紙質檔案及數(shù)字化檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理路徑研究

文/湖南省湘南地質勘察院 羊飛蓉

檔案，是在實踐活動中形成的記錄各類主體行為的數(shù)據(jù)。檔案管理是管理性、政治性、服務性的工作。檔案管理不會直接產(chǎn)生物質財富，是負責管理各部門形成的歷史文件的一個專業(yè)，檔案管理是管理性的工作。檔案管理系統(tǒng)是國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分，檔案管理對局部單位的生產(chǎn)，對整個社會都有重要的意義。同時，也有著長遠的歷史意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理成立檔案管理發(fā)展的新趨勢、新方向，數(shù)字化檔案應運而生，如何實現(xiàn)紙質檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化統(tǒng)一管理，是本文研究的重要內容。

一、紙質檔案與數(shù)字化檔案規(guī)范統(tǒng)一管理的意義

檔案管理，是國家、單位、組織行政管理的重要組成部分，檔案為國家、單位、組織的發(fā)展提供了決策的依據(jù)，檔案對各項事業(yè)的發(fā)展、重要業(yè)務往來都起著記錄和參考的作用，同時也與文化息息相關，檔案見證了一個組織的發(fā)展，是文化、價值觀的一種體現(xiàn)，在組織文化形成過程中，發(fā)揮著不可替代的作用。

紙質檔案和數(shù)字化檔案二者具有優(yōu)勢互補的特點，紙質檔案有自己的特點，如紙質檔案的安全性更有保障，例如一些關系國家秘密的絕密檔案，數(shù)字化檔案的安全性不如紙質檔案。紙質檔案不容易丟失，也不容易被篡改。紙質檔案時間越久越珍貴。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，數(shù)字化檔案是時代發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化檔案有自己的優(yōu)勢，例如數(shù)字化檔案具有可分享性，具有不易失真性、更加經(jīng)濟環(huán)保，更加多樣化，具有趣味性。

紙質檔案與數(shù)字化檔案各有自己的優(yōu)勢，二者有效結合，能夠充分發(fā)揮檔案的作用，對不同的檔案采取不同的管理方式，意義重大。

二、新時代數(shù)字化檔案技術的價值分析

（一）數(shù)字化檔案技術更加專業(yè)化。數(shù)字化檔案，相比較于傳統(tǒng)的檔案管理，更加專業(yè)化，傳統(tǒng)檔案管理具有隨意性大、主觀性強的特點，而數(shù)字化檔案技術，則是依據(jù)一定的檔案管理軟件，實施規(guī)范化、專業(yè)化管理，檔案依托數(shù)字化技術，能夠實現(xiàn)規(guī)范化管理，同時能夠解決檔案管理存在的問題，是促進檔案管理有效性的關鍵路徑，增加了檔案信息的來源渠道。例如傳統(tǒng)的檔案資料來源，主要是紙質版的資料整理，而數(shù)字化檔案時代，檔案資料來源路徑更寬，同時也更加高效?？梢岳脭?shù)字化技術，通過網(wǎng)絡資源搜索和傳遞，直接形成新的數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案管理依托更強大的網(wǎng)絡儲存技術、云計算技術等，提高了檔案管理的整體水平，使得數(shù)字化檔案分類更加科學，資料來源更加廣泛，管理專業(yè)化程度更高。

（二）數(shù)字化檔案的服務性更強。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案所發(fā)揮的作用不斷增強，通過數(shù)字化檔案的科學使用，能夠提高檔案的利用率，用檔案來作為決策制定的重要依據(jù)和參考。越來越多的領域、越來越多的節(jié)點需要利用檔案，社會的發(fā)展需要各行各業(yè)的檔案作為根基，社會經(jīng)濟發(fā)展速度越快，人們的工作節(jié)奏越快，對檔案的精準度、可靠度、效率性都提出了越來越高的要求。檔案的重要意義被社會各界廣泛關注，各個領域對檔案都有不同程度的需求。數(shù)字化檔案管理，能夠滿足社會各行各業(yè)的參考需求，對社會經(jīng)濟發(fā)展的促進作用更強，服務性特征更加明顯。

（三）數(shù)字化檔案管理技術具有管理價值。檔案數(shù)字化管理雖然更加高效便捷，但同時面臨著一定的管理風險、技術風險，具有一定的復雜性。數(shù)字化檔案管理能夠利用計算機技術，提出一些新的管理方法、管理思路，運用先進的計算機技術作為工具，給傳統(tǒng)檔案管理更多的啟發(fā)，不斷優(yōu)化檔案管理的整體水平。從而讓檔案管理為人們工作提供更加高效、精準、可靠的數(shù)據(jù)信息技術，充分滿足快速發(fā)展的社會需求。

