關(guān)于高校學(xué)生檔案管理工作的探析

志偉 劉曉艷 甄少磊

摘要：提高高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，無論是對于學(xué)生個人發(fā)展，還是高校綜合治理水平的提升，都有著極為深遠的現(xiàn)實意義。該文從高校學(xué)生檔案的概念界定和高校學(xué)生檔案管理工作特點出發(fā)，著重分析了高校學(xué)生檔案管理工作中現(xiàn)存的各類問題，并提出了若干改進建議。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)生檔案 檔案管理

隨著時代的發(fā)展，高校學(xué)生檔案的重要性越來越得到社會各方面的廣泛認(rèn)同。一方面，從檔案自身功能角度上講，高校學(xué)生檔案對于學(xué)生升學(xué)、就業(yè)、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱申報、職務(wù)晉升、社會保險辦理、干部人事檔案專項核查、退休等起著舉足輕重的支撐作用。另一方面，從高校發(fā)展的維度分析，2015年11月國務(wù)院頒布了《統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，根本目的是要通過建設(shè)世界一流水平的學(xué)科和大學(xué)，培養(yǎng)一流的人才，這必然要求高校內(nèi)部要形成一流的治理能力和治理體系。而學(xué)生檔案管理工作水平的優(yōu)劣，就在很大程度上反映了高校內(nèi)部綜合治理能力的高低以及人才培養(yǎng)的成效，其重要性自然不言而喻。由此可見，不斷健全高校學(xué)生檔案管理工作體系，持續(xù)提升高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，有著極為深遠的現(xiàn)實意義。

目前國內(nèi)對于高校學(xué)生檔案尚缺少相對統(tǒng)一的界定，《高等學(xué)校檔案管理辦法》也僅對學(xué)生類檔案的組成內(nèi)容進行簡要的解釋和說明。本文從工作實務(wù)出發(fā)，將高校學(xué)生檔案定義為記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的各種重要材料，包含報考、入學(xué)、個人履歷、學(xué)習(xí)培養(yǎng)、組織關(guān)系、獎懲、學(xué)歷學(xué)位、派遣信息等多項內(nèi)容，其具體可以分為高校學(xué)生人事檔案和高校學(xué)籍檔案。這兩類檔案在以下幾個方面存在差異。

（一）組成內(nèi)容不完全一致

高校學(xué)生人事檔案一般僅包含學(xué)生本人的各類相關(guān)信息，是學(xué)生成長過程的歷史記錄，是干部（職工）人事檔案的重要組成部分。而高校學(xué)籍檔案是以文書或?qū)W籍檔案形式存在的，用以記錄和反映學(xué)生在校培養(yǎng)期間學(xué)習(xí)表現(xiàn)的檔案材料。它不僅包含學(xué)生本人的相關(guān)信息，也包括高校內(nèi)部主管單位開展招生、培養(yǎng)等管理工作所產(chǎn)生的一些特定文件，如招生計劃、培養(yǎng)計劃等。

（二）產(chǎn)生時間不完全一致

高校學(xué)生人事檔案既可以產(chǎn)生于學(xué)生入校前，如學(xué)生本科就讀前的高中培養(yǎng)階段或研究生就讀前的本科培養(yǎng)階段等，也可以產(chǎn)生于學(xué)生在校培養(yǎng)期間。而高校學(xué)籍檔案則僅產(chǎn)生于學(xué)生在校培養(yǎng)期間。

（三）流轉(zhuǎn)和利用方式不完全一致

除特殊情況外，學(xué)生人事檔案一般隨著學(xué)生離校而轉(zhuǎn)出，并由下個存檔單位進行接收保管，檔案利用工作也由實際存檔單位開展。而高校學(xué)籍檔案則由高校檔案部門長期保管，并由其開展檔案利用工作。

（一）管理工作的長期性

一方面，從形成的角度看，高校學(xué)生檔案材料主要產(chǎn)生于學(xué)生在校培養(yǎng)期間，是高校學(xué)生成長過程的客觀歷史記錄；另一方面，從利用的角度看，高校學(xué)生檔案與學(xué)生未來發(fā)展的各個關(guān)鍵階段相伴隨，和學(xué)生自身利益緊密相關(guān)。由此可見，高校學(xué)生檔案管理工作具有長期性的特點，需要與學(xué)生檔案形成和利用的全生命周期保持必要的匹配性。

（二）管理工作的復(fù)雜性

高校學(xué)生檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，不僅表現(xiàn)在各類檔案材料形式多樣，歸集流程繁復(fù)，更體現(xiàn)在參與檔案形成和利用工作的主管部門眾多，協(xié)同保障難度大。因此，確保責(zé)任清晰、信息集成，真正實現(xiàn)閉環(huán)管理是高校學(xué)生檔案管理工作的又一基本要求。

