電子檔案管理系統(tǒng)在公共資源交易領(lǐng)域的應(yīng)用探討

安靜

摘 要：近年來，公共資源交易領(lǐng)域大力推進信息化建設(shè)，形成了大量的電子檔案數(shù)據(jù)，若在實踐中未能科學(xué)、合理地管理電子檔案，極易出現(xiàn)電子檔案遺失或者泄露問題，這就要求加強電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，以便安全存儲不斷增加的電子檔案，并發(fā)揮電子檔案管理效能，助力公共資源交易業(yè)務(wù)水平的提高。鑒于此，本文以電子檔案管理系統(tǒng)為研究切入點，在分析公共資源交易領(lǐng)域中電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用重要作用的基礎(chǔ)上，就其具體應(yīng)用進行深入探究。旨在推動公共資源交易領(lǐng)域的健康發(fā)展，為我國經(jīng)濟社會的穩(wěn)定、快速發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng);公共資源交易;現(xiàn)實意義;具體應(yīng)用

近年來，我國公共資源交易領(lǐng)域發(fā)展迅速，產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)據(jù)，使得傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)展現(xiàn)出諸多缺陷和不足。如紙質(zhì)檔案存儲壓力劇增、保存工作難度增加等，為更好地發(fā)展公共資源交易領(lǐng)域，應(yīng)注重電子檔案管理系統(tǒng)在交易領(lǐng)域中的推廣應(yīng)用，充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢。通過把信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化思想融入公共資源交易服務(wù)與管理日常業(yè)務(wù)流程中，充分整合與共享各類交易資源，提供網(wǎng)上雙向互動的系列交易服務(wù)。通過電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，必將極大提高現(xiàn)有交易服務(wù)的工作效能、管理水平和監(jiān)管力度，有效降低交易成本，顯著提升公共資源交易服務(wù)機構(gòu)的信息化水平，適應(yīng)電子政務(wù)的發(fā)展需要，從而全面促進公共資源交易服務(wù)機構(gòu)的體制創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，使公共資源交易服務(wù)范圍和服務(wù)方式不斷延伸、拓展。

一、電子檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)涵及公共資源交易業(yè)務(wù)特征概述

1.電子檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)涵

所謂電子檔案管理系統(tǒng)，指的是以電子檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過計算機進行管理的一套專業(yè)軟件系統(tǒng)。結(jié)合國家檔案局辦公室印發(fā)的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，可以了解電子檔案管理系統(tǒng)具有眾多的基本功能，具體包括系統(tǒng)的總體要求、檔案收集、整理、存儲、開發(fā)與利用、鑒定與處置、統(tǒng)計和系統(tǒng)管理八個方面，是當(dāng)前各個領(lǐng)域建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的重要參考。對于公共資源交易領(lǐng)域檔案電子化而言，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定做好各項檔案電子化處理工作，才能充分挖掘電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢，解決當(dāng)前市公共資源交易領(lǐng)域檔案管理中日益增加的存儲壓力、管理壓力等，從而全面提升檔案管理質(zhì)量和效率。

2.公共資源交易業(yè)務(wù)的主要特征

公共資源交易是基于國家公共資源管理部門管控的社會公共資源交易活動，具有顯著的公益性、專有性等特征。在實踐中，公共資源交易業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出諸多顯著的特征，總結(jié)如下：

（1）業(yè)務(wù)范圍涉及面十分廣泛

通常而言，政府投資、國有資金使用、貸款建設(shè)、國有產(chǎn)權(quán)交易、國有土地使用權(quán)等項目，都隸屬于公共交易業(yè)務(wù)的內(nèi)容?；诳傮w角度劃分，可以劃分為31個業(yè)務(wù)類型，且包含上百個業(yè)務(wù)類別。

（2）電子文件來源廣泛

由于公共資源交易業(yè)務(wù)范疇涉及面廣泛，使其參與主體具有多樣化特征，具體包括招標人、轉(zhuǎn)讓方、委托方和政府采購代理機構(gòu)、產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)等。在交易業(yè)務(wù)進行時，各方之間會產(chǎn)生不同的電子文件往來關(guān)系，進而導(dǎo)致交易項目電子文件形成單位較多，其文件來源自然相對更加廣泛。

