論新形勢下中職學校檔案管理人員素質(zhì)提升對策

李莉

摘 要：在新形勢下，中職學校檔案管理中人員作為重要部分，其自身素質(zhì)影響著實際工作質(zhì)量，為了加強檔案管理效果，需要提升人員的素質(zhì)能力。通過對中職學校檔案管理工作重要性的闡述，明確檔案管理工作對人員素質(zhì)的要求，提出提高中職學校檔案管理人員素質(zhì)的措施，可使其工作能力得到提升，為檔案管理的實施提供良好條件。

關(guān)鍵詞：中職學校;檔案管理;素質(zhì);提升

中職學校建設(shè)水平逐漸提升，其中檔案管理也受到了關(guān)注，由于檔案管理涉及學校運行中各個部門的資料信息，對學校開展各項管理決策工作有著重要影響。如果不重視檔案管理工作實施，會使學校的整體系統(tǒng)運作受到不良影響。在檔案管理中，管理人員素質(zhì)影響著工作的效果，應重視對人員素質(zhì)能力的提升，為檔案管理帶來保障。因此，應對提升檔案管理人員素質(zhì)進行分析，采取有效措施改善人員素質(zhì)問題。

一、中職學校檔案管理工作的重要性

在學校檔案體系中包括了人事檔案、學籍檔案以及科研資料檔案等，體現(xiàn)出了學校檔案管理的復雜性特點。在中職學校，要求檔案管理人員采用科學有效的管理方式來進行檔案的收集及存儲，保證檔案資料的完整性。檔案作為原始資料，其中記錄著重要的信息資料，并且對事件問題等進行了詳細闡述，可作為參考的重要依據(jù)。

比如，在進行科研工作時，當遇到了問題的時候可通過查看檔案記錄的信息來獲取參考內(nèi)容。中職學校檔案管理工作中包括了收集、接收、整理以及鑒定檔案等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對檔案信息的充分利用。在大數(shù)據(jù)時代下，中職學校檔案管理得到了有效的技術(shù)支持，其中電子檔案安全性更高，通過有效管理可避免檔案安全問題產(chǎn)生，同時可提高檔案管理工作的效率及準確性。在當前的檔案管理工作中，人員素質(zhì)仍然需要提升，由于管理人員在檔案管理工作中發(fā)揮重要作用，如果人員自身素質(zhì)水平?jīng)]有達到要求，在工作中出現(xiàn)錯誤或者不認真等情況，會導致檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生偏差，或者使檔案資料的完整性受到影響，不利于檔案管理工作的順利進行。中職學校檔案管理人員的素質(zhì)提升對檔案管理工作有著重要意義，因此，應加強對人員素質(zhì)能力的要求，使其具備良好素質(zhì)，為學校管理工作、教學工作等開展提供保障。

二、當前中職學校檔案管理人員的素質(zhì)水平

現(xiàn)階段大部分中職學校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平仍有待提升，在業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技能以及理論素養(yǎng)等方面還存在明顯的兩極分化現(xiàn)象，部分中職學校檔案管理人員甚至并非專業(yè)人員，對檔案管理相關(guān)知識的了解仍停留在較為淺顯的層面。同時，現(xiàn)有檔案管理人員大部分并非畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，而復合型檔案管理人才更是極度匱乏。最重要的是，中職學校并未針對檔案管理工作進行創(chuàng)新與改革，仍片面性采用傳統(tǒng)、單一的檔案管理模式，不僅無法滿足新時代發(fā)展需要，還在一定程度上限制了中職學校檔案管理工作的健康長遠發(fā)展。引起這一現(xiàn)象的根本原因在于中職學校對檔案管理工作的重視度不足，或者未從思想層面認識到創(chuàng)新檔案管理工作的重要性，甚至錯誤認為這項工作任何人都可以輕松掌握。

