精益管理視域下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升途徑

文/溫 爽

作為現(xiàn)代管理方式的精益管理，在引入醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理時(shí)強(qiáng)調(diào)不同管理環(huán)節(jié)精細(xì)化、高效化發(fā)展的重要性。在精益管理視域下，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作被賦予了更為清晰的發(fā)展方向，有助于檔案管理質(zhì)量的有序提升。為此，本文在探討醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升必要性的基礎(chǔ)上，提出應(yīng)遵循的工作原則，在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升途徑層面提出一些意見(jiàn)和建議。

1 精益管理視域下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的必要性

1.1 展現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展趨勢(shì)

以往傳統(tǒng)意義下的檔案管理以人工管理為主，檔案信息以書(shū)面載體為主，檔案管理人員綜合素養(yǎng)往往決定了檔案管理質(zhì)量能否獲得良好提升。當(dāng)前，隨著檔案管理理念、管理方式的多樣化提升，這一工作也得到了長(zhǎng)足發(fā)展。精益管理正是上世紀(jì)下半葉以來(lái)日本、美國(guó)等多國(guó)學(xué)者順應(yīng)時(shí)代發(fā)展提出的管理方式。

醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作不斷順應(yīng)精益管理方式提升管理質(zhì)量，其必要性主要體現(xiàn)在展現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展趨勢(shì)上。精益管理方式經(jīng)過(guò)幾十年的醞釀、實(shí)踐、調(diào)整，已經(jīng)形成了趨于成熟的學(xué)術(shù)理論內(nèi)容。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)將精益管理理念與方式引入檔案管理工作，能夠展現(xiàn)出升華傳統(tǒng)管理理念，優(yōu)化新穎性管理方式的發(fā)展趨勢(shì)。

1.2 滿(mǎn)足檔案信息需求者的迫切訴求

在精益管理視域下，積極思考醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量的有序提升，也是滿(mǎn)足檔案信息需求者迫切訴求的必要性體現(xiàn)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息豐富多彩，信息需求者涵蓋范圍相對(duì)廣泛。其中，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)生護(hù)士、醫(yī)療專(zhuān)業(yè)學(xué)生、疑難雜癥病人及其家屬等都屬于既定范疇。不同的檔案信息需求者或者擁有科研訴求，或者擁有治病訴求，或者擁有看病了解信息訴求。差異化訴求的不斷涌現(xiàn)迫使醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量需要不斷提升才能予以滿(mǎn)足。

一是能夠滿(mǎn)足醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)生護(hù)士、醫(yī)療專(zhuān)業(yè)學(xué)生、專(zhuān)業(yè)工作人員的科研訴求。無(wú)論是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)生護(hù)士、醫(yī)療專(zhuān)業(yè)學(xué)生，還是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中的專(zhuān)業(yè)工作人員，都需要獲得檔案室龐大科研信息的加持，讓他們能夠較為高效、便捷地檢索到自己想要了解的信息內(nèi)容，提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用的科研保障能力。二是能夠滿(mǎn)足醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)生護(hù)士的治病訴求。無(wú)論是醫(yī)生，還是各科護(hù)士，在遇到多種多樣的病癥需要進(jìn)行信息檢索利用時(shí)，就會(huì)對(duì)檔案管理工作提出迫切訴求。在精益管理下提升檔案管理質(zhì)量，可以更大程度地滿(mǎn)足不同需求者的相關(guān)訴求。三是能夠滿(mǎn)足疑難雜癥病人及其家屬的看病了解信息訴求。很多罹患疑難雜癥的病人及其家屬出于各種目的同樣需要借助醫(yī)療衛(wèi)生檔案室（館）進(jìn)行針對(duì)性較強(qiáng)的信息檢索與了解，在精益管理下的檔案管理質(zhì)量提升可以很好地滿(mǎn)足他們的信息需求。

1.3 凸顯醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的綜合管理水平

以精益管理為研究視域，不斷提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，是凸顯醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)綜合管理水平的關(guān)鍵所在。

