淺析醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策研究

摘 要：人事檔案是醫(yī)院人事管理的重中之重，醫(yī)院人事檔案是實施人力資源決策的重要依據(jù)，其關(guān)系到人事安排、工資福利待遇、績效考核等多重領(lǐng)域，對于提高醫(yī)院人力資源管理水平發(fā)揮著關(guān)鍵作用。隨著信息化管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)等大面積應(yīng)用，大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理應(yīng)用范圍逐漸拓寬，對醫(yī)院人事檔案管理領(lǐng)域提出了全新考驗。本文根據(jù)國內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理情況，深度剖析醫(yī)院人事檔案管理中普遍存在的弊端性問題及形成原因，從加強檔案信息安全防護職能、完善檔案管理制度、加強檔案管理電子化團隊建設(shè)等方面提出相應(yīng)問題的解決方案，探討醫(yī)院人事檔案管理與信息化技術(shù)相互融合的發(fā)展方向，進(jìn)一步推動國內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理領(lǐng)域信息化與現(xiàn)代化發(fā)展軌跡。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;檔案管理;人力資源

隨著國內(nèi)大數(shù)據(jù)技術(shù)高速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合已經(jīng)成為當(dāng)今時代發(fā)展必然趨勢。傳統(tǒng)人事檔案管理活動需要浪費大量人力、物力，由于摻雜過多人為因素還容易出現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)混亂等問題。醫(yī)院員工職稱評定、職務(wù)任免、工資調(diào)整等業(yè)務(wù)相對其他事業(yè)單位較為復(fù)雜，而規(guī)范化人事檔案管理能夠極大程度避免數(shù)據(jù)失真、人為因素?fù)诫s過多等情況。隨著人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用范疇逐漸拓寬，為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了便利，拓寬人事檔案管理工作范疇，激勵其掌握更多工作技巧和技能，確保醫(yī)院業(yè)務(wù)和人事檔案管理無縫銜接。但醫(yī)院人事檔案管理實踐過程中仍然存在諸多不確定性，致使其在管理過程中出現(xiàn)諸多問題，如何保障醫(yī)院人事檔案管理全面、高效、可持續(xù)發(fā)展逐漸成為現(xiàn)階段檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵課題。

一、人事檔案管理的相關(guān)概述

1.人事檔案管理的基本職能

人事檔案管理是將人力資源相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、歸檔等步驟的過程，相關(guān)人員需要負(fù)責(zé)做好文檔資料記載，便于后期查閱時能夠第一時間找到，還要負(fù)責(zé)部分資料的妥善保密管理等。人事檔案管理工作本質(zhì)存在保密性和兼容性，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代迅猛發(fā)展，各類系統(tǒng)軟件逐漸呈現(xiàn)規(guī)模化應(yīng)用，人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠有效降低醫(yī)院人力資源管理成本，提高現(xiàn)有人事檔案管理工作效率。

2.人事檔案管理的重要意義

人事檔案管理是以人力資源為核心，將員工基本資料、工作履歷、懲處獎賞等情況進(jìn)行妥善存儲和管理，以此為基礎(chǔ)為醫(yī)院提供各類人力資源管理輔助工作。人事檔案管理工作的重要意義體現(xiàn)在兩個方面：一是輔助人力資源管理規(guī)范性。人事檔案能夠為人力資源管理提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)資料和信息文檔，確保人力資源管理工作和檔案管理無縫銜接;二是提高人力資源管理效率。利用各類辦公自動化技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理工作信息化發(fā)展，實現(xiàn)人力資源管理和檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，提高工作效率的同時，還能夠有效提升人事檔案管理的專業(yè)性。

