干部人事檔案專項審核全覆蓋工作探析

李玉梅

摘 要：干部人事檔案記錄了干部個人經(jīng)歷、政治思想、工作業(yè)績等情況，是全面、客觀考察干部的重要憑據(jù)。筆者在干部人事檔案專項審核工作中發(fā)現(xiàn)干部檔案有內(nèi)容缺失、信息混亂、真實性存疑等諸多問題，針對問題進(jìn)行梳理并提出干部人事檔案規(guī)范化管理的解決對策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;專項審核;全覆蓋

自2014年8月以來，中共中央組織部開展干部人事檔案專項審核工作。2018年中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，明確干部人事檔案工作紀(jì)律監(jiān)督要求，旨在杜絕“檔案造假”，營造風(fēng)清氣正的選人、用人環(huán)境。2021年，中組部在部分國企、高校進(jìn)行全覆蓋試點工作，面對全覆蓋工作中遇到的問題，組織人事部門加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，統(tǒng)一政策標(biāo)準(zhǔn)，堅持審用結(jié)合，協(xié)同配合落實。

一、專項審核全覆蓋的重要性

組織人事部門堅持以干部檔案信息內(nèi)容為依據(jù)，在個人工齡、工資待遇、社會勞動保障等事宜辦理過程時緊密聯(lián)系檔案內(nèi)容，具有重要憑證價值。在此次檔案專項審核過程中，發(fā)現(xiàn)部分干部檔案中缺少、遺失一些個人重要材料，如學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍材料、入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、干部任免考察材料、辦理調(diào)動離職手續(xù)材料、聘用合同書等材料，由于當(dāng)事人已離開原單位多年，督促他們補(bǔ)齊材料難度非常大，同時造成部分干部不滿情緒。組織人事部門幫助他們盡力查找，讓他們了解了自己檔案的缺失情況，起到了很好的政策警示和工作推動作用。中紀(jì)委國家監(jiān)察委員會曾通報，在中央巡視組巡查中存在干部人事檔案涂改造假現(xiàn)象，主要涉及檔案年齡造假、學(xué)歷學(xué)位造假、入黨材料造假、工作經(jīng)歷造假等。某些干部不顧黨紀(jì)國法，為謀求個人利益，給社會單位帶來極大危害，影響干部檔案的公信力和權(quán)威。干部人事檔案專項審核工作凸顯干部人事檔案的權(quán)威性和真實性特點，向檔案篡改偽造、弄虛作假等屢禁不止現(xiàn)象“亮劍”。

二、存在的問題及原因

首先，是干部檔案利用率低、信息價值難以體現(xiàn);其次，是干部檔案管理模式落后，“無紙化”辦公無法實現(xiàn);再次，是檔案內(nèi)容前后不符、材料不全;最后，是檔案內(nèi)容不真實、不準(zhǔn)確。

1.檔案利用率低

干部人事檔案主要調(diào)閱者是單位組織人事部門，干部檔案對當(dāng)事人來說非常神秘，當(dāng)事人對個人檔案內(nèi)容知情權(quán)缺位現(xiàn)象普遍存在，由此會造成一系列弊端，比如：干部檔案中存在不合邏輯和情理的內(nèi)容，就有可能被改頭去尾、擅自涂改，給“暗箱操作”提供了方便之門。管檔部門如不及時補(bǔ)充近期個人德、能、勤、績等方面的信息，沒有真正做到事前干部個人材料收集、歸檔齊全，事后監(jiān)管干部材料補(bǔ)充齊備，就會造成干部個人對人事檔案的利用率不高。目前，只有依托組織部門的授權(quán)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，干部完整的個人檔案才可以發(fā)揮出應(yīng)有的信息價值。

2.管理模式落后

干部人事檔案材料形成過程的最后階段，或是檔案使用價值完畢后，第一價值弱化，而第二價值又沒有真正建立。由此，導(dǎo)致檔案管理部門成為“守攤”型業(yè)務(wù)，很容易不受重視，甚至一些組織部門對檔案管理監(jiān)控能力嚴(yán)重弱化，于是干部人事檔案造假現(xiàn)象頻發(fā)，檔案本身真實性遭受質(zhì)疑，性質(zhì)惡劣，社會影響極壞，給黨和國家造成極大危害。

3.內(nèi)容缺失、收集整理不規(guī)范

一是學(xué)歷學(xué)位材料缺失，尤其是干部在職教育階段學(xué)籍材料缺少較多，如：缺少學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、缺少教育部在線學(xué)籍認(rèn)證報告或者沒有教育部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定等相關(guān)證明材料。學(xué)籍材料缺失的主要原因是所在畢業(yè)學(xué)校工作人員疏忽，沒有進(jìn)行檔案整理歸檔，從而造成個人在職學(xué)籍檔案不完整，最終造成缺失。另外，在國（境）外取得學(xué)歷人員沒有及時在教育部留學(xué)服務(wù)中心進(jìn)行評估認(rèn)證，從而造成個人檔案學(xué)籍材料缺失。