（3）電子文件數(shù)量龐大

由于公共資源交易業(yè)務(wù)涉及面十分廣泛，而不同項目交易都會產(chǎn)生大量的電子文件，這使公共資源交易電子文件日產(chǎn)生數(shù)量巨大，從而增加了公共交易資源電子檔案管理工作難度和負擔(dān)。據(jù)有效平臺統(tǒng)計，可以發(fā)現(xiàn)我國公共資源總交易量呈現(xiàn)快速增加態(tài)勢，意味著未來的公共資源交易電子文件數(shù)量會進一步增加，對存儲提出更高的要求，需要積極探尋有效的電子化管理方式，才能滿足當(dāng)前我國公共資源教育業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

二、公共資源交易領(lǐng)域檔案管理中應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的重要作用分析

公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實現(xiàn)了利用計算機對交易電子檔案進行收集、整理、鑒定、利用等一系列操作，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式而言，在檔案管理、存儲和利用等方面都發(fā)生了巨大的變化，且整體上提高了檔案管理效率和質(zhì)量，并降低了檔案管理成本，是公共資源交易領(lǐng)域檔案管理事業(yè)的必然發(fā)展趨勢?？偨Y(jié)公共資源交易領(lǐng)域應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的重要作用，集中體現(xiàn)在電子化檔案管理具有管理成本降低、保存時間長、開發(fā)利用水平高等方面。

1.電子化檔案管理成本降低

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用在公共資源交易領(lǐng)域檔案管理中，是以電子檔案來取代紙質(zhì)檔案，并將其壓縮存儲在數(shù)據(jù)庫中，這樣可以節(jié)約大量的紙張，在落實環(huán)保工作的同時，可以節(jié)約大量紙質(zhì)檔案庫房面積，節(jié)約了存儲成本，從而有利于公共資源交易檔案管理成本的降低。不僅如此，電子檔案管理實現(xiàn)了綠色辦公，與當(dāng)前綠色發(fā)展理念相吻合，從長遠發(fā)展角度而言，對檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有良好的促進作用。

2.檔案存儲時間更長

電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實現(xiàn)與現(xiàn)有公共資源電子交易系統(tǒng)對接，通過WebService統(tǒng)一的標準數(shù)據(jù)接口對接方式，以XML的數(shù)據(jù)交換格式實現(xiàn)現(xiàn)有公共資源電子交易系統(tǒng)對接。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式而言，安全性更高的同時，可以避免紙質(zhì)損壞而保存更長的時間。需要強調(diào)的是電子檔案保存時間長，但要在保存期間做好相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)維護和安全防護工作，及時發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)中的缺陷，并對電子檔案進行加密處理、權(quán)限管理等，才能為電子檔案管理水平的提升提供支持。

3.電子檔案開發(fā)利用水平高

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用在公共資源交易領(lǐng)域檔案管理中，實現(xiàn)了與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，可以借助于電子檔案管理系統(tǒng)完成檔案資料的自動收集與歸檔，并可以進行科學(xué)地分類管理，從而有效降低檔案管理工作人員繁重的收集工作，大幅度提升了檔案管理工作效率。同時，在公共資源交易檔案利用方面，其引進一體化檢索工具，可以通過關(guān)鍵詞、特殊符號等方式快速、準確地檢索到相應(yīng)的檔案資料，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下的檔案利用桎梏，可以隨時隨地在權(quán)限范圍內(nèi)在線借閱利用檔案資料，并且可以在網(wǎng)絡(luò)平臺支持下，實現(xiàn)電子檔案的共享和高速傳遞。從而有利于電子檔案開發(fā)利用水平的提高，為各方主體提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實現(xiàn)了公共資源交易檔案資源價值的增值。但要強調(diào)的一點是，在檔案信息傳遞和共享時，檔案管理人員應(yīng)做好檔案安全防護和系統(tǒng)維護工作，為檔案管理工作目標的實現(xiàn)夯實基礎(chǔ)。

