學(xué)歷學(xué)位認證對高校學(xué)籍檔案管理的要求

周書英

摘 要：學(xué)歷學(xué)位認證是衡量人才發(fā)展水準，評估用人基本信息的重要基礎(chǔ)，在社會崗位建設(shè)中所發(fā)揮的作用是無可替代的。本文以學(xué)歷認證為切入點，從高校學(xué)籍檔案管理出發(fā)，分析學(xué)歷學(xué)位認證的基本內(nèi)容和流程，探討高校檔案在這一領(lǐng)域中擔當?shù)闹匾巧?，并列舉出基本要求，進一步探討了檔案管理優(yōu)化的方法和措施，希望能夠給相關(guān)從業(yè)人員帶來一定的參考和啟示。

關(guān)鍵詞：學(xué)歷學(xué)位認證;高校學(xué)籍檔案管理;基本需求;改革方法

在素質(zhì)化教育和社會經(jīng)濟發(fā)展不斷結(jié)合的大背景下，中國高等教育規(guī)模已經(jīng)有了顯著的延伸和拓展，并且與國際市場接軌，獲得學(xué)歷和學(xué)位的人數(shù)呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢，謀求出國學(xué)習(xí)機遇和崗位發(fā)展的人才類型也越來越豐富。在這其中，學(xué)歷和學(xué)位證書就成為人才的通行證，無論是升學(xué)還是求職，抑或是出國深造，用人單位都會要求申請者提供自己的學(xué)位證書和成績單等基本材料，并對其展開一系列的認證。這就意味著學(xué)歷學(xué)位認證能夠保證成績單的真實有效，有效打擊虛假文憑的現(xiàn)象，營造更為公正且誠信的用人環(huán)境。同時，學(xué)歷學(xué)位認證也是高校學(xué)籍檔案的重要組成部分，與高校本身的檔案管理存在密不可分的關(guān)系。

一、分析學(xué)歷學(xué)位認證的內(nèi)容和流程

1.基本內(nèi)容

通常意義上所說的學(xué)歷學(xué)位認證，是以中國境內(nèi)的人才評估為主，頒發(fā)的學(xué)士、碩士、博士畢業(yè)證書以及學(xué)位證書、課程學(xué)習(xí)成績單等，同時也包括尚未畢業(yè)的大學(xué)本科生、碩士研究生、博士研究生的課程學(xué)習(xí)成績單。在這里，學(xué)歷學(xué)位認證也同樣會對那些申請碩士學(xué)位，全國統(tǒng)一考試合格證書的真實性進行確認。這里提到的認證，需要依靠具有權(quán)威性和公信力的第三方。也就是說，學(xué)歷學(xué)位認證并不是學(xué)生本人或者是用人單位實施的行為，而是由第三方機構(gòu)來完成的，在審核告一段落之后，會出具相應(yīng)的屬實證明。

2.第三方及其工作流程

認證學(xué)歷學(xué)位的第三方是由官方授權(quán)的，是專門提供該項服務(wù)機構(gòu)，當下，中國境內(nèi)官方授權(quán)的學(xué)歷學(xué)位認證服務(wù)機構(gòu)主要包括兩類：一是教育部學(xué)位和研究生教育發(fā)展中心認證處，二是全國高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心高等教育學(xué)歷認證代理機構(gòu)。除此之外，學(xué)信網(wǎng)和學(xué)位網(wǎng)也與高等院校學(xué)生的資格認證存在密切關(guān)系，是由教育部指定的查詢學(xué)歷、學(xué)位的基本網(wǎng)站，整理了各類高等教育的學(xué)籍數(shù)據(jù)，學(xué)生本人或者用人單位可以直接在學(xué)信網(wǎng)、學(xué)位網(wǎng)上注冊賬號，并登錄檔案進行閱覽，分析學(xué)生的學(xué)歷學(xué)位以及其他的教育情況，并依照申請出具相應(yīng)的認證報告。

另外，社會上也有部分提供學(xué)歷學(xué)位認證服務(wù)的中介公司，這些中介公司大多會與企業(yè)等培養(yǎng)單位展開相應(yīng)合作，在經(jīng)受特定委托和學(xué)生本人同意之后，直接與畢業(yè)院校或者是研究生培養(yǎng)單位取得聯(lián)系，收集并核實學(xué)校和培養(yǎng)單位擬聘或者是在職人員的相關(guān)背景信息。

