淺談事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理與創(chuàng)新

摘 要：事業(yè)單位文書檔案是單位發(fā)展歷程的原始記錄，是事業(yè)單位在執(zhí)行上級(jí)政策、履行管理職責(zé)的重要憑證，也是提煉總結(jié)本單位在工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的重要材料，更是指導(dǎo)事業(yè)單位繼往開來的重要資源。隨著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展進(jìn)步，辦文辦事流程的不斷優(yōu)化，特別是文件系統(tǒng)的不斷更新，文書檔案管理已面臨新的挑戰(zhàn)。本文從事業(yè)單位文書檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)入手分析，再?gòu)拇嬖诘膯栴}和制約創(chuàng)新的因素分析，提出事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化與創(chuàng)新工作的策略，以期進(jìn)一步引導(dǎo)文書檔案更好地服務(wù)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化;創(chuàng)新

事業(yè)單位文書檔案主要是指事業(yè)單位在各項(xiàng)管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等文書材料，人們習(xí)慣稱之為文書檔案。文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷史的原始記錄，是事業(yè)單位在執(zhí)行上級(jí)政策、履行管理職責(zé)的重要憑證，也是提煉總結(jié)本單位在工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的重要材料，更是指導(dǎo)事業(yè)單位繼往開來的重要資源。隨著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展進(jìn)步，辦文辦事流程的不斷優(yōu)化，特別是文件系統(tǒng)的不斷更新，文書檔案管理已面臨新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位文書檔案在堅(jiān)持規(guī)范化管理的同時(shí)，還要不斷探索文書檔案管理的創(chuàng)新，引導(dǎo)文書檔案更好地服務(wù)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作。

1 事業(yè)單位文書檔案內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1 事業(yè)單位文書檔案的內(nèi)容

2006年12月18日，國(guó)家檔案局發(fā)布第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)定》”）?！兑?guī)定》對(duì)事業(yè)單位的文書檔案的內(nèi)容和文書檔案保管期限做了明確的界定?！兑?guī)定》第二條指出，“本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。”涵蓋了不同形式和不同種類的文件材料。不僅包括了文書材料，而且包括了非文書材料;不僅包括了紙質(zhì)文件材料，而且也包括非紙質(zhì)文件材料。根據(jù)《規(guī)定》第三條，機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍主要包括四個(gè)方面：一是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;二是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;三是本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;四是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。可見文書檔案蘊(yùn)含了事業(yè)單位在履行管理服務(wù)工作中所形成的所有材料，當(dāng)然更多的具體內(nèi)容主要包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、方案、調(diào)研報(bào)告等文書檔案。

1.2 事業(yè)單位文書檔案的特點(diǎn)

事業(yè)單位文書檔案具有檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮它的效用。另外文書檔案還具有檔案的一般屬性就是歷史屬性和文化屬性，是歷史的記錄，是人們記憶的延續(xù)，產(chǎn)生于人類活動(dòng)的過程之中，伴隨著人類活動(dòng)的全過程，是人類文化創(chuàng)造的精華，是文化的載體，是人類文化發(fā)展的紐帶和橋梁。事業(yè)單位文書檔案內(nèi)容多，來源廣，涉及單位的黨務(wù)、行政、人員管理、設(shè)備、后勤保障以及科研、基建等內(nèi)容，具備綜合性特點(diǎn)。另外，有的文書檔案還具有一定的保密性，開放有一定的限制，不能完全公開。由于事業(yè)單位的性質(zhì)不同，很多事業(yè)單位的文書檔案還具有行業(yè)背景，呈顯著的職業(yè)化特點(diǎn)。

2 事業(yè)單位文書檔案的重要性

2.1 事業(yè)單位文書檔案是單位文書處理工作的重要部分

從文件生命周期理論來說，辦結(jié)完畢的文書即是檔案。但這必須通過檔案者規(guī)范的管理，鑒定對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文書，按照一定的規(guī)律保存起來，使之有序化后才是真正意義上的檔案。因此，文書檔案是事業(yè)單位文書處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，如果缺乏這個(gè)環(huán)節(jié)，單位的文書工作就不完整，會(huì)影響事業(yè)單位文書工作的質(zhì)量。

