企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)研究

蘇衛(wèi)花

摘 要：現(xiàn)階段，有效落實(shí)檔案管理工作在我國(guó)社會(huì)發(fā)展方面具有重要意義。隨著信息技術(shù)的普及與創(chuàng)新，企事業(yè)單位應(yīng)該不斷完善檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作，促進(jìn)檔案管理工作積極創(chuàng)新，使自身發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的需求得到更好滿足，主動(dòng)革新現(xiàn)階段不科學(xué)、不合理的檔案管理方式，積極結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，為使用者匯總、歸納檔案信息提供幫助，促進(jìn)檔案管理形式更加有效、科學(xué)，為企事業(yè)單位更加平穩(wěn)高效的運(yùn)行檔案管理工作提供保障。本文簡(jiǎn)單介紹企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)的主要內(nèi)容及重要意義，然后結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作存在的問(wèn)題提出有針對(duì)性的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理業(yè)務(wù);監(jiān)督;指導(dǎo)

近年來(lái)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，各企事業(yè)單位的檔案數(shù)量也在不斷增多，在一定程度上改變了工作形態(tài)，有效監(jiān)督與指導(dǎo)企事業(yè)單位檔案管理工作變得非常重要。但是，部分企事業(yè)單位由于管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)、人員配備不足、對(duì)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)等原因，對(duì)有效開(kāi)展檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作形成阻礙。想要使檔案管理工作的價(jià)值得到充分發(fā)揮，必須保證相關(guān)監(jiān)督與指導(dǎo)工作有效落實(shí)。

一、企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)的主要內(nèi)容及重要意義

1.主要內(nèi)容

檔案管理工作監(jiān)督與指導(dǎo)的行政職能主要包括兩個(gè)方面，分別為指導(dǎo)檔案管理工作和檢查監(jiān)督檔案管理工作。這兩項(xiàng)工作之間存在密切的聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)彼此之間的共同進(jìn)步。企事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)包含許多方面的內(nèi)容，如監(jiān)督相關(guān)企事業(yè)單位是否有效落實(shí)檔案法律法規(guī)?？茖W(xué)有效開(kāi)展檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作，能夠有效提升檔案管理理論、干部培養(yǎng)等工作的質(zhì)量。在落實(shí)各項(xiàng)工作過(guò)程中，需要工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作。

2.重要意義

一是有效落實(shí)監(jiān)督工作，能夠?qū)n案管理工作中存在的不合理、不科學(xué)的問(wèn)題進(jìn)行深入挖掘，從而保證相關(guān)問(wèn)題得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決，幫助工作人員更加有效解決工作中的問(wèn)題。平穩(wěn)有效地運(yùn)行各項(xiàng)工作，能夠保證工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種問(wèn)題，從而更加有效地整理和利用檔案信息。

二是在開(kāi)展企事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)程中，結(jié)合有效的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，能夠?yàn)闄n案管理工作質(zhì)量的提升起促進(jìn)作用，同時(shí)也能夠?yàn)槁鋵?shí)相關(guān)檔案法律法規(guī)提供幫助。

三是企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，通過(guò)有效開(kāi)展監(jiān)督與指導(dǎo)工作，能夠幫助工作人員更加清楚了解自身實(shí)際工作情況，促使工作人員對(duì)檔案管理工作內(nèi)容與責(zé)任形成更加正確的認(rèn)識(shí)，能夠充分調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性，有效避免檔案管理工作混亂的情況發(fā)生，保證所有檔案信息歸檔及時(shí)，促進(jìn)檔案信息利用率不斷提升。

總之，保證相關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作在企事業(yè)單位檔案管理工作中得到有效落實(shí)，能夠在我國(guó)發(fā)展檔案事業(yè)過(guò)程中發(fā)揮重要作用。因此，相關(guān)人員應(yīng)該充分重視與關(guān)注檔案管理及相關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，推動(dòng)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展。

1.企事業(yè)單位檔案管理工作監(jiān)督與指導(dǎo)人員不足

企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作過(guò)程中，部分工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知存在偏差，認(rèn)為其只是簡(jiǎn)單的儲(chǔ)存檔案信息，覺(jué)得這項(xiàng)工作非常簡(jiǎn)單，沒(méi)有挑戰(zhàn)，所以只是根據(jù)上級(jí)的安排按部就班地開(kāi)展相關(guān)工作，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。在這樣的工作理念下，信息化管理方式的落實(shí)難度極大，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升形成嚴(yán)重阻礙。

