科研事業(yè)單位經(jīng)費管理的信息化建設問題研究
——基于“業(yè)財融合”視角

田其 （中國科學院精密測量科學與技術創(chuàng)新研究院 湖北武漢 430070）

近年來，國家越來越重視科研事業(yè)的發(fā)展。一方面，國家對科研經(jīng)費的投入體量逐漸加大，每年都保持兩位數(shù)以上的增長態(tài)勢。根據(jù)《2020年全國科技經(jīng)費投入統(tǒng)計公報》數(shù)據(jù)顯示，2020年我國R&D經(jīng)費投入總量突破2.4萬億元。從國際比較來看，2020年我國R&D經(jīng)費投入穩(wěn)居世界第二。另一方面，國家一直在重點強調“放管服”，其目的是使科研人員從繁雜的事務性工作中解脫出來，潛心科研。2021年8月國務院辦公廳印發(fā)《關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國辦發(fā)［2021］32號），堅持問題導向，簡化預算編制，全面配備科研財務助理，以減輕科研人員的事務性負擔。

同時，科研經(jīng)費投入的迅速增加對經(jīng)費管理也提出了更高要求。目前，一些科研事業(yè)單位的信息化建設水平比較落后。一些規(guī)模較小的科研事業(yè)單位的信息化建設僅僅體現(xiàn)在財務做賬軟件方面。有些科研事業(yè)單位的報銷業(yè)務雖然基本上完成了線上審批，也有專門的科研項目管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)各個模塊間相對獨立，模塊間的契合度不高，數(shù)據(jù)的可利用性不高，信息共享程度不強。更多的科研事業(yè)單位各個業(yè)務模塊的功能還不夠完善，不能滿足日常業(yè)務精細化管理的需要。業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的共享程度和融合程度還不夠。在互聯(lián)網(wǎng)時代，更需要思考如何利用信息化手段來促進科研經(jīng)費的“業(yè)財融合”，使科研經(jīng)費管理更加科學化。

一、“業(yè)財融合”對加強科研經(jīng)費管理信息化建設的意義

“業(yè)財融合”，是指運用信息化技術手段將業(yè)務流程各環(huán)節(jié)與單位的財務管理相融合，提高業(yè)務與財務的協(xié)同作用，將科研經(jīng)費的預算管理、報銷管理、結題管理始終貫穿于整個業(yè)務流程中。通過信息化建設增強科研經(jīng)費管理的自動化和智能化，從而在提高科研經(jīng)費管理效率的同時使科研人員減輕事務性負擔，提高科研經(jīng)費的產(chǎn)出，提升科研事業(yè)單位的綜合競爭力。

“業(yè)財融合”有利于科研經(jīng)費的風險防控。通過了解科研經(jīng)費的整個運動過程，一方面可以拓寬財務人員的科研經(jīng)費管理思維，使財務人員從只管經(jīng)費報銷是否合法合規(guī)向既管經(jīng)費預算又管經(jīng)費支出過渡，從源頭上將科研經(jīng)費支出的管理規(guī)范化。另一方面，“業(yè)財融合”可以提高科研管理部門重視經(jīng)費支出管理的意識，提升科研經(jīng)費預算的合理性和科學性。

“業(yè)財融合”有利于前置科研經(jīng)費管理的重要節(jié)點?！皹I(yè)財融合”可有效扭轉目前科研經(jīng)費管理“重視技術指標是否能完成，忽視經(jīng)費支出隨意性”的局面。發(fā)揮財務審核預算、審核經(jīng)費支出、把握好最后一道關卡的多重功能，促進科研管理部門與財務管理部門的聯(lián)動，做好預算的提前規(guī)劃與控制。

“業(yè)財融合”有利于做精做實科研經(jīng)費管理。數(shù)據(jù)流、業(yè)務流的融合有效避免了“信息孤島”現(xiàn)象，可以促進項目負責人、科研管理人員、財務人員的相互深入理解，推動科研經(jīng)費管理從預算到支出再到結題形成真正的有機體，最終將科研經(jīng)費管理扎扎實實落實到每個環(huán)節(jié)。

