高校財(cái)務(wù)線上報(bào)銷流程實(shí)踐及優(yōu)化探索

摘要：隨著國(guó)家對(duì)高等教育經(jīng)費(fèi)投入不斷加大，高校資金規(guī)模逐年擴(kuò)大且近年來(lái)國(guó)家對(duì)預(yù)算的精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理要求，使得高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量及難度與日俱增，“報(bào)銷難、繁”的問(wèn)題日漸突出。傳統(tǒng)的線下報(bào)銷流程已不再適用，改變傳統(tǒng)的報(bào)銷單據(jù)流轉(zhuǎn)、審批、復(fù)核和支付勢(shì)在必行。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的高校開始推行線上報(bào)銷審批系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)報(bào)銷、審批等從線下轉(zhuǎn)到線上，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程化、信息化。本文將通過(guò)分析高校線上財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，闡述線上報(bào)銷流程的優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題，提出進(jìn)一步優(yōu)化措施，為提高高校財(cái)務(wù)管理水平及推進(jìn)業(yè)財(cái)深入融合提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)；線上報(bào)銷；信息化；流程優(yōu)化

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.24.063

0引言

近年來(lái)，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大、生均撥款的逐年增長(zhǎng)；“雙高?！苯ㄔO(shè)及科研經(jīng)費(fèi)“放管服”要求，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作面臨巨大挑戰(zhàn)。報(bào)銷人大都為高校的教師，除了參與教學(xué)工作、承擔(dān)科研任務(wù)，還要面臨報(bào)銷難、報(bào)銷繁、報(bào)銷慢的問(wèn)題；增加了財(cái)務(wù)人與報(bào)銷人之間的矛盾風(fēng)險(xiǎn)。為緩解財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人間矛盾，減少報(bào)銷人在報(bào)銷上花費(fèi)的時(shí)間和精力，提高財(cái)務(wù)人工作效率，很多高校開始引入線上報(bào)銷系統(tǒng)，但在實(shí)行過(guò)程中還存在很多問(wèn)題。需要對(duì)現(xiàn)有的線上報(bào)銷系統(tǒng)及內(nèi)部流程進(jìn)行改進(jìn)和再造，全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，從而提升高校財(cái)務(wù)工作運(yùn)作效率。本文從高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀，著重分析其現(xiàn)有報(bào)銷流程的不足，提出改進(jìn)及優(yōu)化線上報(bào)銷流程的手段和方向，促進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程化、規(guī)范化，最終達(dá)到降低工作強(qiáng)度，提高工作效率的目的。

1高校財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀

當(dāng)前，隨著高校的預(yù)算資金和核算規(guī)模的不斷增大，高校開始借助信息化技術(shù)構(gòu)建線上報(bào)銷系統(tǒng)，除了少數(shù)高校完成了財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化，大部分高校線上報(bào)銷功能還停留在發(fā)票認(rèn)證、填寫報(bào)銷單，報(bào)銷審批雖然可以走線上審批流程，由于審批人（部門負(fù)責(zé)人、校領(lǐng)導(dǎo)等）不習(xí)慣于線上功能，仍保留了轉(zhuǎn)線下審批功能，且大部分采用了線下審批。線上報(bào)銷系統(tǒng)的流程包括（具體報(bào)銷流程如圖1所示）。

（1）報(bào)銷人通過(guò)Web端和手機(jī)APP，輸入校內(nèi)OA賬號(hào)和密碼登錄報(bào)銷系統(tǒng)（報(bào)銷系統(tǒng)與校內(nèi)OA辦公網(wǎng)對(duì)接，校外登錄需要通過(guò)VPN登錄）；

（2）通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)的增值稅發(fā)票校驗(yàn)端，提前掃描認(rèn)證需要報(bào)銷的發(fā)票；

（3）報(bào)銷人通過(guò)預(yù)約網(wǎng)上報(bào)賬端口進(jìn)行填寫報(bào)銷單，選擇業(yè)務(wù)類別（主要分日常報(bào)銷業(yè)務(wù)、差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)和酬金申報(bào)）、項(xiàng)目代碼、摘要、附件張數(shù)等信息，并選擇提前已認(rèn)證的發(fā)票；

（4）根據(jù)發(fā)票的實(shí)際報(bào)銷內(nèi)容和金額填寫報(bào)銷項(xiàng)目及對(duì)應(yīng)的金額；

（5）填寫收款人信息，確認(rèn)提交并預(yù)約報(bào)銷時(shí)間和窗口；

（6）進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，審批環(huán)節(jié)設(shè)有兩個(gè)選擇（即：轉(zhuǎn)線下審批和直接線上審批）；

（7）全部環(huán)節(jié)完成后，打印預(yù)約報(bào)銷單，并將原始憑證整理裝訂好后交到計(jì)財(cái)處財(cái)務(wù)人員審核，若審核有問(wèn)題，一般有電話溝通修改或重新走報(bào)銷流程兩種方式。

