強(qiáng)媛媛
(珠海一多監(jiān)測(cè)科技有限公司,廣東 珠海 519085)
近年來(lái),企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中面臨一系列困難和問(wèn)題,內(nèi)部控制在企業(yè)管理工作中的重要性尤為凸顯。若企業(yè)的內(nèi)部控制存在缺陷,則企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)將無(wú)法得到充分體現(xiàn)。部分企業(yè)發(fā)展受阻的重要原因是企業(yè)沒(méi)有建立符合實(shí)際需求的內(nèi)部控制體系,因此,針對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系進(jìn)行深入研究,能夠?yàn)榻鉀Q企業(yè)內(nèi)部控制中的問(wèn)題提供有效的建議,以達(dá)到提高企業(yè)價(jià)值的目標(biāo)。
內(nèi)控環(huán)境包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配等方面,但部分企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境存在不健全的問(wèn)題。例如,針對(duì)企業(yè)員工的崗位分工制度是內(nèi)部控制工作順利開展的基礎(chǔ),但是很多企業(yè)沒(méi)有明確員工的職業(yè)道德要求以及崗位職責(zé)要求,企業(yè)員工在工作過(guò)程中仍存在相互推諉的問(wèn)題。同時(shí),部分企業(yè)針對(duì)財(cái)務(wù)部門的關(guān)鍵崗位也沒(méi)有明確具體的管理職責(zé),這不利于內(nèi)控工作的有序開展。
當(dāng)前,部分企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理工作僅由管理層憑借經(jīng)驗(yàn)完成,未利用科學(xué)的方法對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的識(shí)別與評(píng)估,甚至部分企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生之后才匆忙應(yīng)對(duì),這不利于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效防范和化解。
部分企業(yè)的業(yè)務(wù)流程控制不夠合理,沒(méi)有針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的固定資產(chǎn)管理、資金管理、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化管控,一些工作的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)沒(méi)有得到有效控制,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效防范,不利于提高內(nèi)部控制的效果。
部分企業(yè)的信息溝通機(jī)制不健全,沒(méi)有針對(duì)內(nèi)部控制工作的要求進(jìn)行及時(shí)、有效的信息溝通與傳遞,企業(yè)內(nèi)部也沒(méi)有通過(guò)信息系統(tǒng)將各類信息集成在統(tǒng)一的管理平臺(tái),不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息的動(dòng)態(tài)監(jiān)督與管理,無(wú)法發(fā)揮內(nèi)部控制應(yīng)有的效果。
當(dāng)前,部分企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善,沒(méi)有明確提出內(nèi)部審計(jì)的要求,甚至沒(méi)有成立內(nèi)部審計(jì)部門,僅由財(cái)務(wù)部門開展內(nèi)部監(jiān)督工作,導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門既當(dāng)“運(yùn)動(dòng)員”又當(dāng)“裁判員”,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的全面防范。
首先,企業(yè)需要明確關(guān)鍵崗位的構(gòu)成。企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵崗位包括預(yù)算管理、績(jī)效管理、資金管理、資產(chǎn)管理、采購(gòu)管理等崗位,企業(yè)需要結(jié)合權(quán)責(zé)對(duì)等的原則,對(duì)關(guān)鍵崗位的內(nèi)部控制要求進(jìn)行明確,并對(duì)關(guān)鍵崗位制定崗位說(shuō)明書,描述關(guān)鍵崗位的任職要求以及職業(yè)道德要求,落實(shí)崗位權(quán)責(zé),讓相關(guān)人員了解工作過(guò)程中的具體要求。
其次,建立關(guān)鍵崗位責(zé)任制。企業(yè)需要落實(shí)財(cái)務(wù)關(guān)鍵崗位責(zé)任制,針對(duì)財(cái)務(wù)部門明確出納、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等崗位的責(zé)任要求,避免財(cái)務(wù)人員在工作過(guò)程中出現(xiàn)未落實(shí)權(quán)責(zé)對(duì)等要求的情況。企業(yè)需要針對(duì)內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員明確職責(zé)要求,確保相關(guān)人員開展貨幣資金管理等財(cái)務(wù)工作時(shí)實(shí)現(xiàn)相互制約、相互監(jiān)督。
例如,基于會(huì)計(jì)和出納不能由一人兼任的要求,企業(yè)內(nèi)部的印章管理必須明確分人保管的要求,避免出現(xiàn)企業(yè)公章、財(cái)務(wù)章由一人保管的問(wèn)題。
構(gòu)建與落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理體系要求企業(yè)全面、系統(tǒng)地識(shí)別工作過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn),并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估,制定合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。當(dāng)前,部分企業(yè)沒(méi)有針對(duì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn)制定完善的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制,無(wú)法針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)制定有效的預(yù)防措施,不利于風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和化解。因此,企業(yè)需要健全自身的風(fēng)險(xiǎn)管理體系,結(jié)合自身實(shí)際情況建立風(fēng)險(xiǎn)管理流程,確保風(fēng)險(xiǎn)管理制度科學(xué)、有效。
