新時(shí)代教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的路徑探究

摘 要：社會(huì)在不斷進(jìn)步，我國的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了十分廣泛的應(yīng)用，人事檔案管理也逐漸朝著信息化方向不斷發(fā)展。傳統(tǒng)的人工檔案管理模式存在較多弊端，如效率低、保密性不足等。本文通過闡述教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，分析了當(dāng)下教育系統(tǒng)人事檔案管理存在的各種問題，并在此基礎(chǔ)上以信息化建設(shè)為著力點(diǎn)，提出了教育系統(tǒng)人事檔案的優(yōu)化路徑，旨在為有關(guān)工作者提供參考建議。

關(guān)鍵詞：教育系統(tǒng);人事檔案管理;信息化建設(shè);路徑

所謂教育系統(tǒng)人事檔案管理信息化，就是指有關(guān)人員在開展人事檔案管理工作時(shí)，通過多媒體、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)編程方式代替原有的人工操作模式，強(qiáng)化檔案信息增加、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)以及拷貝等各環(huán)節(jié)的操作流程，使人事檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)更加方便，提升檔案管理效率。教育系統(tǒng)人事檔案管理信息化建設(shè)能讓原本的檔案管理工作更加合理、科學(xué)且規(guī)范化，也能讓教育系統(tǒng)內(nèi)的人事檔案管理水平得到顯著提升。鑒于此，強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)有著十分重要的實(shí)踐價(jià)值。

一、加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

人事檔案記錄的主要是政治思想、個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及實(shí)際績效等，也是教育系統(tǒng)選拔人才的最主要依據(jù)。對(duì)教育系統(tǒng)來說，人事檔案對(duì)了解人才、考核人才以及選拔人才的作用十分明顯，應(yīng)當(dāng)不斷適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求。當(dāng)下，我國的教育系統(tǒng)也在積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作，取得的成效也比較理想。但是從實(shí)際情況來看，仍有部分部門在開展信息化建設(shè)工作時(shí)，存在功能開發(fā)程度不足、數(shù)據(jù)庫不夠匹配等問題，還有部分單位缺乏既掌握信息技術(shù)又掌握檔案管理知識(shí)的綜合型人才，導(dǎo)致內(nèi)部的檔案信息化管理水平有待加強(qiáng)。

1.人工管理人事檔案的劣勢(shì)

一直以來，我國的很多單位在開展人事檔案活動(dòng)時(shí)，采用的都是傳統(tǒng)的人工方式。這種方式存在的弊端也十分明顯，如機(jī)密性差、效率低等，且在不斷管理的過程中產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)以及工作文件數(shù)量巨大。在查找、更新以及維護(hù)時(shí)存在較大難度，不得不耗費(fèi)較多的人力開展陳舊的人事檔案管理工作，不僅增加檔案管理人員的實(shí)際工作量，還讓員工在工作時(shí)面臨較大的負(fù)擔(dān)，壓力較大。長此以往，工作人員在十分負(fù)面的狀態(tài)下開展工作，也無法保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性、機(jī)密性以及可靠性。此外，由于社會(huì)的不斷變化，很多單位的人員流動(dòng)也較過去有了較大提升，傳統(tǒng)的人工記載資料的方式在實(shí)際遷移時(shí)也會(huì)不可避免地發(fā)生不同程度的丟失以及殘缺現(xiàn)象。如果在數(shù)字化、信息化不斷發(fā)展的當(dāng)下，仍舊采用原本落后、陳舊的人工管理模式進(jìn)行檔案管理工作，容易造成不同程度的紕漏，不僅浪費(fèi)人力、財(cái)力，還與時(shí)代發(fā)展需求互相背離。

2.人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷出現(xiàn)，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理在逐漸取代原有的人工管理，信息化手段下的檔案管理體系也形成了初步發(fā)展規(guī)模，有關(guān)人員要不斷進(jìn)行探索研究。創(chuàng)新教育系統(tǒng)人事檔案管理模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，有著十分顯著的管理優(yōu)勢(shì)。例如，在對(duì)教育系統(tǒng)檔案進(jìn)行檢索查找時(shí)，十分方便，且可靠性較強(qiáng)。

此外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的出現(xiàn)也能存儲(chǔ)更多數(shù)據(jù)，成本較低。由于教育系統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)是十分典型的管理信息系統(tǒng)，能讓用戶享受到更加方便快捷的信息數(shù)據(jù)查詢界面，且在實(shí)際維護(hù)時(shí)，采用的手段也比較多元化，可以十分精準(zhǔn)地呈現(xiàn)最終的查詢結(jié)果。因此，強(qiáng)化教育系統(tǒng)人事檔案管理服務(wù)，也是當(dāng)下人事工作、人事制度改革的最基礎(chǔ)需要，能讓教育系統(tǒng)內(nèi)部的各項(xiàng)材料得到更加完整的保存。