（四）數(shù)字化檔案管理的安全性價值。傳統(tǒng)的檔案管理具有一定的安全風險，也比較常見，有很多不可抗力的自然風險，像地質災害、氣象災害、檔案存儲環(huán)境的變化及運輸、人為管理等等很多方面，都可能給傳統(tǒng)紙質檔案管理帶來無法恢復的損害。而數(shù)字化檔案管理的整體安全性價值更高，數(shù)字化檔案整體的存儲能力更強。例如，移動硬盤的存儲能力更強，存儲的內容也更多。為了更好地保障檔案信息的安全性，可以將數(shù)字化檔案信息保存到云端備份，在雙重技術的保障下，即使存儲檔案信息的計算機發(fā)生損壞，或者出現(xiàn)不可抗力的自然災害，通過云端備份，依舊能夠獲取數(shù)字化檔案的相關備份信息，這樣數(shù)字化檔案的抗風險能力也提高了。此外，終端管理系統(tǒng)如果能夠科學管理，保證檔案管理系統(tǒng)正常運行，能夠有效防治檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，這樣檔案存儲的可靠性和安全性將進一步提升。

三、紙質檔案和數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理的障礙

目前，紙質檔案和數(shù)字化檔案管理存在一些問題，這些問題制約著二者規(guī)范化統(tǒng)一管理。以下對當前紙質檔案和數(shù)字化檔案管理存在的問題進行分析。

（一）紙質檔案與數(shù)字化檔案渠道不一致。紙質檔案與數(shù)字化檔案渠道不一致，是典型的問題之一。一是表現(xiàn)在紙質檔案制度不完善，并沒有制定明確的紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案的具體方案和操作方法，導致數(shù)字化檔案對傳統(tǒng)紙質檔案的開發(fā)和利用程度不足，開發(fā)效果有待進一步提升，檔案管理的信息資源缺乏紙質檔案支撐，直接表現(xiàn)為數(shù)字化檔案整體質量較低，數(shù)量較少，數(shù)字化檔案利用率不高，難以真正發(fā)揮作用。例如某些單位的檔案管理，一直采取紙質檔案管理的方法，沒有專門的檔案管理室，檔案管理通歸各個部門的辦公室負責。到近些年才成立專門的檔案管理室。但是成立之后，依舊以紙質檔案管理為主。雖然要求各個部門在上交紙質檔案的同時上交電子檔案，但是電子檔案沒有規(guī)范的模板，各個部門有以硬盤上交的，有以U盤上交的，還有以光盤上交的，有的部門會通過QQ、微信等方式直接傳輸。很多電子檔案并沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化。二是數(shù)字化檔案缺乏共享機制。檔案往往涉及多個部門，數(shù)字化檔案的信息采集，需要根據(jù)檔案管理制度，分門別類進行信息采集、整理，同時期的紙質檔案在收集整理和分類立卷時已經(jīng)比較成熟，而數(shù)字化檔案系統(tǒng)則研發(fā)不夠成熟，缺乏信息共享機制，收集存在障礙，利用也不夠充分。當前的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫不能夠滿足數(shù)據(jù)存檔的實際需求，制約著紙質檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化。

（二）紙質檔案與數(shù)字化檔案安全性建設不到位。紙質檔案和數(shù)字化檔案缺乏安全建設，也是紙質檔案與數(shù)字化檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理的重要制約因素。紙質檔案經(jīng)過多年的發(fā)展，安全建設基本成熟，例如紙質檔案保存應該注意防火、防潮，防蟲蛀咬等。而數(shù)字化檔案的安全建設，則不是非常成熟，再加上不同單位對數(shù)字化檔案重視程度、財力投入等參差不齊，其安全建設相對不足。同時，數(shù)字化檔案對先進技術非常依賴，傳輸也很迅速，不受時間空間的限制，存儲量大，但是更容易丟失，一個小小的硬盤問題，或者電腦損失，都可能給整個檔案館造成信息的丟失。數(shù)字化檔案還具有信息的不穩(wěn)定性特征，數(shù)字化檔案和紙質檔案相比，更容易發(fā)生遺失和損壞，造成不可修復的災難性后果。

（三）紙質檔案與數(shù)字化檔案管理制度不完善。紙質檔案與數(shù)字化檔案管理制度不完善，也是阻礙二者統(tǒng)一管理的重要因素。首先，數(shù)字化檔案與紙質檔案缺乏重要性的分類區(qū)分，很多涉及單位機密信息的檔案，并沒有完善的安全管理制度，如檔案室的電腦是否安裝防火墻，是否設置雙重密碼，是否真正執(zhí)行規(guī)范操作法，等等，對檔案的查借審閱制度把控不嚴格，在檔案的借出、收錄和銷毀等等方面，都缺乏規(guī)范性的操作，急需建立嚴格的安全管理制度。其次，很多單位缺乏紙質檔案和數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理、同步運行的制度。如紙質檔案借出，需要在多長時間內對數(shù)字化檔案進行借出備注，都沒有明確的規(guī)定。缺乏規(guī)范管理，不少檔案管理人員認為紙質檔案借出之后，借出人承諾很短時間內還回，檔案管理人員忽視登記手續(xù)。

