新時期不動產(chǎn)登記檔案管理淺析

張萍萍

摘 要：新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作面臨著更高要求，切實做好該項工作，可以促使其發(fā)揮出更強(qiáng)的作用，應(yīng)該引起相關(guān)人員高度重視。文章重點結(jié)合工作經(jīng)驗以及社會發(fā)展新形勢，明確了當(dāng)前不動產(chǎn)登記檔案管理工作面臨的高要求，具體探討了如何優(yōu)化該項工作，以促使其更好適應(yīng)社會發(fā)展新形勢，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時期;不動產(chǎn)登記;檔案管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，不動產(chǎn)登記檔案管理的受重視程度越來越高，在其作用價值更為凸顯的同時，也面臨著更高的要求，需要確保其能夠高效有序落實，針對新時期可能出現(xiàn)的各類不適應(yīng)或者是偏差問題進(jìn)行及時糾正。不動產(chǎn)登記檔案管理工作具有較高的復(fù)雜性，涉及的工作量較大，且一旦在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，都會帶來嚴(yán)重后果，因此，應(yīng)注重從多角度進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，成為未來相關(guān)單位的工作重點，具備較高的研究價值。

一、新時期不動產(chǎn)登記檔案管理概述

1.不動產(chǎn)登記檔案管理新特點

不動產(chǎn)登記檔案管理工作在新時期出現(xiàn)了一些新的特點，除了法定性以及規(guī)范性外，唯一性、復(fù)雜性以及數(shù)字化等特點同樣更為鮮明，需要相關(guān)工作人員予以積極適應(yīng)，有效規(guī)避可能出現(xiàn)的不適應(yīng)問題，將不動產(chǎn)登記檔案管理的作用價值發(fā)揮到最大。因為不動產(chǎn)登記檔案管理的特殊性，其往往表現(xiàn)出了較高的規(guī)范性要求，需要法律法規(guī)的支持，確保各項工作依法開展，盡量規(guī)避可能出現(xiàn)的任何偏差與混亂現(xiàn)象，進(jìn)一步推動不動產(chǎn)登記檔案管理工作的優(yōu)化可持續(xù)發(fā)展。從新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作內(nèi)容上來看，其作為唯一和最高規(guī)定不動產(chǎn)權(quán)屬的資料信息，必然也面臨著更高的要求，應(yīng)確保所有檔案信息資料均可以得到準(zhǔn)確處理，尤其是對于海量檔案信息資料的收集和存儲管理，更是需要引起重視，由此更好提升其管理水平，充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用價值，滿足新時期提出的對不動產(chǎn)登記檔案應(yīng)用的各種要求。

當(dāng)然，新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作還表現(xiàn)出了較強(qiáng)的先進(jìn)性，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，其數(shù)字化以及信息化水平越來越高，為該項工作的優(yōu)化落實創(chuàng)造了理想條件。隨著大量先進(jìn)的信息技術(shù)以及數(shù)字化管理手段的應(yīng)用，不動產(chǎn)登記檔案管理工作確實表現(xiàn)出了更高的處理速度，在一定程度上降低了工作難度，提升了工作效率。但是，同樣也需要相關(guān)管理人員必須積極適應(yīng)這一新模式，在不斷完善信息化管理平臺的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)自身對于信息化管理手段的掌握效果，如此才能夠更好地優(yōu)化落實效果，避免因為管理人員不適應(yīng)新管理模式，而導(dǎo)致一些新的問題和缺陷。

2.不動產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)狀

新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作雖然取得了快速發(fā)展，成果也較為突出，但是面臨著更高的要求以及更為復(fù)雜的形勢，依然存在著一些問題和缺陷，不動產(chǎn)登記檔案管理工作的價值沒有充分體現(xiàn)出來，其中突出問題表現(xiàn)如下：