中介公司在收到基本的認證材料之后，會以傳真或者是郵寄方式將其發(fā)送到學(xué)?；蛘吲囵B(yǎng)單位的相關(guān)部門，學(xué)校在經(jīng)由審查或鑒定之后，把結(jié)果以傳真或其他通信形式回執(zhí)給中介公司。

還有，各類高校、中專院校、研究生院等也有學(xué)歷認證的資格，學(xué)校相關(guān)部門，如檔案館、各學(xué)院、教務(wù)處都可以根據(jù)學(xué)生本人申請或者是他人委托，為其打印成績單等相關(guān)信息并加蓋公章，來佐證材料的真實且客觀。部分用人單位也會直接與學(xué)?；蛘呤茄芯可囵B(yǎng)單位聯(lián)系，咨詢必要的數(shù)據(jù)。

二、分析高校檔案館在學(xué)歷學(xué)位認證中發(fā)揮的重要作用

高校學(xué)籍信息主要生成于不同的學(xué)院、研究生院、教務(wù)處、招生辦、就業(yè)指導(dǎo)中心等多個部門，這些部門都會依靠自身的職能收集不同的數(shù)據(jù)，在完整統(tǒng)籌到一起之后，集中移交到檔案館，然后經(jīng)由檔案人員整理、編輯成學(xué)籍檔案永久儲存。學(xué)籍檔案反映了大學(xué)生在校期間發(fā)展的基本情況，包括學(xué)習(xí)成績、學(xué)籍變更、學(xué)歷學(xué)位等，具有較為明顯的綜合性與準確性，可信度是毋庸置疑的，能夠作為判斷成績和學(xué)歷是否真實的參考依據(jù)。而具體的認證工作，則需要依靠學(xué)?；蛘呤茄芯可囵B(yǎng)單位來完成，要經(jīng)歷特定的查詢和閱覽。這也就意味著，高校檔案館在學(xué)歷學(xué)位認證中發(fā)揮的作用是尤為突出的，能夠真正凸顯出學(xué)籍檔案的價值和作用。

近些年來，假文憑現(xiàn)象層出不窮，假證更是蔓延到社會的不同領(lǐng)域，如套用他人畢業(yè)證或者是學(xué)位證編號、校長姓名錯誤、證書編號錯誤等問題都會嚴重影響社會的人才發(fā)展秩序。

高校檔案管理人員在利用學(xué)籍檔案來判斷學(xué)歷學(xué)位等基本信息的時候，必須要核對細節(jié)問題，包括學(xué)生姓名、出生日期、畢業(yè)年份、畢業(yè)證或者是學(xué)位等數(shù)據(jù)，如果有一項不符合，就應(yīng)當作出不屬實的判斷，如果以上這些基本要點都相符，為了防止信息被套用，還應(yīng)當比照學(xué)生的照片，利用電子識別系統(tǒng)進行辨析。但不可否認的是，的確有很多高校檔案館存儲的照片失真，所以對比也是存在一定難度的。如果照片不夠清楚，檔案管理人員更不能做出草率的判斷，而是要求對方重新遞交。如果身份證上的名字和證書上的名字不相符，也需要本人到公安機關(guān)說明具體情況并取得證明。如果檔案的查詢確實沒有結(jié)果，也應(yīng)當慎重下結(jié)論，不能盲目判斷信息不屬實，這是因為檔案記錄也很有可能出現(xiàn)不準確的情況。此時，學(xué)校可以讓本人拿原件親自查證。

在展開學(xué)歷學(xué)位認證的時候，高校檔案館應(yīng)當秉持公正公開的原則，絕不能為了一己私利隨便接受社會上的咨詢申請。同時，部分檔案管理人員的確很難鑒別委托書、有效證件以及公司資質(zhì)等材料的真實性，所以應(yīng)當以官方授權(quán)的專門機構(gòu)和本人辦理為主。檔案管理人員也應(yīng)當保證細節(jié)性的落實，謹慎下結(jié)論，即便是要做出回執(zhí)，也要只標明屬實，或是不屬實，不能透露超過認證范圍之外的其他信息。