從報(bào)銷人角度，不受時(shí)間和空間限制，可以隨時(shí)隨地通過(guò)Web端或手機(jī)端登錄報(bào)銷系統(tǒng)填寫報(bào)銷單據(jù)；通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)直接校驗(yàn)增值稅發(fā)票，無(wú)需再去國(guó)家稅務(wù)總局增值稅校驗(yàn)平臺(tái)查驗(yàn)，既節(jié)省了時(shí)間也減少了原始憑證附件數(shù)量；報(bào)銷人選擇自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目資金時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)部會(huì)自提示該資金項(xiàng)目來(lái)源各個(gè)報(bào)銷項(xiàng)預(yù)算剩余金額，讓報(bào)銷人清楚了解相關(guān)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況和剩余額度；采用線上報(bào)銷審批，讓報(bào)銷人無(wú)需為簽字而奔波于各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，不會(huì)因領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)或出差而影響報(bào)銷進(jìn)度，大大提高了報(bào)銷效率，審批人可以隨時(shí)隨地通過(guò)手機(jī)進(jìn)行資金審批。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)填寫金額生成預(yù)約報(bào)銷單，無(wú)需手動(dòng)計(jì)算報(bào)銷金額和填寫金額大小寫，不會(huì)因錯(cuò)誤計(jì)算或?qū)戝e(cuò)大寫而不得不重新填寫報(bào)銷單和重新找領(lǐng)導(dǎo)簽字。

線上報(bào)銷系統(tǒng)一方面為報(bào)銷人提供了很大便利，但在實(shí)施過(guò)程中還是存在諸多問(wèn)題。如由于報(bào)銷系統(tǒng)主要還停留在線上填寫報(bào)銷單據(jù)的階段，很多報(bào)銷業(yè)務(wù)需要線上或通過(guò)釘釘?shù)绒k理事前審批手續(xù)（如出差審批、發(fā)放勞務(wù)費(fèi)事前申請(qǐng)），往往很多老師不熟悉報(bào)銷業(yè)務(wù)而忘記，等交單時(shí)不得不補(bǔ)材料；線上審批系統(tǒng)只能在報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)提醒審批人有待審批事項(xiàng)，不同通過(guò)短信或常用的交流軟件（如微信或釘釘）提醒，使得線上審批無(wú)法很好的推廣運(yùn)行，報(bào)銷人還是習(xí)慣于當(dāng)面找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字；在實(shí)際報(bào)銷中，報(bào)銷人一般不是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，就會(huì)存在報(bào)銷人無(wú)法查看該項(xiàng)目的資金結(jié)余，導(dǎo)致報(bào)銷單全部審批完等財(cái)務(wù)人員審核時(shí)發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目已無(wú)余額或預(yù)算內(nèi)沒(méi)有該預(yù)算項(xiàng)目，只能讓報(bào)銷人員更換項(xiàng)目代碼，影響整體預(yù)算的執(zhí)行率；由于資產(chǎn)系統(tǒng)與報(bào)銷系統(tǒng)沒(méi)有信息共享，報(bào)銷涉及固定資產(chǎn)和低值易耗品，報(bào)銷人還需先到資產(chǎn)管理處登記資產(chǎn)，部門資產(chǎn)管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)及資產(chǎn)處審核完成后打印資產(chǎn)明細(xì)單才能進(jìn)行報(bào)銷，增加了報(bào)銷人的報(bào)銷工作。

從財(cái)務(wù)人員角度，線上報(bào)銷系統(tǒng)促使報(bào)銷人及時(shí)填寫報(bào)銷單據(jù)，不會(huì)積累到月底或年底一次性報(bào)銷，能很好地起到業(yè)務(wù)量的分流；線上報(bào)銷系統(tǒng)提供增值稅發(fā)票的查驗(yàn)（已報(bào)發(fā)票系統(tǒng)無(wú)法二次查驗(yàn)），財(cái)務(wù)人員只需查看預(yù)約報(bào)銷單據(jù)上的發(fā)票與原始附件是否一致，無(wú)需關(guān)注是否已查驗(yàn)或是否存在重復(fù)報(bào)銷的問(wèn)題且無(wú)需再打印紙質(zhì)查驗(yàn)單極大的減輕了會(huì)計(jì)憑證整理工作量。另一面，由于線上系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置初審直接進(jìn)入報(bào)銷審批流程，待審批完成后報(bào)銷人才會(huì)提交原始報(bào)銷單據(jù)，財(cái)務(wù)人員等報(bào)銷人交單時(shí)審核后有問(wèn)題需要電話聯(lián)系或線上溝通軟件通知報(bào)銷人拿回單據(jù)修改，特別時(shí)年底報(bào)銷業(yè)務(wù)量激增，退單率也相應(yīng)激增，財(cái)務(wù)人員需要逐個(gè)通知前來(lái)報(bào)銷大廳修改或拿回單據(jù)重新走報(bào)銷審批流程，這極大地增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，影響了工作效率，使得年底加班成為常態(tài)。