四、紙質檔案及數(shù)字化檔案規(guī)范化管理優(yōu)化路徑

（一）提高技術引用，實現(xiàn)檔案信息化共享。統(tǒng)一紙質檔案和數(shù)字化檔案的管理渠道。首先，單位應該建立健全檔案管理小組，形成紙質檔案和數(shù)字化檔案管理明確的負責人、監(jiān)督人和具體業(yè)務執(zhí)行人，明確各個崗位在檔案管理中的責任和義務，實行責任回溯機制。從而實現(xiàn)紙質檔案和數(shù)字化檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一管理。其次，要提高技術引用，加強針對本單位實際情況的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和技術的引進。例如引入數(shù)碼掃描技術，對單位的紙質檔案進行數(shù)字化，紙質檔案的管理通過設置電子標簽，或者通過CCR識別等方法，來推動檔案管理工作的自動化，同樣也對數(shù)字化檔案和紙質檔案信息的一致化提供了方便。還可以建立數(shù)字化檔案多部門共享系統(tǒng)，通過購買平臺，或者聘請第三方進行網(wǎng)站建設和維護，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的信息數(shù)據(jù)共享，避免檔案的孤島效應，提高數(shù)字化檔案管理效率。

（二）構建紙質檔案和數(shù)字化檔案系統(tǒng)化管理機制。構建紙質檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化管理機制，加強數(shù)字化檔案的安全建設，意義重大。首先，要確保紙質檔案和數(shù)字化檔案的基礎設施管理，硬件安全管理，為數(shù)字化檔案和紙質檔案提供良好的環(huán)境，提供質量過硬的硬件設施，如計算機設備，網(wǎng)絡設施以及電氣設備。檔案的機房應該做到防靜電、防盜、防塵、防水、防火等等，在服務器安裝或者配置更改時，要做好服務器配置登記。其次，要做好數(shù)字化檔案的軟件系統(tǒng)安全管理。建設可靠、安全的數(shù)字化檔案意義重大，因為數(shù)字化檔案對信息系統(tǒng)有很強的依賴性，所以在系統(tǒng)搭建時，要注重各項安全設施的配備，如權限控制，計算機的身份認證，遇到攻擊時要有安全警告系統(tǒng)，同時電腦還要有自動保存文件等功能。同時，在數(shù)字化檔案運行過程中，還要求管理人員經(jīng)常性對電腦進行體檢，定期對電腦的防病毒軟件等進行更新，定期檢查程序漏洞，確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全。最后，要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務素質和道德素質，如提高他們的數(shù)字化檔案管理意識，通過開展檔案管理業(yè)務培訓，或者通過自學的方式不斷提高檔案人員的業(yè)務素質，并不斷提高工作人員的計算機能力和水平，避免錯誤的操作導致計算機數(shù)據(jù)丟失。同時，還要加強他們的工作責任感。

（三）嚴格人員操作流程，實施立體化監(jiān)督。健全紙質檔案和數(shù)字化檔案的管理制度，同樣非常重要。首先，要健全統(tǒng)一的數(shù)字化檔案和紙質檔案日常管理制度，對各個崗位人員的工作流程、工作責任等進行明確規(guī)定，制定嚴格的檔案審閱和管理制度。例如電腦操作方法，電腦操作流程、檔案室的電腦身份認證要求等等。要建立相應的懲罰措施，如不按照規(guī)范流程操作，將在每個月的績效薪酬中扣除相應的權重和積分，從而鼓勵檔案管理人員嚴格按照流程操作。其次，檔案管理制度的完善，還包括監(jiān)督制度的完善，根據(jù)單位檔案管理的特點和經(jīng)常出現(xiàn)的問題，擬定檔案管理的監(jiān)督標準，可設定兩套監(jiān)督制度：一個是內部監(jiān)督。在單位內部制訂不定時檔案管理抽查制度，從而對檔案管理人員形成行為約束，嚴格按照檔案管理流程和制度要求開展工作。二是設置外部監(jiān)督。尤其是國家機關和事業(yè)單位，對檔案管理采取群眾監(jiān)督的方式，從而形成多元化、立體化監(jiān)督機制，促進檔案管理的立體化監(jiān)督，促進檔案管理的規(guī)范化運作。

五、結語

綜上所述，紙質檔案和數(shù)字化檔案規(guī)范化的統(tǒng)一管理，是時代發(fā)展的要求，也是提高檔案管理和利用效率的要求。目前單位的檔案管理還存在很多問題，因此本文對紙質檔案和數(shù)字化檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理存在的問題進行分析，并提出了規(guī)范化統(tǒng)一管理的對策，希望本文的研究對紙質檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化統(tǒng)一管理產(chǎn)生積極作用。