二、我國醫(yī)院人事檔案管理中存在的弊端性問題

1.缺乏完善的人事檔案管理制度與機制

首先，現(xiàn)階段國內(nèi)各類私立醫(yī)院等醫(yī)療機構(gòu)層出不窮，數(shù)量龐大的醫(yī)療機構(gòu)與政府機關(guān)單位相比人事檔案管理體系尚不完善，通常不會具備成熟且完善的人事檔案管理制度，在日常運營中容易出現(xiàn)任務(wù)推諉、責(zé)權(quán)不分、效率低下等現(xiàn)象。人事檔案管理制度不完善將無法有效建立人事工作與檔案管理工作間的有效橋梁，具體工作內(nèi)容與效果難以落實;其次，人事檔案管理機制缺乏使醫(yī)務(wù)人員間責(zé)權(quán)不清，有些單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，造成檔案管理情況日益混亂;最后，不設(shè)立明確有效的檔案管理制度無法在復(fù)雜的工作糾紛與矛盾中給予合理公平的處理方案，致使檔案管理問題出現(xiàn)時只會相互推諉、逃避責(zé)任，嚴(yán)重影響著醫(yī)院人員的本職工作效率。

2.人事檔案管理模式與實際情況不匹配

隨著國內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生改革，醫(yī)務(wù)人員在市場機制運作下流動性越來越大，但由于現(xiàn)階段國內(nèi)大部分醫(yī)院人事檔案都是以醫(yī)務(wù)人員基礎(chǔ)資料為核心的管理模式，檔案記錄普遍集中在政治屬性、文化學(xué)歷等資料，對專業(yè)能力、醫(yī)療水準(zhǔn)等資料記載則相對較少，難以針對性反饋出醫(yī)務(wù)人員的全面情況。甚至部分醫(yī)院不具備規(guī)范化人事檔案管理模式，頻繁出現(xiàn)人檔分離、棄檔不用、檔主遺失等問題，人事檔案資料內(nèi)容也通常是未經(jīng)核查的簡單記載，檔案真實性和可信度欠缺。另外，隨著人事檔案無紙化、數(shù)字化高速發(fā)展，國內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理模式卻始終停留在建立初期的階段，沒有具體落實人事檔案管理模式及流程，導(dǎo)致很多人員過度忙碌本職工作而忽略檔案管理的重要性，甚至很多人員直接忽視對人事檔案管理的及時處理，導(dǎo)致最終人事檔案管理效果與預(yù)期差距較大，難以精準(zhǔn)反饋醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水準(zhǔn)等實際情況。

3.檔案管理文秘人員綜合素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理目標(biāo)整體實現(xiàn)的重要基石，也是各部門長期穩(wěn)定溝通與協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)鍵紐帶，其職能發(fā)揮效力與地位體現(xiàn)的是醫(yī)院運營中的重中之重。但國內(nèi)醫(yī)院關(guān)于人事檔案管理部門及其相關(guān)員工的重視度相對較低，人事檔案管理地位在醫(yī)院中始終屬于偏低位置，直接影響著醫(yī)院整體人事檔案管理水準(zhǔn)與執(zhí)行效率。另外，目前部分醫(yī)院為節(jié)省成本聘請非專業(yè)或綜合素質(zhì)薄弱的人事檔案管理人員，在開展檔案管理工作過程中對醫(yī)院經(jīng)營模式、業(yè)務(wù)范疇、文化背景等基礎(chǔ)信息都不太熟悉，也不重視，致使檔案管理工作流于表面，不具備實際意義。醫(yī)務(wù)人員檔案建立時，因沒有建立與其良好的溝通，造成資料不符實、職稱記錄混亂等情況，這些都會提高后續(xù)檔案管理工作的難度，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，不僅降低檔案管理工作效率還容易引發(fā)矛盾糾紛的產(chǎn)生。