（三）管理工作的相互依存性

從檔案實體在空間流轉(zhuǎn)的角度看，高校學(xué)生檔案管理一般可以劃分為新生檔案接收及審核、移交入庫、日常保管、綜合利用、在校培養(yǎng)期間各類檔案材料的形成和歸集以及離校檔案轉(zhuǎn)遞等分項工作，各項工作之間相輔相成、聯(lián)系緊密。

（一）高校學(xué)生檔案管理缺少有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

雖然《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《干部人事檔案工作條例》都可以在一定程度上為高校學(xué)生檔案管理工作提供借鑒，但欠缺科學(xué)全面的參考依據(jù)和實施標(biāo)準(zhǔn)仍是高校學(xué)生檔案管理工作中的一大難點問題。這由此帶來以下三個方面的不利后果。第一，高校學(xué)生檔案的收集范圍、收集時間等基本要素不明確，對于一些重要檔案材料還不能做到應(yīng)歸盡歸，從而給后續(xù)檔案綜合利用以及學(xué)生本人發(fā)展都埋下了隱患。第二，部分高校學(xué)生檔案材料，如學(xué)生登記表、學(xué)生履歷表等，在制定規(guī)范上仍未做到標(biāo)準(zhǔn)趨同和格式統(tǒng)一。另外，檔案形成質(zhì)量存在隱憂，非標(biāo)準(zhǔn)原件材料進入高校學(xué)生人事檔案現(xiàn)象不是少數(shù)。第三，高校與外部專業(yè)機構(gòu)在學(xué)生檔案管理領(lǐng)域方面的合作機制還不完善。以高校學(xué)生人事檔案接收為例，一些高校對此并未制定統(tǒng)一、規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn)，也缺少與中國郵政等大型專業(yè)化公司的有效合作機制，用普通快遞、學(xué)生自帶等形式轉(zhuǎn)遞檔案現(xiàn)象時有發(fā)生，從而導(dǎo)致學(xué)生人事檔案丟失、損毀的風(fēng)險也大大增加。

（二）高校學(xué)生檔案管理體系的整體性有待加強

第一，囿于高校內(nèi)部職能分工的不同，實際參與學(xué)生檔案管理工作的部門之間的權(quán)責(zé)劃分不甚清晰，工作流程還不完善，崗位間工作接口缺少必要銜接，一旦發(fā)生爭議，經(jīng)常出現(xiàn)部門之間相互推諉的局面。第二，對于學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的一些棘手問題，比如由于學(xué)籍檔案內(nèi)容欠缺或質(zhì)量不佳導(dǎo)致的綜合利用難，非正常原因?qū)е碌膶W(xué)生人事檔案滯留等，還缺少行之有效的問題協(xié)調(diào)處理機制，往往是檔案部門一家獨自面對上述困境，無法獲得業(yè)務(wù)部門的有力支持，致使工作實效并不顯著。

（三）高校學(xué)生檔案管理工作的配套資源不足

再以高校學(xué)生人事檔案接收、審核工作為例，一些高校由于缺少專職檔案人員，多由學(xué)生輔導(dǎo)員或年輕教師承擔(dān)學(xué)生人事檔案接收、審核工作。面對數(shù)量激增的學(xué)生人事檔案，他們往往有心無力，加之檔案專業(yè)知識相對不足，校內(nèi)培訓(xùn)工作也不到位，審核工作往往流于形式。同時，由于接收、審核期間，各部門提供的臨時庫房保管條件有限，會對檔案實體安全產(chǎn)生一定的不利影響。

（四）高校學(xué)生檔案管理工作的信息化水平不高

第一，不少高校的學(xué)生檔案管理工作仍以人員手工方式為主，缺少科學(xué)、高效的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，對于畢業(yè)生派遣、檔案轉(zhuǎn)遞去向等重要工作信息還不能做到長期保存、及時獲取。第二，高校學(xué)生檔案數(shù)字資源體系不完善，學(xué)生人事檔案、學(xué)籍檔案多以紙質(zhì)實體形式存在，還不能形成有效的數(shù)字化副本。第三，高校在庫保管的學(xué)籍檔案內(nèi)容相對分散，加之信息化水平滯后，無法充分實現(xiàn)學(xué)生在校學(xué)籍信息一站式查詢的工作目標(biāo)，與數(shù)字檔案、智慧檔案的要求相去甚遠。