首先，相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平不高是導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案管理工作效果不佳的直接因素。新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)了較多新的變化，無論是從制度體系，還是從具體工作方法上，均和原有工作模式大不相同，對工作人員提出了更大挑戰(zhàn)，如果不動產(chǎn)登記檔案管理人員無法適應(yīng)新模式，在工作中存在著明顯的滯后現(xiàn)象，必然容易因為人員素質(zhì)問題導(dǎo)致工作出現(xiàn)偏差，隨之影響到不動產(chǎn)登記檔案管理成效。比如，在當(dāng)前數(shù)字化檔案管理模式不斷推廣的大背景下，相關(guān)管理人員依然沉溺于傳統(tǒng)滯后的管理模式，不熟悉新技術(shù)和新方法，就容易增加工作出現(xiàn)問題的概率，也無法將這些新技術(shù)的應(yīng)用價值發(fā)揮到最大。

其次，不動產(chǎn)登記檔案管理機(jī)制不順暢也是重要問題，對于最終管理成果的限制較為明顯。雖然當(dāng)前不動產(chǎn)登記檔案管理水平正在不斷提升，但如果在管理機(jī)制方面存在明顯混亂現(xiàn)象，同樣也容易滋生一些問題，且難以體現(xiàn)出較高的管理效率，工作人員之間的矛盾沖突同樣也不容忽視。比如，不動產(chǎn)登記檔案管理工作人員不能夠明確自身職責(zé)，或者是不具備較高的工作主動性，難以全身心參與管理項目，就極有可能導(dǎo)致相關(guān)問題形成，成為未來有待解決的核心問題。

最后，不動產(chǎn)登記檔案管理工作存在的問題還表現(xiàn)在信息資料的應(yīng)用上。因為存在一定程度的信息孤島現(xiàn)象，會對未來不動產(chǎn)登記檔案管理工作帶來影響和制約。雖然現(xiàn)階段我國不動產(chǎn)登記檔案管理的信息化水平越來越高，管理效率也確實在不斷提升，但是同樣也存在著踐行效果不佳的問題，尤其是對于不同部門以及不同單位之間的信息互通，存在著較多的限制因素，難以保障相關(guān)數(shù)據(jù)信息資料可以得到充分利用，導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案資料缺失，影響到后續(xù)管理成效，需要進(jìn)一步優(yōu)化完善。

二、新時期不動產(chǎn)登記檔案管理優(yōu)化策略

1.更新管理意識

新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展應(yīng)該從意識層面著手，要求所有工作人員均能夠清晰認(rèn)識到該項工作在新時期面臨的更高要求，以及呈現(xiàn)出來的新特點，逐步轉(zhuǎn)變自身舊有的工作理念，推動自身工作積極調(diào)整和轉(zhuǎn)變?；诖?，針對不動產(chǎn)登記檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行必要的培訓(xùn)和引導(dǎo)，促使其可以準(zhǔn)確掌握新時期自身工作面臨的新局面，對于不動產(chǎn)登記檔案管理的新特點以及新要求予以明確，進(jìn)而深入分析未來工作面臨的新變化，積極適應(yīng)和調(diào)整工作狀態(tài)，便于更好地實現(xiàn)相關(guān)工作的優(yōu)化落實，嚴(yán)禁因為受限于原有工作模式，導(dǎo)致檔案管理工作受到嚴(yán)重限制和干擾。

比如，不動產(chǎn)登記檔案管理人員應(yīng)該具備更高的信息化意識，將原有的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，積極學(xué)習(xí)和掌握信息化相關(guān)技術(shù)手段，具備更高的工作能力。針對當(dāng)前不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及的一些新政策和新規(guī)范，同樣也需要相關(guān)管理人員予以積極掌握和熟練運用，避免自身工作出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)以及不標(biāo)準(zhǔn)行為。當(dāng)然，因為不動產(chǎn)登記檔案管理工作的復(fù)雜性，相關(guān)工作人員還需要具備全局意識和協(xié)調(diào)能力，能夠積極關(guān)注全局工作開展中存在的問題和不足，主動參與，確保各項業(yè)務(wù)均能夠有序落實到位。

2.注重不動產(chǎn)登記檔案資料整合

新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作的核心依然應(yīng)該放在不動產(chǎn)登記檔案資料上，只有檔案資料得到有效整合，具備較為理想的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性和完整度，才能夠更好地具備管理條件，充分發(fā)揮應(yīng)用價值。在不動產(chǎn)登記檔案資料整合時，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)范要求，明確工作目標(biāo)，解決工作中存在的問題。