另外，現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域的保障體系并不完善，通常都是利用第三方支付平臺(tái)實(shí)現(xiàn)商品經(jīng)濟(jì)流通，雖然能夠保證第三方的控制和檢查作用有效發(fā)揮，使商家的僥幸心理得到遏制，但在一定程度上也會(huì)導(dǎo)致企事業(yè)單位檔案管理工作監(jiān)督與指導(dǎo)人員不足。在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必然會(huì)有問(wèn)題存在于工作過(guò)程中，這是由于企事業(yè)單位很少在檔案管理創(chuàng)新方面投入足夠的費(fèi)用，很難對(duì)高水平的檔案管理工作形成深刻體會(huì)。

2.對(duì)檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作的業(yè)務(wù)范圍認(rèn)知不足

近年來(lái)，很多企事業(yè)單位越來(lái)越重視檔案管理工作，同時(shí)對(duì)相關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作也越來(lái)越重視。但是，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，很多企事業(yè)單位將檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)重點(diǎn)放在整理和收集文件資料方面，而對(duì)檔案信息化建設(shè)、檔案儲(chǔ)存安全以及檔案管理體系的建設(shè)投入不足，通常只將一些宏觀的管理要求作為核心開(kāi)展專項(xiàng)指導(dǎo)工作，無(wú)法對(duì)檔案管理工作的具體落實(shí)進(jìn)行有效指導(dǎo)，無(wú)法取得明顯的工作成效。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏

通過(guò)對(duì)企事業(yè)單位實(shí)際情況的了解，發(fā)現(xiàn)部分企事業(yè)單位只派一名工作人員負(fù)責(zé)單位的檔案管理工作，且缺乏相關(guān)的檔案管理素養(yǎng)，工作人員與同行業(yè)人員缺乏交流溝通，無(wú)法有效開(kāi)展行業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。此外，國(guó)家相關(guān)制度不夠明確，導(dǎo)致很多企事業(yè)單位無(wú)法對(duì)檔案管理工作形成正確認(rèn)識(shí)，無(wú)法充分重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員配備不足，相關(guān)的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)更是不復(fù)存在，致使檔案資源在一定程度上流失。

4.缺乏多樣化的檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)形式

現(xiàn)階段，大多企事業(yè)單位都是利用集中考核或檢查的方式來(lái)落實(shí)檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作，這種工作方式需要復(fù)雜的準(zhǔn)備工作以及較長(zhǎng)的周期，極可能會(huì)對(duì)開(kāi)展其他業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響。為此，部分企事業(yè)單位為了使工作人員的工作壓力減輕，只進(jìn)行單項(xiàng)工作檢查，并且檢查活動(dòng)的間隔時(shí)間較長(zhǎng)，無(wú)法有效監(jiān)督與指導(dǎo)檔案管理工作。同時(shí)，在開(kāi)展檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作過(guò)程中，所使用的指導(dǎo)內(nèi)容相對(duì)滯后，無(wú)法使企事業(yè)單位的發(fā)展需求得到滿足。另外，部分企事業(yè)單位為了取得更好的成績(jī)，往往會(huì)臨時(shí)集中現(xiàn)有資源突擊整改檢查可能涉及的內(nèi)容，在檢查后不會(huì)對(duì)整改效果進(jìn)行鞏固，導(dǎo)致檔案管理工作中反復(fù)發(fā)生相似的問(wèn)題，致使監(jiān)督指導(dǎo)工作效果并不理想。

5.對(duì)監(jiān)督整改缺乏約束力

很多企事業(yè)單位都會(huì)通過(guò)檢查來(lái)了解和提升檔案管理工作的效果，但是在開(kāi)展檔案檢查過(guò)程中，部分單位存在檢查工作片面、不重視后期整改的問(wèn)題。同時(shí)，企事業(yè)單位大多以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”為工作原則，會(huì)由各級(jí)檔案部門負(fù)責(zé)落實(shí)整改工作，容易導(dǎo)致整改不規(guī)范的情況出現(xiàn)。同時(shí)，企事業(yè)單位監(jiān)督整改情況的力度不足，大多通過(guò)整改報(bào)告對(duì)整改質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行了解，并不能實(shí)現(xiàn)對(duì)整改情況的全面掌握。