2.2 事業(yè)單位文書檔案是國(guó)家和社會(huì)檔案資源的重要組成

事業(yè)單位在發(fā)展歷程中，在履職管理與服務(wù)的工作中形成的大量的文書檔案，不只是本單位的重要檔案資源，而且還是本地區(qū)、本行業(yè)，乃至國(guó)家和社會(huì)的檔案資源的重要組成部分。文書檔案雖然是各事業(yè)單位的各個(gè)部門產(chǎn)生的，但會(huì)定期向本地區(qū)檔案館移交并進(jìn)行統(tǒng)一管理，可見，各事業(yè)單位文書檔案是國(guó)家的重要財(cái)富。

2.3 事業(yè)單位文書檔案具有重要的考查價(jià)值

按照事業(yè)單位文書檔案整理要求，檔案工作者會(huì)定期將文書檔案通過鑒定后分類分期限進(jìn)行管理，確保重要的文書檔案能得到規(guī)范的管理——有的適合永久保存，有的適合定期30年的長(zhǎng)期保存。這些文書檔案中的計(jì)劃、方案、總結(jié)、報(bào)告等能顯現(xiàn)出單位在執(zhí)行上級(jí)政策方面的執(zhí)行力是否有偏差，成為檢查、巡視、評(píng)估、審計(jì)的重要憑證。同時(shí)還能通過對(duì)文書檔案開展梳理、匯總等研究，提煉曾經(jīng)在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn)并提出整改和努力的方向，為事業(yè)單位的發(fā)展和改革提供方向性指導(dǎo)。

3 事業(yè)單位文書檔案存在的問題

3.1 事業(yè)單位文書檔案管理模式和技術(shù)陳舊

隨著辦公信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新時(shí)期辦公方式發(fā)生了很大的變化，但部分事業(yè)單位在文書檔案工作方面沒有跟上改革的步伐。有的單位實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦文，檔案管理信息系統(tǒng)則建設(shè)滯后;有的單位甚至在文書檔案歸檔的時(shí)候還在用傳統(tǒng)的紙質(zhì)件歸檔，要求文件管理人員將處理完畢的文件打印成紙質(zhì)件，然后再在檔案管理系統(tǒng)里錄入歸檔，一方面造成了浪費(fèi)，妨礙了文書檔案管理的提檔升級(jí)，不能實(shí)現(xiàn)快捷的收集、整理、利用，另一方面由于文書檔案涉及的類別多，范圍廣，大量的機(jī)械的重復(fù)的工作，使事業(yè)單位的檔案人員容易造成職業(yè)倦怠，很難作為——應(yīng)付日常的事務(wù)性的檔案工作都覺難以勝任，更別說是檔案工作的創(chuàng)新性了。

3.2 事業(yè)文書檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)

根據(jù)調(diào)查，在文書檔案管理方面，很多單位并沒有明確的管理辦法，更是在制度建設(shè)方面欠缺，即使有的單位制定了相關(guān)制度，也很多是轉(zhuǎn)發(fā)借鑒上級(jí)單位或者兄弟單位的相關(guān)制度，適用性方面不是很強(qiáng)，特別是在收集、整理和利用等方面標(biāo)準(zhǔn)不足，分類不科學(xué)、不規(guī)范，在鑒定哪些要?dú)w檔，哪些不歸檔，哪些是永久保存，哪些是長(zhǎng)期保存，哪些是短期保存，哪些作為資料進(jìn)行管理沒有明確的規(guī)定。其實(shí)在文書檔案的收集、整理方面，檔案業(yè)界是有具體的可操作的辦法的，但很多規(guī)定和辦法，很多事業(yè)單位并沒有執(zhí)行，而是在管理過程中，習(xí)慣成自然，仍然沿用傳統(tǒng)理念，不愿嘗試新方法——畢竟很多改革變動(dòng)都是牽一發(fā)而動(dòng)全身，新要求新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行起來還是有一定難度。因此，有的事業(yè)單位沒有對(duì)文書檔案進(jìn)行分類管理，例如沒有按規(guī)定加蓋歸檔章、裝盒以及盒內(nèi)說明不規(guī)范等，這對(duì)今后統(tǒng)一納入檔案信息管理埋下了隱患。