4.人事檔案管理績效考核激勵效果不佳

國內(nèi)部分醫(yī)院雖然會在月末、季度和年終時對相關(guān)人員及其所在部門進(jìn)行針對績效目標(biāo)完成情況的考核，但績效考評測評參與度低，現(xiàn)有考核周期實施過程略微隨意，績效標(biāo)準(zhǔn)也沒有準(zhǔn)確落實?？冃Э己说哪康氖峭ㄟ^這一實施過程，對人事檔案管理工作情況進(jìn)行了解和檢驗，通過績效考評的結(jié)果對人事檔案管理工作不斷完善和改進(jìn)，可以推進(jìn)自身發(fā)展和提高工作效率。但目前大部分醫(yī)院人事檔案管理績效考核結(jié)果都沒有納入人員培訓(xùn)、晉升中去，績效考核變成了為考核而考核，績效考核更多關(guān)注過程而不是考核完成之后的改善環(huán)節(jié)，沒有根據(jù)考評結(jié)果對人事檔案管理人員提出激勵舉措和改善措施，導(dǎo)致人事檔案管理工作普遍積極性不高。

三、我國醫(yī)院人事檔案管理問題形成的原因分析

1.人事檔案管理流程不連貫

人事檔案管理工作并不是簡單活動，而是需要根據(jù)組織機構(gòu)經(jīng)營模式、文檔資料、人力資源需求情況等綜合因素來設(shè)計人事檔案管理工作，通過規(guī)章制度督促相關(guān)人員嚴(yán)格按照流程進(jìn)行管理工作。但由于醫(yī)院人事檔案管理工作涉及范圍較廣，集中在內(nèi)部機密文檔、醫(yī)療人員政治背景、基礎(chǔ)資料、文化學(xué)歷等重要文檔，足以看出人事檔案管理流程設(shè)計情況是決定人力資源管理執(zhí)行情況與后期監(jiān)督的重要保障，促進(jìn)著醫(yī)院穩(wěn)定經(jīng)營與戰(zhàn)略規(guī)劃的目標(biāo)實現(xiàn)。目前，大部分醫(yī)院沒有細(xì)化人事檔案管理工作流程，也沒有建立制度、流程等規(guī)范化管理方式，不合理與不科學(xué)的人事檔案管理流程設(shè)計會使人力資源管理趨近無效且容易陷入混亂狀態(tài)，是造成醫(yī)院人事檔案管理效率偏低的原因。

2.人事檔案管理的重視度不足

目前，國內(nèi)中小型醫(yī)院受自身規(guī)模與資金缺口等因素的影響限制，長期以短期目標(biāo)為基礎(chǔ)將重點放置在資金、技術(shù)、效益等方面，粗放性地進(jìn)行人事檔案管理。另外，醫(yī)院關(guān)于人事檔案管理制度基本上不太健全且與實際情況相悖，人事部責(zé)權(quán)分離，人事檔案管理情況無法有效約束，不僅降低了檔案管理的核心優(yōu)勢，也嚴(yán)重阻礙著相關(guān)人員人事檔案管理能力的有效發(fā)揮。

3.人事檔案管理培訓(xùn)力度稍顯薄弱

通常情況下，醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)人員培訓(xùn)周期應(yīng)該是在一周左右，希望能增加培訓(xùn)時間，能夠更好地提升人事檔案管理人員專業(yè)知識儲備和技術(shù)水準(zhǔn)。人事檔案管理相較于人力資源管理工作更為復(fù)雜，對相關(guān)人員檔案管理、保存技巧等方面要求更高，剛?cè)肼毜穆殕T通常不具備成熟的工作經(jīng)驗，難以勝任高難度人事檔案管理工作，需要醫(yī)院對其進(jìn)行更專業(yè)化與系統(tǒng)化的人事檔案管理培訓(xùn)，主要可圍繞檔案管理、檔案資料儲存、檔案管理制度、檔案管理實際操作等方面展開。大部分醫(yī)院對人事檔案管理人員雖然會進(jìn)行崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)等，但整體還是圍繞專業(yè)知識為主，實際操作為輔的培訓(xùn)模式，容易造成人事檔案管理人員實際工作效果與預(yù)期不符的不良局面。