二是缺失干部考察材料。1997年以來，單位在考察晉升副科級以上干部時沒有及時進(jìn)行《干部任免表》填報，沒有及時將由組織部門認(rèn)定的晉升人員干部考察材料裝入干部檔案內(nèi)，從而造成考察材料缺失，彌補(bǔ)困難。造成此種現(xiàn)象的主要原因是組織人事部門在選拔干部時，未將相關(guān)材料及時移交給干部人事檔案管理部門并存入個人檔案。

三是個人獎勵材料收集、整理混亂。干部個人獲得省部級及以上獎勵，很多材料在個人手上，如申報材料審批表，有的在單位綜合檔案室，沒有及時交組織存入干部檔案。此外，干部檔案內(nèi)較低級別的獲獎資料又被反復(fù)收入，重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，價值不大。

4.內(nèi)容不真實、不準(zhǔn)確

一是出生日期前后不一致或涉嫌造假。個人出生日期填寫比較混亂，如入團(tuán)年齡、入黨年齡、身份證年齡、學(xué)籍登記表上的出生年齡和本人《干部任免審批表》《錄用人員審批表》以及招工、招干、入伍等材料年齡不一致，有的是陰陽歷交叉，有的是相差幾個月，有的甚至前后相差好幾年，真假難辨。這些檔案材料的不準(zhǔn)確、不真實的原因，有些是由于本人當(dāng)時在外掛職或其他事由無法親自填寫，委托別人代填，而代填者不注意核實當(dāng)事人年齡，僅憑記憶隨手填寫導(dǎo)致錯誤。二是參加工作時間前后不一致。部分干部檔案中參加工作時間前后不一致，具體原因有：（1）個人記憶不準(zhǔn)確，將參加工作月份填寫錯誤造成前后不一致的情況;（2）個人到單位的時間和實際人社部門批復(fù)的時間不一致，導(dǎo)致填寫參加工作時間不準(zhǔn)確的情況;（3）本人沒有合同及和聘用證書，無法認(rèn)定實際參加工作時間等情況。三是黨籍材料缺失及記載不準(zhǔn)確。黨籍材料缺失是指黨員入黨材料在入黨預(yù)備期及入黨轉(zhuǎn)正期考察期間，部分人員有入黨申請書、入黨轉(zhuǎn)正申請書、入黨考察材料等遺失情況，或在提檔轉(zhuǎn)接黨組織關(guān)系及轉(zhuǎn)交黨籍材料時入黨志愿書不慎遺失等情況。

三、專項審核全覆蓋存在問題的解決對策

1.增強(qiáng)干部檔案意識

各單位領(lǐng)導(dǎo)干部必須樹立新時代干部責(zé)任心和使命感，需要干部本人有堅定的信念，對黨忠誠，端正行為，能否保證檔案真實是衡量干部本人忠誠度的底線要求。讓干部意識到，只有真抓實干、勇于擔(dān)當(dāng)、為百姓服務(wù)才能有出色的政績，用投機(jī)取巧的方式，涂改、偽造檔案來包裝自己是絕不可取的，從思想上解決干部人事檔案造假問題。干部檔案管理人員須具備良好的政治素養(yǎng)和過硬的綜合業(yè)務(wù)工作能力，強(qiáng)化管理人員責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識，在本職工作崗位上政治堅定、嚴(yán)明守紀(jì)、忠于職責(zé)、甘于奉獻(xiàn)。干部檔案管理人員可以參加組織（人事）部門的人才引進(jìn)、干部任免與監(jiān)督考察等工作，這就更需要管檔人員擁有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，不斷提升和發(fā)揮自我價值，不隨波逐流，踏實工作，在日復(fù)一日的工作中能夠耐得住寂寞、不忘初心、對待工作有原則，有正確獨(dú)立的想法和態(tài)度，能維護(hù)干部人事檔案的真實、完整。

一是要提升管檔人員服務(wù)意識，端正服務(wù)態(tài)度，增強(qiáng)工作責(zé)任感，管檔人員在堅守原則的基礎(chǔ)上應(yīng)充分為利用者著想，做好檔案收集整理工作的各個環(huán)節(jié)。二是在行動上要更加主動，積極收集已形成的材料，及時收集補(bǔ)充相關(guān)材料。管檔人員在日常工作中要做到常態(tài)化對照、研究、查閱檔案，對干部人事檔案工作做到心中有底，規(guī)避只在選拔和考察工作中才使用檔案的問題。同時，管檔人員應(yīng)了解其服務(wù)對象和服務(wù)范圍，為機(jī)制改革、制度改革和人才選拔等工作做好輔助，主動為其提供具有參考性、超前性的信息。例如，選拔任用干部時，管檔部門應(yīng)主動提供相關(guān)材料作為考核依據(jù)。在人事調(diào)配工作中，檔案管理部門應(yīng)積極配合，主動進(jìn)行檔案服務(wù)與保障工作。三是管檔人員要熟知檔案信息的來源渠道，加強(qiáng)與檔案來源聯(lián)系，形成材料收集網(wǎng)絡(luò)，提升檔案材料的利用率。