比如，本單位在該項工作開展中就充分遵循《山東省人民政府辦公廳關(guān)于推進(jìn)市縣不動產(chǎn)登記職責(zé)和機(jī)構(gòu)整合的意見》（魯政辦字〔2015〕188號）、《關(guān)于縣級不動產(chǎn)登記職責(zé)和機(jī)構(gòu)整合有關(guān)問題的通知》（德編〔2015〕36號）的相關(guān)要求，確保不動產(chǎn)登記檔案資料的整合較為規(guī)范有序，力求將原有相對分散的資料信息予以統(tǒng)一管理。為了達(dá)到較為理想的整合效果，往往需要全面考慮，將林權(quán)、漁業(yè)養(yǎng)殖權(quán)、房屋所有權(quán)登記資料等予以全面兼顧，確保這些資料可以準(zhǔn)確移交到不動產(chǎn)登記管理中心，進(jìn)而更好地完成所有檔案資料的整合以及編輯工作，最終形成具備良好唯一性的不動產(chǎn)登記檔案，切實解決原有的檔案資料混亂無序，以及可能存在的相互沖突問題。當(dāng)然，為了更好促使所有檔案資料具備理想的整合效果，可以采取信息化處理方式，保障不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫得到優(yōu)化構(gòu)建，由此形成所有檔案資料的匯總，提升了整合效率以及準(zhǔn)確度。

3.注重日常工作推進(jìn)

在新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作優(yōu)化落實中，管理人員往往還需要高度關(guān)注日常不動產(chǎn)登記檔案管理工作的扎實推進(jìn)，避免因為日常工作存在偏差，對于后續(xù)工作開展出現(xiàn)較大危害和制約問題。不動產(chǎn)登記檔案管理日常工作相對較為煩瑣，涉及的工作目標(biāo)繁雜，有可能會出現(xiàn)混亂局面，要求相關(guān)管理人員能夠予以全方位把控，確保所有工作都能夠得以優(yōu)化落實。

首先，不動產(chǎn)登記檔案管理日常工作開展應(yīng)該明確標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，我單位嚴(yán)格遵循《檔案實體整理流程》《卷內(nèi)文件排列順序》《案卷整理要求》等要求，明確日常工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，對于相關(guān)管理人員提供了工作依據(jù)和參考，解決了工作中出現(xiàn)的嚴(yán)重混亂局面。其次，在不動產(chǎn)登記檔案管理日常工作開展中，往往還需要重點圍繞著檔案資料類型予以明確，如權(quán)屬類登記檔案、抵押類檔案、查封類檔案等都需要予以分類管理，避免相互之間出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂問題，提升管理工作的有序性和整體性。具體到不動產(chǎn)登記檔案管理的日常工作上來，更是呈現(xiàn)出了較為明顯的復(fù)雜性特點，要求管理人員能夠重點圍繞著不動產(chǎn)權(quán)屬來源、登記申請、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核以及實地查看記錄、登記現(xiàn)場詢問筆錄、相關(guān)照片、聲像，以及各種稅費的繳納憑證、契約、司法協(xié)助文書、不動產(chǎn)登記簿、不動產(chǎn)測繪資料、不予登記決定、查詢申請表等所有資料進(jìn)行管控，確保這些資料信息可以具備較強(qiáng)的準(zhǔn)確度和清晰度，且能夠基于不動產(chǎn)登記檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理，規(guī)避資料信息的混亂問題。

當(dāng)然，管理人員在日常工作中，除了要針對這些海量資料進(jìn)行必要整理外，依托新時期的信息化管理模式，往往還需要進(jìn)行數(shù)字化加工和影像資料的制作，然后將其準(zhǔn)確入庫上架，為后續(xù)管理和調(diào)閱應(yīng)用提供條件，解決任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)的混亂問題。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)