第一,設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)。企業(yè)在設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)時(shí),不僅需要制定戰(zhàn)略層面的目標(biāo),還需要分析業(yè)務(wù)層面的規(guī)劃,在企業(yè)各層級(jí)人員充分溝通的基礎(chǔ)上,采取現(xiàn)代化的管理措施與管理機(jī)制,提出針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理意見(jiàn),以確保企業(yè)的全體成員了解風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。
第二,健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中面臨各類不確定性因素,而這些因素極易為企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。因此,企業(yè)需要針對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別與分析,將風(fēng)險(xiǎn)分為法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)等方面,并定期或不定期地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與檢查,判斷各類因素可能為企業(yè)帶來(lái)的不利影響。企業(yè)在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估時(shí),可以通過(guò)定性分析和定量分析相結(jié)合的方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析,定量分析要求相關(guān)數(shù)據(jù)齊全,符合函數(shù)關(guān)系或概率分布,通過(guò)敏感性分析測(cè)算自變量對(duì)因變量的影響等方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行判斷。對(duì)于定量數(shù)據(jù)難以取得時(shí),可以通過(guò)定性分析的方式進(jìn)行分析。定性分析通過(guò)企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人員開展分析,分析風(fēng)險(xiǎn)可能發(fā)生的可能性以及風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的影響,并通過(guò)繪制風(fēng)險(xiǎn)地圖、風(fēng)險(xiǎn)矩陣等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理。例如,A 企業(yè)通過(guò)定量分析與定性分析的方式對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,其中定量分析評(píng)分為1~3 分,分?jǐn)?shù)越高代表發(fā)生可能性越高或影響越大(見(jiàn)表1)。
表1 A 企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表
第三,完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。企業(yè)在對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及影響程度進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,要求企業(yè)結(jié)合自身發(fā)展戰(zhàn)略及風(fēng)險(xiǎn)承受能力,制定恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,并在企業(yè)內(nèi)部合理配置各類資源,實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管控。對(duì)于不從事某種活動(dòng)就能夠規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn),可以采用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的方式應(yīng)對(duì),例如,企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)承受能力不足以支持企業(yè)開展風(fēng)險(xiǎn)較高的投資項(xiàng)目,企業(yè)可通過(guò)不投資相關(guān)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避。對(duì)于采取合理方式能夠降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或風(fēng)險(xiǎn)影響的,可以通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)控制的方式予以應(yīng)對(duì),例如,企業(yè)通過(guò)定期盤點(diǎn)固定資產(chǎn),分析是否存在賬實(shí)不符的問(wèn)題。對(duì)于固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化,避免固定資產(chǎn)遺失等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于難以控制或控制成本較高的風(fēng)險(xiǎn),可以通過(guò)簽訂合同的方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移,例如,企業(yè)可采取購(gòu)買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)的方式,當(dāng)財(cái)產(chǎn)發(fā)生損失時(shí),由保險(xiǎn)公司對(duì)企業(yè)進(jìn)行賠償。