（一）在加強基礎(chǔ)研究的基礎(chǔ)上，不斷健全學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

第一，各高校應(yīng)在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和管理文件要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位檔案工作整體發(fā)展規(guī)劃，積極開展學(xué)生檔案管理領(lǐng)域的研究工作，制定并完善符合單位工作實際的學(xué)生檔案管理辦法，為具體工作提供科學(xué)指南。第二，高校要對學(xué)生檔案收集范圍進行分類細化，聚焦至每一份檔案材料的形成單位、形成時間、收集渠道、質(zhì)量要求、歸集形式、責(zé)任部門等基本要素，以形成健全完備的高校學(xué)生檔案收集工作體系。第三，各高校應(yīng)加強與外部專業(yè)機構(gòu)之間合作機制的建設(shè)，明確學(xué)生檔案管理工作外包服務(wù)商的遴選標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容范圍、質(zhì)量監(jiān)督與考核等基本要素。

（二）做好頂端設(shè)計和組織保障，不斷健全高校學(xué)生檔案管理工作體系

第一，高校應(yīng)力爭在學(xué)校層面設(shè)置檔案工作委員會等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)，以及時、有效解決學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的涉及跨部門職責(zé)的問題。第二，高校要緊密圍繞學(xué)生檔案管理工作特點，牢固樹立高校學(xué)生檔案全生命周期管理的理念，對一些需要關(guān)注的重點、難點工作，如學(xué)生檔案接收與審核、在校檔案材料形成和收集、離校檔案轉(zhuǎn)遞等，應(yīng)設(shè)置專項審核點，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，加大監(jiān)督檢查工作力度，減少紙質(zhì)檔案實體缺失、檔案材料裝錯以及檔案質(zhì)量不過關(guān)等可能的管理隱憂。同時高校要加強檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)動，制定學(xué)生檔案管理工作疑難問題處理機制，積極促使高校學(xué)生檔案管理工作，由檔案部門一家負責(zé)向高校內(nèi)部全員參與的局面轉(zhuǎn)變。

（三）提供充足有效的資源支持，確保高校學(xué)生檔案管理工作有序開展

第一，高校應(yīng)為學(xué)生檔案管理體系平穩(wěn)運行提供足夠的經(jīng)費、設(shè)備、庫房、人力等資源支持。第二，高校應(yīng)考慮實際參與學(xué)生檔案管理工作的對象特點，設(shè)計不同方向的培訓(xùn)內(nèi)容，在行政部門管理人員、教學(xué)單位管理人員以及學(xué)生個人等不同層面建立全方位、多維度的培訓(xùn)體系，不斷提升各類培訓(xùn)對象的檔案意識和工作能力。

（四）及時抓住數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作良好契機，提升高校學(xué)生檔案管理工作信息化水平

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出了“檔案信息化建設(shè)再上新臺階”的發(fā)展目標(biāo)以及“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的主要任務(wù)，這也為高校學(xué)生檔案工作科學(xué)發(fā)展指明了前進方向。第一，高校應(yīng)在傳統(tǒng)學(xué)生檔案紙質(zhì)實體的工作基礎(chǔ)上，按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，借助數(shù)字化掃描OCR等核心技術(shù)，加速形成符合標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生檔案數(shù)字化副本，同時加大學(xué)生檔案電子文件的歸檔比重，不斷建立健全學(xué)生檔案數(shù)字資源體系。第二，高校應(yīng)圍繞檔案實體保護、學(xué)籍信息集成、可信成績單、學(xué)位論文集成等工作方向，適時開發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，并做到與招生、本科教務(wù)、研究生培養(yǎng)、獎懲管理、學(xué)位授予、就業(yè)派遣等學(xué)生工作重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實行重要信息的自動抓取、流轉(zhuǎn)和集成。

無論是對學(xué)生本人發(fā)展，還是對高校自身治理水平的提升，高校學(xué)生檔案的重要性都不言而喻。而做好高校學(xué)生檔案管理工作更是一項兼具復(fù)雜性和長期性的系統(tǒng)工程，不僅需要我們每一位高校檔案工作者順應(yīng)形勢，轉(zhuǎn)換觀念，勇于改革，推陳出新，更需要各參與部門共同努力。期待在不遠的將來，在廣大從業(yè)人員的辛勤付出下，高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量能邁上更高的臺階。

*本文系北京市高等教育學(xué)會2021年度一般課題“系統(tǒng)論視域下‘雙一流’高校數(shù)字檔案館建設(shè)體系研究”（項目編號：YB2021163）階段性研究成果。

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作者單位：北京工業(yè)大學(xué)檔案館（校史館）