3.3 文書檔案管理與實(shí)際需求有距離

文書檔案管理的價(jià)值和作用，雖然很多事業(yè)單位都越來越重視，也意識(shí)到了文書檔案管理與文書處理的流程對(duì)接不充分，與實(shí)際需要有距離。但文件管理人員只是負(fù)責(zé)文件處理，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案知識(shí)欠缺，辦結(jié)完畢后如何處置思考不夠。例如筆者所在單位合同管理人員，他只負(fù)責(zé)合同的簽訂與管理，一年后全部打包給文書檔案人員，檔案人員再在此基礎(chǔ)上分類整理、目錄錄入、裝盒上架，根本就沒有認(rèn)真細(xì)看，消化合同內(nèi)容，讓一些重要的合同掩蓋在其他一般的材料里，為合同的利用埋下了隱患。特別是在文書檔案的檢索方面，更是與實(shí)際工作脫離。文件檢索是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基本途徑，在信息化普及的今天，如果還選用手動(dòng)檢索的方式，必將降低事業(yè)單位文書檔案管理的質(zhì)量，不能很好發(fā)揮文書檔案的功能和價(jià)值。

4 制約事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理和創(chuàng)新的因素

4.1 文書檔案管理意識(shí)弱，造成創(chuàng)新不足

根據(jù)調(diào)查，文書檔案沒有引起很多事業(yè)單位決策層和管理層的重視。目前很多事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)工作的成效和創(chuàng)新，對(duì)目前容易給單位帶來影響和效益的工作和項(xiàng)目比較重視，人、財(cái)、物都向其傾斜，認(rèn)為單位的文書檔案管理不重要，文書檔案做得好壞給單位不會(huì)造成多大影響。上級(jí)部門在開展考核工作和領(lǐng)導(dǎo)考察時(shí)，沒有將檔案工作納入考核內(nèi)容，即使有的地區(qū)將檔案管理的情況納入了考核指標(biāo)，但所占系數(shù)微乎其微，不痛不癢，只是流于形式。究其原因，文書檔案管理的成效要經(jīng)過漫長(zhǎng)的過程才能凸現(xiàn)，現(xiàn)在很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層開展輪換制，在一個(gè)單位工作只是一段時(shí)期，長(zhǎng)期在一個(gè)單位任職的領(lǐng)導(dǎo)很少，造成他們不愿意將精力和財(cái)力、物力放在不起眼的文書檔案工作上，制約了單位文書檔案規(guī)范化管理和創(chuàng)新的步伐。

4.2 文書檔案類別多、來源廣，給規(guī)范化管理造成一定的難度

根據(jù)2006年國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，機(jī)關(guān)單位歸檔的內(nèi)容有13大類別，若干小類別，可以看出文書檔案具有類別多、來源廣、內(nèi)容雜的特點(diǎn)。2015年國(guó)家檔案局出臺(tái)了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/22-2015），隨后各地區(qū)檔案館也先后制定了本地區(qū)的歸檔文件整理辦法。國(guó)家層面和省市檔案機(jī)構(gòu)頻繁地下放文件，制定規(guī)范，說明文書檔案的規(guī)范化方面確實(shí)存在問題。因?yàn)槲臅鴻n案內(nèi)容多，不僅給收集工作方面帶來了難度。而且歸檔的整理工作煩瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，要做到科學(xué)地整理、規(guī)范地管理有一定的難度，對(duì)于那些產(chǎn)生時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案，經(jīng)辦人不斷變化，特別是在工作交接中不規(guī)范、不科學(xué)，造成利用價(jià)值的弱化，從而影響了單位文書檔案的管理質(zhì)量。

4.3 人員素質(zhì)不高，能力差，缺乏規(guī)范化管理和創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)

很多事業(yè)單位沒有專業(yè)的文書檔案人員，其文書檔案職責(zé)一般由單位辦公室的秘書同志兼任。兼職的同志工作頭緒多、事務(wù)雜，很難將工作重心放在檔案管理上。有的單位雖然有專職文書檔案管理人員，但普遍都是安排一些文化水平偏低、能力較弱的同志從事檔案管理工作——既然領(lǐng)導(dǎo)不重視，與其他部門同志相比能力弱、待遇低，那就更是拖沓敷衍，得過且過，在面對(duì)煩瑣的文書檔案整理工作時(shí)，不能很好地履行收集、整理、利用等工作，創(chuàng)新更是不能。日復(fù)一日，文書檔案管理必將陷入被動(dòng)的局面。