近年來，我國為中職學校給予了資金和助學政策方面的支持，有效促進了其創(chuàng)新性發(fā)展。但當前我國大部分中職學校更側(cè)重于辦學規(guī)模、經(jīng)濟效益等要素的增長，忽視了學校檔案管理工作的順利開展，尤其是教學檔案管理方面的工作內(nèi)容，片面性地認為這項工作在短時間內(nèi)難以為學校帶來可觀的經(jīng)濟效益，在未來發(fā)展中也不會對學校的經(jīng)營管理工作造成影響，從思想上阻礙了教學檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。同時，部分中職學校還未成立專門的檔案機構(gòu)，也未配備專職教學檔案管理人員。雖然有些中職學校建立了檔案室，也安排了相應的教學管理工作人員，但其在日常工作中既需要完成教學檔案管理方面的內(nèi)容，又需要承擔學校行政日常管理工作。

三、檔案管理工作對人員素質(zhì)的要求

1.充分了解檔案管理工作政策

在中職學校檔案管理中，要求管理人員具有正確的政治思想，能夠自覺貫徹黨的方針及政策。由于一些檔案內(nèi)容涉及國家利益，檔案管理工作人員需要掌握檔案管理工作的法律規(guī)定以及各項制度，同時應具備堅定的政治觀念，正確的價值觀。檔案管理人員應了解檔案管理相關(guān)法律要求，能夠遵守其中的各項規(guī)定，結(jié)合法律約束要求來開展相應的工作，不能觸碰法律底線。在具備正確的思想及政治觀念的條件下，可使檔案管理人員在實際工作中更好地處理各項問題，保證檔案管理工作效果。

2.具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)

檔案管理人員應具有責任意識，能夠認識到自身在檔案管理中的作用，根據(jù)自身職責來開展工作。由于檔案管理工作具有枯燥性，如果檔案管理工作人員缺少良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，就難以使檔案管理工作順利進行，檔案管理人員應始終堅守在自己的崗位上，認真完成工作。檔案管理工作對人員的責任心及細心品質(zhì)要求比較高，要求檔案管理人員應熱愛工作，樹立目標，能夠在實際工作中具備明確的方向，使檔案管理工作的質(zhì)量得到保障。檔案管理工作人員還需具備服務(wù)意識，能夠為國家及社會貢獻自己的力量，使檔案管理中的各項工作順利完成。

3.掌握專業(yè)的檔案管理工作能力

檔案管理人員應具備綜合素質(zhì)能力，能夠掌握檔案管理工作的基本技能以及相關(guān)技術(shù)應用方法，如學習電腦軟件操作方法，能夠?qū)?shù)字化檔案管理熟練實施，包括信息查詢、檔案信息存儲以及檔案信息輸出等，可結(jié)合檔案數(shù)字化管理要求來進行檔案分析及整合，能夠?qū)n案進行分類管理，可使檔案管理發(fā)揮出有效的作用。檔案管理人員還需具備對檔案信息的處理及整理能力，檔案管理更加主動，使檔案管理信息得到及時更新。檔案管理工作還涉及了其他部門，因此應要求人員具備良好的溝通能力，能夠在工作中加強溝通及學習，為檔案管理工作帶來幫助。同時，檔案管理人員需要積極關(guān)注檔案工作相關(guān)消息，包括新技術(shù)及管理方法等，使檔案管理得到不斷改善。

4.具備扎實的理論知識儲備及良好的業(yè)務(wù)能力

中職學校檔案管理人員只有具備扎實的理論知識儲備及良好的業(yè)務(wù)能力，才能更好地完成檔案管理工作。這都需要檔案管理人員從理論基礎(chǔ)知識、科學技術(shù)知識、經(jīng)濟學、法學、檔案保護技術(shù)、寫作等角度著手學習相關(guān)專業(yè)知識，同時具備一定的外語基礎(chǔ)，以及行政管理、公共管理、財務(wù)管理、計算機技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)技能。實際上扎實的理論知識功底可以為中職學校檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)，而熟練的業(yè)務(wù)技能可以切實提高中職學校管理工作的實效性，減輕檔案管理人員的工作負擔，甚至是避免無效勞動，真正意義上起到事半功倍的管理效果。

