高校辦公室信息化管理運(yùn)行機(jī)制與管理對(duì)策研究

文/哈爾濱工業(yè)大學(xué) 李哲 陳蕊 李勇

互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的快速發(fā)展與應(yīng)用范圍的不斷延伸，在一定程度上推動(dòng)了行政辦公方式的改革。以高等教育的發(fā)展為例，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)方面，包括學(xué)生管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等，而其中辦公室信息化管理的實(shí)現(xiàn)及完善是近年來受到關(guān)注的重點(diǎn)問題之一。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了信息化的變化，這對(duì)于高校辦公室管理的信息化建設(shè)與管理工作勢(shì)必提出更高要求。為此，加深對(duì)高校辦公室信息化管理運(yùn)行機(jī)制與持續(xù)優(yōu)化措施的研究具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)與信息化建設(shè)的關(guān)聯(lián)性

（一）大數(shù)據(jù)理論簡(jiǎn)述。量化作為數(shù)據(jù)背景下一種重要的特征體現(xiàn)，代表著數(shù)據(jù)資源在逐漸趨向于大規(guī)模的方向發(fā)展。尤其在各類先進(jìn)且具有一定智能化特征的有效支撐下，所表現(xiàn)出的數(shù)據(jù)類型日漸復(fù)雜，且多樣性特征比較顯著。海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn)給具體的處理工作提出新的要求?；诖饲闆r，大數(shù)據(jù)的價(jià)值密度較低，但在整體上具有高度信息化與形式多樣化的特征。對(duì)大數(shù)據(jù)務(wù)必要從宏觀視角出發(fā)，分析其內(nèi)部環(huán)境以及管理要求，科學(xué)選擇合適的載體與處理方法，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。除此之外，在大數(shù)據(jù)理論中，較為關(guān)鍵的一點(diǎn)是大數(shù)據(jù)安全問題。對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，有必要將大數(shù)據(jù)安全意識(shí)納為主要研究?jī)?nèi)容。保證最終所獲得的處理效果更符合需求，也能夠切實(shí)做好數(shù)據(jù)安全相關(guān)保障工作。

（二）大數(shù)據(jù)與信息化建設(shè)的關(guān)聯(lián)性。大數(shù)據(jù)具有海量化與多樣性以及快速化等特征。高校信息化具體為計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，針對(duì)學(xué)校教育與管理活動(dòng)相關(guān)信息給予數(shù)字化處理，同時(shí)進(jìn)一步加工形成信息資源。高校辦公室進(jìn)行信息化建設(shè)期間，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用為其提供了全新方向，但也存在一定挑戰(zhàn)。另外，高校辦公室信息化建設(shè)借助于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及其他技術(shù)整合提升辦公程序，最終實(shí)現(xiàn)單元式連接的快速整合，其核心目的在于持續(xù)強(qiáng)化辦公室工作效率與質(zhì)量。對(duì)于現(xiàn)代化信息處理技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)或管理活動(dòng)相關(guān)信息的整合與分析，提取有價(jià)值的信息。只有如此，才能夠?yàn)榻虒W(xué)決策提供信息支持。

二、高校辦公室信息化建設(shè)的重要性

近年來，各高等教育的改革均將信息化建設(shè)作為主要方向，而對(duì)于高校辦公室信息化的建設(shè)，是迎合時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。高等教育中所應(yīng)用的數(shù)據(jù)信息來源廣泛且需求量較大，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?yàn)楹Ａ啃畔⒋鎯?chǔ)與處理提供技術(shù)支持。當(dāng)前，國內(nèi)各教育機(jī)構(gòu)均越來越重視信息化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值。為此，迎合信息化時(shí)代發(fā)展的需求、改變信息處理模式、持續(xù)強(qiáng)化信息化建設(shè)是現(xiàn)代高等教育發(fā)展的必然方向。同時(shí)，高校辦公室信息化建設(shè)也是滿足自身發(fā)展需求的必要條件。借助于現(xiàn)代化技術(shù)的支持，高等院校教育工作所面對(duì)的是全新環(huán)境，在工作實(shí)踐中可能出現(xiàn)更多全新問題。進(jìn)行相關(guān)方針的制定時(shí)，作為高校管理者，需要充分認(rèn)識(shí)到實(shí)際情況，以便于作出具有科學(xué)性以及可行性的決策。高校辦公室是高校內(nèi)部關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，其職責(zé)在于進(jìn)行信息的采集與傳達(dá)，基于此項(xiàng)工作的重要性，必須要提升信息化建設(shè)速度。只有如此，才可確保對(duì)于信息處理與傳達(dá)的工作效率及質(zhì)量。另外，高校辦公室的信息化建設(shè)是強(qiáng)化職能的有效手段。在信息化時(shí)代，立足于已有管理水平進(jìn)一步強(qiáng)化科學(xué)化管理并提供信息化服務(wù)，是現(xiàn)代高校辦公室發(fā)展的主要任務(wù)。信息化建設(shè)的價(jià)值有助于強(qiáng)化高校辦公室協(xié)調(diào)性、服務(wù)性以及管理水平。