而計(jì)算機(jī)也能夠創(chuàng)建與傳統(tǒng)管理模式不同的數(shù)據(jù)庫，通過整合信息數(shù)據(jù)，可以更加直觀地核實(shí)到個(gè)人業(yè)績與政績，并進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，使人事檔案能夠用更加完整且動(dòng)態(tài)方式呈現(xiàn)在人們面前，提供更加完整且準(zhǔn)確的教育系統(tǒng)人事檔案，提升人事部門的實(shí)際工作效率。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國的人力資源也得到了較大改變，人事檔案管理工作與人事工作也需朝著信息化方向發(fā)展。

二、人事檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

1.對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足的情況普遍存在

部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)基礎(chǔ)且常規(guī)的工作，不僅成果不夠明顯，且出效時(shí)間較慢，沒有充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)整個(gè)教育發(fā)展的重要性，也不夠重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，具備的思想認(rèn)知不夠。從教育系統(tǒng)的人事檔案管理工作來看，數(shù)字化的應(yīng)用應(yīng)該要從橫向與縱向兩個(gè)層面發(fā)展。橫向上，需要我國的檔案管理部門積極開展信息化建設(shè)工作;縱向上，每一個(gè)檔案管理部門要強(qiáng)化內(nèi)部員工等信息化建設(shè)認(rèn)知，使檔案管理工作能夠更加專業(yè)，積極開展更加全面且系統(tǒng)的信息化建設(shè)工作，使檔案管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理、快速檢索以及資源共享等眾多目標(biāo)。但是，我國當(dāng)下的教育系統(tǒng)人事檔案管理不管是橫向還是縱向發(fā)展，都存在比較滯后的情況。

2.檔案設(shè)備投資經(jīng)費(fèi)有限

由于存在經(jīng)費(fèi)緊張等情況，在檔案管理設(shè)備設(shè)施方面，沒有投入較多成本，對(duì)添置設(shè)備環(huán)節(jié)不夠重視，也沒有安裝相關(guān)的管理軟件。經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致與檔案管理工作相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施也存在十分老化且落后的現(xiàn)象。

3.檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)亟待提高

部分教育系統(tǒng)檔案管理工作人員存在比較明顯的流動(dòng)性特征，會(huì)隨意變換崗位，還有部分檔案人員在未參與專業(yè)培訓(xùn)的前提下，直接上崗，專業(yè)知識(shí)不夠扎實(shí)，整體專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)。還有部分教育系統(tǒng)沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員崗位，內(nèi)部檔案管理工作主要由其他兼職人員負(fù)責(zé)。這些人員缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)素質(zhì)也不強(qiáng)，職業(yè)道德也會(huì)有所缺失。對(duì)于部分管理機(jī)構(gòu)來說，不僅員工會(huì)對(duì)信息化建設(shè)工作有所疏忽，甚至還有部分領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視檔案管理信息化建設(shè)工作。社會(huì)發(fā)展的最基本需求就是信息化建設(shè)，對(duì)于教育系統(tǒng)檔案管理來說，信息化技術(shù)也正在不斷普及，但是整個(gè)系統(tǒng)呈現(xiàn)出的綜合型人才缺乏現(xiàn)象仍十分明顯。

4.歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范

隨著我國教育事業(yè)的不斷改革，人事制度也在不斷發(fā)生變化，人才流動(dòng)頻率也呈現(xiàn)不斷增加趨勢(shì)。部分單位因?yàn)槿藛T變動(dòng)頻繁，檔案管理人員也沒有及時(shí)整理數(shù)量眾多的人事檔案資料，就會(huì)存在多年未歸檔的檔案資料。此外，由于檔案管理人員的工作變動(dòng)在實(shí)際交接時(shí)不夠完善，導(dǎo)致檔案會(huì)出現(xiàn)一定缺失。在人事檔案管理工作中，制度不夠完善、材料交接不夠嚴(yán)謹(jǐn)、檔案管理環(huán)節(jié)有所疏忽等，都會(huì)導(dǎo)致最終的人事檔案收集不夠完整。還有部分單位會(huì)存在部門各自為政，只根據(jù)自己部門的工作需求對(duì)檔案進(jìn)行管理，加上各部門的信息系統(tǒng)創(chuàng)建管理模式、檢索等方式都存在不同，對(duì)最終的檔案信息綜合利用也存在一定負(fù)面影響，導(dǎo)致檔案的傳輸環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)都面臨較大阻礙，加之技術(shù)人員也沒有創(chuàng)建統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，忽視標(biāo)準(zhǔn)建立。