4.人事檔案管理績效考核獎懲力度不佳

國內(nèi)大部分醫(yī)院在進(jìn)行績效考核體系與考評指標(biāo)設(shè)計時存在諸多不合理內(nèi)容，如人事檔案管理績效標(biāo)準(zhǔn)制定混亂且執(zhí)行力度較弱，設(shè)定傾向也更趨向于醫(yī)院管理者的主觀見解和喜好，績效考核體系與指標(biāo)設(shè)計根本與實際人事檔案管理工作不符等。首先，醫(yī)院普遍缺乏考核結(jié)果的反饋機制，雖然醫(yī)院會對人事檔案管理人員考核分?jǐn)?shù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計，但具體分?jǐn)?shù)結(jié)果卻從沒有進(jìn)行公示，一定程度上影響了績效考核推動人事檔案管理工作能力提高的效果。其次，很多醫(yī)院存在不重視人事檔案管理的績效考核，對相關(guān)人員的考評方式也采用非正式談話方式等，這些情況都使人事檔案管理人員實際工作情況無法通過績效考核完整展現(xiàn)。

四、我國醫(yī)院人事檔案管理問題的解決對策

1.人事檔案管理規(guī)范化及重要地位轉(zhuǎn)變

醫(yī)院管理者及人事檔案管理人員必須以高瞻遠(yuǎn)矚的視角，明確意識到檔案管理工作的重要性與意義，逐步展開人事檔案管理的戰(zhàn)略規(guī)劃與任務(wù)部署，樹立檔案管理重要地位與權(quán)威形象，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化及其地位轉(zhuǎn)變。

首先，醫(yī)院管理者需要將理論意識真正落實到實際行動中，建立合理的人事檔案管理組織結(jié)構(gòu)，賦予人事部獨立的檔案管理權(quán)力與職能范疇，全面肅清檔案泄露、檔案保存失誤、檔案缺失等頻發(fā)問題。其次，人事檔案管理職能中最重要的就是認(rèn)真負(fù)責(zé)，人事檔案管理人員需要根據(jù)醫(yī)院需求定期梳理檔案資料，對每份重要資料進(jìn)行多份存檔、科學(xué)數(shù)據(jù)分析，充分發(fā)揮中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要地位，將分散的文檔資料集結(jié)成有機整體。最后，人事檔案管理人員及醫(yī)院管理者應(yīng)該制定合理的人事檔案管理制度及流程，使人事檔案管理工作范疇有系統(tǒng)的內(nèi)容指標(biāo)與行動范疇，從而提高整體人事檔案管理工作效率與職能效力。

2.優(yōu)化人事檔案管理模式及體系

人事檔案管理工作的基礎(chǔ)是人事檔案管理模式與體系的確立，醫(yī)院必須對人事檔案管理、流程、制度等方面進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管與把控。優(yōu)化人事檔案管理模式需要從醫(yī)院內(nèi)部根據(jù)自身經(jīng)營情況設(shè)立最合適的人事檔案管理模式，在設(shè)立制度模式后需要通過保障體系來監(jiān)督各項文檔管理的實施效果，采取量化或質(zhì)化的標(biāo)準(zhǔn)來考核人事檔案管理人員是否有效完成檔案管理的任務(wù)量，并給予一定方式或手段的獎懲措施，通過罰金或薪酬的刺激、激勵使人事檔案管理人員主動執(zhí)行檔案管理任務(wù)并自覺自愿履行應(yīng)盡的職責(zé)，只有這樣才能更有效達(dá)成人事檔案管理的最佳效果。

