信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理的改革優(yōu)化探討

郭姝婷

摘 要：信息化的發(fā)展推動(dòng)了我國諸多領(lǐng)域的進(jìn)步，其中包括醫(yī)療領(lǐng)域的進(jìn)步。醫(yī)療領(lǐng)域的改革創(chuàng)新涉及諸多方面，檔案管理創(chuàng)新是其中重要的一部分，本文對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀以及改革優(yōu)化策略進(jìn)行了全面調(diào)查。從調(diào)查結(jié)果來看，在信息化時(shí)代醫(yī)院檔案資料不斷增多，但是醫(yī)院的檔案管理意識(shí)十分淡薄，缺乏利用能力以及創(chuàng)新能力，導(dǎo)致檔案管理不符合信息化要求。為此，醫(yī)院應(yīng)樹立先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，從方法、機(jī)制、人員以及經(jīng)費(fèi)等各方面入手，健全檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：信息化;醫(yī)院;檔案管理

在信息化時(shí)代快速發(fā)展的過程中，諸多行業(yè)開始進(jìn)行信息化管理與精細(xì)化管理，在一定程度上提升了管理質(zhì)量。醫(yī)院若想實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展就需要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，從而提高管理效果。

一、醫(yī)院檔案管理概述

1.檔案管理概述

檔案管理指的是針對(duì)檔案資料以及檔案信息的管理工作，涉及諸多環(huán)節(jié)，如檔案資料的收集、檔案資料的鑒定、檔案資料的統(tǒng)計(jì)與利用等。在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院產(chǎn)生的檔案資料越來越多，并且較為分散，只有對(duì)其進(jìn)行收集、分類才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的利用，因此檔案管理在醫(yī)院工作中發(fā)揮著重要作用。相比于其他管理工作，檔案管理具有較強(qiáng)的服務(wù)性與政治性，雖然不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是可以為產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作提供支持。

2.醫(yī)院檔案來源

醫(yī)院檔案的來源非常廣泛，涉及諸多內(nèi)容：其一，收文、發(fā)文。醫(yī)院收文指的是上級(jí)下發(fā)的各種文件，如工作批復(fù)文件、人事任免文件、會(huì)議通知文件等，常見的形式有紙質(zhì)文件與電子文件，在信息化時(shí)代，電子文件的占比相對(duì)較大。檔案管理人員需要針對(duì)檔案的類型選擇合適的整理方法，如在整理紙質(zhì)文件，就需要將其存儲(chǔ)在檔案柜中，如果是整理電子文件，就需要將其存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫或信息化管理系統(tǒng)中。發(fā)文指的是醫(yī)院為各部門下發(fā)的文件，如通知文件、工作方案文件等，常見的形式有平行文與上行文;其二，協(xié)議。在不斷發(fā)展過程中，醫(yī)院會(huì)和諸多企業(yè)構(gòu)建合作關(guān)系，就會(huì)簽訂一些合作協(xié)議，這些合作協(xié)議在醫(yī)院管理中占據(jù)著重要地位，可以為解決糾紛提供依據(jù)。常見的協(xié)議有醫(yī)院與設(shè)備供應(yīng)商簽訂的采購協(xié)議、與材料供應(yīng)商簽訂的采購協(xié)議、與下級(jí)醫(yī)療單位簽訂的合作協(xié)議等，只有做好這些協(xié)議的管理工作才能夠保障醫(yī)院的利益不受損;其三，會(huì)議資料。醫(yī)院工作事項(xiàng)較多，會(huì)通過組織會(huì)議等方式進(jìn)行工作部署，在會(huì)議過程中會(huì)形成很多檔案資料。例如，在日常會(huì)議中會(huì)形成工作總結(jié)資料等，在專題會(huì)議中會(huì)形成黨務(wù)資料等。