5.檔案管理團(tuán)體工作有待提高，信息資源難整合

人事檔案管理服務(wù)需要完善的信息數(shù)據(jù)庫，要充分利用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行綜合整理，使人事檔案信息能夠在數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的幫助下實(shí)現(xiàn)信息管理與數(shù)據(jù)加密。但是，由于信息技術(shù)在使用時(shí)不夠科學(xué)，運(yùn)用也不夠完善，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理工作仍是當(dāng)下教育系統(tǒng)檔案管理采取的主要形式。一方面因?yàn)榻逃母锏牟粩嗌钊?，人事管理制度也發(fā)生著較大改變，在引進(jìn)人才時(shí)也呈現(xiàn)人才流動(dòng)速度加快、檔案管理工作量增加的現(xiàn)象。另一方面由于教育信息化建設(shè)已取得一定成效，但是綜合整個(gè)信息資源的整體情況，能看出各部門會(huì)因?yàn)楦鞣N原因以及自身專業(yè)性的問題而發(fā)生各自為政情況，導(dǎo)致內(nèi)部的信息資源無法進(jìn)行統(tǒng)一整合。部門之間的人事資源整合難度也有所增加，部門內(nèi)部涉及的業(yè)務(wù)高效化、信息化發(fā)展與信息開發(fā)成本高的現(xiàn)象也時(shí)常并存。這些都是教育系統(tǒng)各部門配合不到位的最終結(jié)果。地方分權(quán)對(duì)整個(gè)教育系統(tǒng)發(fā)展存在不利，教育系統(tǒng)的人事檔案管理工作還要顧全大局。各自分管檔案系統(tǒng)，不僅耗費(fèi)時(shí)間精力，也會(huì)對(duì)整個(gè)教育系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)工作帶來較大挑戰(zhàn)。目前，教育系統(tǒng)人事檔案管理工作面臨的最大挑戰(zhàn)就是工作量的不斷增加、各部門之間的配合度不足等問題，需有關(guān)人員進(jìn)行強(qiáng)化探討。

三、如何加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

1.建立科學(xué)完整的現(xiàn)代化管理體系

人事檔案管理工作好壞與單位能否獲得可持續(xù)發(fā)展存在直接聯(lián)系，也會(huì)對(duì)單位的正常運(yùn)行決策帶來影響。但是，也有很多單位對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)知，采用的仍舊是原有的陳舊管理模式，不僅耗費(fèi)較多人力，還無法取得良好效果。這種現(xiàn)象對(duì)極速發(fā)展的社會(huì)以及教育系統(tǒng)存在十分負(fù)面的影響，教育系統(tǒng)一定要充分利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及專業(yè)人才，構(gòu)建更加完善且科學(xué)的信息系統(tǒng)，使各項(xiàng)資源能夠得到充分使用，促進(jìn)資源共享的信息化建設(shè)，及時(shí)改進(jìn)不符合時(shí)代發(fā)展的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理制度能夠更加科學(xué)、合理且規(guī)范。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的完整性與準(zhǔn)確性，創(chuàng)建更加立體的管理體系，配合人事部門的調(diào)配以及實(shí)際工作需求，使人事部門的工作效率得到有效提升。

2.注重系統(tǒng)的管理與維護(hù)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，需借助電力支持，這種先進(jìn)的管理模式也存在一定局限。如果沒有電力支持，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)也會(huì)進(jìn)入癱瘓，因此我們?cè)谥匾晫?shí)體檔案管理的基礎(chǔ)上，也要把相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)，使人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)電子化管理。通過干部人事檔案信息、綜合分析干部隊(duì)伍，讓檔案的檢索以及查詢環(huán)節(jié)能夠變得更加高效便捷，為教育系統(tǒng)提拔人才、選用干部以及考核人員等提供重要的信息平臺(tái)。在錄入數(shù)據(jù)庫時(shí)，要積極創(chuàng)建個(gè)人檔案信息平臺(tái)，可以把姓名、崗位、本人照片以及身份證號(hào)當(dāng)作是最重要的檢索標(biāo)準(zhǔn)，把人事檔案目錄當(dāng)作條目鏈接，可以及時(shí)通過計(jì)算機(jī)對(duì)個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育成果等資料進(jìn)行完善補(bǔ)充，讓檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理與補(bǔ)充管理。要想實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，教育系統(tǒng)需創(chuàng)建一定的軟件系統(tǒng)，還要添加與之對(duì)應(yīng)的必要設(shè)備，如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等，要積極投入更多資金用于檔案管理工作，使教育系統(tǒng)的人事檔案管理工作能夠真正朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