三、分析學(xué)歷學(xué)位認證對高校學(xué)籍檔案管理提出的基本要求

1.完整性

學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的基本信息，都必須要完整體現(xiàn)在學(xué)籍檔案上，形成前后相接的鏈條，只有這樣才可以提供更為有效的參考和指引。首先，基本信息應(yīng)當包括錄取名冊，以確認學(xué)生的姓名、學(xué)歷的層級、性質(zhì)以及專業(yè)。其次，是學(xué)籍卡，主要是對學(xué)生的身份、相貌、家庭住址和入學(xué)前的基本情況進行比對，相片必須要正面且足夠清晰，在填寫學(xué)籍卡的時候應(yīng)當盡可能保證手寫，保證姓名和身份證號碼與身份證上的數(shù)據(jù)相一致，如果姓名和身份有所改變，應(yīng)當保存公安部門出示的證明材料。如果學(xué)生有轉(zhuǎn)專業(yè)的情況，也需要在學(xué)籍卡中說明情況，而且要在前后的專業(yè)班級中各自儲存。還有就是要記錄好考試成績和分數(shù)，在校成績能夠證明學(xué)生的知識掌握水平和程度，是判斷學(xué)生是否達到畢業(yè)要求的基本參考。以往計算機尚未普及時，學(xué)生考試成績也基本都登錄在學(xué)籍卡的背面，以方便后期的查找。但在信息技術(shù)應(yīng)用的當下，同學(xué)可以直接在學(xué)信網(wǎng)上申請，把所有的成績一次性打印出來，同時也可以避免看到其他同學(xué)的成績，實現(xiàn)了對隱私的保護。如果學(xué)生出現(xiàn)了不及格情況，也需要注意登錄其補考成績。如果學(xué)籍有所變更，要登錄變更前后成績的具體細節(jié)，還要補充學(xué)籍變更的基本材料。另外，學(xué)籍變更的基本情況，包括轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、開除學(xué)籍等，以上這些變更會讓信息的記錄變得更加復(fù)雜，學(xué)籍檔案鏈接也會形成不同的分支，所以一定要做好信息的分類整理，如個人申請、上級教育管理部門的批示、家長意見表格等。最后，是證書的發(fā)放，畢業(yè)證書的發(fā)放在個人檔案中的占比是尤為突出的，需要得到長期甚至是永久的保存。制作畢業(yè)證書的材料必須要精細優(yōu)良，凸顯出學(xué)生的姓名專業(yè)、證書編號、學(xué)位名稱，而且學(xué)校的鋼印要足夠清晰。如果學(xué)生有延期畢業(yè)的情況，在補領(lǐng)畢業(yè)證書的時候，也應(yīng)當認真核對錄取名冊，分析其科目成績。

2.準確性

高校學(xué)籍檔案的記錄并不是由單個機構(gòu)來完成的，往往會產(chǎn)生于不同的部門，須經(jīng)多人之手，所以也必然會出現(xiàn)一些錯誤和誤差。例如，同一個人的姓名在錄取名冊、成績單或者是畢業(yè)證書簽名表中，就有可能出現(xiàn)同音不同字的問題。如果名字出現(xiàn)了誤差，那么同一個人的學(xué)籍檔案鏈接就會被中斷，其學(xué)歷認證也會受到一定的影響和限制。

除此之外，專業(yè)錯誤和方向錯誤也是影響學(xué)歷認證的主要原因之一，如果高校在招生時上報的專業(yè)是企業(yè)管理，錄取名冊上也與之相一致，但在教育實踐的時候，上級主管部門將原有的專業(yè)劃分為兩個方向，如經(jīng)濟貿(mào)易和企業(yè)管理，并在畢業(yè)證的專欄寫上了經(jīng)濟貿(mào)易，那么就很有可能影響學(xué)生的學(xué)歷認證。

3.方便性

學(xué)歷認證一般是以學(xué)生的姓名為起點，所以在積累和分類的時候也應(yīng)當遵循這一規(guī)律，這樣可以省略許多不必要的步驟和流程。具體來講，要做好形式上的積累，保證學(xué)籍卡、畢業(yè)證簽名表等統(tǒng)一格式，按照一人一頁裝訂成冊，而且要留出備注欄，注明學(xué)籍變更，重視貸款這些特殊的情況。

在學(xué)生正式畢業(yè)之前，電子檔案應(yīng)當做好保存和備份，防止出現(xiàn)丟失或遺漏，電子學(xué)籍也需要與紙質(zhì)文件一同存檔。同時，很多高校都是按照學(xué)生畢業(yè)的年次來展開檔案整理，在編制檔案目錄的時候也需要把年級屆次、學(xué)歷層次、系以及專業(yè)的名稱詳細總結(jié)在案卷或者是文件標題中，無論是哪一年度整理的檔案，必須要保持前后一致，不能有過于明顯的變動或者是沖突，否則會影響信息的收集。