2.健全監(jiān)督審核機(jī)制

在干部人事檔案管理日常工作中，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，建立檔案材料定向、定時跟蹤管理服務(wù)機(jī)制，實現(xiàn)專人專管，用制度劃定邊界，筑牢“防火墻”。堅持“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)格做好干部任前審核工作，保證使用的干部信息必須是經(jīng)過鑒別認(rèn)定的信息，以確保檔案材料真實、準(zhǔn)確。要注意收集按照中共中央組織部和上級組織部門工作要求，嚴(yán)把檔案審核關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在調(diào)閱干部個人檔案時，按統(tǒng)一要求認(rèn)真填寫調(diào)閱檔案審批表，必須負(fù)責(zé)管理干部檔案的工作人員全程陪同，其中對新進(jìn)干部檔案進(jìn)行提前審核并進(jìn)行認(rèn)定。在人事檔案收集整理、保管利用及轉(zhuǎn)遞審核認(rèn)定等過程中，積極推進(jìn)崗位責(zé)任制度及問責(zé)制度，加大抽查、復(fù)查及考核復(fù)審制度。針對工作中的問題難點，認(rèn)真細(xì)究推敲鑒定，保證專項審核工作的審核質(zhì)量，有效維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。杜絕干部檔案審核的形式主義、走過場、暖暖場，以高度的政治敏銳性和責(zé)任感將審核制度落實到位，確保審核動真刀、見真效。要鑒別判定檔案材料的真假，評估檔案材料的歸檔價值，綜合判斷其是否可以歸檔。對歸檔材料鑒別工作有很強(qiáng)的原則性和政策性，管檔人員應(yīng)堅持原則，有強(qiáng)烈的責(zé)任感。在實際工作過程中，反映個人學(xué)歷和工作經(jīng)歷方面的檔案材料千差萬別，有其歷史原因和時代特點，這就要求干部檔案管理人員要有較豐富的經(jīng)驗。

3.提升檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入

第一，檔案事業(yè)的發(fā)展需要投入大量的人力、物力、財力用于檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善的庫房用地、溫濕度控制、滅火和門禁系統(tǒng)等軟硬件支持和投入。第二，建立干部檔案專用庫房，安裝中央空調(diào)、監(jiān)控報警和最新型滅火系統(tǒng)。第三，添置檔案管理專用柜，配備人事檔案管理信息系統(tǒng)專用計算機(jī)和檔案專用打孔切紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等較為先進(jìn)的工作設(shè)備。第四，提高檔案管理工作硬件設(shè)施水平，實現(xiàn)檔案室、閱檔室、管理人員辦公室“三室分開”，以及檔案室“六防”到位?；A(chǔ)設(shè)施的改善，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化，為干部人事檔案管理工作提供必要的環(huán)境和條件。

同時，還要有充足和高素質(zhì)的人員配備，要認(rèn)識到干部人事檔案材料收集、歸納工作重在日常管理。一是干部檔案管理工作人員養(yǎng)成按時歸檔、規(guī)范操作的好習(xí)慣，使看似煩瑣的檔案材料收集工作成為干部工作的日常環(huán)節(jié)，形成良性循環(huán)，完善各項流程，明確歸檔時間。干部人事檔案管檔部門要提高效率，改被動為主動，加強(qiáng)時間管理，收集材料時不拖拉，處理材料時不積壓，做到隨到隨辦，將檔案材料在兩個月內(nèi)歸檔。二是嚴(yán)審歸檔材料，嚴(yán)把關(guān)口，做好預(yù)防工作，及時發(fā)現(xiàn)并反饋問題，從根源上避免存在問題的檔案材料入檔。拒收涂改造假的材料，書寫不規(guī)范材料應(yīng)重新填寫，再送交管檔部門。

4.強(qiáng)化干部檔案信息利用和服務(wù)