具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理涉及檔案信息收集、檔案利用、檔案信息化建設(shè)等不同環(huán)節(jié)，或多或少地都與醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)其他業(yè)務(wù)存在密切交集。一是檔案信息收集隨著收集范圍的日漸拓展將醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)所有二級(jí)部門(mén)都囊括其中，強(qiáng)化不同部門(mén)之間的溝通聯(lián)動(dòng)力度。二是檔案利用能夠根據(jù)利用用途的不同，在科研領(lǐng)域、治病救人領(lǐng)域等增強(qiáng)檔案利用質(zhì)量，盤(pán)活醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)綜合業(yè)務(wù)開(kāi)展。三是檔案信息化建設(shè)與醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的總體信息化建設(shè)一脈相承，檔案信息化水平提升有利于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)總體信息化建設(shè)方案的貫徹落實(shí)。

2 精益管理視域下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的基本原則

2.1 全員參與原則

全員參與原則，是精益管理視域下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升需要遵循的基本原則之一。上從醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理層，下到普通工作人員，尤其是負(fù)責(zé)檔案管理工作的專(zhuān)職與兼職人員都應(yīng)納入全員參與范疇，各司其職、群策群力，在檔案管理不同環(huán)節(jié)中扮演差異化的角色。

一是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理層提綱挈領(lǐng)，為精益管理與醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理融合發(fā)展指明方向，尤其在檔案信息收集、檔案利用、檔案信息化建設(shè)等環(huán)節(jié)提供人力、物力、財(cái)力、制度等多元化支持。二是檔案管理工作專(zhuān)職與兼職人員立足崗位需要，將精益管理在日漸探索的過(guò)程中引入檔案管理，成為醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的主力軍。三是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)普通工作人員作為檔案信息的內(nèi)部需求者，還承擔(dān)著監(jiān)督者、倡議者等多元化角色，所以，普通工作人員需要在檔案管理參與過(guò)程中的多個(gè)角色中自覺(jué)切換，成為醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的重要力量。

2.2 簡(jiǎn)單持續(xù)原則

在精益管理視域下，在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升過(guò)程中需要遵循簡(jiǎn)單持續(xù)原則，將簡(jiǎn)單化、持續(xù)化積極融入醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理過(guò)程。這需要明確兩個(gè)問(wèn)題。一是簡(jiǎn)單化的融入，并不代表一切從簡(jiǎn)，而是在拒絕不必要繁雜程序的前提下追求醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的簡(jiǎn)約化運(yùn)行，以突出應(yīng)有的檔案管理一站式發(fā)展為目標(biāo)。第二，持續(xù)化的融入，在于醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作理念、工作方式的持續(xù)化，是與時(shí)俱進(jìn)和持續(xù)反思的彼此融合。簡(jiǎn)單化與持續(xù)化的共贏局面能夠?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作落實(shí)形成多樣化保障?？梢哉f(shuō)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升在遵循簡(jiǎn)單持續(xù)原則的前提下，可以讓檔案管理工作措施和要求的貫徹落實(shí)營(yíng)造出趨于高效的環(huán)境氛圍。

2.3 流程高效原則

流程高效原則，同樣是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升過(guò)程中需要為之貫徹的關(guān)鍵性原則。應(yīng)將流程高效原則貫徹整個(gè)檔案管理流程，檔案信息收集、檔案利用、檔案信息化建設(shè)等都被囊括其中。一是檔案信息收集高效化。依托線下線上彼此融合的方式推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案收集實(shí)時(shí)化、高效化發(fā)展，拓展信息收集范圍，提升收集效率。二是檔案利用高效化。開(kāi)拓多元化檔案信息利用途徑，為不同層次信息需求者提供更多信息利用體驗(yàn)，提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用實(shí)施成效。三是檔案信息化建設(shè)高效性展現(xiàn)。引入大量新穎信息化管理系統(tǒng)，以高科技性高效管理取代以往的傳統(tǒng)低效管理模式。

3 精益管理視域下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的主要途徑

3.1 完善信息獲取機(jī)制，促進(jìn)檔案收集高效化

信息獲取機(jī)制的科學(xué)構(gòu)建，能夠?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的開(kāi)展，尤其為檔案信息收集環(huán)節(jié)的進(jìn)一步優(yōu)化形成舉措層面的思索保證。為此，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員借助信息獲取機(jī)制的思考與實(shí)施，推動(dòng)檔案收集高效化運(yùn)行，彰顯精益管理優(yōu)勢(shì)。