二、科研事業(yè)單位經(jīng)費管理信息化建設存在的主要問題

（一）科研經(jīng)費預算管理信息化建設存在的主要問題

1.信息化建設不完善。目前一些科研事業(yè)單位的項目預算系統(tǒng)僅能設置總額控制。雖然有些能設置分項控制，但是分項控制模板單一，不能及時滿足科研經(jīng)費預算改革的需求。例如，國辦發(fā)［2021］32號文將預算科目分為業(yè)務費、間接費、勞務費三大類，大大簡化了預算編制。政策的變化對科研事業(yè)單位的信息化建設也提出了新的要求。另外，有些科研事業(yè)單位雖然對每個項目的預算科目都設置了對應的預算金額，但信息化系統(tǒng)并不能對每一個預算科目的預算金額進行控制，只能控制項目經(jīng)費總額，預算科目金額的設置流于形式。更大的問題在于科研項目管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)未實現(xiàn)共享。例如：財務人員將報銷單據(jù)生成憑證后，科研項目管理系統(tǒng)只能看到項目預算科目增加了對應的支出數(shù)額，以及整個項目的支出總額，預算支出數(shù)額不能與事前設置好的預算數(shù)自動實現(xiàn)分析對比，更無法分析各預算科目的執(zhí)行情況。

2.科研項目預算管理意識不強。一方面科研人員依據(jù)自身經(jīng)驗編制項目預算，編制預算的目的是順利拿到項目經(jīng)費，導致預算的編制有較大的隨意性。事實上，科研財務助理不僅是科研經(jīng)費支出報銷的主要負責人，而且也全程參與了科研項目的結題驗收工作，對科研經(jīng)費支出過程中遇到的情況非常熟悉，但很少有科研財務助理參與到科研項目預算的編制過程中。另一方面，在項目經(jīng)費支出的過程中，項目負責人、科研財務助理、財務審核人員不重視預算科目與費用支出相關性的審查，報銷時隨意選擇預算科目，導致科研項目模塊無法準確動態(tài)地監(jiān)測某一項目各個預算科目的執(zhí)行情況。經(jīng)費預算編制的不嚴謹、預算科目的監(jiān)督不嚴格都會使科研經(jīng)費的信息化建設流于形式。

（二）科研經(jīng)費支出管理中存在的主要問題

1.全面的線上流程審批報銷并未真正實現(xiàn)。經(jīng)費支出報銷之前往往會有業(yè)務事項的事前審批、合同的簽訂等。大多數(shù)科研事業(yè)單位的財務管理系統(tǒng)中沒有事前審批功能或該功能不健全，報銷人需支出某筆費用時需要先在線下找有關負責人事前審批，再填寫報銷單由審批人線上審批，經(jīng)費支出報銷并未實現(xiàn)真正意義上的全線上管理。

2.財務管理系統(tǒng)功能不完善導致重復性工作。主要體現(xiàn)在系統(tǒng)上傳附件資料的重復和同一業(yè)務事項審批流程的重復。例如：當某筆支出業(yè)務存在借款時，報銷人填寫借款單時需上傳相關附件資料。當該筆業(yè)務需要報銷時，報銷人需要關聯(lián)前期的借款，但系統(tǒng)卻不能自動帶出借款時已上傳的附件資料信息，導致對于一筆業(yè)務經(jīng)辦人需多次上傳同樣的附件資料。再如：某筆業(yè)務需借款預付100%時，填寫借款單，相關人員審批該單據(jù)。后期當該筆業(yè)務報銷并不涉及支付任何款項時，系統(tǒng)卻仍需相關人員再次審批該報銷單。信息化建設的不完善導致重復性工作仍然存在，科研人員的事務性負擔并未得到真正減輕。

3.財務管理系統(tǒng)輔助功能不健全。由于信息化建設的滯后，有些科研事業(yè)單位并未實施銀企互聯(lián)，經(jīng)辦人無法及時在系統(tǒng)中查看收款人是否已收到對應款項。業(yè)務審批流程走完后系統(tǒng)不會提醒報銷人可打印報銷單據(jù)，需要報銷人時常查看。而且報銷系統(tǒng)模塊未鑲嵌單獨的業(yè)務交流窗口，不利于報銷人、業(yè)務審批人員、財務審核人員之間溝通單據(jù)情況。此外，手機客戶端審批業(yè)務存在加載附件資料過慢、屏幕分辨率較低等弊端，影響了科研人員的工作效率。

（三）科研經(jīng)費結題驗收管理中存在的主要問題

科研經(jīng)費的使用都需要結題驗收，結題時需提供明細賬、報銷附件資料、付款回單、記賬憑證等材料。而且不同項目結題依據(jù)的政策也不同，科研管理部門對科研經(jīng)費管理政策的敏感性要強于財務管理部門和項目負責人。因此，科研項目結題絕不僅僅是項目負責人的事，而是需要科研管理部門、財務管理部門、業(yè)務部門的共同配合。目前，科研事業(yè)單位經(jīng)費結題管理流程中存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾方面。