干部人事檔案管理工作一直延續(xù)著“收管立藏”的模式，大多干部對人事檔案的價值認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案只不過是過時的材料，看不到干部人事檔案的重要作用。檔案只有通過使用，才能服務(wù)社會，發(fā)揮其應(yīng)有的價值，做好檔案服務(wù)工作，提高服務(wù)水平才能提升檔案的利用率。在現(xiàn)代高效、快捷、便利的時代節(jié)奏下，如何最大限度地利用干部人事檔案的信息價值具有重要的現(xiàn)實意義。從檔案管理學(xué)的范疇來說，干部人事檔案儲存著關(guān)于個人的經(jīng)歷信息，隨著信息時代的到來和商品經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人才交流日益頻繁，打破封閉的干部人事檔案管理模式，干部人事檔案工作模式應(yīng)由管理模式向服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)利用服務(wù)觀念，要將往昔的被動服務(wù)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃永糜^念，逐步發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的重要作用，強(qiáng)化干部人事檔案信息利用，加大信息條目檢索，針對干部人事檔案內(nèi)主要“三齡兩歷一身份”等主要信息，實現(xiàn)便捷化查找檢索。

在人事管理軟件推出后，及時完成了有關(guān)軟件的對接，對照傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式，利用計算機(jī)實行數(shù)字化管理節(jié)省物力、人力。傳統(tǒng)干部人事檔案的存放要占用大量的使用面積，存放在計算機(jī)中，更便于修改和存放，節(jié)省占地面積，更重要的是節(jié)省了人力和精力，簡化程序，提高效率。此外，現(xiàn)代化的管理條件下跨省之間的人員調(diào)動，檔案的寄發(fā)占用大量時間，而利用網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息相當(dāng)便捷，調(diào)用干部人事檔案內(nèi)容更為方便。信息平臺的搭建，極大提高了工作質(zhì)量和效率，包括履歷材料、個人業(yè)務(wù)材料、學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料、考核材料、獎懲情況等，將人事檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體變?yōu)閿?shù)字電子信息載體，從手工翻閱紙質(zhì)材料到計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)跟蹤查檔，工作效率極大提高，干部人事檔案內(nèi)容不可隨意更改偽造，保證了檔案內(nèi)容的真實有效。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了及時、便捷、準(zhǔn)確的信息參考。

由于這種先進(jìn)的管理模式僅授權(quán)相關(guān)人員查詢電子檔案，減少紙質(zhì)檔案翻閱頻率，確保紙質(zhì)檔案原始性不受損害，降低了人為操縱和偽造涂改現(xiàn)象的發(fā)生率。電子檔案數(shù)據(jù)的信息累積構(gòu)建成龐大的個人數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用分級分層管理授權(quán)的模式，在權(quán)限控制許可的范圍內(nèi)，將網(wǎng)絡(luò)上安全高效的數(shù)據(jù)向各組織部門傳遞并共享。遠(yuǎn)距離實時調(diào)閱干部人事檔案材料成為信息社會提高辦公效率的優(yōu)選。干部人事檔案信息化管理也為收集歸檔和管理電子檔案數(shù)據(jù)提高了堅實基礎(chǔ)。比如，計算機(jī)病毒攻擊、互聯(lián)網(wǎng)故障、設(shè)備運(yùn)行故障、信息數(shù)據(jù)泄露以及管理人員計算機(jī)操作失誤等。

此外，檔案管理部門的外包防控管理措施必須十分細(xì)致嚴(yán)格，檔案管理部門還需要對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)能力培訓(xùn)，配置并維護(hù)設(shè)備安全穩(wěn)定運(yùn)行。數(shù)字化外包項目在開工前就應(yīng)編制保障檔案實體和數(shù)據(jù)安全的各項措施與規(guī)定，全程監(jiān)督和規(guī)范操作，使外包公司員工的管理有章可循，具體規(guī)范可從以下幾方面進(jìn)行操作：一是檔案紙質(zhì)實體材料交接規(guī)范，有記錄備案;二是保障檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容和傳輸過程安全;三是保障檔案信息數(shù)據(jù)和檔案實體的存儲安全;四是檔案信息數(shù)據(jù)掛接安全防控;五是檔案管理人員技能培訓(xùn)。檔案管理人員需要與時俱進(jìn)，加強(qiáng)安全防范意識，勤練內(nèi)功，逐步提高現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用能力和水平。

四、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，社會生活方式方法也在改變，高速網(wǎng)絡(luò)時代已經(jīng)到來，必須與時俱進(jìn)，不斷提高干部人事檔案信息化建設(shè)綜合管理水平。通過此次干部檔案專項審核全覆蓋工作的開展，最終專項審核的成果是直觀呈現(xiàn)干部檔案的重要信息，將組織認(rèn)定的《干部（職工）基本信息審核表》由本人簽字，歸入個人檔案。在大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)背景下，經(jīng)專項審核后準(zhǔn)確的個人信息嵌入學(xué)校人力資源系統(tǒng)中，完善學(xué)校人事管理信息，提高專項審核的利用效果，更好地服務(wù)學(xué)校高素質(zhì)、專業(yè)化干部人才隊伍建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢劍群.高校干部人事檔案專項審核工作探析[J].浙江檔案，2020

（作者單位：安徽廣播影視職業(yè)技術(shù)學(xué)院）