3.確保檔案信息數(shù)據(jù)化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

人事檔案信息的收集工作最主要目的就是為了后期利用，實(shí)現(xiàn)資源共享目的。教育系統(tǒng)一定要?jiǎng)?chuàng)建以人事檔案信息系統(tǒng)為中心、以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)為主要的模式。人事檔案管理系統(tǒng)要讓各項(xiàng)工作調(diào)配實(shí)現(xiàn)跨界處理，能夠更加方便快捷。例如，教育系統(tǒng)可以通過人事信息系統(tǒng)，強(qiáng)化內(nèi)部的財(cái)務(wù)工資、系統(tǒng)人事的工資變動(dòng)，可以借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)傳遞至財(cái)務(wù)科，也可以直接發(fā)到員工手里。由此，一目了然的數(shù)據(jù)化信息能為相關(guān)管理工作提供更加準(zhǔn)確、科學(xué)的信息資料，讓信息管理者更加直觀地核實(shí)到個(gè)人以及單位的實(shí)際情況，提升檔案管理工作效率。

4.為人事檔案管理信息化提供硬件設(shè)施和技術(shù)保障

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)也在不斷推陳出新，教育系統(tǒng)一定要積極加大財(cái)力支持力度，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)施與管理技術(shù)，使教育系統(tǒng)的人事檔案管理工作能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視人事檔案管理工作，不僅要加大軟件開發(fā)力度，還要積極鼓勵(lì)人事檔案管理人員參與培訓(xùn)，通過培訓(xùn)掌握更加充足的現(xiàn)代化設(shè)備管理知識(shí)，提升檔案管理水平。此外，管理者也要積極開展人事檔案信息開發(fā)工作，使檔案管理工作能夠適應(yīng)人力資源的開發(fā)步調(diào)。有關(guān)部門也可以有針對(duì)性地納入一些可以適合人事檔案信息化建設(shè)的綜合型人才，使檔案管理工作獲得更為可觀的發(fā)展前景。

5.進(jìn)一步提升檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

目前，我國的檔案信息化管理人才隊(duì)伍的整體水平有待加強(qiáng)，只有充分保證工作人員的檔案信息化意識(shí)，才能有效提升整個(gè)檔案管理工作的信息化建設(shè)效果，提升檔案管理質(zhì)量。首先，對(duì)于教育系統(tǒng)人事檔案管理人員來說，在開展相關(guān)工作時(shí)，一定要具備足夠的耐心、責(zé)任心，用更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度開展自身工作，在實(shí)際工作時(shí)要遵守職業(yè)道德。其次，各地方檔案管理部門也要積極完善內(nèi)部的人事檔案干部培養(yǎng)體系，要從社會(huì)上積極引入更加優(yōu)秀的綜合型人才，提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作得到有效保障。再次，在做好在職人員的培訓(xùn)教育工作時(shí)，也要積極與檔案管理部門、高校進(jìn)行深度合作，吸引更多高質(zhì)量檔案管理人員。最后，我國各層級(jí)的檔案管理部門也要積極參與各地區(qū)的人事檔案管理交流會(huì)，使我國的人事檔案管理信息化工作得到順利推進(jìn)，使各項(xiàng)檔案信息資源真正實(shí)現(xiàn)共享，提升管理效率。

6.強(qiáng)化檔案信息化管理的保密性，保證檔案的安全

強(qiáng)化教育系統(tǒng)人事檔案的保密工作，要積極從管理人員素質(zhì)、管理系統(tǒng)專業(yè)等方面進(jìn)行合理改進(jìn)。首先，人事檔案管理人員一定要不斷提升自身的信息化管理水平，加大管理軟件的學(xué)習(xí)力度，提升信息化操作水平。其次，教育部門以及各學(xué)校也要定期維護(hù)相關(guān)管理系統(tǒng)，對(duì)軟件進(jìn)行及時(shí)更新，使系統(tǒng)得到安全運(yùn)行。最后，在軟件技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理人員一定要及時(shí)、準(zhǔn)確掌握每一種軟件具體的操作細(xì)則，避免發(fā)生人為失誤而引發(fā)的安全風(fēng)險(xiǎn)，杜絕人事檔案信息泄露等情況，使人事檔案管理工作可以科學(xué)進(jìn)行，提升人員職業(yè)道德的同時(shí)也能進(jìn)一步強(qiáng)化教育系統(tǒng)人事檔案管理工作的保密性。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，智能化管理模式已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。教育系統(tǒng)較為特殊，其內(nèi)部的人員流動(dòng)較大，流動(dòng)性也較強(qiáng)，人員更新速度較快。因此，內(nèi)部的檔案管理工作存在比較明顯的多變性與復(fù)雜性，要想提升教育系統(tǒng)的檔案管理工作效率，一定要積極完善內(nèi)部的管理體制與管理模式，提升管理人員的專業(yè)性，才能真正發(fā)揮教育系統(tǒng)人事檔案的實(shí)際價(jià)值。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理模式是未來檔案管理工作的必然趨勢(shì)，因此有關(guān)人員在未來的工作中也要不斷強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)思考。

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（作者單位：菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：李春強(qiáng)（1990—），男，漢族，山東德州人，碩士，館員，研究方向：教育系統(tǒng)檔案管理和干部人事檔案管理。