信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究

王珊 都曉京 胡小娟

[摘 要]面對信息化時代的到來，辦公室檔案管理工作也應該順應時代潮流，提高信息化工作水平，只有這樣，才能夠提高工作效率，進一步保障單位其他工作順利地開展。辦公室檔案管理工作人員應當樹立信息化意識，掌握必要的信息化技能，在工作當中利用信息化系統(tǒng)進行創(chuàng)新，轉變工作理念，從而進一步規(guī)范辦公室檔案管理工作、提高服務水平。

[關鍵詞]信息時代;辦公室檔案管理;改革與創(chuàng)新

引 言

辦公室檔案信息化管理需要根據實際情況做出調整和創(chuàng)新，檔案信息化管理既面臨著機遇又迎接著挑戰(zhàn)，辦公室檔案管理的發(fā)展方向是一個值得思考的問題。所以，部門管理人員也要及時給出新的方案，根據工作中遇到的問題，實時檢查檔案信息，將檔案及時歸檔，并將信息系統(tǒng)化。

一、信息時代檔案管理工作特點

首先，在具體管理中應該遵循相關檔案管理部門的法律法規(guī)。其次，將傳統(tǒng)實物檔案管理資料的方式轉變成為數字化以及信息化。最后，將信息資源實現數字化與網絡化方式，進而提高工作人員的辦事效率。另外，在檔案管理信息化建設中的主要目的就是將傳統(tǒng)積累信息資料的方式與現代信息技術相結合，進而提高整體工作質量與水平。通過信息技術進行資源整理的這個方式可以節(jié)省時間與精力，同時可以提供一種智能化以及科學化的信息載體。在檔案信息化管理建設中主要的內容有：第一，需要信息軟件和硬件作為基礎保障，如果想要信息管理平臺可以順利地運行下去，就需要重視基礎設備的建設。第二，從我國實際情況以及科學發(fā)展的角度出發(fā)，充分調查各個檔案管理部門之間的實際運行情況，進而實施標準化建設。第三，檔案信息資源的保存中，需要通過智能化以及信息化技術手段將信息資源進行統(tǒng)一調整與歸納，重視資源的建設與傳播。第四，技術在檔案管理中的表現形式就是應用，可以將信息建設平臺的標準設計與內容進行兼容，需要建立良好的應用系統(tǒng)。第五，不管是什么科技的應用，都離不開人為的管理，所以加強工作人員隊伍的建設是必然趨勢。

二、信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略

（一）建立智能化的信息資源共享平臺

信息化的檔案管理工作不僅是對檔案的簡單收藏和保存，而是要保證高效的檔案信息利用，加上信息化檔案管理工作的規(guī)模和范圍逐步擴大，所以建立智能化的信息資源共享平臺，利用信息化技術科學對檔案信息進行收集和管理，保證和提高檔案信息的利用率。同時賦予相關職能部門的部分工作人員的檔案查詢權限，使得檔案管理工作和其他部門的工作配合更加協(xié)調。

（二）健全檔案管理信息化工作體制

信息化時代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長，這在一方面給單位建設提供更加完備充分的數據參考，但同時也給檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來是需要思考的問題，傳統(tǒng)的信息檔案管理模式已經完全不能夠適應當下信息管理的發(fā)展要求，相關職能部門應當結合自身工作實際和信息化系統(tǒng)技術特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個檔案管理工作人員的職責，將具體責任進行量化，制定好一個管理標準，在工作當中進行相應的績效考核和監(jiān)督工作，從而促進檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。在這個過程當中，數字檔案是一個值得注意的選擇，它不僅帶來了極大的便利，而且提高了儲存安全性。

（三）加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應用

目前，隨著云計算技術的快速發(fā)展，其已經被廣泛應用于社會發(fā)展的各個領域，其主要由多種運算技術綜合而成，并且云計算是互聯(lián)網技術中較為新型的計算方式之一。通過將云計算方式在辦公室檔案管理中的應用，云計算方式能夠對檔案管理中的分析、整理和歸納進行有效的處理，并且還能夠縮短不必要的時間，降低管理人員的工作量，提升辦公室檔案管理的可靠性和安全性。采用云計算方式能夠將政府、企業(yè)等海量數據進行有效整合、分類和儲存，尤其是隨著近幾年科技的不斷進步和發(fā)展，大量的視頻、音頻以及圖片等檔案資料需要進行收集和整理，不僅增加了檔案資料的難度，還增加了儲存的容量，而云計算能夠為檔案管理工作節(jié)約大量時間。

（四）更新管理模式

在過去的管理模式下，常常會出現文件丟失，或無法及時找到需要文件的情況，這就極大地影響了事業(yè)單位的正常運行，為單位帶來損失。除了造成的損失，事業(yè)單位還需要動用大量的資源對丟失文件進行查找、補充，不但提高了單位成本，也提高了工作者的工作強度。所以科學的管理模式，對今天的檔案管理工作來說尤為重要。在這種情況下，我們就可以用新的管理模式，對于已經收錄的文件，可以建立一個系統(tǒng)、明了的檔案目錄，對各個檔案按照檔案的內容以及性質，進行科學的分類并妥善的按時間進行編號、存放，并通過計算機等設備進行記錄。

結 語

信息時代，科技發(fā)展越來越迅速，人們對什么工作都追求信息化，這不但會給人們的生活、學習、工作提供便利，同時也讓我們得到的信息更準確、更快速。而現今社會的檔案管理工作也采用更為方便的電子媒介，在很大程度上提高了檔案管理的效率性、科學性和及時性等。當然，也會存在一些必不可少的問題，因此，我們應加強單位辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新理念，使其更好地發(fā)展。

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