三、高校辦公室信息化管理內(nèi)容

（一）文件管理。在高校辦公室相關(guān)工作內(nèi)容中，文件管理屬于基礎(chǔ)工作。文件管理涉及上級(jí)教育部門下發(fā)的文件，以及對(duì)學(xué)校類似于公文等各項(xiàng)信息進(jìn)行規(guī)劃處理，包括簽收與其他的整理。在現(xiàn)代管理體系中，處理文件的主要渠道包括郵箱和校園網(wǎng)兩種媒介。官郵的功能比較突出，能夠?qū)⒅匾募M(jìn)行規(guī)范輸送，讓不同校園主體對(duì)文件加以掌握，方便圍繞文件內(nèi)容進(jìn)行有效探討。校內(nèi)所設(shè)置的郵箱通常能夠?yàn)閮?yōu)化教學(xué)和辦學(xué)提供一定的載體作用，在促使師生、教師之間更好地圍繞校內(nèi)的相關(guān)教學(xué)安排進(jìn)行互動(dòng)。能夠在該載體支撐下優(yōu)化對(duì)文檔的管理，有助于確保信息的安全性及隱私性。校園網(wǎng)功能體現(xiàn)在促進(jìn)師生互動(dòng)支撐科研落實(shí)，逐漸成為各高校在信息化建設(shè)中的主要內(nèi)容。校園網(wǎng)除進(jìn)行校內(nèi)相關(guān)信息發(fā)布之外，也可對(duì)外進(jìn)行校內(nèi)風(fēng)貌與相關(guān)信息的發(fā)布。利用校園網(wǎng)可開展師資隊(duì)伍建設(shè)與在線招生工作。

（二）檔案管理。在高校辦公室管理工作中，其中一點(diǎn)重要內(nèi)容是對(duì)于檔案的管理，檔案管理是基礎(chǔ)保障，促進(jìn)相關(guān)教學(xué)與教研工作深化推進(jìn)。在信息化發(fā)展目標(biāo)導(dǎo)向下，需正確利用載體作用，依托大數(shù)據(jù)進(jìn)行模型構(gòu)建、信息整合，并做好系統(tǒng)歸納，同時(shí)提供相關(guān)信息化檔案服務(wù)。在數(shù)字化環(huán)境下，高校內(nèi)部原有檔案管理模式顯然無法滿足信息化管理的實(shí)際要求。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，比較常見的問題是檔案損壞或丟失以及查詢困難等。通過信息化建設(shè)，可將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，可進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息的安全性。同時(shí)，便于在海量檔案中快速調(diào)取所需信息。

（三）教學(xué)資源與后勤。在教學(xué)資源分配方面，信息化的教務(wù)資源分配，預(yù)先將教師資歷與學(xué)生情況等收錄數(shù)據(jù)平臺(tái)。依賴智能載體對(duì)校內(nèi)具體的育人環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，發(fā)揮先進(jìn)載體和智慧教室的助力作用。高校內(nèi)部教育資源的分配，除教學(xué)任務(wù)安排之外，還涉及考試計(jì)劃與學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃等調(diào)整?？茖W(xué)合理地進(jìn)行教學(xué)資源分配是落實(shí)學(xué)生教育培養(yǎng)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)高校教育目標(biāo)的有效手段。在辦公室管理事務(wù)中，科研與后勤服務(wù)同樣作為主要內(nèi)容存在。對(duì)于后勤管理的信息化建設(shè)，主要涉及科研有關(guān)信息的全面整合、滲透，支撐學(xué)校教研創(chuàng)新事業(yè)深入推進(jìn)。

四、高校辦公室信息化管理現(xiàn)狀

（一）電子郵件相關(guān)管理現(xiàn)狀。各高校的辦公室多存在針對(duì)復(fù)雜電子信箱管理的專業(yè)人員，屬于信息化管理下常見現(xiàn)象。此類電子郵件作業(yè)的內(nèi)容較為豐富且復(fù)雜，可針對(duì)特定人員發(fā)送文獻(xiàn)，也可發(fā)送工具軟件制作的檔案。多功能郵件發(fā)送促使不同部門之間實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的快速共享與溝通。高效辦公室管理員對(duì)于各類文件的處理，不必全部簽字，可利用此種方式直接發(fā)送。也有部分高校在人事任命與任務(wù)下達(dá)中，借助于電子郵件進(jìn)行。但針對(duì)需要簽字與審核的文件，則不適合采用此種信息化手段，依然以紙質(zhì)文檔為主。

