diǎn)五年內(nèi)向本單位檔案管理機(jī)關(guān)移送，以便于查考使用。電子檔案可于文書辦理結(jié)束后及時(shí)存檔，由已形成檔案的各科室采用網(wǎng)上傳輸?shù)姆椒?，傳遞給本單位的檔案管理機(jī)關(guān)，并完成必要的移交程序，以形成網(wǎng)絡(luò)電子交接文據(jù)。（2）紙質(zhì)檔案和電子產(chǎn)品檔案的歸檔方法不同。電子文檔在生成過程中要及時(shí)實(shí)行數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證、信息確認(rèn)和密碼保存等，以確保電子文檔在傳遞、處理中不致發(fā)生錯誤，從而維護(hù)檔案管理機(jī)關(guān)所獲得的電子文檔的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并提高電子文檔的法定憑證有效性。（3）紙本文檔和電子設(shè)備文檔在存儲方式上也存在著區(qū)別。目前，以紙質(zhì)檔案為主體的防護(hù)科技重要內(nèi)容有：文檔組成材質(zhì)的物理耐久性和優(yōu)化文檔儲存環(huán)境科技這一方面，它主要是涉及氣溫、相對濕度調(diào)控管理的科技、防塵、防光、防毒氣等科技這一方面，對損壞文檔加以恢復(fù)的科技，如：去污、去酸、字跡恢復(fù)等方面，這些重點(diǎn)是根據(jù)組成文檔的物體材料本身破壞的因素和后果，而加以防范和處理的。電子文檔載體易衰老變質(zhì)以及資訊多媒體、儲存媒體介質(zhì)的形成與發(fā)展等，均會影響電子文檔的長久可讀性。

2電子文檔保管和紙質(zhì)文檔的融合

2.1管理模式的融合

目前，盡管諸多企業(yè)及單位有意識地進(jìn)行了檔案管理的信息化建設(shè)，但出于多種因素的限制，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融入現(xiàn)狀不容樂觀，致使二者的優(yōu)勢仍為相對獨(dú)立的狀態(tài)。由作用優(yōu)勢上來看，電子檔案無論是在信息傳輸、處理模式，抑或是開發(fā)應(yīng)用中均實(shí)現(xiàn)了便捷與高效，但隨之而來的網(wǎng)絡(luò)安全問題也令管理人員苦惱，因而為規(guī)避這一問題，管理者仍會采用紙質(zhì)檔案管理模式。對此，首先需要在管理模式上進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)雙套制與雙軌制。何為雙套制？具體而言是指為達(dá)到統(tǒng)一管理檔案的目的，將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)并加以備份，如此便為紙質(zhì)檔案賦予了數(shù)字化的特征;而基于雙軌制，我們可以簡單理解為檔案在生成、使用過程中的關(guān)系，這種關(guān)系會隨檔案的有效利用而出現(xiàn)改變，這一模式下，可促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合過程。

2.2電子文檔保存和紙質(zhì)文檔保存之間的關(guān)系互動

電子文件保管和紙質(zhì)檔案管理之間的互動，是基于二者的共存性和對其的有效管理而產(chǎn)生的，這二個(gè)檔案管理的基本形式都是二套系統(tǒng)。在各個(gè)檔案系統(tǒng)中的人內(nèi)部都有各自獨(dú)特的積極機(jī)制，但在二個(gè)檔案系統(tǒng)內(nèi)部也必須彼此磨合、相互依賴。二者既要完成各自在管理系統(tǒng)內(nèi)的工作，也有必要根據(jù)各自的特點(diǎn)相互配合，完成雙方需要共同履行的社會責(zé)任。在電子檔案保管與紙質(zhì)檔案保存的兩種系統(tǒng)之中，二者相互作用能夠推動二個(gè)存檔系統(tǒng)各自的技術(shù)進(jìn)步從而豐富了各自功能，使各自系統(tǒng)工作的效能明顯的提高，這對于現(xiàn)代檔案管理來說有著積極的意義。電子檔案保管和紙張檔管互動作用的表現(xiàn)主要包括如下方面：首先，電子檔案保管對紙張檔案管理的負(fù)面影響，而前者則能夠加快對后者的改進(jìn)速率。紙質(zhì)檔案管理也受電子文檔些影響，這直接加速了檔案管理過程，對電子文檔一體化的發(fā)展也有著關(guān)鍵的意義。另外就是電子檔案管理工作的實(shí)物管理系統(tǒng)的模式也促進(jìn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔保存，而實(shí)物系統(tǒng)和固定的關(guān)系文檔則是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔存儲的基石，有了二者必須形成好的關(guān)聯(lián)才可以對文檔進(jìn)行信息檢索。電子檔案存儲由于具備了快速搜索的功能，再加以網(wǎng)絡(luò)的使用，讀者可以比較便捷地查閱到自己所急需的信息，同時(shí)電子文檔存儲也能夠按照各種的需求而形成各種各樣的信息聯(lián)系，對于紙質(zhì)文檔由于對電子檔案的實(shí)體管理的簡單，能夠利用軟搜索功能而比較快捷地查詢所急需紙質(zhì)文檔。其二，在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔保存的不利影響下，電子商務(wù)檔案保管也應(yīng)該顯得更為規(guī)范化。二者都能夠在相互作用下取長補(bǔ)短，從而進(jìn)一步發(fā)展壯大，并建立一個(gè)綜合管理體系。

2.3管理流程的融合

我國現(xiàn)階段已步入了穩(wěn)定發(fā)展時(shí)期，電子商務(wù)、電子政務(wù)等在企業(yè)管理中占據(jù)著重要地位，辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也日趨完善，這為紙質(zhì)檔案、電子檔案二者的有效融合提供了有力的支持。為促使二者更好的融合，也需要針對管理流程進(jìn)行改善與優(yōu)化。分析檔案管理的整個(gè)流程，涉及了較多的工作內(nèi)容，包括檔案的鑒定、整合歸納等，要求管理者能夠做到統(tǒng)一形式上的管理，這不僅應(yīng)體現(xiàn)在后期的歸檔工作中，也需要落實(shí)到最初的鑒定工作、整理環(huán)節(jié)中。

3結(jié)束語

綜上所述，在紙質(zhì)檔案保管和電子資料保存結(jié)合的進(jìn)程中，紙質(zhì)資料保管的容量逐漸縮小，電子資料保管的容量將隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的成長日益走向擴(kuò)大。當(dāng)今檔案保存事業(yè)中仍面臨許多困難，檔案保存工作者既要通過科學(xué)技術(shù)的措施提高對電子資料保存安全的保護(hù)意識，推動電子資料保存工作，同時(shí)也要對紙質(zhì)資料加以必要的保存，通過二者完美地結(jié)合相互彌補(bǔ)，搞好檔案保存事業(yè)。

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