3.檔案價(jià)值

醫(yī)院檔案具有重要價(jià)值，可以為日常工作的開展提供基礎(chǔ)資料，也可以為醫(yī)院改革提供幫助。首先，可以為日常工作的開展提供基礎(chǔ)資料。檔案信息記錄了醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)狀況，且醫(yī)院檔案的時(shí)間跨度較大，記載了醫(yī)院從成立以來的各種資料，可以為日常工作的開展提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與歷史依據(jù)。因此，醫(yī)院應(yīng)提高對(duì)檔案管理的重視程度，積極總結(jié)各項(xiàng)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn);其次，可以為醫(yī)院改革提供幫助。在信息化時(shí)代中，醫(yī)院應(yīng)加大改革創(chuàng)新力度，做好檔案管理工作、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)可以為醫(yī)院信息化管理指明方向，繼而促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案資料不斷增多

信息化時(shí)代的關(guān)鍵特征就是信息量大，所以醫(yī)院的檔案資料不斷增多，在一定程度上加大了檔案管理的難度。首先，在信息化時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)記錄的信息更全面，擴(kuò)大了檔案管理規(guī)模。其次，醫(yī)院的業(yè)務(wù)不斷增多，產(chǎn)生的檔案資料越來越多，對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。

2.檔案管理意識(shí)淡薄

在醫(yī)療領(lǐng)域不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院越來越注重醫(yī)療技術(shù)水平的提升，忽視了內(nèi)部管理工作。首先，大多數(shù)醫(yī)院都缺乏檔案管理意識(shí)。部分醫(yī)院沒有意識(shí)到檔案資料自身的價(jià)值，認(rèn)為開展檔案管理工作沒有什么作用，只是按照最基本的流程對(duì)檔案資料進(jìn)行了收集和存儲(chǔ)，并沒有開展全面的管理工作;其次，部分醫(yī)院認(rèn)為檔案管理不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，開展檔案管理工作的積極性較低。

3.檔案利用率低

進(jìn)行檔案管理不僅需要收集檔案、存儲(chǔ)檔案，更需要利用檔案，否則將會(huì)失去檔案管理的價(jià)值。在信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案資料不斷增多，檔案管理人員的工作量也越來越大，在傳統(tǒng)工作模式的影響下，檔案管理人員只能將更多時(shí)間與精力放在檔案收集與整理上，忽視了對(duì)檔案開發(fā)與利用的工作，導(dǎo)致檔案利用率較低?？傊t(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)存在重管理輕開發(fā)的思想問題。

4.檔案管理方法單一

檔案管理方法單一是醫(yī)院檔案管理工作中的關(guān)鍵問題，嚴(yán)重降低了檔案管理質(zhì)量。雖然大多數(shù)醫(yī)院都進(jìn)行了信息化建設(shè)，在一定程度上提升了檔案管理的自動(dòng)化與信息化水平，但醫(yī)院的信息化建設(shè)水平較低，并不能完全滿足信息化管理需求。例如，部分醫(yī)院只是采購了一些計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行了信息化管理，并沒有對(duì)之前的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，也沒有實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化辦公，所以檔案管理人員的工作壓力仍然比較大。

5.檔案管理制度不健全

醫(yī)院檔案包括諸多內(nèi)容，例如，會(huì)議資料、合作協(xié)議、人員信息等，其中還有很多保密性資料，因此，在開展檔案管理工作時(shí)需要堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、真實(shí)、保密等原則，而這需要檔案管理制度的支持?？茖W(xué)制定檔案管理制度可以為檔案管理工作的開展提供準(zhǔn)則，讓檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度的要求開展各環(huán)節(jié)的工作。同時(shí)，健全檔案管理制度可以對(duì)檔案管理人員的言行舉止進(jìn)行約束，避免出現(xiàn)信息泄露等問題。醫(yī)院如果沒有針對(duì)檔案管理流程以及信息化檔案管理特點(diǎn)制定健全的檔案管理制度，將會(huì)導(dǎo)致管理制度缺乏參考價(jià)值。

6.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

信息化時(shí)代的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求也不同。作為檔案管理工作的執(zhí)行者，檔案管理人員應(yīng)綜合分析檔案管理的特點(diǎn)以及信息化時(shí)代的要求，不斷完善自身能力，為檔案管理工作建言獻(xiàn)策，但從實(shí)際情況來看，醫(yī)院的檔案管理人員并不符合信息化時(shí)代的要求。首先，部分醫(yī)院不太重視檔案管理工作，沒有安排專職檔案管理人員，而是讓文員兼任檔案管理人員，導(dǎo)致管理工作缺乏專業(yè)性。其次，部分醫(yī)院的檔案管理人員雖然具備檔案管理知識(shí)與技能，但是缺乏創(chuàng)新能力且不了解信息化管理的要求。此外，部分檔案管理人員的工作態(tài)度不夠端正，在工作過程中出現(xiàn)自由散漫、消極怠工等問題。