1.結題管理未前置化。一方面，在科研項目開題時，科研項目管理系統(tǒng)雖設置了預計結題時間，但并未實現(xiàn)對項目中期檢查或結題進行預先一段時間的提醒控制，不便于對科研項目的結題管理。另一方面，由于信息化建設的不完善，項目負責人或科研管理部門也不能對科研經(jīng)費的使用情況進行動態(tài)監(jiān)控，在結題審計時往往發(fā)現(xiàn)存在一些預算科目已嚴重超支，而一些預算科目幾乎無支出的情況。甚至有時課題組會忘記使用某項科研經(jīng)費，導致整個項目的預算執(zhí)行率極低。

2.結題所需資料不能一站式從系統(tǒng)中獲取。主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面，受權限制約，項目負責人無法從系統(tǒng)中獲取銀行付款回單等外部資料和財務資料。目前，大多數(shù)科研事業(yè)單位的項目結題基本上都是采取從會計檔案室拍結題資料的方式。此做法不僅耗時耗力，還容易導致資料分類整理錯誤。有些科研事業(yè)單位信息化建設程度較高，課題明細賬和報銷附件資料可在系統(tǒng)中導出，但記賬憑證、付款回單只有財務人員有權導出，這就造成了結題所需資料無法完全從線上獲取。另一方面，信息化建設集成度不高，導致科研項目管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)之間的粘性較差，獲取的數(shù)據(jù)需要二次處理。例如：一些科研事業(yè)單位從科研項目管理系統(tǒng)中導出的財務明細賬并不含有預算科目，這就需要結題負責人將每筆經(jīng)費支出手動歸類到對應的預算科目中，增加了結題的時間成本。

三、科研事業(yè)單位經(jīng)費管理信息化建設的優(yōu)化

（一）科研經(jīng)費預算管理信息化建設的優(yōu)化

良好的預算管理離不開項目管理部門、項目負責人、財務管理部門三者對項目預算管理、科研經(jīng)費管理進行深度融合。這種深度融合體現(xiàn)在科研項目信息化建設的優(yōu)化中，如圖1所示。

圖1 科研經(jīng)費預算管理流程圖

1.充分做好預算前期準備。依據(jù)項目預算書，項目管理部門需在科研項目管理系統(tǒng)中對新項目進行開題，做好科研項目經(jīng)費總額和對應預算科目的錄入工作，并對項目經(jīng)費總額或每一預算科目的使用進行強提醒和強制控制。同時，業(yè)務報銷部門按照報銷內容性質在填寫報銷單選擇支出課題號時，系統(tǒng)需設置經(jīng)辦人，同時選擇對應的預算科目。若該預算科目未超支，報銷人可繼續(xù)填寫單據(jù)，待走完審批流程后，將單據(jù)投遞至財務管理部門審核。若該預算科目已超支，系統(tǒng)將顯示因預算超支報銷單據(jù)無法提交。此時，業(yè)務報銷部門可按照相關規(guī)定做好預算科目的預算調整工作，科研管理部門按照調整后的預算及時做好系統(tǒng)中預算科目的調整工作。

2.將預算管理融入經(jīng)費支出的全過程。財務管理部門將重點審核費用預算科目的合理性及報銷內容的合法合規(guī)性。同時，財務管理部門還需根據(jù)項目管理部門提供的項目結題政策資料對經(jīng)費支出內容與課題性質是否相符進行審核，審核無誤的單據(jù)會在出納付款后生成憑證。生成憑證后的費用支出數(shù)據(jù)會實時傳輸?shù)娇蒲许椖抗芾硐到y(tǒng)，并與項目預算科目的預算數(shù)進行對比分析，方便項目負責人、科研管理部門及時查看項目執(zhí)行情況，甚至是單個項目中各個預算科目的執(zhí)行情況。由此可見，信息化建設可使科研經(jīng)費的預算管理前置化，有效避免科研經(jīng)費超支、使用不合理等情況的發(fā)生。

（二）科研經(jīng)費報銷管理信息化建設的優(yōu)化

科研經(jīng)費報銷管理流程越完善，經(jīng)費報銷的風險點也就越少?？蒲薪?jīng)費報銷管理系統(tǒng)功能越完善，經(jīng)費支出業(yè)務審批也會越高效。因此，優(yōu)化科研經(jīng)費報銷管理信息化建設的關鍵點在于有跡可循的全過程線上審批、信息的充分共享、業(yè)務輔助功能的完善?？蒲薪?jīng)費報銷管理信息化建設的優(yōu)化如下頁圖2所示。

圖2 科研經(jīng)費報銷管理流程圖

1.完善業(yè)務報銷流程的全過程線上審批。經(jīng)費支出報銷前有很多業(yè)務均需要事前審批或備案，如會議費、差旅費、公務接待費、因公出國（境）等?？蒲惺聵I(yè)單位目前的信息化建設僅僅是報銷業(yè)務實現(xiàn)了線上審批，涉及到事前審批或備案的業(yè)務事項還需找業(yè)務審批人線下審批，增加了經(jīng)辦人和業(yè)務審批人的工作量。財務管理系統(tǒng)中同時實現(xiàn)事前申請管理、報銷管理才是真正意義上的科研經(jīng)費支出管理的全流程線上審批。