新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展還需要著重關(guān)注信息化建設(shè)，要求構(gòu)建完善可行的信息化管理體系，由此更好地實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新調(diào)整，擺脫滯后管理模式帶來的局限性問題。在不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)中，可以充分依托“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”大環(huán)境，促使整個不動產(chǎn)登記檔案管理流程形成較為理想的信息化轉(zhuǎn)變，由此表現(xiàn)出較為高效的管理局面。比如，針對不動產(chǎn)登記檔案的整理、掃描、組卷以及存儲，都需要完善相應(yīng)的信息化手段，促使最終不動產(chǎn)登記檔案可以依托文字、圖片、聲音以及視頻等多類型文件進(jìn)行存儲，由此體現(xiàn)出較為強(qiáng)大的管理效果。因為不動產(chǎn)登記檔案管理工作的復(fù)雜性，相應(yīng)信息化建設(shè)不僅僅需要重點關(guān)注存儲容量的增加，還需要構(gòu)建較為匹配的信息化管理平臺，以適應(yīng)各類信息資料的存儲以及查閱，由此更好地提升優(yōu)化落實效果。比如，本單位就重點加大了不動產(chǎn)登記檔案管理的信息化建設(shè)，搭建了山東省不動產(chǎn)登記“一網(wǎng)通辦”便民服務(wù)平臺，可以開展網(wǎng)上申請、網(wǎng)上繳稅、網(wǎng)上查詢等業(yè)務(wù)，在方便人們辦理業(yè)務(wù)的同時，也可以更好地增強(qiáng)自身檔案管理工作的便捷性和高效性。

5.注重繼續(xù)教育學(xué)習(xí)

新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作面臨著更高的要求，相關(guān)管理人員在面臨較大挑戰(zhàn)的同時，需要不斷學(xué)習(xí)，積極推動自身不斷成長，可借助繼續(xù)教育機(jī)會，促使自身在新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作中具備更高的能力，解決可能存在的不適應(yīng)問題?；谛聲r期不動產(chǎn)登記檔案管理人員培訓(xùn)工作的開展，要求從新形勢的高要求以及具體工作任務(wù)著手，恰當(dāng)安排繼續(xù)教育活動，保障相應(yīng)培訓(xùn)工作有較強(qiáng)的實效性，避免僅僅停留在理論方面，實訓(xùn)層面的指導(dǎo)往往具備更高價值，尤其是對于信息化管理平臺的運用，更是需要作為培訓(xùn)重點。對于新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作的具體標(biāo)準(zhǔn)和流程，同樣也需要引起高度重視，以便促使相應(yīng)工作得以優(yōu)化執(zhí)行，避免因為工作人員不熟悉相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)，而造成不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)混亂。不動產(chǎn)登記檔案管理工作人員應(yīng)該具備終生學(xué)習(xí)理念，結(jié)合自身工作崗位的新變化，不斷學(xué)習(xí)補(bǔ)充新知識，掌握該項工作相關(guān)的技能，才能夠確保自身不落后，不斷適應(yīng)不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化。

6.注重管理安全性

新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作雖然在信息技術(shù)的強(qiáng)力支持下表現(xiàn)出了較為理想的發(fā)展態(tài)勢，工作效率以及準(zhǔn)確度都得到了明顯提升，但是不動產(chǎn)登記檔案管理同樣也面臨著一些新問題，必須進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，以規(guī)避因為考慮不全面而出現(xiàn)的各類安全隱患。比如，在不動產(chǎn)登記檔案管理信息化模式應(yīng)用中，信息資料的安全性就需要引起重視，要求全方位分析不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)中可能存在的安全隱患，進(jìn)而予以針對性的防護(hù)，確保所有檔案資料均可以得到安全保存和利用。除了需要進(jìn)行公示和公開查閱的相關(guān)檔案資料外，檔案資料需要切實做好保密工作，尤其是對于相關(guān)信息化平臺，更是需要注重安全防范。

三、結(jié)語

綜上所述，新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作面臨著更高的要求，對于相關(guān)管理人員也提出了較大挑戰(zhàn)，應(yīng)不斷創(chuàng)新發(fā)展，針對原有工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，積極推進(jìn)信息化建設(shè)，提升不動產(chǎn)登記檔案管理效率和準(zhǔn)確度，促使其可以發(fā)揮出更強(qiáng)的作用價值。

當(dāng)然，針對參與不動產(chǎn)登記檔案管理工作的所有人員同樣也需要注重培養(yǎng)，確保其在更好地適應(yīng)新時期新要求的基礎(chǔ)上，將自身工作優(yōu)化落實到位，解決人力資源方面產(chǎn)生的限制問題。

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（作者單位：夏津縣不動產(chǎn)登記中心）