7.檔案管理經(jīng)費(fèi)不足

檔案管理工作的創(chuàng)新離不開經(jīng)費(fèi)支持，但醫(yī)院投入在檔案管理中的經(jīng)費(fèi)較少。檔案管理的信息化設(shè)備需要大量資金的支持，但很多醫(yī)院不會(huì)在這些設(shè)備中投入過多的資金，這是由多種因素造成的。首先，醫(yī)院的醫(yī)療工作需要大量專業(yè)設(shè)備的支持，這些設(shè)備的價(jià)格、維修費(fèi)用都非常高，所以大多數(shù)醫(yī)院都會(huì)在醫(yī)療設(shè)備中投入大量資金。其次，醫(yī)院的資金較為有限，且支出項(xiàng)目相對(duì)較多，所以能夠投入在信息化建設(shè)中的資金就比較少。

三、對(duì)檔案管理進(jìn)行改革優(yōu)化的意義

1.有利于提高檔案管理質(zhì)量

大多數(shù)醫(yī)院都是通過紙質(zhì)檔案以及人工管理等形式開展檔案管理工作，管理效率相對(duì)較低，無法突出檔案價(jià)值。在信息化時(shí)代對(duì)檔案管理進(jìn)行改革優(yōu)化可有效提升檔案管理效率與質(zhì)量。進(jìn)行改革優(yōu)化是從諸多方案入手的，如設(shè)備、方式、制度以及人員等，可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理效率。同時(shí)，進(jìn)行改革優(yōu)化也可以提升檔案管理的智能化水平與自動(dòng)化水平，使檔案管理向先進(jìn)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2.有利于彰顯檔案信息的價(jià)值

在對(duì)檔案管理進(jìn)行改革優(yōu)化時(shí)對(duì)其管理流程以及管理方法進(jìn)行改革創(chuàng)新，更注重檔案的開發(fā)利用，有利于彰顯檔案信息的價(jià)值。在新的檔案管理模式中，檔案管理人員可以利用信息技術(shù)與軟件提高檔案的收集與存儲(chǔ)效率，為檔案開發(fā)利用提供了更多時(shí)間。

3.有利于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展涉及諸多方面，如信息化建設(shè)等。對(duì)檔案管理進(jìn)行改革優(yōu)化需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，所以有利于促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

四、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革優(yōu)化策略

1.明確檔案特點(diǎn)

在信息化時(shí)代，若想做好檔案管理工作就需要綜合分析檔案特點(diǎn)：第一，檔案數(shù)量不斷增多。近年來，醫(yī)院檔案資料不斷增多，無論是科研類文件、醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件還是黨務(wù)工作文件都呈現(xiàn)出增多的趨勢，在這種情況下檔案管理人員應(yīng)分析各種檔案資料的數(shù)量特點(diǎn)，做好檔案收集工作，避免出現(xiàn)檔案資料不全面等問題。第二，檔案內(nèi)容愈加復(fù)雜。醫(yī)院檔案資料不僅出現(xiàn)了數(shù)量增多的情況，也出現(xiàn)了內(nèi)容越來越復(fù)雜的情況，所以檔案管理人員需要根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，增強(qiáng)檔案管理工作的專業(yè)性。

2.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案管理工作雖然無法直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但是可以間接創(chuàng)造物質(zhì)價(jià)值，所以，醫(yī)院應(yīng)高度重視檔案管理工作，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)。首先，醫(yī)院應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)綜合分析檔案管理在工作指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等各個(gè)方面中的作用，做好檔案管理宣傳工作，讓所有部門都意識(shí)到檔案管理工作的重要性。其次，醫(yī)院應(yīng)樹立精細(xì)化管理意識(shí)。在意識(shí)、資金等因素的影響下，大多數(shù)醫(yī)院都利用粗放型管理模式開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理流程不健全、檔案管理內(nèi)容不全面。在信息化時(shí)代，信息具有重要價(jià)值，所以醫(yī)院應(yīng)樹立精細(xì)化管理意識(shí)，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管控，增強(qiáng)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與合理性。此外，醫(yī)院應(yīng)樹立信息化管理意識(shí)。強(qiáng)化信息化建設(shè)、提高信息技術(shù)的利用率有利于提升檔案管理質(zhì)量，因此醫(yī)院應(yīng)樹立信息化管理意識(shí)，完善信息化管理基礎(chǔ)。