2.加強信息的充分共享。針對有借款的業(yè)務，財務管理系統(tǒng)應將其劃分為兩大類進行審批：第一類情況是當借款比例為100%、報銷時不存在支付款項時，報銷審批流程應直接跳過業(yè)務審批人，單據(jù)填寫完成后可直接進入財務審核階段，有效避免了同一業(yè)務事項、相同金額的單據(jù)被業(yè)務審批人再次審批。第二類情況是當借款比例不足100%時，財務管理系統(tǒng)按照常規(guī)審批流程進行報銷。信息的充分共享還體現(xiàn)在附件資料的共享上。例如有的報銷單據(jù)存在借款，當報銷單關聯(lián)前期的借款單或事前審批單時，系統(tǒng)如果可以自動帶出借款或事前審批時已上傳的附件資料，就避免了同一資料的重復上傳，減少了報銷人的工作量。

3.完善經(jīng)費支出報銷系統(tǒng)的輔助功能。為便于各部門之間針對報銷單據(jù)充分交流，經(jīng)費支出報銷系統(tǒng)應配備相應的聊天窗口，使各參與方能及時溝通單據(jù)存在的問題，提高單據(jù)的溝通效率和效果。而且，溝通中的問題可一一被系統(tǒng)記錄，各部門可對提問頻率較高的問題進行歸納整理，并做出標準回復，供大家參考學習。另外，輔助功能還體現(xiàn)在業(yè)務提醒和手機客戶端的審批兩個方面。財務管理系統(tǒng)應以短信或郵件通知經(jīng)辦人單據(jù)已完成審批或已完成付款，方便經(jīng)辦人及時了解單筆業(yè)務支出狀態(tài)。手機端審批功能的完善也能使科研人員不受時空限制及時審批單據(jù)，提高業(yè)務審批效率。

（三）科研經(jīng)費結題驗收管理信息化建設的優(yōu)化

科研項目結題驗收資料的收集與整理是一項繁瑣而細致的工作。信息化建設程度越高，一方面有助于提前將項目資料集成歸類，提高資料收集與整理的工作效率；另一方面有助于結題數(shù)據(jù)資料的準確獲取，避免人為處理數(shù)據(jù)帶來的失誤?？蒲薪?jīng)費結題驗收管理信息化建設的優(yōu)化如圖3所示。

圖3 科研經(jīng)費結題驗收管理流程圖

1.提升科研項目管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)的信息化建設水平。信息化建設主要是對數(shù)據(jù)集成和系統(tǒng)輔助功能的完善。數(shù)據(jù)的集成表現(xiàn)在預算數(shù)據(jù)和支出明細數(shù)據(jù)的集成。比如科研管理部門錄入的預算數(shù)據(jù)可與財務支出明細賬集成在科研項目管理系統(tǒng)中，方便科研管理部門或項目負責人實時查看項目預算執(zhí)行情況，以及每項預算科目是否存在超支或支出不足。系統(tǒng)輔助功能的完善主要是項目結題管理時間的提醒設置。比如在項目臨近結題的六個月或更早的時間內系統(tǒng)自動提醒，以便項目負責人有充分的時間為結題做準備，從而做到結題管理的前置化。

2.完善系統(tǒng)獲取資料的能力。結題資料的全面獲取是健全信息化建設的關鍵。包括將財務系統(tǒng)連接銀行系統(tǒng)，使經(jīng)辦人或項目負責人可直接通過財務管理系統(tǒng)打印電子回單；將科研項目管理系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，使經(jīng)辦人或項目負責人可直接打印與該項目有關的會計憑證；將科研項目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，使經(jīng)辦人或項目負責人可導出帶有預算科目的課題明細賬。有條件的科研事業(yè)單位可逐步推行會計檔案影像化系統(tǒng)，將所有的會計檔案以部門、核算課題號、業(yè)務類別為維度進行電子歸檔。當涉及到項目結題需要向審計人員提供材料時，可直接從影像系統(tǒng)中有針對性地一次性調出所需資料，方便快捷。此外，增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)的靈活性也是信息化建設的關鍵點。目前很多從系統(tǒng)中導出的數(shù)據(jù)都需二次處理，系統(tǒng)可在大數(shù)據(jù)調研的基礎上集成大眾所需的數(shù)據(jù)，形成不同數(shù)據(jù)包，供不同人群自由拼接選擇所需數(shù)據(jù)。