5.良好的人際交往能力及團隊合作能力

中職學校檔案管理人員在日常工作中普遍需要處理各種人際交往關(guān)系，但大部分檔案管理人員并未充分認識到具備這項能力的重要性，尤其在新時代發(fā)展常態(tài)下，只有具備良好的公關(guān)能力才能更好地適應新時代發(fā)展的需要，這也是衡量檔案管理人員素質(zhì)水平高低的重要因素。檔案管理工作人員的人際交往能力包括內(nèi)外兩個方面，其中對內(nèi)指基本的凝聚力、向心力以及團隊合作能力，對外需要保持良好的發(fā)展意識，盡可能獲得其他人員對中職學校檔案管理工作的理解和支持。實踐研究表明，檔案管理工作相比于其他工作，對人際交往關(guān)系處理提出的要求更嚴格，只有積極與上級領(lǐng)導部門、其他部門建立良好的合作交流關(guān)系，才能推動中職學校檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展。

四、提高中職學校檔案管理人員素質(zhì)的措施

1.加強對檔案管理工作的重視

中職學校加強重視檔案管理工作，認識到檔案管理工作的重要性，改變職工對檔案管理的觀念，使其為檔案管理工作的進行提供支持。要想提升檔案管理工作人員素質(zhì)，需要加強其檔案管理觀念，可通過加強宣傳教育工作來改善人員的思想及認識，使其在工作中能夠明確自身職責，并且具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，了解檔案管理工作相關(guān)政策進展情況，并且對學校的檔案管理工作特點有深入了解。通過對檔案管理工作人員思想的改變，可使其更好地完成各項工作任務(wù)，為檔案管理實施帶來保障。同時，學校應結(jié)合檔案管理工作落實相應的組織及人員構(gòu)成，使檔案管理工作更加順利，進而促進學校的發(fā)展。

2.發(fā)揮政府部門的監(jiān)督及指導作用

由于中職學校在運行中與其他學校之間存在著差異，要想推動學校的快速發(fā)展，應使學校檔案管理工作得到有效指導及監(jiān)督?？山柚块T的力量加強檔案管理工作的推動，使工作人員對檔案管理相關(guān)法律規(guī)定有全面地了解，并且能夠積極配合工作的開展。政府部門可采取有效方式提升對檔案管理的監(jiān)督力度，督促中職學校領(lǐng)導干部及檔案管理工作人員定期進行檔案法律條款學習，使檔案管理工作的進行具有完善的條件。檔案管理人員素質(zhì)能力的提升得到支持，進而使中職學校的檔案管理工作順利進行，提升管理水平。

3.開展檔案管理人員的專業(yè)能力培訓及思想教育

在當前的檔案管理中，學校應重視提升人員的素質(zhì)能力，結(jié)合檔案管理工作情況對人員提出相應要求，使人員能夠在實際工作中發(fā)揮出自身優(yōu)勢，可引進檔案管理專業(yè)人員，使其能夠積極參與到工作中。同時，學校需要加強對檔案工作人員的培訓，使其在進入工作前具備相應的經(jīng)驗能力，掌握檔案管理各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容以及技能，并且對檔案管理中的各項要求有明確理解。還需對人員進行職業(yè)道德教育，使其具備良好的道德素養(yǎng)，能夠在工作中具有正確的態(tài)度及意識，保證檔案資料的完整性及真實性，能夠為檔案管理工作的開展帶來保障。學?？啥ㄆ诮M織檔案管理培訓活動，使人員能夠在其中鍛煉自身能力，并且使檔案管理人員能夠明確檔案工作中的各項流程內(nèi)容，包括收集、整理以及鑒定、統(tǒng)計等，使這些流程的銜接得到有效處理。另外，學校應加強對檔案管理人員的計算機技術(shù)應用能力培訓，使其在經(jīng)驗交流活動及技能競賽中積累更多經(jīng)驗，能夠熟練運用計算機開展檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)提供支持，提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