（二）管理職責(zé)權(quán)限相關(guān)現(xiàn)狀。高校辦公室管理內(nèi)容繁多，日常任務(wù)涵蓋范圍廣泛，為簡(jiǎn)化流程、降低任務(wù)復(fù)雜化、提升辦公效率，需要形成一定流程，并明確相關(guān)人員職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。辦公室首要任務(wù)是掌握不同部門之間的工作情況，并確定各部門權(quán)責(zé)層次，設(shè)計(jì)細(xì)致且科學(xué)的權(quán)責(zé)表，并由校長(zhǎng)審核。通過后可在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公布，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字，并充分認(rèn)識(shí)自身職責(zé)權(quán)限。同時(shí)還需要將下發(fā)的內(nèi)容傳遞到部門所有人手中，確保所有工作人員清楚個(gè)人職責(zé)。此種操作流程可減少不必要的責(zé)任溝通環(huán)節(jié)，提升所有人員工作效率。而立足于高校辦公室視角分析，各部門或基層工作者均能夠依據(jù)流程與職責(zé)完成各自任務(wù)，也有助于強(qiáng)化辦公室日常任務(wù)處理效率及質(zhì)量。

五、高校辦公室信息化管理運(yùn)行機(jī)制

（一）信息化管理系統(tǒng)的作用機(jī)制。首先，信息化機(jī)制對(duì)管理事務(wù)的應(yīng)用。高校辦公室信息化管理工作需要將大量信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，發(fā)揮其在采集、存儲(chǔ)等方面的有效功能，借助多種手段對(duì)重要信息進(jìn)行規(guī)劃設(shè)置。規(guī)范設(shè)置權(quán)限，以保證運(yùn)行環(huán)境更符合安全標(biāo)準(zhǔn)。推動(dòng)共享服務(wù)在良好機(jī)制保障下有效執(zhí)行，有助于預(yù)防決策性沖突。其次，信息化的協(xié)調(diào)性功能價(jià)值比較突出。遵循協(xié)調(diào)發(fā)展原則就相關(guān)工作機(jī)制進(jìn)行規(guī)范設(shè)置，促使辦公室各個(gè)崗位之間保持良好的溝通與協(xié)作關(guān)系，以協(xié)調(diào)為先導(dǎo)，改善整體的應(yīng)用環(huán)境。將各個(gè)部門所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行銜接與整合，然后規(guī)劃設(shè)置具體的管理系統(tǒng)，保證最終所獲得的管理目標(biāo)更精準(zhǔn)，落實(shí)不同辦公室部門的職責(zé)與權(quán)限。

（二）辦公室對(duì)信息化管理系統(tǒng)的監(jiān)督機(jī)制。首先，高校辦公室管理機(jī)制對(duì)于信息化機(jī)制的反饋。在高校辦公室管理工作中引入信息化系統(tǒng)，而管理機(jī)制針對(duì)信息化機(jī)制，也將具有反饋調(diào)節(jié)作用。信息反饋具體指向的是為處理信息化建設(shè)期間信息不通暢等問題，基于信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息自主交流。基于信息化所落實(shí)的管理決策方法在實(shí)效性方面所彰顯的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)是比較突出的。通過有效的評(píng)估能夠精準(zhǔn)識(shí)別和判斷在運(yùn)行中表現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，然后做出有效調(diào)整，真正維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的環(huán)境安全。也能夠經(jīng)過有效的決策分析出具體的效益，了解真實(shí)存在的隱患，然后定位接下來的調(diào)整目標(biāo)。這一機(jī)制對(duì)于促進(jìn)數(shù)據(jù)任務(wù)有效執(zhí)行具有積極影響。同時(shí)對(duì)管理資源的分配進(jìn)行優(yōu)化，有助于預(yù)防缺乏可行性決策的執(zhí)行以及相關(guān)資源的浪費(fèi)。