三、企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)的改進(jìn)策略

1.擴(kuò)充企事業(yè)單位檔案管理人員引進(jìn)渠道

工作人員不斷努力是企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力，所以想要更好地開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)及其監(jiān)督指導(dǎo)工作，企事業(yè)單位必須對(duì)培養(yǎng)和引進(jìn)相關(guān)人才的工作重視，通過(guò)增加檔案管理人員編制、增加檔案管理人員收入等有效措施，吸引更多專業(yè)人才投入檔案管理工作，保證工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得到根本上提高，不斷壯大檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)培訓(xùn)管理人員的工作足夠重視，通過(guò)有效措施對(duì)檔案管理人員的管理思想和管理技能進(jìn)行提升，并且不斷將先進(jìn)的管理方式融入管理過(guò)程。企事業(yè)單位的檔案管理工作具有整體和系統(tǒng)的特性，只有提高系統(tǒng)里的每項(xiàng)工作，才能使整體得到有效提升。企事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，并按照一定的要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行精確分類，促進(jìn)紙質(zhì)文件優(yōu)化，保證紙質(zhì)文件記錄的數(shù)據(jù)和內(nèi)容準(zhǔn)確真實(shí)，使檔案本身的作用能夠充分發(fā)揮。

2.正確認(rèn)識(shí)檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作的職責(zé)

企事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該對(duì)檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作的機(jī)構(gòu)進(jìn)行明確，與自身檔案管理現(xiàn)狀和規(guī)模相結(jié)合，明確工作人員的崗位要求和工作職責(zé)，如果單位各方面條件允許可以設(shè)專崗，將檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作交給專業(yè)的檔案管理人員;如果單位人員緊缺，只能由檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工作，在完成工作機(jī)構(gòu)設(shè)立后，可以在企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員中指派監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)人員。同時(shí)，企事業(yè)單位應(yīng)該與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，從業(yè)務(wù)建設(shè)、管理制度、設(shè)施設(shè)備、組織機(jī)構(gòu)以及安全保障等方面明確監(jiān)督指導(dǎo)工作職責(zé)，使工作人員工作目標(biāo)更加明確、工作行為更加規(guī)范。另外，企事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作制度進(jìn)行完善，使相關(guān)的工作方法和工作內(nèi)容更加完善。企事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)各下屬單位存在的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行充分考慮，努力實(shí)現(xiàn)工作組合的最優(yōu)化，利用對(duì)標(biāo)的方式對(duì)單位的硬件配置和組織管理進(jìn)行強(qiáng)化。

3.重視檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)

各企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)是檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的重點(diǎn)對(duì)象，所以企事業(yè)單位想要有效開(kāi)展檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作，并減輕現(xiàn)階段監(jiān)督指導(dǎo)工作壓力，必須對(duì)自身檔案管理工作水平進(jìn)行有效提升。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作質(zhì)量很大程度上是由工作人員的專業(yè)素養(yǎng)決定的，所以企事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合有效的管理措施，提升相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，企事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)水平培訓(xùn)，提升檔案管理人員的招聘門檻。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用，通過(guò)直播、網(wǎng)課等方式提升檔案管理人員的認(rèn)知水平和操作水平。其次，可以完成檔案管理學(xué)習(xí)網(wǎng)站的建立，使檔案管理人員能夠充分利用閑暇時(shí)間提升自身水平，再與合理的考核制度相結(jié)合，使檔案管理人員擁有更高的學(xué)習(xí)主動(dòng)性。最后，應(yīng)該對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的社交性進(jìn)行充分利用，企事業(yè)單位可以與其他單位建立合作，完成檔案管理工作交流途徑的建立，如建立微信公眾號(hào)、QQ群等，不但能夠?yàn)闄n案管理人員之間的交流溝通提供便利，還能夠更好地集思廣益，使檔案管理工作中的難題得到及時(shí)解決。另外，企事業(yè)單位可以不定時(shí)進(jìn)行內(nèi)部檢查，了解自身存在的問(wèn)題，明確今后工作的重點(diǎn)。