三、公共資源交易領(lǐng)域中電子檔案管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用分析

如前所述，在公共資源交易領(lǐng)域中應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)具有多方面的顯著優(yōu)勢。要求檔案管理工作人員在具體的工作中，提高相關(guān)認識的同時，還要正確認識電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，以便高效完成公共資源交易檔案管理工作。并推動公共資源交易檔案管理事業(yè)的發(fā)展，為公共資源交易領(lǐng)域的進一步發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

1.電子檔案的采集

對于公共資源交易領(lǐng)域檔案管理而言，檔案信息資源的采集是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是檔案管理工作與利用的關(guān)鍵。無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，還是電子化檔案管理模式，都要做好檔案的采集和接收工作。因此，在公共資源交易檔案電子化管理中，應(yīng)結(jié)合電子檔案管理特點和要求，做好電子檔案的采集與接收工作。在實踐中，公共資源交易領(lǐng)域檔案管理工作人員應(yīng)具體做好以下幾方面的工作，才能有效提高檔案管理水平。

首先，電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，目的在于保證電子檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以暢通流轉(zhuǎn)，才能保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和完整性。

其次，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)事前設(shè)定目錄結(jié)構(gòu)，在每次招投標活動結(jié)束之后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)預(yù)設(shè)的檔案目錄結(jié)構(gòu)，自動將相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)進行分類處理，并通過電子方式傳輸?shù)诫娮訖n案管理系統(tǒng)中。而電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)及時完成內(nèi)置目錄結(jié)構(gòu)中元數(shù)據(jù)完整性的檢測工作，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)缺乏完整性和真實可靠性，應(yīng)自動發(fā)出預(yù)警信號來提示公共資源交易中心工作人員進行必要的數(shù)據(jù)核查工作，以此保證公共資源交易檔案數(shù)據(jù)的真實可靠性和完整性，為后續(xù)開發(fā)利用提供支持。

同時，電子檔案管理系統(tǒng)具備手動上傳功能，在特殊情況下，公共資源交易中心工作人員可以手動完成紙質(zhì)檔案掃描上傳工作，以此完善檔案信息。為確保電子檔案數(shù)據(jù)的真實可靠性，在電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用時，應(yīng)保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的絕對獨立性，還要確保電子檔案是單向傳遞的，即檔案數(shù)據(jù)只能是業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)給電子檔案管理系統(tǒng)，避免檔案數(shù)據(jù)被公共資源交易中心工作人員隨意篡改，確保電子檔案數(shù)據(jù)的真實性。

2.電子檔案的存儲管理

公共資源交易檔案往往要保存較長的一段時間，這意味著在公共資源交易檔案的資源會不斷增加，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式進行檔案管理，會讓公共資源交易中心面臨巨大的檔案存儲壓力。而電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以采取電子檔案方式進行檔案存儲和管理，可以大幅度提升檔案存儲安全性，具體從以下幾個方面進行落實：

首先，電子檔案案卷配置。電子檔案管理系統(tǒng)提供文件目錄配置功能，文件目錄信息包括目錄名稱、目錄編號等。檔案管理工作人員可以結(jié)合文件目錄的詳細配置信息，對電子檔案進行增刪等相掛鉤操作。同時，在具體操作中，檔案管理人員可以結(jié)合文件后綴限制、最大文件數(shù)量與大小等，科學(xué)完成文件目錄的增加，并為其新增子項目的增刪操作提供依據(jù)。

其次，電子檔案目錄查詢。電子檔案管理系統(tǒng)提供全宗信息配置功能，具體包括檔案名稱、檔案編號、檔案責(zé)任人、檔案機構(gòu)沿革、主要職責(zé)、檔案管理現(xiàn)狀等信息。檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)建立案卷和全宗信息的關(guān)聯(lián)之后，檔案信息利用者只需要登錄電子檔案管理系統(tǒng)，提供案卷目錄名稱或者相應(yīng)的編號，即可獲得電子檔案查詢功能，并隨時隨地查閱權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，有效提高了檔案管理服務(wù)水平，并實現(xiàn)了電子檔案信息價值的增值。