完善信息獲取機(jī)制，促進(jìn)檔案收集高效化舉措的具體實(shí)施主要在于實(shí)施好兩個(gè)方面的措施。一是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案室結(jié)合實(shí)際情況，循序漸進(jìn)地拓展信息獲取范圍。依托信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)各部門(mén)多元化信息內(nèi)容都能高效收集進(jìn)入檔案信息范疇。二是在拓展信息獲取范圍的前提下，節(jié)省信息獲取響應(yīng)時(shí)間，利用信息化建設(shè)形成的既定優(yōu)勢(shì)，由檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)，其他部門(mén)專(zhuān)人對(duì)接信息獲取渠道的科學(xué)完善，使得檔案收集時(shí)間不斷縮短，展現(xiàn)收集過(guò)程的高效化態(tài)勢(shì)。

3.2 完善多元管理機(jī)制，推動(dòng)檔案利用有序化

對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作來(lái)說(shuō)，多元管理機(jī)制的不斷完善同樣至關(guān)重要。檔案利用層面的安全管理、績(jī)效管理、高效管理都需要得到更多的強(qiáng)調(diào)，以收到推動(dòng)檔案利用有序化發(fā)展的效果。

完善多元管理機(jī)制，推動(dòng)檔案利用有序化舉措的具體實(shí)施主要三個(gè)方面的措施。一是強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用的高效管理。突出檔案利用過(guò)程中遇到突發(fā)問(wèn)題的解決方案擬定，展現(xiàn)管理科學(xué)化、高效化與針對(duì)化優(yōu)勢(shì)。二是強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用的安全管理。檔案管理工作人員應(yīng)細(xì)化檔案室物理環(huán)境安全與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，提升安全管理水平。在物理環(huán)境安全上，強(qiáng)化管理防控，防止蚊蠅鼠蟻，強(qiáng)化防火、防水保障；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全上，引入高標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)防火墻，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)實(shí)踐應(yīng)用效果。以此為前提，使得多元化安全管理不斷向檔案利用環(huán)節(jié)延伸，體現(xiàn)出檔案管理中檔案利用的高效化與有序化。三是強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用的績(jī)效管理。突出績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)多元化、公平化、差異化，使得檔案管理專(zhuān)職人員、兼職人員的工作積極性得到提升，并且針對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息需求來(lái)強(qiáng)化績(jī)效管理落實(shí)，營(yíng)造出趨于良好的檔案利用內(nèi)部環(huán)境氛圍。檔案利用層面的高效管理、安全管理、績(jī)效管理共同發(fā)揮作用而形成的多元管理機(jī)制架構(gòu)，能夠?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生檔案管理中的檔案利用環(huán)節(jié)有序發(fā)展形成管理層面的有效加持。

3.3 完善保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展

醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理保障機(jī)制的逐步完善，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的高質(zhì)量發(fā)展具有不容忽視的作用。因此，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理機(jī)構(gòu)及人員需要不斷完善保障機(jī)制，保持醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的良性趨勢(shì)。

完善保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展的舉措主要在于兩個(gè)方面。一是落實(shí)信息化系統(tǒng)引進(jìn)、更新、高效應(yīng)用，并形成全程保障。從信息化系統(tǒng)引進(jìn)開(kāi)始，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)上自管理層，下到檔案管理工作人員都需要在信息化建設(shè)各大環(huán)節(jié)群策群力，形成明確的保障機(jī)制，使得檔案信息化建設(shè)能夠在檔案信息收集、檔案整理、檔案利用等不同環(huán)節(jié)發(fā)揮重要的推動(dòng)作用。二是落實(shí)信息化建設(shè)人才保障，以人才優(yōu)勢(shì)凸顯醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)重視檔案管理現(xiàn)代化人才的集中培養(yǎng)，尤其對(duì)于信息化人才的培養(yǎng)給予更多重視，能為檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展形成人才層面的有力加持。