六、高校辦公室信息化管理優(yōu)化建議

（一）整合信息化子系統(tǒng)形成協(xié)調(diào)機(jī)制?，F(xiàn)階段國內(nèi)普通高校信息化校園建設(shè)初見雛形，但對(duì)于多種子系統(tǒng)的應(yīng)用及整合存在一定缺陷。信息化校園建設(shè)中相關(guān)子系統(tǒng)，包括教務(wù)系統(tǒng)與科研信息系統(tǒng)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，基于無法實(shí)現(xiàn)完全信息整合，則不利于不同子系統(tǒng)之間的資源互通。為了實(shí)現(xiàn)此方面的有效優(yōu)化，高校務(wù)必要從信息化改革角度出發(fā)，對(duì)相關(guān)管理機(jī)制做出改進(jìn)。以協(xié)調(diào)發(fā)展為綱領(lǐng)，做好統(tǒng)一協(xié)調(diào)工作。健全管理機(jī)制的同時(shí)，要從各部門工作機(jī)制和類型出發(fā)，對(duì)職能進(jìn)行規(guī)劃設(shè)置，便于信息化管理活動(dòng)的順利進(jìn)行。規(guī)范化設(shè)置與管理有關(guān)的戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合辦公要求，對(duì)信息化實(shí)操流程以及注意要點(diǎn)進(jìn)行完善并做好相關(guān)的補(bǔ)充工作。充分整合信息化管理網(wǎng)絡(luò)相關(guān)資源，以便于強(qiáng)化管理數(shù)據(jù)的集成與共享。

（二）創(chuàng)建并完善元數(shù)據(jù)管理策略。近年來，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，為相關(guān)管理工作帶來一定挑戰(zhàn)，例如在學(xué)生相關(guān)事務(wù)管理工作中涉及的信息量快速增長(zhǎng)。同時(shí)，不同類型事務(wù)信息之間的關(guān)聯(lián)性不高，而文件中存在大量冗余信息，信息的處理與資源整合難度較大。應(yīng)對(duì)此情況，在信息采集期間，應(yīng)圍繞基礎(chǔ)信息就平臺(tái)本身應(yīng)該彰顯的檢索功能模塊進(jìn)行規(guī)范設(shè)置。凸顯智能化、自動(dòng)化特征，然后在多種技術(shù)依托下對(duì)具體的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。在形成自主檢索體系之后，解放管理人員的工作負(fù)荷，促進(jìn)相關(guān)檢索工作高效落實(shí)。也可以在大數(shù)據(jù)多項(xiàng)功能輔助下對(duì)管理系統(tǒng)的內(nèi)部組件以及軟硬件設(shè)施進(jìn)行不斷完善。

（三）基于動(dòng)態(tài)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園。正確看待辦公信息化發(fā)展需要，遵循動(dòng)態(tài)原則對(duì)管理的系統(tǒng)與運(yùn)行模式進(jìn)行多元?jiǎng)?chuàng)新。明確動(dòng)態(tài)管理對(duì)于預(yù)防不良風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)管理進(jìn)度高效落實(shí)的積極影響，真正解決資源沖突等各類問題。也可以在該體系支撐下對(duì)校內(nèi)所包含的資源進(jìn)行智能分類、優(yōu)化配置、高效利用，降低在此方面的管理成本，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)辦學(xué)工作在良好資源條件下有序進(jìn)行，也能夠?yàn)閷W(xué)校規(guī)范落實(shí)相關(guān)的教研工作提供一定的數(shù)據(jù)與信息參考，切實(shí)保證科研資金配置切合實(shí)際，也能夠促使各部門以及各負(fù)責(zé)人深入溝通，在數(shù)據(jù)信息有效對(duì)接和共享前提下高效完成協(xié)作。

（四）維持充足的信息共享與風(fēng)險(xiǎn)防控。在信息化時(shí)代，信息安全尤為關(guān)鍵，高校辦公室信息化建設(shè)及信息化管理需要充分重視信息安全問題，就職責(zé)范圍以及所屬內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃。做好任務(wù)分工，對(duì)部門職責(zé)進(jìn)行精準(zhǔn)定位，保障與信息處理有關(guān)的采集活動(dòng)順利進(jìn)行。同時(shí)需要強(qiáng)化對(duì)質(zhì)量與安全的優(yōu)化管理，從人員隊(duì)伍配置與專業(yè)建設(shè)出發(fā)進(jìn)行干預(yù)，做好信息規(guī)劃處理。在信息共享與風(fēng)險(xiǎn)控制體系下，能夠確保辦公室人員安全高效進(jìn)行資源交互與共享。同時(shí)，有助于保障成員隱私信息的安全性。

七、結(jié)語

高校辦公室信息化建設(shè)的核心目的在于，進(jìn)一步強(qiáng)化工作效率及質(zhì)量，滿足高等教育現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際要求。在辦公室信息化管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)為信息采集與處理提供了重要支持。為保障辦公室信息化管理活動(dòng)的順利進(jìn)行，可從強(qiáng)化子系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性、建設(shè)數(shù)字化校園等方向入手。