第四,健全風(fēng)險(xiǎn)管理長(zhǎng)效機(jī)制。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需要建立風(fēng)險(xiǎn)管理的長(zhǎng)效機(jī)制,明確企業(yè)董事會(huì)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的職責(zé)以及風(fēng)險(xiǎn)管理的決策程序、議事規(guī)則,提高風(fēng)險(xiǎn)決策的科學(xué)性,充分發(fā)揮企業(yè)董事會(huì)在風(fēng)險(xiǎn)管理工作中的作用,結(jié)合企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析,并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類整理,形成企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)清單,根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)清單對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行指導(dǎo),充分發(fā)揮管理層在風(fēng)險(xiǎn)管理工作中的作用。同時(shí),企業(yè)需要將風(fēng)險(xiǎn)管理的效果和企業(yè)管理層的績(jī)效掛鉤,提高管理層對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的重視程度。
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是內(nèi)部控制工作的重點(diǎn)內(nèi)容,也是實(shí)施內(nèi)部控制工作的重要環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)流程控制涵蓋資產(chǎn)管理、資金管理等各項(xiàng)管理業(yè)務(wù),企業(yè)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)都需要融入企業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán),在業(yè)務(wù)循環(huán)中明確管理的關(guān)鍵點(diǎn),結(jié)合企業(yè)管理的需求制定恰當(dāng)?shù)墓芸貦C(jī)制,實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的全面優(yōu)化。企業(yè)在開展業(yè)務(wù)流程再造時(shí),需要從業(yè)務(wù)流程出發(fā),找出業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并針對(duì)關(guān)鍵工作活動(dòng)進(jìn)行全面、細(xì)致分析,以達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率的目標(biāo)。
第一,優(yōu)化固定資產(chǎn)控制流程。企業(yè)需要通過(guò)合理的方法與程序,優(yōu)化固定資產(chǎn)管理機(jī)制,確保固定資產(chǎn)信息真實(shí)、準(zhǔn)確,保障固定資產(chǎn)安全、完整,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的固定資產(chǎn)使用目標(biāo)。首先,完善固定資產(chǎn)的采購(gòu)流程。企業(yè)在固定資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中,需要建立固定資產(chǎn)采購(gòu)管理辦法,明確固定資產(chǎn)采購(gòu)流程與審批權(quán)限,分析固定資產(chǎn)的采購(gòu)是否確有必要,若可以通過(guò)內(nèi)部調(diào)撥等方式配置固定資產(chǎn),應(yīng)優(yōu)先使用內(nèi)部調(diào)撥的方式。對(duì)于確實(shí)需要采購(gòu)的固定資產(chǎn),應(yīng)該按照審批流程進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于重大固定資產(chǎn)的采購(gòu),應(yīng)該通過(guò)招標(biāo)的方式開展采購(gòu)工作。同時(shí),在固定資產(chǎn)到達(dá)企業(yè)后,需要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的驗(yàn)收,根據(jù)采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、產(chǎn)品說(shuō)明書、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行逐一比對(duì),只有對(duì)比無(wú)誤才能辦理入庫(kù)手續(xù),并由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。其次,優(yōu)化固定資產(chǎn)的日常使用環(huán)節(jié)。企業(yè)在使用固定資產(chǎn)時(shí),需要通過(guò)編制固定資產(chǎn)卡片的方式記錄固定資產(chǎn)的相關(guān)情況,并明確固定資產(chǎn)的維修保養(yǎng)辦法,定期檢查固定資產(chǎn),明確是否需要進(jìn)行維修保養(yǎng)。對(duì)于需要大修的固定資產(chǎn),必須由專業(yè)人員完成維修養(yǎng)護(hù)工作,及時(shí)處理固定資產(chǎn)的安全隱患,避免企業(yè)的固定資產(chǎn)提前報(bào)廢。同時(shí),在固定資產(chǎn)的日常使用中,需要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的盤點(diǎn),明確企業(yè)的盤點(diǎn)規(guī)劃與盤點(diǎn)要求,分析是否存在賬實(shí)不符的問(wèn)題,若存在賬實(shí)不符的情況,要及時(shí)出具盤點(diǎn)差異報(bào)告,并經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批之后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。最后,優(yōu)化固定資產(chǎn)的處置流程。在固定資產(chǎn)處置時(shí),需要分析其是否屬于正常期滿報(bào)廢,屬于正常期滿報(bào)廢的需要填寫審批材料,對(duì)于提前報(bào)廢的固定資產(chǎn)要詳細(xì)說(shuō)明理由,并明確提前報(bào)廢的原因。處置金額較大的固定資產(chǎn)時(shí),需要聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)開展資產(chǎn)評(píng)估,避免出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失問(wèn)題。