四、分析高校學(xué)籍檔案管理改革的方法

1.增強檔案管理意識

必須要進一步強化檔案意識，領(lǐng)導(dǎo)干部和學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)當提高責任感和使命感。這里所說的檔案意識，強調(diào)的是對檔案的性質(zhì)、價值以及對檔案工作的認可，能夠有效推動后期各項實踐的穩(wěn)步落實。在很長一段時間內(nèi)，高校檔案管理都處于較為邊緣化的狀態(tài)，不僅庫房簡陋，而且也沒有及時更新設(shè)備和軟件，隊伍建設(shè)也面臨著極大的人才缺口，這些問題都制約著檔案管理的有效落實。之所以會出現(xiàn)這些現(xiàn)象，主要原因就在于部分領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識過于淺薄，不能真正認識到檔案整理對社會和個人的價值。因此，高校必須要做好思想和意識上的整頓，要提高檔案管理在整個工作中所占的比重，降低問題檔案產(chǎn)生的概率。

2.加速現(xiàn)代化發(fā)展

高校學(xué)籍檔案的數(shù)量巨大，直接與學(xué)生的社會發(fā)展相掛鉤，所以保存價值極高且利用頻繁，如果只是以手工檢查和整理為主，必然會產(chǎn)生許多疏漏和遺失，無法真正滿足數(shù)據(jù)增長的需求，甚至也有可能對檔案原件帶來一定的損壞。因此，高校檔案館必須要走現(xiàn)代化發(fā)展的道路，要更為積極地引進新技術(shù)，打造更為現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，配備觸控設(shè)備和識別設(shè)備，讓學(xué)生可以通過自助查詢或者是協(xié)助查詢等途徑，及時閱覽相應(yīng)的學(xué)籍情況。由此一來，工作人員的負擔也會大大減輕，數(shù)據(jù)的保存會變得更加安全可靠。也就是說，現(xiàn)代化技術(shù)的引進能夠彌補工作人員在數(shù)量上的不足，可以提高工作效率。

3.做好隊伍建設(shè)

高校學(xué)籍檔案種類繁多，范圍廣闊，而且整理周期長，會跟隨學(xué)生的變化而有所調(diào)整，具有較為明顯的瑣碎性特點，牽涉到的細節(jié)問題十分復(fù)雜，所以也至少要配備1-2名專門人員來管理。但不可否認的是，高校檔案館隊伍的老齡化問題相對嚴重，存在著退多進少的窘境，檔案管理人員經(jīng)常身兼數(shù)職，所以他們也很難把全部的身心都投入到學(xué)籍管理中，由此一來，業(yè)務(wù)工作的落實就難以得到真正的保障，無法提高數(shù)據(jù)的準確性和客觀性。

此外，學(xué)校之所以為檔案館分配相應(yīng)的人才，主要原因在于這是必要的附加工作，并沒有真正的選拔專業(yè)人才，高學(xué)歷人才屈指可數(shù)。在新的歷史發(fā)展時期，高校也必須要加大人才招攬力度，要保證檔案管理人員有良好的外語能力，具備計算機操作素養(yǎng)，足夠年輕且有活力。檔案管理人員也需要主動參與學(xué)習(xí)，從傳統(tǒng)的模式中尋求改革和創(chuàng)新，摒棄舊的思想和意識，積極探索新方法，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化和信息化時代的轉(zhuǎn)變，提高計劃決策的質(zhì)量，與其他部門展開溝通和交流，為學(xué)生提供有效的服務(wù)。同時，學(xué)校也應(yīng)當保證兼職檔案隊伍具有穩(wěn)定性，很多院系的兼職檔案員業(yè)務(wù)本身就十分繁忙，他們并沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)和教育，所以更換的頻率也相對較高，人才流動性很強，有的檔案員甚至在剛接觸這一工作的時候就被調(diào)換到別的崗位。因此，各院、系也需要指派一些責任心較強的人員來負責這一工作，要讓兼職隊伍具有足夠的穩(wěn)定性和凝聚力。

五、結(jié)語

綜上所述，持續(xù)性推動高校學(xué)籍檔案管理工作的改革是合理且必要的舉動，這是提高學(xué)歷學(xué)位認證客觀的應(yīng)有之策，也是保證人才評估準確性的有效措施。本文通過檔案意識的強化、現(xiàn)代化技術(shù)的引進、隊伍的升級幾個角度，論述了高校學(xué)籍檔案管理工作改革的方法，充分結(jié)合了學(xué)歷學(xué)位認證的基本流程，具有理論上的合理性與實踐上的可行性，能夠作為從業(yè)人員的參考依據(jù)。在未來，也要進一步培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識和職業(yè)使命感。

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（作者單位：河南財經(jīng)政法大學(xué)）