4.創(chuàng)建檔案管理工作良性競爭氛圍

在中職學校管理體系中，檔案管理的實施需要相應的競爭機制，通過建立良好的競爭氛圍，可使檔案管理工作人員具有競爭意識，提升自身能力，可使其素質(zhì)發(fā)展得到促進，為檔案管理工作的改善帶來相應的條件。學校應對檔案管理部門明確定位，使檔案管理部門的人員能夠認識到自身工作的價值，使其具有與其他工作相同重要的地位?？赏ㄟ^加強競爭文化氛圍的建設(shè)來激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，使其思想行為得到正確引導，為檔案管理工作的開展提供支持。學校還需對相關(guān)政策進行完善，使檔案管理工作的競爭機制發(fā)揮出有效作用，同時學校需要對激勵體系進行完善，結(jié)合檔案管理工作的實際情況完善激勵機制，可使檔案管理人員在工作中獲得動力，通過提升自身的能力及工作質(zhì)量來達到相應的要求。借助激勵機制還可使檔案管理工作得到全面規(guī)范，為檔案管理部門運行提供保障。在激勵形式上，需要對檔案管理人員進行物質(zhì)及精神方面的激勵，創(chuàng)新激勵手段，使其起到顯著效果，提升檔案管理人員整體水平。

5.加強檔案管理工作模式的創(chuàng)新

在當前中職學校檔案管理中，為了推動檔案管理工作的快速發(fā)展，提升人員的各項能力，需要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，可結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)來改善工作模式，實現(xiàn)無紙化辦公，提高檔案管理效率，優(yōu)化傳統(tǒng)管理流程，減輕人員負擔，使其在工作中能夠更好地安排時間及任務(wù)規(guī)劃，加強工作效果。應對檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施條件進行完善，引進檔案管理系統(tǒng)，使人員能夠更好地進行檔案信息的整理，同時避免檔案信息錯誤等問題產(chǎn)生。通過對檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，可使人員在工作中的積極性增強，具備創(chuàng)新意識，為檔案管理工作的進行帶來幫助，發(fā)揮出人員的專業(yè)素質(zhì)優(yōu)勢。

6.提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化發(fā)展水平

一方面，中職學校在教學檔案管理工作實際開展過程中，還應有意識突出強調(diào)學校的專業(yè)特點和辦學特色，適當補充與完善教學檔案資料的具體內(nèi)容，督促檔案管理者積極收集校內(nèi)具有代表性的教學經(jīng)驗和方法，尤其是不同專業(yè)學科教學中的技能操作影像資料，從而充分利用寶貴的學習資料促進年輕檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展。另一方面，中職學校檔案管理工作的核心在于全面性、時效性以及高效性，可以及時為需求者提供重要的檔案信息參考資料?；诖?，中職學校檔案管理人員必須不斷完善教師基本信息和行業(yè)發(fā)展動態(tài)，定期補充與完善檔案材料，有意識地收集與整合材料掃描件、活動圖片、電子郵件、聲像載體等素材，盡可能為相關(guān)教師提供豐富的業(yè)務(wù)材料，為中職學校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

檔案管理作為中職學校管理中的重要內(nèi)容，影響著學校各項工作的開展，為了推動檔案管理的創(chuàng)新，提升管理水平，需要對檔案管理人員素質(zhì)提出明確要求。應加強對人員、對檔案管理工作的重視，發(fā)揮出政府部門的監(jiān)督及指導作用，開展檔案管理人員的專業(yè)能力培訓及思想教育，創(chuàng)建檔案管理工作良性競爭氛圍，使檔案管理工作的進行得到保障，促進學校的快速發(fā)展。

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（作者單位：太原生態(tài)工程學校）