3.提高檔案利用能力

信息化時(shí)代對(duì)檔案利用提出了更高要求，醫(yī)院應(yīng)不斷提升檔案開發(fā)利用的能力，充分彰顯檔案信息的價(jià)值。一方面，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類處理。醫(yī)院檔案資料包括諸多內(nèi)容，其中部分檔案屬于機(jī)密資料，如人事檔案等，部分資料可以公開，如醫(yī)院發(fā)展歷程等，所以檔案管理人員需要對(duì)不同的檔案資料進(jìn)行分類處理，避免機(jī)密信息泄露。另一方面，檔案管理人員應(yīng)創(chuàng)新檔案利用方法。例如，檔案管理人員可以創(chuàng)新檔案檢索方式，讓檔案利用者直接通過關(guān)鍵詞、日期等內(nèi)容搜索檔案，為檔案利用奠定基礎(chǔ)。

4.對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理

為了滿足信息化管理要求，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理，不斷提高檔案管理水平。

首先，醫(yī)院應(yīng)完善檔案管理流程，對(duì)檔案資料收集、分類處理、分類存儲(chǔ)、檢索、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確規(guī)定，增強(qiáng)檔案管理的全面性。其次，醫(yī)院需要在堅(jiān)持精細(xì)化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化等原則的同時(shí)開展檔案管理工作，將精細(xì)化管理意識(shí)貫徹落實(shí)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中。此外，為了落實(shí)精細(xì)化管理、充分發(fā)揮檔案的作用，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)功能。檔案管理部門應(yīng)增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，通過有效手段為其他部門提供檔案服務(wù)。

5.健全檔案管理體制

在信息化時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。一方面，醫(yī)院應(yīng)完善紙質(zhì)檔案管理制度與電子檔案管理制度，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類管理。另一方面，醫(yī)院應(yīng)完善檔案管理細(xì)則，規(guī)范檔案收集、檔案整理、檔案存儲(chǔ)以及檔案借閱的流程，使檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展。

6.強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

首先，醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理人員在管理工作中的重要性，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，并安排專職且專業(yè)的檔案管理人員，避免出現(xiàn)一人身兼多職等問題。其次，醫(yī)院應(yīng)加大人才引進(jìn)力度，確保檔案管理人員的專業(yè)能力、基礎(chǔ)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)都符合崗位要求。此外，醫(yī)院應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓其掌握更多的管理技巧與信息技術(shù)應(yīng)用方法。

7.加大經(jīng)費(fèi)投入力度

構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)是開展檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入力度、不斷完善信息化管理設(shè)施并構(gòu)建管理系統(tǒng)。首先，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入力度并完善資金管理制度，利用有限的資金采購更多的信息化設(shè)備。其次，醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，將檔案數(shù)據(jù)庫與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合起來，直接將檔案信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，并利用檔案管理平臺(tái)查詢檔案、利用檔案。同時(shí)，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理平臺(tái)劃分為多個(gè)模塊，如人事檔案管理模塊、設(shè)備檔案管理模塊、患者資料管理模塊、黨務(wù)信息管理模塊等，充分發(fā)揮不同模塊的作用。此外，醫(yī)院應(yīng)完善安全管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案可能會(huì)受到病毒入侵以及黑客攻擊，醫(yī)院應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性。

五、結(jié)語

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新具有重要意義，不僅可以滿足信息化時(shí)代的要求，也可以提高醫(yī)院的管理質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。為此，醫(yī)院應(yīng)樹立先進(jìn)的檔案管理理念，將精細(xì)化管理、信息化管理融入檔案管理工作當(dāng)中，推動(dòng)自身發(fā)展。

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（作者單位：曲靖市第一人民醫(yī)院）