3.全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不僅體現(xiàn)在其工作專業(yè)度與文化素養(yǎng)，還包含其素質(zhì)提升與能力拓寬。人事檔案管理人員素質(zhì)提升能夠使檔案管理工作執(zhí)行效率更高，醫(yī)院管理者及相關(guān)部門應(yīng)該重視對人事檔案管理人員的培訓(xùn)情況。首先，醫(yī)院可以事先征詢?nèi)耸聶n案管理人員自身需求情況，在培訓(xùn)意向、培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容等都盡量滿足大部分工作人員的培訓(xùn)需求意見，根據(jù)需求數(shù)據(jù)進(jìn)行整體結(jié)果綜合性分析，科學(xué)合理的權(quán)衡培訓(xùn)具體實施情況，逐漸將人事檔案管理人員培訓(xùn)從作業(yè)性、強制性傳統(tǒng)培訓(xùn)模式脫離出來，轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案管理戰(zhàn)略培訓(xùn)方案。其次，醫(yī)院需要設(shè)置完善的人事檔案管理人員培訓(xùn)方法，以自身檔案管理情況、發(fā)展目標(biāo)、人才建設(shè)方向為基礎(chǔ)，利用科學(xué)先進(jìn)的方法保障人事檔案管理人員培訓(xùn)的全面性。

4.優(yōu)化人事檔案管理人員績效考核

國內(nèi)醫(yī)院需要從長期戰(zhàn)略眼光來構(gòu)筑人事檔案管理人員績效考核體系，讓績效考核環(huán)節(jié)與人事檔案管理相互融合、相互促進(jìn)，實現(xiàn)人事檔案管理績效考核結(jié)果的最佳轉(zhuǎn)化。首先，醫(yī)院管理者需要及時與人事部溝通，盡快落實合理的績效考核指標(biāo)和考核方式，利用KPI、EVA、BSC等各類績效考核指標(biāo)系統(tǒng)，根據(jù)人事檔案管理情況和工作需求，采用德爾菲法或趨勢分析法等方式推測績效考核與人事檔案管理的關(guān)聯(lián)性，將績效考核計劃劃分任務(wù)板塊;其次，醫(yī)院還需要平衡人事檔案管理績效考核指標(biāo)合理性和公平性，始終秉持公平公正、客觀考核的原則，避免官僚主義與形式主義的復(fù)雜關(guān)系，對人事檔案管理人員績效考核方法公開進(jìn)行，并嚴(yán)格按照績效考核結(jié)果實施相應(yīng)獎懲措施，培養(yǎng)積極向上的文化氛圍，確保人事檔案管理工作能夠穩(wěn)定展開。

五、結(jié)論

隨著國內(nèi)市場經(jīng)濟局勢的日益復(fù)雜，人事檔案管理效率在醫(yī)院整體決策與長期發(fā)展中占據(jù)著越來越重的戰(zhàn)略地位，推動著醫(yī)院向現(xiàn)代化與規(guī)?；M(jìn)程邁進(jìn)，逐漸實現(xiàn)劃時代醫(yī)院科學(xué)化管理與運營的重要規(guī)劃目標(biāo)。醫(yī)院經(jīng)營的終極目標(biāo)就是實現(xiàn)經(jīng)濟收益的最大化，而提高人事檔案管理效率其實就是提升醫(yī)院市場核心競爭實力。本文以人事檔案管理理論為基礎(chǔ)，從人事檔案管理制度、檔案管理模式、人員綜合素質(zhì)、人事檔案管理績效考核四個方面探析我國醫(yī)院人事檔案管理中存在的弊端性問題及原因，以此為基礎(chǔ)提出醫(yī)院人事檔案管理問題的解決方案是人事檔案管理規(guī)范化及重要地位轉(zhuǎn)變、優(yōu)化人事檔案管理模式及體系、全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)、優(yōu)化人事檔案管理人員績效考核等，最大程度推動我國醫(yī)院及相關(guān)單位人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程。

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（作者單位：海南省第五人民醫(yī)院）

作者簡介：李旭蕓（1982—）女，漢族，海南萬寧人，本科，館員，研究方向：事業(yè)單位人事檔案管理。