4.完成全覆蓋式工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建

完成全覆蓋式工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，能夠?yàn)轫樌_(kāi)展檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作提供保證。通過(guò)分析檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)的現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，企事業(yè)單位雖然不斷加強(qiáng)年度檢查、執(zhí)法檢查的力度，對(duì)下屬單位的檔案管理工作起到了一定的監(jiān)督與指導(dǎo)作用，但是由于各地區(qū)的市場(chǎng)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況存在差異，導(dǎo)致下屬單位檔案管理工作存在不同的發(fā)展水平，因此檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作所發(fā)揮的效果并不理想。基于此，企事業(yè)單位應(yīng)該完成全覆蓋式工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，在實(shí)際開(kāi)展構(gòu)建工作時(shí)應(yīng)該從以下幾方面入手：首先，各檔案管理人員應(yīng)該不斷完善與強(qiáng)化自身的主觀意識(shí)，與相關(guān)的檔案管理法規(guī)相結(jié)合，調(diào)整和剔除自身存在的錯(cuò)誤工作理念和工作思想，從而使檔案管理工作的要求得到更好滿足。其次，從企事業(yè)內(nèi)部的檔案部門，到各下屬單位的檔案管理部門，要構(gòu)建全覆蓋式、自上而下的工作網(wǎng)絡(luò)，并且在不同部門和工作環(huán)節(jié)中完成工作網(wǎng)絡(luò)的滲透。最后，應(yīng)該認(rèn)真梳理現(xiàn)有的檔案工作監(jiān)管與指導(dǎo)體系，更加有效落實(shí)相關(guān)的制度，實(shí)現(xiàn)監(jiān)管與指導(dǎo)工作一級(jí)抓一級(jí)，防止在開(kāi)展工作的過(guò)程中有死角出現(xiàn)，使我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)更加堅(jiān)實(shí)，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展。另外，應(yīng)該完成檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建。在對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)時(shí)，可以利用檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。檔案工作涉及的內(nèi)容非常繁雜，并且與人們的工作和生活息息相關(guān)。通過(guò)分析現(xiàn)階段的檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作存在一定的隱蔽性和滯后性。在企事業(yè)單位中，檔案管理工作擁有越長(zhǎng)的運(yùn)作時(shí)間就越難有效保障檔案管理工作的質(zhì)量。在出現(xiàn)這一情況時(shí)，容易有檔案歸檔工作不及時(shí)、管理不規(guī)范、檔案資料缺失等不良情況出現(xiàn)。基于此，為了避免這一情況，企事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該將工作重心放在檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建上。第一，在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)過(guò)程中，應(yīng)該保證相關(guān)部門和人員充分重視和關(guān)注構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)工作，在平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中積極鼓勵(lì)工作人員參與，同時(shí)積極應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)。第二，可以借鑒國(guó)內(nèi)以及其他國(guó)家的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)，并且與企事業(yè)單位實(shí)際情況相結(jié)合，保證檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)擁有較高的科學(xué)性和可操作性。在檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作中應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，能夠使檔案調(diào)整與管理的統(tǒng)一化得以實(shí)現(xiàn)。

5.在監(jiān)督指導(dǎo)工作的全過(guò)程融入檔案檢查

在開(kāi)展檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作過(guò)程中，檔案檢查是重要手段，能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升起到重要的推動(dòng)作用。檔案檢查能夠使監(jiān)督指導(dǎo)工作中的問(wèn)題得以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作的方向更加明確。企事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)《檔案檢查工作辦法》完成本單位檔案檢查制度的建立，其中包括檢查的對(duì)象、檢查規(guī)范、等級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及工作流程等。同時(shí)，應(yīng)該明確開(kāi)展檢查工作的規(guī)模、頻率以及時(shí)間。在檢查工作的開(kāi)展過(guò)程中，還應(yīng)該對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案專家資源和檔案協(xié)作組織的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用。在檔案檢查工作完成后，應(yīng)該在公司網(wǎng)站公布檢查結(jié)果，促進(jìn)各部門積極調(diào)整檔案管理工作。另外，在各部門對(duì)自身檔案管理工作不足之處進(jìn)行整改時(shí)，應(yīng)該建立有效的監(jiān)督機(jī)制，指派專業(yè)的監(jiān)督指導(dǎo)人員對(duì)整改內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，將整改的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提升整改工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展過(guò)程中，企事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)揮的作用越來(lái)越重要，而檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量，需要企事業(yè)單位加以重視。雖然現(xiàn)階段仍然有很多問(wèn)題存在于企事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作中，但是只要企事業(yè)單位不斷對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，一定會(huì)促進(jìn)檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)水平不斷提升。

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（作者單位：平度市檔案館）