最后，電子檔案統(tǒng)計功能。電子檔案管理系統(tǒng)可以自動完成電子檔案歸檔、在線借閱、檔案資源下載等信息記錄工作，并借助于直觀、生動的圖表信息來展示各類檔案信息資源的使用情況，從而能夠為檔案管理工作人員有針對性地調(diào)整檔案管理工作重心提供依據(jù)，繼而可以大幅度提升公共資源交易檔案信息的利用率。

3.電子檔案的開發(fā)與利用

公共資源交易檔案涉及公共資源交易中參與主體的個體信息和機密信息，應(yīng)在嚴格的審批之后才能進行調(diào)閱與使用。根據(jù)國家發(fā)改委制定的《公共資源交易平臺服務(wù)標準（試行）》文件中相關(guān)規(guī)定可知，公共資源交易中心應(yīng)建立健全檔案查詢制度，且要依法提供檔案查詢功能。但在此過程中，公共資源交易中心應(yīng)做好檔案查詢記錄，確保檔案信息的完整性和真實可靠性等一系列工作。因此，根據(jù)公共資源交易中心人員的不同職能，電子檔案管理系統(tǒng)可以將交易中心用戶劃分為檔案管理人員和檔案審核人員兩類，其中檔案管理人員具體負責(zé)檔案日常管理工作，如歸檔、借閱申請、銷毀處理申請等一系列工作，并要對歸檔的電子檔案信息進行整理和維護，目的在于保證電子檔案信息的完整性和真實可靠性，為公共資源交易檔案開發(fā)利用提供支持。檔案審核人員主要負責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)中檔案的查閱工作，但此項工作必須在權(quán)限范圍內(nèi)進行作業(yè)，對重大事項進行審核，并借助統(tǒng)計報表來直觀了解電子檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)借閱人在電子檔案管理系統(tǒng)中提出電子檔案借閱申請時，檔案管理人員應(yīng)對借閱人填寫的相關(guān)信息進行審查，并要在檔案人員申請之后，交由檔案審核人進行復(fù)審。檔案管理人員和審核人員可以查看的借閱信息包括借閱人、單位名稱、借閱內(nèi)容、借閱用途、審核狀態(tài)等，對于通過審批的借閱人，檔案管理人員應(yīng)及時賦予其相應(yīng)的查閱權(quán)限，使被授權(quán)的借閱人可以在授權(quán)期間隨意閱讀相關(guān)的電子檔案信息。此項工作應(yīng)在電子檔案借閱周期內(nèi)完成，一旦借閱授權(quán)到期之后，電子檔案將自動歸還，不允許檔案借閱人繼續(xù)閱覽檔案信息。

基于公共資源交易業(yè)務(wù)角度而言，建設(shè)工程、政府采購等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)較多，各種交易方式所產(chǎn)生的資料相對繁雜，且各項資料之間存在一定的差異性。更要注意的是各種交易方式在同一環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)變更現(xiàn)象，相應(yīng)的電子檔案應(yīng)對各種交易方式、各交易環(huán)節(jié)變更情況來形成相應(yīng)的檔案資料，在公共資源交易電子招標系統(tǒng)中增加檔案管理模塊，才能促進公共資源交易檔案管理全流程電子化目標的實現(xiàn)，繼而有利于公共資源交易檔案管理水平的綜合提升。

四、結(jié)語

綜上所述，公共資源交易中心檔案管理中引進電子檔案管理系統(tǒng)是提高檔案管理水平的重要舉措，是檔案管理適應(yīng)信息化時代發(fā)展的必然選擇。公共資源交易中心實現(xiàn)檔案管理全流程電子化，還要為充分挖掘公共資源交易領(lǐng)域中大數(shù)據(jù)的潛在價值提供支持。因此，公共資源交易中心檔案管理人員在具體的工作中，需要正確深刻地認識電子檔案管理系統(tǒng)在檔案管理中的重要作用和必要性，積極運用電子檔案管理系統(tǒng)來優(yōu)化檔案管理工作，緩解傳統(tǒng)檔案管理模式下日益劇增的檔案存儲壓力和管理壓力，為公共資源交易中心檔案管理事業(yè)的健康、長遠發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

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（作者單位：濱州市公共資源交易中心）