5 事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理和創(chuàng)新的策略

5.1 構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享和便捷利用是文書檔案管理的目標(biāo)。在信息化、數(shù)據(jù)檔案管理的新形勢(shì)下，對(duì)文書檔案的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并運(yùn)用專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，運(yùn)用新技術(shù)手段將文書檔案有序管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的收集、整理、利用以及存儲(chǔ)等智能化信息管理，提高文書檔案管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性是努力的方向。特別是在利用的時(shí)候，可以集成數(shù)據(jù)，運(yùn)用關(guān)鍵主題搜索，完成檔案的匯編，為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位服務(wù)提供便利。在引進(jìn)、改版單位OA文件系統(tǒng)的關(guān)鍵時(shí)期，檔案工作者一定要主動(dòng)介入，將文書檔案管理和文書管理的創(chuàng)新同步進(jìn)行，同部署同實(shí)施，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理和創(chuàng)新，更好地發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。

5.2 建立規(guī)范的文書檔案管理制度

要確保事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范化和創(chuàng)新，規(guī)范、科學(xué)的管理制度是必不可少的。首先應(yīng)該明確文書檔案人員以及文書處理人員的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)文件到檔案的無縫對(duì)接。要讓每一個(gè)管理人員對(duì)自己的職責(zé)和檔案管理流程全面掌握、入腦入心，這樣才能避免因職責(zé)分工不明、操作流程不規(guī)范而造成的檔案混亂的現(xiàn)象。此外，還應(yīng)該有科學(xué)的評(píng)價(jià)和考核機(jī)制，每年評(píng)價(jià)考核文書檔案人員的工作情況，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。對(duì)其他的文件管理人員，也應(yīng)建立評(píng)價(jià)考核制度，合理評(píng)價(jià)文書管理人員在文書檔案方面的工作成效，進(jìn)一步促進(jìn)他們的檔案管理能力。

5.3 優(yōu)化和完善文書檔案管理流程

檔案工作是隨著事業(yè)的發(fā)展不斷發(fā)展的，離開具體的工作，單就檔案談檔案就是一句空話。因?yàn)槭聵I(yè)單位文書檔案管理不是孤立的工作，其工作機(jī)制和管理流程不能游離在單位的各項(xiàng)工作之外，必須讓文書檔案管理與事業(yè)單位各部門的工作方式和模式相適應(yīng)，檔案工作的好壞與事業(yè)單位各部門的工作息息相關(guān)，因此，要想進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理和創(chuàng)新檔案管理，必須得到單位內(nèi)部各職能部門的支持。檔案工作人員要多方位地征求其他部門的意見和建議，進(jìn)一步細(xì)化文書檔案管理流程，并及時(shí)修正。另外，還應(yīng)學(xué)習(xí)拿來主義，借鑒先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和做法，拿來并創(chuàng)新吸收，少走彎路，進(jìn)一步優(yōu)化和完善文書檔案管理流程，為事業(yè)單位的檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

5.4 提升文書檔案管理人員素質(zhì)

為進(jìn)一步做好文書檔案的規(guī)范化管理和創(chuàng)新工作，就必須不斷提升文書檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。嚴(yán)把進(jìn)人關(guān)，可招錄一些具有專業(yè)技能的新同志充實(shí)到文書檔案管理隊(duì)伍中。加強(qiáng)培訓(xùn)，內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)相結(jié)合，開展檔案知識(shí)與文書知識(shí)以及信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)文書檔案管理人員的素質(zhì)。

事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位貫徹執(zhí)行黨的方針政策，開展各項(xiàng)活動(dòng)的重要記錄，只有堅(jiān)持文書檔案規(guī)范化和創(chuàng)新工作的統(tǒng)一性，才能進(jìn)一步做好事業(yè)單位的文書檔案管理，每一位文書檔案管理人員都應(yīng)該多思考、多探討如何在規(guī)范化和創(chuàng)新性方面有所作為，小平臺(tái)也能干出大事業(yè)，不斷推進(jìn)文書檔案管理水平，提升文書檔案的價(jià)值，為本單位的事業(yè)發(fā)展提供支撐和保障。

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作者簡(jiǎn)介：李海云（1977— ）;工作單位：濰坊市兒童福利院;學(xué)歷：本科;職稱：館員;研究方向：事業(yè)單位文書檔案管理。