從業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)角度，線上報(bào)銷流程停留在填寫報(bào)銷單據(jù)及線上審批功能，沒(méi)有將預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)打通，導(dǎo)致報(bào)銷人經(jīng)常因不清楚項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)與經(jīng)費(fèi)實(shí)際使用情況而填錯(cuò)報(bào)銷項(xiàng)而被退單。沒(méi)有將資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)做到信息共享，需要報(bào)銷人在資產(chǎn)部門與財(cái)務(wù)部門來(lái)回奔走，極大影響了報(bào)銷效率；增加了資產(chǎn)部門與財(cái)務(wù)部門期末對(duì)賬的工作量，增加了會(huì)計(jì)差錯(cuò)的概率，呈現(xiàn)資產(chǎn)和財(cái)務(wù)“兩張皮”的現(xiàn)象。

2線上報(bào)銷流程優(yōu)化建議

2.1梳理報(bào)銷管理制度，設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)，完成報(bào)銷流程再造

在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)前需要把單位的所有報(bào)銷管理制度進(jìn)行梳理，盡可能地把所有的報(bào)銷業(yè)務(wù)考慮進(jìn)去，歸納出通用的流程，確定審批流程節(jié)點(diǎn)。為了使報(bào)銷流程更加信息化、規(guī)范化、便捷化，在開始設(shè)計(jì)線上報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，加強(qiáng)軟件開發(fā)公司、銀行和學(xué)校之間的溝通，財(cái)務(wù)人員與技術(shù)人員應(yīng)充分溝通各類業(yè)務(wù)的報(bào)銷制度與資金審批制度，以解決報(bào)銷中的細(xì)節(jié)問(wèn)題。梳理財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、繪制財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，標(biāo)記各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，科學(xué)確定崗位分工。為保證報(bào)銷單據(jù)的正確性、報(bào)銷經(jīng)費(fèi)要件的齊全、完整，將報(bào)銷的第一崗位設(shè)置為會(huì)計(jì)初審，只有初審?fù)瓿珊蟛拍苓M(jìn)入正式的報(bào)銷審批流程，有效控制了單據(jù)的退單率。

2.2打通各個(gè)部門的信息屏障，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通

財(cái)務(wù)報(bào)銷一般涉及高校的不同部門，如科研處、資產(chǎn)管理處、教務(wù)處及財(cái)務(wù)處，跟多高校的不同部門都擁有自己的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，缺乏數(shù)據(jù)共享。應(yīng)借助信息化技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，將科研管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接起來(lái)，將預(yù)算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)對(duì)接，接入短信或釘釘?shù)韧ㄖ脚_(tái)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷全流程及時(shí)通知反饋，預(yù)算的實(shí)時(shí)控制，保證資產(chǎn)實(shí)物與財(cái)務(wù)賬上保持一致，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，提高財(cái)務(wù)信息化管理水平。

2.3提升財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能，加速業(yè)財(cái)融合

財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化改革，離不開財(cái)務(wù)人員的對(duì)新系統(tǒng)學(xué)習(xí)與不斷的實(shí)踐。在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)。高校應(yīng)定期開展財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)最新的財(cái)務(wù)政策和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，培養(yǎng)全方位的復(fù)合型人才。財(cái)務(wù)人員要轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)和工作的重心，更多地參與到業(yè)務(wù)流程的分析和優(yōu)化、分析業(yè)務(wù)活動(dòng)和報(bào)銷人的需求，為系統(tǒng)的不斷改進(jìn)建言獻(xiàn)策。

3結(jié)論

高校財(cái)務(wù)線上報(bào)銷系統(tǒng)打破了時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷填報(bào)、審批流程化、信息化，有效減輕了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的壓力，極大地提高了工作效率。跟傳統(tǒng)的報(bào)銷方式相比，基于信息化技術(shù)的高校財(cái)務(wù)線上報(bào)銷流程具有更多的要求，需要高校財(cái)務(wù)人員與技術(shù)人員都能熟悉學(xué)校所有的業(yè)務(wù)的報(bào)銷制度，根據(jù)制度的報(bào)銷條件通過(guò)設(shè)置網(wǎng)關(guān)嵌入系統(tǒng)并完善崗位設(shè)置，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷審批流程化。搭建全校的信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)，打通各個(gè)部門之間的信息屏障，時(shí)間數(shù)據(jù)共享，是數(shù)據(jù)串行處理模式向并行處理等模式轉(zhuǎn)變，同時(shí)，要充分考慮系統(tǒng)的安全性，并推動(dòng)財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人熟悉新報(bào)銷模式，在使用中不斷地完善系統(tǒng)功能。

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作者簡(jiǎn)介：張寧（1989-），女，浙江嵊州人，碩士研究生，浙江金融職業(yè)學(xué)院計(jì)劃財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。