第二,優(yōu)化資金管理機(jī)制。企業(yè)的資金管理包括投融資以及資金的日常管理,通過(guò)優(yōu)化資金管理體系,能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,防范資金流失問(wèn)題,促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化的目標(biāo)。首先,加強(qiáng)對(duì)投資活動(dòng)的管理。企業(yè)在投資活動(dòng)開展之前,需要對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略進(jìn)行評(píng)估,分析企業(yè)的投資工作是否符合企業(yè)的戰(zhàn)略需求,并在制度層面建立投資管理的審批流程,明確各層級(jí)人員在投資工作中的審批責(zé)任,對(duì)于重大投資事項(xiàng)需要通過(guò)集體決策和聯(lián)簽制度進(jìn)行審核,確保投資計(jì)劃科學(xué)、合理,防范投資過(guò)程中出現(xiàn)一權(quán)“獨(dú)大”的問(wèn)題。其次,優(yōu)化籌資活動(dòng)。企業(yè)在開展籌資活動(dòng)時(shí),需要分析企業(yè)未來(lái)的現(xiàn)金流量及資金需求水平,判斷企業(yè)的資金缺口,并結(jié)合企業(yè)的資金缺口制定最佳的籌資計(jì)劃。在籌資方案確定之前,需要對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、資本結(jié)構(gòu)等方面的情況進(jìn)行全面分析,評(píng)價(jià)企業(yè)的籌資成本是否得到有效控制,判斷籌資的金額是否與企業(yè)的需求相匹配。財(cái)務(wù)部門需要針對(duì)籌資的環(huán)節(jié)做好記錄與管理,監(jiān)督利息的計(jì)提、支付等流程,確保企業(yè)籌資工作科學(xué)、合理。最后,優(yōu)化企業(yè)的資金日常管理。企業(yè)在資金日常管理活動(dòng)中,需要規(guī)范銀行賬戶的開立、變更、撤銷流程,明確資金管理的審批權(quán)限,避免開立私人賬戶進(jìn)行交易等不規(guī)范問(wèn)題。企業(yè)的出納人員需要每日做好盤點(diǎn)工作,避免空白支票遺失等問(wèn)題,保障貨幣資金的安全、完整。
新形勢(shì)下,企業(yè)要全面、及時(shí)地收集各類信息,并對(duì)各類信息在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行高效傳遞。首先,企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部信息溝通。企業(yè)針對(duì)各項(xiàng)政策、方針、管理規(guī)劃等內(nèi)容需要做好及時(shí)傳遞工作,確保企業(yè)內(nèi)部的信息及時(shí)傳遞到員工及管理層手中。通過(guò)構(gòu)建信息傳遞渠道,讓企業(yè)的內(nèi)部控制要求得到及時(shí)傳遞,有利于確保各層級(jí)人員主動(dòng)配合彼此的工作。其次,企業(yè)要加強(qiáng)外部信息的溝通與交流,在外部信息溝通時(shí)企業(yè)需要積極收集外部的各類信息,包括客戶、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等方面的信息。例如,企業(yè)通過(guò)收集客戶的相關(guān)信息,能夠判斷客戶的經(jīng)營(yíng)情況,并以此優(yōu)化企業(yè)的賒銷政策,避免應(yīng)收賬款無(wú)法收回的風(fēng)險(xiǎn)。最后,企業(yè)需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)需要通過(guò)SAP 等信息系統(tǒng)集成企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)信息,通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各類信息進(jìn)行統(tǒng)一管理,并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)管理流程的優(yōu)化,降低人為因素對(duì)內(nèi)部控制有效性的影響。
企業(yè)需要優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制,認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制體系是持續(xù)、動(dòng)態(tài)優(yōu)化的過(guò)程。隨著經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化,內(nèi)部控制體系可能面臨失效的風(fēng)險(xiǎn),因此,企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制的監(jiān)督。企業(yè)需要通過(guò)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的作用,提高內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性和權(quán)威性,由董事會(huì)直接領(lǐng)導(dǎo)和管理企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門。當(dāng)內(nèi)部審計(jì)部門發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以直接向企業(yè)的董事會(huì)匯報(bào),以確保內(nèi)部審計(jì)具有威懾力。同時(shí),企業(yè)需要明確內(nèi)部審計(jì)的流程、方法、反饋程序,確保內(nèi)部審計(jì)的各環(huán)節(jié)有據(jù)可依。
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式也在不斷轉(zhuǎn)變,內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的作用日益凸顯,成為企業(yè)抵御風(fēng)險(xiǎn)的重要方式,能夠?yàn)槠髽I(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。但是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的內(nèi)部控制工作仍處于起步階段,部分企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性,內(nèi)部控制體系不夠完整和健全。在未來(lái),企業(yè)需要結(jié)合自身的發(fā)展需求及時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì),不斷探究企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn),通過(guò)優(yōu)化各環(huán)節(jié)的管理機(jī)制幫助企業(yè)提高內(nèi)部控制水平。